Salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan adalah surat tugas. Surat ini akan dikeluarkan ketika perusahaan mengutus salah satu karyawannya untuk mengerjakan tugas penting. Tapi sudahkah Anda mengetahui contoh surat tugas yang benar?
Surat tugas adalah surat resmi yang dalam pembuatannya tidak bisa sembarangan. Cari tahu lebih lanjut terkait contoh surat tugas, susunan, hingga fungsinya di bawah ini.
Apa Itu Surat Tugas?
Pengertian surat tugas adalah surat penugasan kepada satu atau lebih karyawan untuk melakukan kunjungan, kegiatan, atau ikut serta dalam acara tertentu. Beberapa surat tugas juga berisikan tentang penugasan karyawan untuk suatu pekerjaan.
Pihak yang berhak mengeluarkan surat tugas adalah perusahaan itu sendiri atau lembaga instansi atau individu. Biasanya manajer atau atasan yang langsung memberikan surat ini kepada karyawan yang sudah dipilih untuk menerima pekerjaan tersebut.
Singkatnya, surat tugas adalah surat resmi dari perusahaan yang wajib digunakan untuk mendelegasikan tugas atau mandat. Surat ini pun wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan.
Fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal dari pihak yang berwenang terkait penyerahan mandat atau tugas kepada pihak ketiga atau karyawan. Surat resmi ini hanya berlaku satu kali untuk satu penugasan saja.
Artinya, jika karyawan yang ditunjuk sudah menyelesaikan penugasan yang diminta, maka surat sudah tidak berlaku lagi. Sama seperti surat resmi lainnya, surat tugas juga memiliki beberapa susunan, yaitu:
- Kepala surat: kop surat, logo perusahaan, nomor surat, kode surat.
- Isi surat: informasi pemberi tugas, informasi penerima tugas, penjelasan isi tugas, lokasi dan waktu terkait tugas tersebut.
- Penutup: tanda tangan pemberi tugas lengkap dengan jabatannya, cap perusahaan, harapan agar penerima tugas bisa menyelesaikan tugasnya dengan baik, tempat dan tanggal pembuatan surat tugas.
Baca juga: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar
Fungsi Surat Tugas
Sebelumnya sudah disebutkan bahwa fungsi utama dari surat tugas adalah sebagai bukti legal terkait penyerahan mandat kepada karyawan tertentu. Tapi keseluruhan fungsinya tidak hanya itu.
Berikut beberapa fungsi surat tugas lainnya yang perlu Anda ketahui:
1. Keterangan Penugasan
Fungsi surat tugas yang pertama adalah sebagai keterangan penugasan karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Terutama jika karyawan tersebut ditunjuk sebagai perwakilan dari perusahaan.
2. Bukti Keabsahan Tugas
Selain itu, surat tugas berfungsi sebagai bukti keabsahan tugas. Artinya, dalam surat tersebut benar menyatakan bahwa karyawan yang ditunjuk diminta perusahaan untuk mengikuti suatu kegiatan atau mewakili perusahaan.
3. Dokumentasi Pengesahan
Seperti yang disebutkan sebelumnya, surat tugas wajib masuk ke dalam pencatatan administrasi perusahaan. Adapun fungsinya adalah sebagai dokumentasi pengesahan formal untuk karyawan yang ditunjuk.
4. Memudahkan Penyelesaian Tugas
Satu lagi fungsi surat tugas adalah untuk memudahkan penyelesaian tugas bagi karyawan yang ditunjuk. Terutama bagi penugasan yang bersifat penting dan formal.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Kerja, Jenis, Manfaat, dan Isinya
Format Penulisan Surat Tugas
Surat tugas adalah surat resmi yang tidak bisa dibikin secara sembarangan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan , di antaranya:
1. Pembuka dan Penutup Surat
Sifat surat tugas adalah formal. Maka dari itu, Anda harus membuat pembuka dan penutup surat dengan menggunakan bahasa dan gaya formal. Gunakan salam pembuka dan salam penutup yang formal. Seperti “Dengan hormat” dan “Hormat”.
2. Tujuan Surat
Isi dari surat tugas tidak perlu terlalu panjang atau bertele-tele. Cukup jelaskan inti dari tujuan surat tersebut dengan singkat, pada, dan jelas. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti dan formal.
3. Bahasa yang Digunakan
Bahasa yang digunakan dalam surat tugas adalah resmi, sopan, dan formal. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar mengikuti ejaan yang disempurnakan (EYD).
4. Panjang Surat
Satu hal lagi yang harus diperhatikan adalah panjang surat. Umumnya, panjang surat tugas adalah satu halaman. Jika lebih dari satu biasanya diikuti oleh lampiran dari penjelasan tugas yang harus diselesaikan.
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Aturannya
Contoh Surat Tugas
Berikut KitaLulus lampirkan beberapa contoh surat tugas kerja yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya:
1. Surat Tugas untuk Guru
2. Contoh Surat Perintah Tugas
3. Contoh Surat Tugas Penelitian
4. Contoh Surat Tugas Perusahaan
5. Surat Tugas untuk Karyawan Swasta
Baca juga: 14 Contoh Surat Referensi Kerja untuk Berbagai Tujuan
6. Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas
7. Surat Tugas untuk PNS
8. Contoh Surat Tugas Resmi
9. Contoh Surat Tugas Dinas Resmi
10. Contoh Surat Tugas Guru
Demikianlah penjelasan terkait pengertian surat tugas, fungsi, beberapa hal yang harus diperhatikan, dan berbagai contoh yang bisa menjadi acuan Anda dalam membuatnya. Keberadaan surat ini sangat memudahkan karyawan yang ditugaskan untuk menyelesaikannya tanpa ada masalah.
Jika Anda membutuhkan seorang sekretaris untuk membuat surat tugas, maka Anda bisa menaruh info lokernya di KitaLulus. Sebagai komunitas pencari kerja terbesar, KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Semarang, Medan, dan Gowa.
Jangan lupa mendaftarkan diri Anda untuk pasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus secara gratis! Dapatkan kandidat sekretaris yang berpotensi dan berkualitas yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan dengan #LebihMudah bersama KitaLulus!
