Peran invoice digital tidak terbatas hanya menggantikan invoice fisik dengan versi elektronik. Tapi juga, memberikan berbagai keuntungan dalam mengurangi pengeluaran bisnis secara keseluruhan.
Hal ini mencakup berbagai aspek mulai dari pengeluaran di bidang operasional seperti, pembelian kertas, pengiriman invoice & pengarsipan, kuantitas sumber daya manusia yang dialokasikan untuk pekerjaan tersebut. Hingga, memperlancar aliran cash flow lewat proses penagihan yang lebih cepat.
Mengurangi Pengeluaran Bisnis Secara Drastis
Biaya pengelolaan invoice manual termasuk ke dalam business expense yang sering tidak disadari. Setiap harinya, Anda mengeluarkan biaya untuk cetak invoice, kertas dan penyimpanannya.
Jika dijumlahkan, bisa memakan biaya jutaan hingga puluh jutaan (bergantung dari jumlah invoice yang dikeluarkan setiap bulannya). Sebagai contoh:
1. Biaya kertas dan tinta printer
- Biaya kertas: sekitar Rp 50.000 per rim untuk kertas A4 (Rp100,- per lembar).
- Biaya tinta printer: sekitar Rp 300.000 per botol tinta. (Estimasi 1 botol untuk print 500 lembar dalam 1 bulan, maka 1 lembar memakan biaya Rp600,- untuk cetak).
2. Biaya pengiriman fisik
- Dalam kota: Biayanya tergantung lokasi. Ambil contoh, misalnya dari daerah Kuningan ke Sudirman dengan layanan ojek online, maka bianya Rp30.000.
- Antar kota: Biaya pengiriman antar kota tergantung dan biasanya berkisar antara Rp30.000 – Rp100.000 tergantung lokasi.
3. Biaya penyimpanan arsip fisik: sekitar Rp 50.000 – Rp 200.000 per bulan, tergantung volume dokumen
4. Biaya gaji karyawan
Untuk gaji staff admin atau staff finance untuk mengelola invoice membutuhkan gaji sekitar Rp4.000.000. Per harinya, ia menerima sekitar Rp200.000 (20 hari kerja).
Dengan menghitung besaran biaya di atas, Anda menghabiskan biaya sekitar Rp230.700/invoice, untuk proses penagihan mulai dari awal hingga invoice dibayar. Ini diluar dari biaya penyimpanan arsip dan juga gaji karyawan sebagai admin untuk mengelolanya.
Secara konsep bisnis, ini sangat boros. Dimana, biaya tersebut bisa dialokasikan ke hal lain yang lebih bermanfaat. Dengan menggunakan invoice digital, Anda bisa memangkas biaya tersebut secara drastis, bahkan hingga 80% menurut Billentis.
Baca juga: Apa Itu Invoice, Fungsi, Jenis, Cara Membuat, dan Contohnya
Memperlancar Cash Flow
Selain bisa mengurangi business expense secara drastis, invoice digital juga bisa memperlancar cash flow bisnis. Pertama, penagihan bisnis berjalan lebih efisien, karena pengelolaannya menjadi lebih mudah dan cepat.
Invoice bisa diproses dimana saja dalam hitungan menit. Sehingga, bisa dikirim langsung ke customer atau supplier. Dengan begitu, proses pembayaran bisa berlangsung saat itu juga dan tersimpan ke dalam sistem secara otomatis.
Perputaran uang keluar & masuk menjadi lebih efektif. Dana yang dulunya digunakan untuk kebutuhan pengelolaan invoice mulai dari SDM hingga kebutuhan aset bisnis bisa dialokasikan untuk kebutuhan yang lebih tepat guna.
Selain itu, Anda juga bisa menerima pembayaran dari customer lebih cepat, sehingga tingkat likuiditas bisa naik. Cash flow menjadi lebih sehat & Anda bisa fokus mengembangkan bisnis Anda dengan alokasi dana yang lebih terukur.
Kesimpulan
Invoice digital adalah solusi modern yang efektif untuk menghemat pengeluaran bisnis secara signifikan. Dengan mengurangi biaya pengiriman, penyimpanan fisik, serta mengoptimalkan proses administrasi dan manajemen keuangan, bisnis dapat mengalami penghematan yang substansial.
Selain itu, invoice digital juga memungkinkan bisnis untuk beroperasi dengan lebih efisien, meningkatkan produktivitas, dan mendukung upaya keberlanjutan lingkungan. Mengadopsi invoice digital adalah langkah cerdas bagi bisnis modern yang ingin menghadapi masa depan dengan lebih baik.
Baca juga: Mengenal Jurnal Penjualan, Contoh, dan Cara Mencatatnya
