Jobdesk adalah penjawaban dari sebuah pekerjaan yang menjelaskan tanggungjawab seorang karyawan. Dengan jobdesk yang tepat, Anda bisa mendapatkan kandidat terbaik sesuai dengan kriteria yang diinginkan dengan mudah. Nah, bila Anda ingin membuat jobdesk, pastikan sudah tahu cara membuat jobdesk yang efektif.
Jika selama ini Anda kebingungan dengan bentuk dan apa yang perlu dituliskan dalam jobdesk di iklan lowongan, artikel di bawah ini akan menunjukkan titik cerahnya untuk Anda!
Apa Itu Job Desk?
Sebelum mengetahui cara menulis job desk yang efektif, Anda perlu tahu dulu apa yang dimaksud dengan job desk itu sendiri. Jobdesk adalah sebuah rangkuman yang di dalamnya menjelaskan tanggung jawab, tugas, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan.
Kegunaan dari job desk sebenarnya bukan hanya keperluan penerimaan karyawan saja. Tapi, menjadi tools berkelanjutkan di perusahaan dalam menjalankan pekerjaan. Ada beberapa tujuan dari job desk yaitu:
- Menarik kandidat: Ini adalah tujuan umum dari jobdesk, digunakan untuk menggambarkan peran yang dibutuhkan untuk menarik para pencari kerja melamar.
- Referensi manajemen: Dalam perusahaan, jobdesk bisa dimanfaatkan bagi manajer baru untuk memahami ruang lingkup dan tingkat tanggung jawab dari berbagai peran dalam perusahaan.
- Manajemen kinerja: Jobdesk juga digunakan untuk tolak ukur kinerja yang harus dipenuhi seorang karyawan.
- Pelatihan dan pengembangan karyawan: Jobdesk juga bisa digunakan untuk membantu menentukan pelatihan apa yang dapat digunakan untuk pengembangan karyawan.
Cara Membuat Job Desk yang Efektif
Salah satu kunci kesuksesan mendapatkan karyawan potensial adalah dengan membuat jobdesk seefektif mungkin. Itulah mengapa seorang HRD tidak hanya harus membuat jobdesk yang menarik tapi juga jelas. Untuk dapat melakukannya, perhatikan cara membuat jobdesk yang efektif berikut ini.
1. Coba Lakukan Analisis Pekerjaan
Sebelum Anda membuat jobdesk, cobalah ketahui informasi tentang posisi yang dicari. Kumpulkan berbagai data tentang tugas-tugas dalam pekerjaan tersebut. Untuk melakukannya Anda bisa bertanya langsung kepada manajemen terkait yang sedang membutuhkan karyawan baru atau juga kolega.
Anda bisa menanyakan beberapa pertanyaan berikut ini kepada mereka:
- Apakah tekanan dalam tim yang membuat dibukanya lowongan?
- Seperti apa permintaan terhadap pekerjaan ini selama 5 tahun terakhir khususnya di perusahaan Anda?
- Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut di dalam industri?
- Keterampilan teknis dan soft skill apa yang harus dimiliki kandidat untuk memenuhi kriteria?
- Seperti apa kompensasi yang ditawarkan kepada kandidat?
2. Ketahui Apa Saja yang Harus Ada dalam Jobdesk
Job description memiliki format yang terbagi dalam beberapa bagian. Hal ini harus Anda perhatikan karena menyangkut menarik perhatian kandidat dan memudahkan mereka dalam memahami posisi pekerjaan yang ditawarkan. Setidaknya, jobdesk yang efektif harus memuat beberapa hal ini.
- Job title: Judul pekerjaan yang dicari
- Job profile/summary: Ringkasan tentang posisi yang diharapkan tersebut.
- Responsibilities dan Requirement: Gambaran tanggung jawab spesifik dari peran tersebut dan kriteria yang dibutuhkan
- About us: Gambaran tentang perusahaan
3. Tulislah Job Title dengan Spesifik dan Benar
Cara membuat jobdesk yang efektif selanjutnya adalah merancang judul pekerjaan dengan tepat. Pastikan Anda memasukan kata kunci terkait peran yang sedang dicari dengan spesifik dan akurat.
Hindari memasukan istilah-istilah lain dalam job title yang Anda pikir bisa membuat jobdesk semakin menarik. Sebagai contoh, beberapa perusahaan menambahkan istilah “ninja”, “hero”, “ranger”. Istilah ini sengaja ditambahkan untuk memberikan kesan bahwa perusahaan tersebut memiliki budaya yang fun, tetapi di lain sisi, istilah tersebut membuat pencari kerja kebingungan dan akhirnya menunda atau batal melamar di lowongan tersebut. Karena itu, HRD perlu mempertimbangkan dengan masak-masak dalam menentukan job title dari suatu pekerjaan.
4. Buat Ringkasan Pekerjaan yang Menarik
Selanjutnya cobalah tulis ringkasan pekerjaan yang dapat memberikan gambaran umum tentang perusahaan Anda dan harapan untuk posisi tersebut. Anda juga bisa mengaitkan bagian ini dengan hal apa yang membuat perusahaan Anda unik dan berikan juga kesimpulan mengapa mereka akan merasa senang bila dapat bekerja di sini.
5. Uraikan Tanggung Jawab Secara Rinci
Selanjutnya cara membuat jobdesk yang efektif adalah dengan menguraikan tanggung jawab secara terperinci namun tetap singkat. Dengan begini, dapat membantu kandidat memahami seperti apa lingkungan kerja dan kegiatan apa yang akan mereka lakukan setiap harinya.
Uraian tanggung jawab ini juga bisa menjadi bahan pertimbangan baik bagi HRD dan kandidat untuk menentukan apakah cocok untuk pekerjaan tersebut.
Dalam uraian tanggung jawab, cobalah Anda jelaskan bagaimana posisi tersebut dalam perusahaan. Misalnya kepada siapa kandidat harus melapor dan bagaimana fungsinya di perusahaan.
Hindari menuliskan bagian penting dengan menggunakan kata seperti “sewaktu-waktu”, “kapan saja”, “tergantung”, dan sejenisnya.
6. Masukkan Daftar Kualifikasi dan Keterampilan
Agar memudahkan penyaringan kandidat, tidak ketinggalan Anda juga harus memasukan kualifikasi seperti pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk posisi tersebut.
Hindari mencantumkan terlalu banyak kualifikasi, karena dapat membuat kandidat potensial tidak ingin melamar.
7. Tunjukkan Budaya Perusahaan
Anda bisa gunakan jobdesk untuk menggambarkan employer branding perusahaan. Anda bisa mencantumkan di dalamnya seperti prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya dan nilai perusahaan yang dijunjung.
Kecocokan karyawan dengan budaya perusahaan juga tidak kalah pentingnya dengan keterampilan.
8. Rapi & Terstruktur Tapi Tidak Kaku
Pastikan Anda menulis jobdesk dengan rapi, jelas, dan terstruktur. Ini akan membuat perusahaan terlihat profesional. Bila Anda takut hasilnya terlihat kaku, coba tambahkan beberapa hal kreatif bisa dengan menggunakan gambar atau visual lainnya. Tapi jangan sampai berlebihan dan mengaburkan pesan dalam job description.
9. Sesuaikan dengan Target Kandidat
Jika target kandidat Anda berasal dari Gen Z, cobalah untuk menuliskan jobdesk dengan gaya penulisan yang lebih santai dan friendly. Namun, jika target Anda adalah generasi yang lebih tua, atau kalangan profesional, Anda perlu menyesuaikan gaya penulisan lebih serius. Tapi selalu ingat, prioritaskan kejelasan dari kriteria yang dibutuhkan, ya!
BACA JUGA: Mengenal Job Desk Operator Produksi dan Standar Gajinya Terbaru
Tujuan Pembuatan Job Desk
Dalam proses perekrutan, job desk ini memiliki tujuan untuk mempermudah calon karyawan mengetahui hal apa yang akan dikerjakan. Dilansir dari Studi Manajemen, tujuan job desk ini dibagi menjadi tujuan umum dan tujuan khusus.
Tujuan umum
Secara umum, dengan adanya job desk ini akan memberitahu informasi terkait gambaran pekerjaan dari posisi yang sedang tersedia. Dengan adanya tujuan umum ini akan mempermudah untuk mengetahui tugas-tugas dan memberikan keputusan untuk melamar pekerjaan tersebut.
Tujuan khusus
Selain itu, tujuan khusus dari job desk ini yaitu memberikan informasi yang lebih rinci untuk mengevaluasi dan pelatihan apa yang cocok untuk karyawan. Fungsi dari tujuan khusus job desk sebagai dasar untuk semua proses rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, dan keputusan kompensasi.
BACA JUGA: Apa Itu Job Specification? Ini Manfaat, Contoh, dan Bedanya dengan Job Description
Contoh Job Desk yang Efektif
Posisi: Sales Executive (permanen setelah 3 bulan masa probation)
Penempatan: Kantor pusat, DKI Jakarta
Departemen: Sales
Tujuan umum: meningkatkan target penjualan dan mempertahankan kepuasan pelanggan
Tugas dan Kewajiban:
- Mengunjungi pelanggan potensial untuk bisnis baru
- Bernegosiasi tentang detail agreement dan close sales
- Mengumpulkan informasi pasar dan pelanggan, serta memberikan feedback tren pembelian
- Mewakili organisasi berbagai pameran, acara dan demonstrasi
- Mengidentifikasi pasar baru dan peluang bisnis
- Mencatat penjualan dan mengirim salinan ke kantor penjualan
- Meninjau kinerja penjualan sendiri
- Mencapai target penjualan berkala
Lingkup kewenangan: Tanggung jawab kepada target individu dan tim
Report line: ketua tim dan manajer departemen sales
Informasi lainnya:
- Bekerja sebagai tim
- Mobile working/work from home dengan menyesuaikan kesepakatan tim
BACA JUGA: 100+ Kumpulan Template Job Deskripsi Beragam Posisi
Setelah Anda membuat jobdesk yang efektif, pastikan juga Anda memasang lowongan di job portal yang tepat. KitaLulus bisa menjadi tempat Anda menemukan kandidat terbaik dengan cepat. Segera daftarkan perusahaan Anda bersama KitaLulus, proses cepat dan aman!
