Payroll Adalah: Definisi, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Annissa Manystighosa

Penulis, pengajar, dan penerjemah yang sedang menekuni pengetahuan seputar bisnis.

hrd
Isi Artikel

Payroll mungkin merupakan istilah yang sudah tidak asing lagi bagi banyak orang. Payroll adalah sistem untuk mengelola penggajian atau metode untuk menentukan gaji karyawan dalam suatu perusahaan.

HR menentukan upah yang harus dibayarkan setiap bulan berdasarkan upah pokok, tunjangan karyawan, perjalanan, makan, dan uang lembur.

Artikel ini akan membahas tentang perhitungan upah pegawai tetap dan tidak tetap selain membahas dasar-dasar penggajian. Simak uraian lengkapnya di bawah ini, ya!

Apa Itu Payroll?

Menurut definisi, payroll adalah sistem penggajian yang digunakan oleh perusahaan untuk membayar upah karyawan dalam jangka waktu tertentu, seperti minggu atau bulan.

Payroll adalah sistem penggajian karyawan dengan metode yang lebih modern. Hal ini memudahkan HR untuk mengelola upah pekerja sehingga gaji bulanan mereka dapat didistribusikan dalam satu langkah mudah.

Bayangkan jika HR harus menentukan upah staf setiap hari, tentu waktunya akan habis untuk membayar gaji saja. Belum lagi jika bisnis tersebut mempekerjakan tenaga kerja yang cukup banyak. Perhitungan penggajian secara manual tidak diragukan lagi akan menjadi tantangan bagi HR.

Di dalam payroll, karyawan menerima informasi tentang berbagai komponen upah dalam penggajian, termasuk gaji pokok, penggantian biaya makan dan perjalanan, pembayaran bonus, dan iuran BPJS. Mereka dapat melihat spesifikasi komponen gaji ini pada slip gaji bulanan.

Manfaat Payroll

Payroll memiliki manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan. Adapun manfaat payroll adalah:

1. Menghemat Waktu HR

Bagi perusahaan, khususnya HR, manfaat payroll adalah memungkinkan HR atau administrasi menghitung gaji karyawan dengan lebih cepat. Hal tersebut dikarenakan sistem payroll yang telah terintegrasi dengan sistem presensi di kantor akan menghitung gaji pekerja secara otomatis jika mereka absen satu hari kerja.

2. Mengetahui Laporan Gaji Bulanan

Mengetahui laporan gaji bulanan merupakan manfaat payroll yang bisa dirasakan oleh karyawan. Dengan adanya sistem tersebut, karyawan dapat lebih mudah melihat komponen gaji mereka per bulan.

Misalnya berapa gaji bersih yang diperoleh, berapa BPJS yang dibebankan kepada karyawan, dan persentase pengurangan pajak. Sistem payroll juga memudahkan pekerja untuk mengakses slip gaji karena nantinya setiap karyawan akan menerima slip gajinya melalui email.

Berapa Lama Proses Payroll?

proses payroll

Tak ada acuan pasti berapa lama proses payroll berlangsung. Sebab, pada dasarnya payroll adalah sebuah sistem pembayaran. Sementara tanggal penggajian karyawan ditentukan oleh kebijakan masing-masing perusahaan.

Ini dikarenakan tanggal perusahaan membayar gaji tidak diatur secara khusus dalam UU Ketenagakerjaan. Namun, umumnya bisnis swasta sering membayar gaji karyawan mereka antara tanggal 23-27.

Lantas berapa lama waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk menghitung gaji? Jawabannya adalah bervariasi, bisa saja berkisar tiga jam hingga dua minggu per bulan.

Dari sini bisa dibayangkan seperti apa jadinya apabila perusahaan tidak memiliki sistem payroll. Maka 80 jam kerja mungkin hanya akan dihabiskan untuk menghitung penggajian karyawan saja. Sangat boros waktu, bukan?

Baca juga: Cara Mudah Membuat Slip Gaji Karyawan, Format, dan Contohnya

Metode Perhitungan dan Pembayaran Payroll Karyawan

Setiap perusahaan tentunya akan memiliki metode perhitungan pembayaran gaji tersendiri yang telah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Namun, setiap bisnis juga harus mematuhi pedoman yang ditetapkan oleh pemerintah untuk menentukan gaji buruh atau karyawan. Perusahaan perlu menyadari tiga cara berbeda untuk menentukan gaji. Teknik apa yang digunakan? Berikut penjelasannya.

1. Metode Netto

Teknik pertama adalah metode netto, yang menentukan berapa besar gaji yang akan diterima pegawai setelah dipotong iuran jaminan sosial seperti BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan serta pajak penghasilan.

Artinya, perusahaan harus menentukan jumlah pajak karyawan dan pembayaran iuran jaminan sosial karyawan menggunakan metode ini.

Dengan begitu, pekerja secara otomatis akan menerima penghasilan bersih dan tidak perlu memikirkan berapa banyak yang akan diambil untuk pajak dan pemotongan lainnya.

Dapat dikatakan bahwa penggunaan strategi ini memang agak memberatkan bagi perusahaan, karena harus menghitung gaji, melakukan pemotongan, dan membayar pajak dari gaji setiap karyawan.

Oleh karena itu, disarankan menggunakan aplikasi penghitungan gaji yang ditawarkan di Google Play Store atau Apps Store jika perusahaan ingin menggunakan metode netto dengan lebih nyaman.

2. Metode Gross

Berbeda dengan metode netto, metode gross mengharuskan karyawan membuat perhitungan secara mandiri dan melakukan pembayaran sejumlah pajaknya. Perusahaan akan membayar gaji tanpa memotong atau menghitung gaji dan tanpa membayar iuran jaminan sosial.

Jadi, perusahaan yang menggunakan cara ini menuntut karyawannya untuk mandiri dalam menghitung, memotong, dan juga membayar potongan gajinya untuk iuran dan pajak jaminan sosial.

3. Metode Gross-Up

Metode pembayaran payroll terakhir adalah gross-up. Perusahaan akan menawarkan tunjangan gaji karyawan sesuai dengan besaran pajak dan pembayaran iuran jaminan sosial, seperti BPJS ketenagakerjaan dan kesehatan.

Bisnis yang menggunakan strategi ini akan menanggung semua kewajiban dan kontribusi pajak dengan memasukkan manfaat pajak dalam setiap upah yang diberikan.

Namun, setiap karyawan juga bertanggung jawab untuk membayar kewajiban pajaknya sendiri. Karyawan diharuskan memberitahu manajemen setelah membayar pajak mereka.

Baca juga: HR, Ini Cara Hitung Gaji Karyawan Freelance Terbaru, Ada Perlindungan Hukumnya!

Contoh Perhitungan Payroll Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

contoh perhitungan payroll

Cara menghitung payroll gaji pegawai tetap dihitung setiap bulan dengan menghitung santunan tetap pegawai kemudian dipotong PPh 21.

Cukup sulit untuk menghitungnya karena penghasilan tidak kena pajak juga dihitung selama tahun pertama. Hanya perusahaan yang dapat menentukan cara menghitung take home pay dan berapa gaji yang harus dibayar setelah dikurangi PPh 21 dari penghasilan kena pajak.

1. Contoh Perhitungan Upah Karyawan Tetap (PKWTT) Secara Bulanan

Seorang pekerja di PT XYZ bernama Edo. Dia sudah menikah dan memiliki seorang anak kecil. Jumlah pendapatan yang diterima Edo setiap bulan adalah Rp 10.000.000. Berapa gaji bersihnya selama sebulan dalam payroll?

Contoh Perhitungan Upah Karyawan Tetap

2. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tetap (PKWTT) Secara Prorata

Keadaan ini biasanya muncul ketika seorang karyawan memenuhi syarat untuk cuti yang tidak dibayar (unpaid leave) lantaran tidak memiliki sisa cuti. Karyawan diizinkan untuk mengambil unpaid leave dan perusahaan tidak diharuskan menggaji mereka selama cuti.

Sebagai contoh, penghasilan Edo adalah Rp 8.000.000 per bulan dan belum menikah. Dia mengambil cuti 3 hari yang tidak dibayar (unpaid leave). Berapa gaji bersihnya selama bulan penggajian terakhir?

Rumus gaji bersih = Jumlah hari kerja dalam satu bulan x Gaji satu bulan

Misalnya, Edo hanya bekerja selama 22 hari dari total 25 hari dalam contoh di atas. Maka, gaji bersih Edo dihitung sebagai (22/25) x Rp 8.000.000 = Rp 7.040.000.

Dengan hasil ini, Anda dapat menggunakan metode yang sama untuk mulai menghitung gaji bersih Edo. Bedanya ada di PTKP, yaitu Rp 54.000.000 jika karyawan belum menikah dan tidak memiliki tanggungan.

Baca juga: 3 Cara Menghitung Gaji Prorata Karyawan, Rumus, dan Contohnya

3. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Harian

Untuk beberapa alasan, banyak perusahaan memberikan pembayaran kompensasi harian kepada karyawan mereka.

Pemerintah juga telah mengeluarkan kebijakan tersendiri dalam hal ini. Perhatikan 4 (empat) syarat berikut untuk menghitung pajak penghasilan sebelum menghitung gaji harian untuk karyawan:

Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap

Tabel di atas menunjukkan bahwa seseorang yang berpenghasilan kurang dari Rp450.000 per hari dan kurang dari Rp4.500.000 per bulan tidak memenuhi syarat untuk pengurangan pajak.

Sedangkan seorang pekerja akan menerima gaji dengan potongan pajak sebesar 5% dikalikan dengan total upah yang telah dikurangi Rp450.000 jika penghasilannya lebih dari Rp450.000 per hari dan kurang dari Rp4.500.000 per bulan.

4. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Tidak Tetap (PKWT) Secara Prorata

Terkadang perusahaan merekrut karyawan dan mengharuskan mereka untuk mulai bekerja di tengah bulan karena permintaan yang mendesak.

Karyawan yang mulai bekerja di tengah bulan biasanya gajinya dihitung dengan teknik prorata atau perhitungan proporsional. Perhitungan penggajian secara prorata dibagi menjadi dua, yaitu perhitungan upah secara prorata berdasarkan hari kerja dan jam kerja.

Pada perhitungan prorata berdasarkan hari kerja, gaji yang dibayarkan tidak bulat karena jumlah hari kerja tidak penuh. Karyawan hanya akan digaji sesuai jumlah hari ketika ia masuk saja.

Perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan hari kerja adalah:

Gaji satu bulan x Jumlah hari kerja dalam satu bulan.

Contoh:

Santo mendapat gaji Rp 7.500.000 per bulan per 15 Oktober saat bekerja di PT Merdeka Bersama. Perusahaan ini memiliki 5 hari kerja per minggu dan tutup absen pada tanggal 25.

Maka, langkah pertama adalah menentukan berapa hari kerja dalam sebulan.

Misalnya, ada 22 hari kerja di bulan Oktober.

Santo bekerja selama 7 hari kerja antara tanggal 15 Oktober (hari pertama bekerja) sampai 25 Oktober (hari tutup usaha), sehingga gaji bulan Oktober dihitung sebagai berikut:

(22/7) x Rp 7.500.000 = Rp 2.386.363.

Perhitungan gaji karyawan prorata berdasarkan jam kerja:

Rumus perhitungannya adalah:

Upah per jam = 1/173 x Upah satu bulan

Jika dibandingkan dengan hitungan hari kerja, perhitungan ini lebih sulit karena harus menghitung upah per jam, lalu mengalikan dengan jumlah jam kerja karyawan.

Contoh:

Endah adalah staf di PT Bintang Kecil yang mulai bekerja tanggal 10 Oktober 2019 dengan gaji per bulan Rp5.000.000. Perusahaan tempat Endah bekerja memiliki waktu kerja 6 hari per minggu dan tutup absen tiap tanggal 25.

Pertama, hitung upah per jam Endah:

Upah per jam = 1/173 x Rp5.000.000 = Rp28.901

Dari tanggal 10 Oktober, Endah bekerja selama 17 hari, berarti:

15 hari bekerja 8 jam / hari

2 hari bekerja 7 jam / hari

Maka perhitungan gaji prorata Endah berdasarkan jam kerja adalah:

= (15 hari x 8 jam x Rp28.901) + (2 hari x 7 jam x Rp28.901)

= Rp3.468.120 + Rp404.614

= Rp3.872.734

Jadi, gaji yang diterima Endah di bulan Oktober adalah Rp3.872.734.

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu payroll, manfaat payroll, serta metode perhitungan dan pembayarannya. Bagaimana, apakah Anda tertarik untuk menggunakan sistem ini untuk pembayaran gaji pekerja?

Nah, jika Anda membutuhkan talent atau karyawan dengan kemampuan terbaik untuk membantu mengurusi penggajian karyawan, Anda bisa memasang iklan lowongan kerjanya di KitaLulus. Di KitaLulus, Anda bisa mencari pelamar sesuai kebutuhan perusahaan secara gratis tanpa biaya sepeser pun.

Selain itu, Anda tak perlu khawatir iklan lowongan Anda akan sepi peminat, pasalnya KitaLulus akan bantu mempromosikannya ke berbagai media rekanan KitaLulus. Ratusan ribu kandidat terbaik siap bekerja untuk Anda. Jadi tunggu apalagi? Segera pasang info lowongan kerja Anda sekarang juga!

Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas

cari karyawan
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
chat whatsapp hrd