Hampir setiap perusahaan memiliki bagian administrasi untuk memastikan hal-hal administratif berjalan dengan benar dan lancar. Maka dari itu, posisi ini banyak dicari perusahaan. Soal tes administrasi pun beragam, mulai dari tes tulis hingga wawancara.
Seorang staf administrasi perusahaan bertanggung jawab menata dan mengelola kegiatan surat-menyurat, penyusunan, pembukuan data, dan sebagainya. Oleh karena itu, pekerja di posisi ini dituntut untuk teliti, mendetail, dan juga rapi.
Keahlian yang Wajib Dimiliki Staf Administrasi
Karena tingginya kebutuhan akan posisi administrasi, banyak pelamar yang berminat untuk bekerja di posisi tersebut. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan jika Anda ingin mencari karyawan di bagian ini. Salah satunya adalah mengenai keahlian.
Berikut beberapa skill yang harus dimiliki oleh staf administrasi.
1. Menulis
Posisi admin berkaitan erat dengan pelaporan dan surat-menyurat sehingga mereka harus memiliki kemampuan menulis. Kemampuan ini bisa dipelajari secara otodidak dengan cara sering membaca dan menambah perbendaharaan kata.
2. Berkomunikasi
Dalam penyusunan dokumen, admin akan sering berkoordinasi dengan semua departemen lainnya. Oleh karena itu, kemampuan berkomunikasi yang baik harus dimiliki. Kemampuan ini berguna agar lawan bicara dapat memahami apa yang dimaksudkan.
3. Manajemen Waktu
Seluruh karyawan sebaiknya memiliki manajemen waktu yang baik. Kemampuan ini akan sangat bermanfaat agar admin bisa menyelesaikan berbagai pekerjaan secara tepat waktu.
4. Mengoperasikan Software
Kegiatan bagian administrasi di era teknologi tidak akan lepas dari penggunaan software. Penggunaan cara-cara lama sudah tidak relevan lagi dengan posisi ini karena tidak efektif dan menghabiskan banyak waktu.
5. Mendetail dan Teliti
Selain itu, seorang admin dituntut untuk selalu mendetail dan teliti. Dengan memiliki kemampuan untuk fokus pada detail dapat membantu mereka membuat dokumen yang komprehensif. Sementara, ketelitian berguna untuk menjaga dokumen-dokumen tersebut agar tidak terdapat kesalahan.
Di samping memiliki kemampuan-kemampuan di atas, pelamar yang ingin mengisi bagian administrasi perkantoran harus melewati serangkaian tes. Salah satunya adalah tes administrasi.
Baca juga: Job Desc Admin – Tugas dan Tanggung Jawab yang Harus Diemban
Contoh Soal Tes Administrasi
Jika Anda hendak membuat soal tes administrasi bagi calon karyawan, berikut beberapa contoh soal yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Hal-hal berikut ini termasuk dalam pokok-pokok perjanjian kerja, kecuali …
A. penempatan
B. gaji
C. tunjangan
D. uang muka
E. jaminan sosial
Jawaban: D
2. Berikut merupakan kelengkapan atau lampiran surat lamaran pekerjaan, kecuali …
a. Daftar Riwayat Hidup
b. Ijazah/STTB
c. Pas Foto
d. Surat Keterangan Dokter
e. Surat ijin orang tua
Jawaban: E
5. Suatu arsip dapat dimanfaatkan untuk menentukan kebijakan organisasi, maka arsip tersebut berarti mempunyai nilai guna …
a. Sejarah organisasi
b. Haluan organisasi
c. Informatoris
d. Yuridis
e. Ilmiah
Jawaban: C
7. Lembaran yang dipergunakan oleh pimpinan untuk menuliskan tentang tindak lanjut dan siapa yang ditunjuk melakukan tindak lanjut atas suatu surat masuk disebut …
a. Lembar Tunjuk Silang
b. Lembar Pengantar
c. Lembar Pengiriman
d. Lembar Disposisi
e. Lembar Follow Up
Jawaban: D
8. Fungsi notula adalah sebagai berikut, kecuali …
a. Bahan bukti tertulis
b. Bahan pengambilan keputusan
c. Alat pengingat untuk peserta rapat
d. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak hadir dalam rapat
e. Sebagai bahan pembanding
Jawaban: E
9. Function Base Classification adalah klasifikasi arsip yang digunakan dalam filing system, kecuali …
a. Alphabetical
b. Numeric
c. Subject
d. Date
e. Geographic
Jawaban: D
10. Dari sekian tamu yang telah hadir, mereka yang diprioritaskan dipertemukan terlebih dahulu dengan pimpinan adalah …
a. Staf ahli pimpinan
b. Relasi perusahaan
c. Teman dekat pimpinan
d. Setiap keluarga pimpinan
e. Tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya
Jawaban: E
Baca juga: Kumpulan Soal Latihan Excel untuk Admin | Sangat Berguna Untuk Tes Kerja!
11. Jika arsip disimpan menurut sistem nomor Terminal Digit, surat bernomor kode 1324 dapat diketemukan dalam folder nomor …
a. 20 29
b. 24
c. 132
d. 24/13
e. 24/31
Jawaban: D
12. Suatu angka yang menunjukan seberapa lama arsip disimpan sebelum dimusnahkan atau disingkirkan disebut …
a. Angka pemakaian
b. Angka kecermatan
c. Angka penilaian
d. Angka penggunaan
e. Angka penyusutan
Jawaban: E
13. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audiens. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah …
a. Microsoft Office Word
b. Microsoft Office Excel
c. Microsoft Office PowerPoint
d. Microsoft Office Tools
e. Microsoft Office Access
Jawaban: C
14. Seorang sekretaris harus mampu menentukan aplikasi perangkat lunak untuk mengolah dokumen aplikasi yang paling tepat untuk membuat laporan keuangan adalah …
a. Microsoft Office Word
b. Microsoft Office Excel
c. Microsoft Office PowerPoint
d. Microsoft Office Tools
e. Microsoft Office Access
Jawaban: B
15. Mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu biasa disebut ….
a. Carbon Copy
b. Blind Carbon Copy
c. Point to Point
d. Distribution List
e. Discussion List
Jawaban: C
16. Undangan rapat sebaiknya diterima oleh peserta rapat paling lambat …
a. 3 hari sebelum rapat
b. 5 hari sebelum rapat
c. 7 hari sebelum rapat
d. 10 hari sebelum rapat
e. 12 minggu sebelum rapat
Jawaban: B
17. Hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi disebut …
a. Risalah
b. Laporan
c. Notulen
d. Notulis
e. Rangkuman
Jawaban: C
18. Tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block adalah…
a. Di sebelah kanan atas
b. Di sebelah kiri bawah
c. Di sebelah tengah
d. Di sebalah kiri atas
e. Di sebelah kanan bawah
Jawaban: E
19. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri, seperti ℅ (care of) artinya adalah …
a. Per alamat
b. Atas nama
c. Dengan alamat
d. Carbon copy
e. Idem
Jawaban: B
20. Buku yang dipergunakan untuk menghantarkan surat ke alamat tujuan adalah …
a. Buku ekspedisi
b. Buku jurnal
c. Buku arsip
d. Buku klaper
e. Buku verbal
Jawaban: A
Itulah contoh soal tes masuk kerja bagian administrasi yang bisa Anda jadikan acuan saat hendak melakukan rekrutmen karyawan.
Sebelum itu, agar info lowongan kerja Anda bisa tersebar luas dan menjangkau target pelamar yang berkualitas, pasang iklannya di KitaLulus! Sebagai aplikasi pencarian kerja terbaik dan terbesar di Indonesia, KitaLulus telah hadir di lebih dari 60 kota di Indonesia. Jadi, Anda tak perlu bingung mencari karyawan di daerah kecil sekalipun.
Selain itu, memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus sangat mudah. Anda cukup mengisi formulir dan iklan Anda akan ditayangkan dalam beberapa jam saja. Yuk segera iklankan lowongan kerja di KitaLulus dan temukan kandidat terbaik untuk perusahaan Anda!
