CosMedic Administration Staff

Deskripsi Pekerjaan:

• Menanggapi pertanyaan pasien melalui email, WhatsApp, dan saluran komunikasi lainnya secara tepat waktu dan profesional.

• Memastikan setiap pertanyaan mendapat tanggapan awal sesuai standar waktu respons departemen (<24 jam).

• Menindaklanjuti pertanyaan yang belum terselesaikan dan memelihara catatan komunikasi yang akurat.

• Menilai sifat dan urgensi setiap pertanyaan untuk menentukan saluran respons, nada bicara, serta tingkat eskalasi yang tepat; menentukan prioritas secara mandiri untuk berbagai pertanyaan yang masuk bersamaan berdasarkan sensitivitas klinis, status pasien, dan batasan waktu.

• Mengidentifikasi pola pertanyaan yang berulang dan secara proaktif merekomendasikan perbaikan pada templat respons, alur kerja komunikasi, atau informasi yang ditujukan bagi pasien guna mengurangi pertanyaan berulang dan meningkatkan efisiensi penyelesaian masalah.

• Menjadwalkan konsultasi, prosedur, dan janji temu tindak lanjut secara akurat. b. Meminimalkan kesalahan penjadwalan, pemesanan ganda (*double booking*), dan bentrokan jadwal janji temu.

• Mengidentifikasi dan mengatasi secara proaktif potensi bentrokan jadwal atau kekurangan sumber daya (misalnya, jadwal dokter bedah, kebutuhan peralatan) sebelum masalah tersebut muncul, serta menggunakan pertimbangan yang tepat untuk mengusulkan dan menerapkan solusi praktis.

• Menganalisis data penjadwalan untuk mengidentifikasi pola dalam pemanfaatan janji temu, tingkat pembatalan, dan waktu tunggu (*lead time*), serta mengusulkan penyesuaian pada protokol penjadwalan guna mengoptimalkan kapasitas dan meminimalkan waktu tunggu pasien.

• Menyiapkan penawaran harga, tautan pembayaran, faktur, dan dokumen penagihan.

• Memverifikasi konfirmasi pembayaran dan memantau pembayaran yang belum dilunasi.

• Mengelola catatan administrasi dan dokumentasi pasien secara akurat.