Membuat Job Description Admin Staff yang Baik untuk Banyak Pelamar Profesional, Mau?

Putri Prima

Bermimpi hidup di dunia Harvest Moon. Senang menulis tentang bisnis dan digital marketing.

Isi Artikel

Apakah kantor Anda ingin membuka lowongan kerja Admin Staff? Sudah tahu bagaimana cara membuat job description Admin Staff yang menarik sehingga banyak pencari kerja yang melamar? Tidak perlu bingung karena KitaLulus akan kasih bocorannya! 

Pentingnya Job Description Admin Staff yang Baik

Salah satu kunci kesuksesan mendapatkan karyawan ideal adalah dengan membuat job description atau deskripsi pekerjaan yang baik. 

Oleh karena itu, dalam proses membuat job description, seorang HRD perlu benar-benar mengetahui seperti apa kandidat yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengisi posisi tersebut.

Termasuk ketika perusahaan akan membuka lowongan Admin Staff. Admin staff punya peranan penting, kelancaran segala kegiatan perusahaan tergantung pada bagaimana tugas admin melakukannya. Pada artikel sebelumnya kita sudah pernah membahas apa saja yang menjadi tugas dari seorang Admin Staff

Dengan tanggung jawab kerja sebanyak itu, tentu anda ingin merekrut kandidat terbaik. Semua itu hanya bisa tercapai dengan membuat job description Admin Staff yang baik.


Apa yang Harus Dimasukan dalam Job Description Admin Staff

Ketika anda membuat job description Admin Staff, pastikan semua hal penting tidak terlewat. Berikut ini beberapa poin penting yang perlu Anda input dalam job description Admin Staff.


Identitas Pekerjaan

Bagian pertama yang perlu dimasukan adalah identitas pekerjaan atau judul nama posisi. Tulislah identitas pekerjaan dengan jelas dan lengkap untuk mudah dimengerti oleh orang awam. Untuk judul posisi Admin Staff sendiri, ada beberapa istilah yang serupa, yang biasa juga digunakan oleh perusahaan-perusahaan lain. 

Nama-nama lowongan pekerjaan yang serupa dengan Admin Staff antara lain:

  • Senior Executive Assistant
  • Executive Assistant
  • Senior Administrative Assistant
  • Administrative Assistant
  • Project Assistant/Coordinator
  • Office Manager
  • Office Clerk
  • Data Entry Specialist

Anda dapat menggunakan salah satu nama tersebut untuk membuat job description Admin Staff. Selain menambahkan judul posisi, Anda juga bisa menambahkan panggilan yang menggambarkan budaya perusahaan. Misalnya “Hero, Ninja, Rangers” dan lainnya. 

Menambahkan istilah ini bisa menjadi daya tarik tersendiri di mata para pencari kerja, mereka akan merasa perusahaan menyenangkan dan santai.


Lokasi Kerja

Informasi mengenai lokasi kerja juga akan menjadi pertimbangan para pencari kerja ketika melamar. Lokasi kerja ini juga sangat bermanfaat untuk menambah kepercayaan pelamar bahwa lowongan yang dibuka bukan fiktif.

Memasang informasi lokasi kerja akan menambah kemungkinan Anda untuk mendapatkan pelamar yang sesuai.


Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas dan tanggung jawab merupakan unsur yang paling penting pada sebuah job description. Uraian ini harus ditulis secara detail dengan bahasa yang mudah dimengerti. Tugas dan kewajiban yang diuraikan dengan lengkap akan membantu pencari kerja ketika hendak melamar.

Tujuannya untuk membuat pelamar dapat memahami seperti apa lingkup pekerjaan nantinya. Pelamar juga dapat mempertimbangkan tugas tersebut relevan dengan pengalaman dan latar belakang pendidikan. Sedangkan dari sisi HRD, penjabaran ini juga membantu dalam menyaring kandidat nantinya.

Tugas dan tanggung jawab Admin Staff sendiri secara umum seperti mengatur atau menata administrasi kantor atau perusahaan seperti memasukkan data atau entry data, mencatat apapun yang keluar dan masuk kantor, melakukan pemesanan suatu barang jika diperlukan, dan lainnya.


Ringkasan Pekerjaan

Sebagai HRD, perlu Anda ketahui mencantumkan tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi pekerjaan juga berperan dalam ketertarikan pelamar. Ringkasan pekerjaan akan memberikan mereka gambaran yang jelas, sehingga mereka lebih memiliki pertimbangan matang sebelum mengirimkan lamaran mereka. 

Anda bisa berikan informasi cukup dalam satu-dua baris di awal deskripsi. Ringkasan kerja juga membantu proses screening para pelamar nantinya.


Kriteria yang Esensial 

Satu hal lainnya yang perlu ada di job description Admin Staff adalah kriteria. Kamu wajib memasukan kriteria apa saja yang harus dimiliki oleh pelamar untuk posisi Staff Admin.

Untuk mengisi bagian ini, sebelumnya anda perlu menganalisis seperti apa sebenarnya kebutuhan dari Admin Staff di perusahaan. Pada umumnya, kriteria yang dicari adalah sebagai berikut:

  • Seorang wanita
  • Usia maksimal 30 tahun
  • Mempunyai penampilan menarik
  • Minimal lulusan D3
  • Mampu mengoperasikan komputer 
  • Mumpuni dalam mengoperasikan Word, Excel, dan juga Program Accounting
  • Mampu berkomunikasi dengan baik
  • Bersedia bekerja dengan penuh tanggung jawab
  • Mempunyai ketelitian yang tinggi
  • Memiliki tingkat ketelitian yang baik
  • Mempunyai pengalaman kerja minimal 2 tahun

Gambaran Perusahaan

Seperti halnya mencantumkan alamat tempat kerja, berikan deskripsi singkat dan menarik tentang perusahaan Anda.

Berikan informasi industri yang dijalani, tahun berdiri, jumlah karyawan aktif, informasi cabang jika ada. Anda juga bisa mencantumkan apapun yang sifatnya branding dalam gambaran perusahaan.


Contoh Job Description Staff Admin

Untuk membantu Anda mendapatkan gambaran membuat job description yang baik, contoh di bawah ini dapat dijadikan sebagai referensi.


Loker Staff Administrasi PT Kencana Emas Murni

Kami adalah salah satu leading supplier di industri interior, perusahaan pemegang brand dari Amerika dan Eropa, sekaligus pemilik brand beberapa produk flooring dan memiliki penjualan di seluruh Indonesia, sedang mencari seorang Staff Administrasi dengan persyaratan sebagai berikut: 


Kualifikasi:

  • Usia maksimal 30 tahun
  • Memiliki SIM C / SIM A
  • Pendidikan minimal SMK sederajat
  • Memiliki pengalaman di bagian administrasi min 1 - 2 tahun
  • Pandai mengoperasikan Microsoft Office, Powerpoint dan Internet
  • Memiliki time management yang baik
  • Mampu berkomunikasi dengan semua level di sebuah organisasi


Deskripsi Pekerjaan:

  • Mengerjakan semua administrasi seperti dokumen Pajak, Surat Jalan, Invoice, dll
  • Berkoordinasi dengan pihak ke-3 seperti Kantor Pajak, Customer, dll
  • Memastikan administrasi berjalan dengan SOP yang telah ditentukan
  • Bersedia melakukan mobilitas dalam bekerja


Keuntungan:

  • Gaji
  • BPJS
  • Bonus & THR


Tentang Perusahaan

PT Kencana Emas Murni adalah leading supplier di Indonesia untuk produk flooring untuk interior seperti carpet tiles, carpet rolls, dan vinyl flooring. Kami telah bekerja sama dengan berbagai brand internasional dan mengerjakan project untuk perusahaan multinational, interior designers, hotel, bandara, rumah sakit, dan lainnya dengan pengalaman profesional lebih dari 50 tahun.


Bagaimana, sudah tidak kebingungan lagikan, membuat job description? Jika Anda sudah membuat job description, segera pasang iklan lowongan Anda di KitaLulus dan bersiap mendapatkan kandidat yang Anda cari. Download aplikasi KitaLulus di Play Store sekarang!

Ikuti BangLulus di sosial media

KitaLulus on Facebookinstagram kitalulusTiktok