Pengertian HRIS, Tujuan, & 5 Contoh Penerapannya di Perusahaan

penulis
Shirley Candrawardhani

Berkarir sebagai penulis profesional sejak 2012 yang berantusias menulis topik seputar bisnis, keuangan, dan hukum.

hrd
Isi Artikel

HRIS adalah— HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Merupakan sebuah sistem yang dibuat untuk membantu pengelolaan karyawan agar menjadi lebih efektif dan efisien.

HRIS adalah salah satu teknologi untuk membantu para HRD perusahaan dalam mengatur dan mengelola karyawan. Terutama di era modern dan digital seperti ini, rasanya jika semua pekerjaan HRD dilakukan secara manual, tidak akan ada habisnya.

Tahukah Anda bahwa, tanpa adanya pengelolaan sumber daya manusia yang baik, kemungkinan besar perusahaan akan mengalami kesulitan untuk berkembang dengan visi misinya? Maka dari itu, HRIS adalah salah satu solusinya.

Selengkapnya tentang apa itu HRIS, tujuan, dan contoh HRIS bisa Anda simak dalam penjelasan berikut.

BACA JUGA: 17 Aplikasi untuk HRD yang Bisa Membantu Perusahaan Anda

Pengertian HRIS

apa itu HRIS

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System. Pada dasarnya, HRIS adalah sebuah sistem yang tersentralisasi dan memiliki peran penting bagi perusahaan untuk mengelola data sumber daya manusia. Mulai dari penggajian karyawan, proses rekrutmen, pembayaran pajak, cuti karyawan, absensi, hingga evaluasi kinerja karyawan. HRIS adalah sistem yang bisa membantu HRD menyelesaikan proses pengelolaan karyawan lebih cepat dan terdokumentasi dengan rapi.

Biasanya, HRIS adalah sebuah platform atau tools yang bisa menyimpan data dan memberikan fasilitas pelacakan sampai analisis data-data karyawan. Dengan adanya HRIS, pihak HRD tidak perlu repot-repot lagi untuk melakukan input data secara manual.

Bahkan saking canggihnya, penyimpanan data di HRIS adalah berbentuk cloud. Artinya data yang disimpan terjamin keamanannya dan hanya pihak tertentu yang bisa mengaksesnya.


Tujuan HRIS

tujuan HRIS

Semenjak ada HRIS, banyak yang beranggapan bahwa sistem canggih tersebut menggantikan job desk seorang HRD untuk mengelola karyawan. Padahal jika dilihat dari sisi positifnya, HRIS adalah alat bantu bagi para HRD untuk menyelesaikan tugasnya.

Biar Anda tidak meragukan HRIS, berikut beberapa tujuan HRIS bagi perusahaan yang perlu Anda ketahui:

1. Mempermudah Pekerjaan Berulang Menjadi Otomatis

Salah satu tugas HRD adalah melakukan perekapan karyawan. Mulai absensi, penggajian, pembayaran pajak, cuti, hingga hal lainnya. Tujuan HRIS adalah untuk mempermudah pekerjaan yang berulang tersebut menjadi otomatis.

Artinya, staff HRD tidak perlu lagi melakukan perekapan secara manual berulang kali. HRIS adalah sebuah sistem yang bisa mempermudah Anda melakukan pekerjaan tersebut secara otomatis. Tentunya tujuan HRIS ini dapat membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan praktis, bukan?


2. Mempermudah Kontrol Kinerja Karyawan

Selanjutnya, tujuan HRIS adalah untuk mempermudah kontrol kinerja karyawan. tahukah Anda bahwa, sistem HRIS bisa membuat suatu sistem penilaian kinerja karyawan? Tidak selamanya HRD bisa memantau kinerja karyawan agar tetap stay on track dan lancar.

Maka dari itu, hadirnya HRIS adalah untuk membantu HRD untuk mengawasi kinerja karyawan dan melakukan perbandingan kinerja dengan target atau KPI yang sudah ditetapkan dalam sistem HRIS itu sendiri.


3. Meminimalisir Biaya Operasional

Pekerjaan HRD dalam merekap data karyawan membutuhkan banyak biaya operasional. Mulai dari penggunaan kertas hingga upah atas kerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya. Tujuan HRIS adalah untuk meminimalisir biaya operasional tersebut.

HRIS adalah salah satu kunci untuk mengurangi biaya-biaya tak terduga. Bahkan jika perusahaan Anda bisa memaksimalkan platform ini, maka segala macam bentuk biaya operasional yang terlalu besar bisa diminimalisir.


4. Mempermudah Proses Rekrutmen

Sebelum melakukan proses rekrutmen, sebuah perusahaan pasti memiliki kriterianya masing-masing. Tujuan HRIS adalah untuk mempermudah proses rekrutmen tersebut. Sehingga staff HRD tidak merasa kewalahan untuk mengurusnya.

Hal yang bisa Anda rasakan ketika memaksimalkan fungsi HRIS adalah pekerjaan HRD terkait proses rekrutmen, pemilihan karyawan, hingga penempatannya bisa dikerjakan dengan cepat, praktis, dan otomatis.

BACA JUGA: Masalah Umum HRD yang Sering Dijumpai dan Solusi Mengatasinya


5. Membantu Proses Pengambilan Keputusan

Sifat dari HRIS adalah terpusat dan otomatis. Melalui HRIS, sistem informasi terkait manajemen sumber daya manusia bisa didapatkan dengan cepat. Tujuan HRIS adalah untuk membantu proses pengambilan keputusan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara mengakses informasi yang diperlukan dalam sistem HRIS.

Seperti misalnya kinerja pegawai, absensi pegawai, dan hal lainnya yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan. Bantuan HRIS adalah mempermudah HRD untuk mendapatkan data atau informasi yang valid dalam bentuk sebuah laporan.


6. Mengurangi Human Error

Jika perekapan data karyawan masih dilakukan secara manual, maka kemungkinan besar akan terjadi human error. Nah, tujuan HRIS adalah untuk mengurangi human error tersebut.

HRIS adalah sistem yang otomatis. Sehingga ketika Anda memasukkan sebuah data, maka secara otomatis akan tersimpan dan berulang secara otomatis. Dengan memaksimalkan penggunaan HRIS, Anda bisa mengurangi kesalahan seperti adanya kekeliruan dalam input data karyawan, salah hitung gaji, hingga hal lainnya.


7. Kemudahan Dalam Mengakses Data

Salah satu tujuan HRIS adalah memudahkan HRD dan manajemen dalam mengakses data kepegawaian. Hal ini disebabkan karena semua data tersimpan dan terintegrasi di cloud. Artinya Anda bisa mengakses data yang tersimpan secara online.

Kemudahan dalam mengakses data HRIS adalah salah satu kelebihan yang bisa mempermudah pihak HRD melakukan kontrol atau memeriksa kinerja karyawan dengan fleksibel dan leluasa.


8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan

Satu lagi tujuan HRIS adalah untuk meningkatkan kepuasan karyawan. Hal ini karena hubungan antara karyawan dengan tim HRD bisa dilakukan dengan mudah dan secara transparan.

Selain itu, hadirnya HRIS adalah mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi. Sehingga tidak ada lagi kesalahan dalam penghitungan gaji dan pajak. Hal ini tentunya akan meningkatkan rasa kepercayaan karyawan. Sehingga semakin memotivasi mereka untuk bekerja dengan baik.


Contoh HRIS dan Penerapan Sistemnya di Perusahaan

contoh HRIS dan penerapannya di perusahaan

Setelah Anda mengetahui beberapa tujuan HRIS, sekarang waktunya kita membahas contoh HRIS untuk mempermudah kinerja HRD di perusahaan Anda, berikut beberapa contoh HRIS yang bisa Anda terapkan:

1. Sistem Rekrutmen

Di era digital dan modern seperti saat ini, hampir semua perusahaan menggunakan website sebagai sarana mencari calon karyawan yang berkualitas dan berkompeten. Biasanya, calon karyawan akan diminta untuk mengisi data yang sudah disediakan oleh perusahaan.

Maka dari itu, salah satu contoh HRIS yang bisa Anda terapkan adalah sistem rekrutmen. Sistem HRIS yang canggih mampu menganalisa data yang sudah diinput oleh calon karyawan dan memeriksa apakah mereka lolos kualifikasi yang ditentukan atau tidak.


2. Sistem Penyimpanan Data Pegawai

Pada dasarnya, jika ada karyawan baru, pihak HRD akan melakukan input data. Namun, kemudahan dengan menggunakan sistem HRIS adalah Anda bisa meminta karyawan baru tersebut untuk menginput datanya sendiri.

Sistem penyimpanan data karyawan ini adalah salah satu contoh penerapan HRIS paling efisien. Setelah tercatat di sistem, pihak HRD bisa menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan baru tersebut berdasarkan ketentuan perusahaan.


3. Sistem Kehadiran

Selanjutnya, contoh HRIS adalah sistem kehadiran. Untuk perusahaan berskala besar, pasti setiap hari ada data kehadiran karyawan yang tidak sedikit. Sistem kehadiran pegawai haruslah dilakukan dengan akurat dan tepat.

Kelebihan sistem kehadiran di HRIS adalah bisa mendata kehadiran karyawan yang tidak bekerja dari kantor, hingga jadwal shift karyawan. Sistem kehadiran ini juga bisa membantu HRD untuk mengetahui kapan karyawan mengambil jam lembur, telat, serta izin atau cuti. Data ini nantinya akan menjadi perhitungan gaji yang akan diterima.


4. Sistem Payroll

Satu lagi contoh HRIS adalah sistem payroll. Setiap bulannya, HRD akan membuat laporan rekap penggajian seluruh karyawan. Jika hal ini dilakukan secara manual, maka akan sangat memakan waktu dan tenaga.

Kelebihan sistem payroll di HRIS adalah bisa menghitung uang lembur, bonus, THR, denda, pinjaman karyawan, hingga pajak dan BPJS karyawan. Dengan memanfaatkan sistem HRIS ini, Anda tidak perlu pusing dan ribet lagi setiap kali melakukan perhitungan gaji karyawan.


5. Sistem Penilaian Karyawan

Setiap perusahaan pasti akan melakukan evaluasi karyawannya secara berkala. Salah satu contoh HRIS adalah sistem penilaian karyawan. Untuk mendapatkan data yang akurat dan transparan, Anda bisa mengandalkan sistem HRIS.

Bahkan kemudahan penggunaan sistem HRIS adalah pihak HRD bisa membuat lembar evaluasi tersendiri yang bisa diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. Sehingga nantinya setiap hasil penilaian tersebut bisa ditinjau dengan mudah dan menjadi patokan perkembangan karyawan.


Demikianlah penjelasan mengenai HRIS, tujuan HRIS dan contoh HRIS yang bisa digunakan di perusahaan. Sudahkah perusahaan Anda menggunakan sistem HRIS untuk mempermudah pekerjaan HRD?

Apabila Anda membutuhkan seorang HRD untuk memegang sistem HRIS untuk perusahaan, cari saja kandidat terbaiknya di KitaLulus! Dapatkan tim terbaik dan berkompeten untuk mengisi posisi HRD di perusahaan Anda bersama KitaLulus mulai dari sekarang.


cari karyawan
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
chat whatsapp hrd