Contoh Surat Paklaring Perusahaan, Fungsi, Cara Membuatnya

Shirley Candrawardhani

Berkarir sebagai penulis profesional sejak 2012 yang berantusias menulis topik seputar bisnis, keuangan, dan hukum.

hrd
Isi Artikel

Setiap karyawan yang sudah mengundurkan diri dan resmi keluar dari perusahaan berhak mendapatkan surat paklaring. Apakah Anda sudah mengetahui contoh paklaring perusahaan?

Surat paklaring atau surat keterangan pengalaman kerja memiliki banyak manfaat untuk karyawan yang bersangkutan. Maka dari itu, Anda harus memahami bagaimana cara membuat surat paklaring yang baik dan benar.

Apa Itu Surat Paklaring Kerja?

Apa Itu Surat Paklaring Kerja

Dalam dunia kerja, setiap karyawan membutuhkan surat keterangan pengalaman kerja. Dokumen inilah yang dimaksud dengan surat paklaring perusahaan.

Isinya adalah informasi yang menyatakan bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan dengan posisi dan jangka waktu tertentu.

Masih banyak yang mengira bahwa contoh paklaring perusahaan sama dengan surat pengalaman kerja dan surat referensi kerja. Padahal ketiga dokumen tersebut berbeda.

Berbeda dengan surat pengalaman dan referensi, isi surat paklaring kerja lebih lengkap, meliputi posisi awal hingga posisi akhir karyawan, masa kerja, prestasi, hingga nama supervisor atau atasan langsung dari karyawan tersebut.

Sebagai HR, memahami cara membuat surat paklaring kerja akan membantu meningkatkan hubungan baik dengan karyawan.

Komponen dalam surat paklaring yang lebih lengkap pada faktanya jauh lebih membantu dibanding sekadar surat pengalaman atau referensi.

Fungsi Surat Paklaring Perusahaan

Fungsi Surat Paklaring Perusahaan

Sebelum membahas contoh paklaring perusahaan, ada baiknya Anda memahami terlebih dulu apa saja fungsi dari surat itu sendiri.

1. Dokumen Pendukung untuk Melamar Kerja

Fungsi paklaring perusahaan yang pertama adalah sebagai dokumen pendukung untuk melamar kerja. Adanya surat tersebut akan memvalidasi pengalaman mantan karyawan, sehingga mereka bisa lebih mudah mencari pekerjaan baru.

2. Pencairan BPJS Ketenagakerjaan

Fungsi berikutnya adalah untuk mencairkan BPJS Ketenagakerjaan. Ketika seorang karyawan memutuskan untuk keluar dari perusahaan Anda, maka Anda tidak memiliki kewajiban untuk membayarkan iuran BPJS Ketenagakerjaan. Dan karyawan tersebut bisa mencairkannya dengan membawa paklaring sebagai salah satu syaratnya.

Baca juga: Ternyata Mudah! Begini Cara Mencairkan Dana BPJS Ketenagakerjaan Offline dan Online

3. Mengajukan Beasiswa

Selain itu, surat paklaring juga berfungsi sebagai syarat untuk mengajukan beasiswa. Hal ini akan sangat bermanfaat bagi karyawan perusahaan yang mengundurkan diri dengan alasan ingin melanjutkan pendidikan.

Tujuannya adalah untuk menyatakan bahwa perusahaan tidak keberatan atas keputusan karyawan yang menempuh pendidikan.

4. Pengajuan Credit Card dan Pinjaman Bank

Selain tiga fungsi di atas, paklaring juga dapat digunakan untuk pengajuan credit card dan pinjaman bank. Hal ini akan sangat bermanfaat bagi karyawan yang ingin membuka usaha sendiri. Terutama jika pinjaman yang diajukan tidak sedikit.

Paklaring bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan apakah karyawan tersebut bisa mendapatkan pinjaman atau tidak.

5. Bukti Profesionalitas

Satu lagi fungsi surat paklaring adalah sebagai bukti profesionalitas. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa dokumen penting ini bisa menjadi bukti yang sah bahwa seorang karyawan pernah bekerja di perusahaan Anda. Terutama bagi karyawan yang ingin melamar kerja di tempat baru.

Baca juga: Mengenal Exit Interview, Tujuan, & 7 Contoh Pertanyaannya

Sanksi Perusahaan Tidak Memberikan Paklaring

Paklaring merupakan surat yang penting dimiliki oleh mantan karyawan. Surat ini wajib diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah keluar secara resmi tanpa memandang pekerja berstatus sebagai pekerja harian atau tidak.

Oleh karena itu, perusahaan atau pengusaha yang secara sengaja menolak memberikan surat paklaring ataupun menuliskan keterangan yang tidak benar, maka akan dikenakan sanksi.

Berdasarkan Pasal 1602z Kitab Undang-undang Hukum Perdata (KUHP), sanksi tersebut mengharuskan perusahaan atau pengusaha bertanggung jawab secara penuh terhadap pekerja atau pihak ketiga atas kerugian yang ditimbulkan.

Adapun sanksi khusus bagi perusahaan yang menolak mengeluarkan paklaring atau surat keterangan kerja yaitu wajib memberikan surat paklaring kepada pihak buruh/karyawan sesuai masa kontrak dalam perjanjian yang dibuat sebelumnya, bahkan jika karyawan tersebut termasuk kepada karyawan yang dipecat. Dengan begitu, mereka bisa melamar kerja di tempat baru.

Sehingga guna menghindari hal tersebut, tak ada salahnya bagi para pihak pengusaha mengatur secara rinci dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB) maupun perjanjian kerja.

Syarat Mendapatkan Surat Paklaring Perusahaan

Meski semua karyawan berhak menerima paklaring, HR perlu berhati-hati menilai apakah karyawan tersebut sudah memenuhi syarat untuk menerima paklaring. Syarat tersebut di antaranya sebagai berikut.

1. Masa Kerja Lebih dari Satu Tahun

Syarat untuk mendapatkan paklaring kerja adalah memiliki masa kerja lebih dari satu tahun. Tujuannya adalah agar karyawan tersebut tidak dinilai sebagai kutu loncat atau tidak memiliki komitmen untuk bekerja.

Pada praktiknya, tidak semua perusahaan menerapkan syarat ini. Namun, alangkah baiknya jika Anda menerapkannya. Hal ini tidak hanya berdampak pada karyawan itu sendiri, tetapi juga citra perusahaan Anda.

2. Memiliki Kinerja yang Baik

Salah satu isi paklaring perusahaan adalah kinerja karyawan. Maka dari itu, karyawan haruslah memiliki kinerja yang baik untuk bisa mendapatkan dokumen ini. Tidak hanya kinerja baik, beberapa perusahaan juga menetapkan syarat memiliki hubungan baik dengan rekan kerja.

3. Memenuhi Kewajiban Sebelum Resign

Pastikan karyawan yang mengajukan resign sudah menyelesaikan semua beban kerjanya sebelum Anda memberikan dokumen paklaring. Hal ini juga akan memudahkan Anda dalam memberikan arahan kepada karyawan baru dan agar tidak ada pekerjaan yang belum diselesaikan.

4. Ajukan Resign dengan Baik

Syarat selanjutnya adalah karyawan tersebut harus mengajukan surat pengunduran diri dengan baik.

Jangan pernah memberikan paklaring perusahaan kepada karyawan yang mengundurkan diri secara tidak baik. Misalnya sengaja hilang dalam jangka waktu yang lama agar dipecat perusahaan atau karyawan yang memberikan kesan buruk.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) Beserta Komponen

Cara Membuat Paklaring Kerja

Saat membuat dokumen paklaring, pastikan Anda sudah menggunakan format dengan komponen-komponen sebagai berikut:

  • Kop Surat Perusahaan: pastikan Anda mencantumkan kop surat perusahaan sebagai tanda dokumen tersebut sah dan otentik.
  • Nomor Surat: nomor surat dalam dokumen paklaring dibutuhkan untuk keperluan arsip perusahaan.
  • Pengesahan: Anda harus memberikan informasi terkait siapa pihak yang mengesahkan dokumen tersebut.
  • Isi Surat: hal ini termasuk identitas karyawan, masa kerja, posisi kerja, prestasi kerja, dan informasi lainnya yang menyangkut karyawan tersebut.
  • Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan: kedua hal ini sangat penting untuk menyatakan keabsahan dokumen paklaring.

Contoh Paklaring Kerja

Setelah membahas apa itu surat paklaring kerja, fungsi, dan formatnya, di bawah ini terdapat beberapa contoh paklaring perusahaan yang bisa Anda jadikan referensi.

Contoh 1:

Contoh Paklaring Kerja 1

Contoh 2:

Contoh Paklaring Kerja 2

Contoh 3:

Contoh Paklaring Kerja 3

Demikian penjelasan tentang apa itu surat paklaring kerja, fungsi, format, dan contohnya sebagai referensi untuk Anda. Semoga setelah ini, Anda dan tim HR bisa memberikan validasi kerja lebih baik ke karyawan, tentunya dengan dokumen paklaring.

Perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan baru yang berbakat, berkualitas, dan punya etos kerja tinggi? Segera pasang info loker perusahaan Anda di aplikasi KitaLulus!

Saat ini, KitaLulus telah menjadi platform pencarian kerja terfavorit, terutama di kalangan milenial dan gen Z. Proses registrasi pemasangan lokernya pun mudah dan anti ribet!

Ingin berjodoh dengan kandidat karyawan terbaik dengan #LebihMudah? Daftarkan perusahaan Anda ke KitaLulus sekarang!

cari karyawan
Berlangganan informasi tentang rekrutmen dan dapatkan penawaran terbaik kami
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
chat whatsapp hrd