Staf Admin

Nama Jabatan : Staf Admin

Divisi : Administrasi

Atasan Langsung: Supervisor Admin

A.     TUJUAN JABATAN

Melaksanakan kegiatan pengetikan dokumen, penginputan data transaksi, dan pengarsipan berkas harian secara cepat dan akurat yang meliputi urusan pengadaan barang (purchasing), administrasi penjualan (sales admin), serta mutasi stok (admin gudang) guna mendukung kelancaran operasional internal perusahaan. Sistem Jabatan ini fleksibel dan menggunakan sistem job rotasi (Bisa Srabutan).

B.    TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UTAMA

1.Eksekusi Input Pembelian (Purchasing Draf): Mengetik draf dokumen Purchase Order (PO) berdasarkan nota permintaan barang dari divisi lain, serta menginput data tagihan masuk dari supplier ke dalam sistem komputer.

Berhak menolak mengetik draf PO jika spesifikasi material atau nama supplier yang diberikan oleh lapangan tidak jelas/lengkap.

2.Pengetikan Dokumen Penjualan (Sales Admin): Membuat dan mencetak dokumen Invoice, Faktur Pajak/Nota, kuitansi tagihan, serta Surat Jalan customer secara akurat berdasarkan lembar Sales Order (SO) yang sah.

Melaporkan langsung kepada Supervisor jika ada perbedaan harga jual antara lembar SO customer dengan master list harga di sistem.

3.Pencatatan Administrasi Gudang Eceran: Menggunakan ERP Sistem Perusahaan untuk aktivitas masuk-keluar Gudang Eceran dan Stok Opname setiap hari Stok Gudang Eceran

Berhak meminta konfirmasi ulang kepada staf Gudang & QC ketika ada stok yang aneh.

4.Pelaksanaan Arsip & Dokumen (Filing System): Menyusun, membundel, dan merapikan seluruh berkas fisik dokumen perusahaan ke dalam map binder sesuai urutan nomor atau tanggal.

Berhak menata ulang tata letak binder arsip di ruang admin agar rapi dan mempermudah pencarian dokumen.

5.Pencocokan Data (Rekonsiliasi Ringan): Membantu melakukan pencocokan berkas harian antara jumlah Invoice yang keluar dengan dokumen pengiriman yang sudah diterima dari tim Armada/Kurir.

Dan Lainnya......