Sekretaris (Kontrak)

KEBUTUHAN KOMPETENSI - Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Memperhatikan detail dalam dokumen, jadwal, notulen, dan administrasi - Memiliki kemampuan untuk mengatur jadwal, menentukan prioritas, dan menyelesaikan banyak tugas sesuai waktu yang ditentukan. - Memiliki kemampuan berkomunikasi secara lisan dan tertulis dengan sopan, jelas, dan profesional kepada pimpinan, rekan kerja, maupun pihak eksternal. - Mampu mengelola Perjalanan Dinas (Tiket, Hotel, Itinerary) - Mampu berkomunikasi secara aktif dalam bahasa Inggris (tingkat bahasa Inggris bisnis) Tanggung Jawab - Melakukan pemesanan tiket transportasi domestik dan internasional meliputi pesawat, kereta api, dan Kereta Cepat Whoosh, serta memastikan seluruh detail pemesanan (nama, tanggal, rute, dan jadwal) sudah akurat. - Melakukan pemesanan hotel sesuai itinerary pengguna, memastikan ketepatan tanggal menginap, lokasi hotel, serta durasi masa tinggal. - Menangani proses klaim dan reimbursement melalui sistem perusahaan sesuai dengan prosedur dan kelengkapan dokumen yang ditetapkan, serta memastikan dana reimbursement diterima oleh pemohon dengan benar. - Mengelola proses administrasi sewa apartemen baru dan perpanjangan sewa, termasuk pengumpulan dokumen, koordinasi dengan pihak terkait, dan pemenuhan seluruh persyaratan administratif. - Menangani proses administrasi kedatangan (transfer in) dan kepulangan (transfer out) ekspatriat Jepang, termasuk koordinasi dengan pihak internal dan eksternal serta memastikan dokumen lengkap dan akurat. - Mengelola administrasi Japanese Expat Golf Membership, meliputi pendaftaran, perpanjangan, serah terima keanggotaan, pemantauan masa berlaku, serta penagihan biaya keanggotaan tahunan. - Melakukan koordinasi secara aktif dengan pihak internal dan eksternal (travel agent, hotel, apartemen, vendor, dan pihak terkait lainnya) guna memastikan seluruh proses berjalan lancar dan tepat waktu. - Mengelola administrasi perkantoran yang meliputi surat menyurat, dokumen, dan kearsipan baik secara manual maupun digital. Syarat - Minimum Pendidikan D3 (Administrasi Perkantoran, Sekretaris, atau sejenisnya) - Memiliki pengalaman kerja kurang lebih 1 Tahun sebagai Sekretaris atau Personal Assistant