Cara Melakukan Analisis Beban Kerja dengan Tepat

Kamila Fakhra Fahima

Kamila Fakhra Fahima adalah seorang HR lead dengan pengalaman profesional di bidang HRBP, rekrutmen, pengembangan sumber daya manusia, employer branding, yang juga memiliki passion di bidang bisnis dan kreatif.

hrd
Isi Artikel

Sumber daya manusia adalah aset penting yang mendukung perusahaan dalam mencapai misi dan tujuannya. Maka dari itu, penting sekali untuk memastikan perusahaan memiliki jumlah SDM yang tepat dengan beban kerja yang tidak berlebihan.

Untuk mencapai itu, analisis beban kerja menjadi proses penting yang perlu dilakukan oleh HR. Analisis ini akan memberikan data dan gambaran seperti apa beban pekerjaan setiap unit atau posisi yang ada di perusahaan.

Lantas bagaimana cara melakukan workload analysis? Mari simak artikel KitaLulus berikut ini!

Pengertian Analisis Beban Kerja

Analisis beban kerja adalah cara yang digunakan perusahaan untuk menghitung beban kerja para karyawan berdasarkan posisi atau jabatannya.

Selain itu, workload analysis juga membantu perusahaan dalam manpower planning.

Dari rangkaian proses analisis beban kerja ini nantinya perusahaan juga akan menentukan berapa waktu, upaya dan SDM yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau misi. Kegiatan ini tidak bisa dilepaskan dari keseluruhan human resource planning.

Manfaat Melakukan Analisis Beban Kerja

Dari pengertian di atas, mungkin sedikit kita sudah bisa mendapatkan gambaran manfaat analisis beban kerja yaitu untuk perencanaan HR dan mengetahui berapa waktu yang dibutuhkan untuk menjalankan misi perusahaan.

Namun, masih ada beberapa manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari workload analysis ini, antara lain:

1. Sebagai acuan untuk menata dan menyempurnakan struktur organisasi.

2. Menjadi landasan dalam penyempurnaan sistem dan prosedur kerja.

3. Menjadi standar beban kerja jabatan, kebutuhan pegawai, dan penetapan kenaikan jabatan.

4. Menjadi acuan untuk program pelatihan dan pengembangan karyawan.

5. Menjadi acuan untuk menilai kesehatan organisasi.

6. Sebagai bahan data untuk mengetahui keseimbangan antara beban kerja dan SDM yang ada.

Faktor yang Harus Ada dalam Analisis Beban Kerja

Di dalam kegiatan analisis beban kerja, Anda harus memerhatikan beberapa faktor yang akan mempermudah prosesnya. Tanpa faktor-faktor ini mungkin hasil dari analisis Anda menjadi kurang valid. Berikut ini beberapa faktor tersebut.

1. Beban Kerja

Melihat beban kerja jadi faktor penting dalam analisis beban kerja. Penentuan beban kerja dapat dilakukan dengan melakukan analisis dengan menghitung beban kerja per waktu.

2. Volume Kerja

Volume kerja adalah variabel yang tidak tetap dan cenderung fleksibel dalam perhitungan analisis beban kerja. Penentuan volume kerja bisa disebabkan beberapa hal, seperti kedudukan karyawan, tugas, dan tanggung jawabnya.

3. Waktu Kerja

Waktu kerja di sini adalah durasi yang dihabiskan untuk menyelesaikan serangkaian tugas. Agar proses analisis kerja tidak salah, pastikan perusahaan dapat menentukan jumlah waktu dari setiap karyawan.

Waktu kerja ini bisa diambil dari rata-rata  lamanya waktu dalam pengerjaan tugas.

Baca Juga: 9 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja dan Faktor yang Memengaruhi Biayanya

Metode Analisis Beban Kerja

Terdapat beberapa metode yang bisa Anda gunakan dalam melakukan analisis beban kerja. Metode analisis beban kerja ini ada tiga yaitu observasi, wawancara, dan mengajukan pertanyaan. Berikut ini penjelasannya.

1. Metode Observasi

Observasi membantu perusahaan melihat secara langsung bagaimana sistem kinerja para karyawan. Sehingga, bila ditemukan masalah mengenai beban kerja, HR dapat melakukan penanganan sesegera mungkin.

Metode ini telah banyak digunakan oleh berbagai perusahaan sebagai metode untuk mempertimbangkan kenaikan jabatan.

Perusahaan akan mengobservasi seperti apa kinerja karyawan dalam melakukan pekerjaannya, jika kinerja baik maka karyawan layak mengalami kenaikan jabatan.

2. Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan memberikan pertanyaan yang sebelumnya telah disusun dan menanyakannya langsung kepada karyawan.

Tujuan dari metode ini adalah untuk mengetahui secara langsung beban kerja yang diberikan kepada setiap individu.

Metode ini akan memberikan Anda hasil yang lebih valid serta mudah dalam pengambilan kesimpulan dari pernyataan karyawan.

3. Metode Pernyataan

Metode ini mengharuskan Anda untuk menyusun beberapa pertanyaan sesuai topik yang ingin dibahas. Pertanyaan yang dibuat bisa lengkap atau hanya poin-poin saja.

Namun, sangat disarankan untuk menggunakan poin-poin saja karena bisa membantu Anda mengembangkan pembicaraan.

Cara Menghitung Beban Kerja

Cara menghitung beban kerja bisa dilakukan dengan menggunakan rumus Isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu Anda bisa melanjutkannya dengan menghitung seluruh produk yang kemudian jumlah dari isi kerja jabatan dan unit dengan satuan orang per jam (QJ).

Sedangkan rumus yang berlaku untuk isi kerja jabatan dan hasil hitung dari jumlah kebutuhan karyawan yaitu waktu kerja dikali beban kerja, lalu dibagi waktu kerja efektif.

Selain itu, ada juga perhitungan analisis beban kerja konkret dan abstrak. Tentu saja keduanya memiliki karakteristik khusus, yaitu:

1. Mengukur Beban Kerja Konkret

Untuk dapat mengukur beban kerja konkret Anda membutuhkan beberapa informasi berikut ini untuk membuat hasilnya valid, yaitu:

  • Waktu kerja efektif.
  • Volume kerja yang bisa didapatkan melalui perkalian beban kerja dengan norma waktu.
  • Target waktu kerja dalam durasi tertentu.
  • Satuan hasil kerja.
  • Jumlah waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu tugas.
  • Rincian tugas dari jabatan

2. Mengukur Beban Kerja Abstrak

Sama halnya mengukur beban kerja konkret, Anda juga memerlukan beberapa informasi sehingga data menjadi valid, informasi tersebut antara lain:

  • Durasi penyelesaian tugas yang didapatkan dari perkalian beban kerja dengan norma waktu yang telah ditentukan.
  • Pengukuran kerja untuk beban kerja konkret.
  • Waktu kerja efektif.
  • Frekuensi dari setiap tugas yang terdapat dalam satuan tugas.
  • Rincian tugas dan jabatan yang ingin diukur.
  • Jumlah waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian setiap tugas.

Proses Melakukan Analisis Beban Kerja

Melakukan analisis beban kerja memberikan Anda pendekatan untuk mengetahui jumlah ideal karyawan dalam satu unit kerja. Berikut ini proses dari pelaksanaan analisis beban kerja.

1. Mengumpulkan data beban kerja, baik secara individu serta beban setiap unit yang ada.

2. Verifikasi dan pengolahan data beban kerja.

3. Lakukan analisis data berdasarkan proses sebelumnya.

4. Menyusun laporan analisis beban kerja.

5. Menetapkan dan menggunakan hasil analisis beban kerja ke dalam perencanaan SDM.

Analisis beban kerja menjadi salah satu tolak ukur bagi perusahaan untuk menyusun rencana kerja, manpower planning, serta kebutuhan rekrutmen. Hal ini penting mengingat SDM adalah aset yang paling berharga bagi perusahaan.

Untuk memastikan perusahaan memilih SDM yang tepat dalam proses rekrutmen, mengandalkan Premium Rekrutmen KitaLulus adalah solusi yang tepat.

Tidak hanya berfungsi sebagai job portal, Premium Rekrutmen KitaLulus menghadirkan sejumlah fitur yang mendukung perusahaan menemukan talenta terbaik untuk berbagai jenis posisi. Dilengkapi dengan teknologi AI, yang akan membantu HR dalam proses screening.

 Ayo, jangan tunda lagi, daftarkan perusahaan Anda segera!

cari karyawancari karyawan