Key Performance Indicators atau KPI adalah sistem yang sering digunakan untuk mengukur seberapa efektif perusahaan bisa mencapai tujuan bisnis utama. Sebab berkaitan langsung dengan tujuan, menentukan KPI membutuhkan banyak data dan kehati-hatian.
Dalam bahasan kali ini, KitaLulus akan menjelaskan apa itu KPI, manfaat, fungsi, jenis, dan cara membuatnya.
Pengertian KPI
KPI adalah indikator pengukuran yang digunakan perusahaan untuk mengukur kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan.
Adanya indikator pengukuran ini membantu menentukan pencapaian strategis, finansial, dan operasional perusahaan.Selain itu key performance indicator juga digunakan untuk menilai kemajuan atau pencapaian terhadap kinerja masa lalu.
Dari sudut pandang SDM, KPI bisa mempermudah pencairan reward atau jenjang karir, apabila KPI yang ditetapkan tercapai.
Adapun tujuh karakteristik utama KPI adalah sebagai berikut:
- Ukuran non financial
- Ukuran yang sering digunakan
- Ukuran yang diketahui manajemen
- Semua anggota organisasi atau perusahaan sudah paham mengenai KPI
- Tanggung jawab kepada individu dan tim
- Memiliki efek yang sangat signifikan
- Memiliki efek positif
Apabila seluruh karakteristik di atas terpenuhi, KPI akan mempermudah HRD melacak tingkat keberhasilan visi misi perusahaan, sekaligus memprediksi kapan kiranya tujuan-tujuan bisnis tercapai.
Pentingnya KPI
Di dalam manajemen kinerja karyawan kehadiran KPI memainkan peranan penting. Penyusunan key performance indicator memberikan HRD dan manajemen perusahaan landasan yang objektif dalam menilai karyawan dalam menyelesaikan tanggung jawabnya.
Tidak sampai situ, KPI memiliki beberapa fungsi penting, yaitu sebagai berikut:
1. Penyemangat Kerja
Hal yang dilakukan manajemen setelah merancang KPI adalah mendistribusikannya kepada seluruh karyawan dengan jelas dan transparan. Tujuan dari transparansi ini adalah mendorong karyawan untuk termotivasi dalam bekerja sehingga bisa mencapai kinerja terbaik sesuai yang diharapkan perusahaan.
2. Mengukur Performa
Fungsi lainnya adalah untuk mengukur performa kinerja karyawan. Salah satunya faktor yang bisa diukur dari KPI adalah efektivitas waktu yang digunakan selama bekerja. Mulai dari datang ke kantor hingga selesai bekerja.
Selain itu, indikator-indikator yang disusun juga bisa digunakan untuk mengukur sejauh mana perusahaan sudah berkembang. Apakah berkembang ke arah yang baik? Atau sebaliknya?
3. Mengasah Kemampuan
Indikator dalam KPI juga berfungsi mengasah kemampuan. Setelah Anda mengatur KPI sebaik dan seefektif mungkin, maka selanjutnya yang harus diperhatikan adalah kemampuan pemegang tanggung jawab.
Artinya, karyawan yang sudah mendapatkan KPI dari manajemen maka mereka harus bertanggung jawab terhadap apa yang menjadi faktor penilaian.
Salah satu kunci dari Key Performance Indicator adalah mengasah kemampuan karyawan untuk memutuskan mana pilihan terbaik agar bisa mencapai tujuan perusahaan.
Perbedaan OKR Vs KPI
OKR dan KPI adalah dua metode performance management, namun keduanya memiliki cara yang berbeda dalam mencapai tujuan. OKR adalah kerangka kerja penetapan tujuan, sedangkan KPI melacak kinerja tujuan.
Tidak hanya itu, ada beberapa perbedaan lainnya antara OKR dan KPI, seperti:
1. Penentuan Tujuan di Dalamnya
Perbedaan OKR dan KPI pertama adalah pada tujuan di dalamnya.
Umumnya, OKR berfokus pada penetapan tujuan yang bersifat inspiratif dan aspirasional, dengan hasil yang bersifat konkret untuk mengukur pencapaian tujuan tersebut.
Sedangkan KPI fokus pada indikator-indikator kunci yang menunjukkan kinerja yang dapat dinilai apakah kinerja tersebut sudah berada di level baik atau buruk. Biasanya juga diikuti dengan serangkaian metrik yang terkait tujuan bisnis.
2. Pengaturan Waktu
Waktu pengukuran keduanya juga berbeda, OKR biasanya diatur dalam periode yang lebih singkat, seperti per kuartal atau per tahun. Tujuannya adalah agar lebih fokus pada pencapaian hasil dalam jangka waktu tertentu.
Berbeda dari KPI yang jangka waktu pengukurannya lebih panjang dan bisa bisa digunakan terus menerus sebagai indikator kinerja.
3. Hal yang Diukur
Perusahaan menggunakan KPI untuk mengukur hal-hal yang berkaitan dengan business as usual yang dilakukan karyawan. OKR digunakan untuk proyek yang bersifat strategis.
Baca juga: 10 Indikator Kinerja Karyawan dan Cara Menyusunnya
Jenis dan Contoh KPI
Setelah mengetahui indikator KPI, Anda perlu mengetahui jenis-jenis KPI beserta contohnya.
1. Finansial
Untuk mengetahui pertumbuhan sebuah bisnis, hal yang pertama dilihat adalah kondisi keuangan atau finansialnya. Oleh sebab itu, jenis KPI yang perlu diketahui pertama kali adalah finansial.
KPI finansial mengukur berbagai hal yang menjadi tanggung jawab departemen keuangan, seperti pendapatan, pengeluaran, biaya operasional, arus kas, hingga utang piutang. Aspek-aspek ini penting dipantau guna menjadi acuan pengambilan keputusan pada aktivitas bisnis ke depannya.
Contoh KPI finansial adalah meningkatkan ROI (Return of Investment) sebesar 20% pada Januari 2023.
2. Operasional
Operasional adalah segala hal yang berkaitan dengan pelayanan karyawan terhadap pelanggan. Pengukuran KPI operasional berbeda-beda sesuai jenis bisnis. Misalnya:
- Bisnis konsultan: mengoptimalkan pelayanan kepada klien dengan melakukan konsultasi dan penyelesaian masalah secara tuntas.
- Bisnis frozen food: menjaga kualitas dan nutrisi makanan hingga ke tangan konsumen dengan pengiriman instan dan aman.
3. Pertumbuhan
Pertumbuhan atau lebih dikenal dengan istilah growth menjadi KPI yang perlu diukur dalam setiap bisnis. KPI ini diukur dengan kontribusi beberapa departemen tergantung pada jenis growth yang akan diukur.
KPI growth terdapat banyak macam, seperti leads, followers, jumlah klien, jumlah visitor situs web, dan sebagainya.
4. Sales
KPI sales menjadi metrik penting untuk mengevaluasi proses perolehan revenue perusahaan dan indikator utama untuk melihat pencapaian tujuan finansial. Beberapa contoh yang bisa digunakan untuk KPI sales antara lain:
- Customer acquisition cost
- Lead to client conversation rate
- Total sales revenue
- Sales cycle length
5. Customer Service
Ada beberapa indikator yang bisa Anda gunakan untuk mengukur seberapa efektif tim customer service menjalankan tugasnya, yaitu:
- Customer satisfaction score
- Net promoter score
- Customer service response time
6. HRD
Departemen HR juga perlu memiliki KPI HRD sebagai acuan keberhasilan, ada pun beberapa metrik yang bisa dimasukkan antara lain:
- Recruiting conversion rate
- Cost per hire
- Absenteeism rate
- Employee turnover rate
Baca juga: Penilaian Kinerja Karyawan: Metode, Indikator, dan Contohnya
Cara Membuat KPI
Tak dapat dipungkiri, penyusunan KPI adalah proses yang lama dan membutuhkan keterlibatan banyak pihak. Akan tetapi KitaLulus jamin, KPI akan mempermudah penilaian kinerja bisnis di masa depan.
Sudah siap mengatur KPI perusahaan sekarang juga? Berikut ini beberapa langkah untuk Anda lakukan.
1. Lakukan Identifikasi Kinerja Bisnis yang Ingin Diukur
Sebelum membuat KPI, Anda harus memahami proyek bisnis atau pekerjaan mana yang akan dijalankan lebih dulu. Hal tersebut diperlukan supaya Anda bisa membuat skala prioritas target paling penting yang harus dicapai perusahaan di waktu tersebut. Ibarat perjalanan, KPI sama seperti peta rute.
2. Lakukan Penetapan Tolok Ukur
Salah satu tujuan KPI adalah mengukur kinerja karyawan dan proyek bisnis. Maka dari itu, akan lebih baik apabila Anda menetapkan tolok ukur kuantitatif untuk tiap poin KPI yang ditetapkan.
Agar angkanya akurat dan berlandaskan data, jangan lupa libatkan divisi atau karyawan yang bertanggungjawab atas pencapaian KPI tadi. Contoh KPI dengan tolok ukur baik misalnya:
- Mencapai omzet Rp5M per 31 Mei 2023
- Mendapatkan followers Instagram sebanyak 300 ribu per 30 April 2023
- Memproduksi 10 ribu produk setiap bulan
3. Gunakan Metode SMART
Untuk memudahkan Anda dalam menyusun tiap indikator dalam KPI, coba gunakan metode SMART, yaitu:
- Time-bound: punya batasan waktu tertentu.
- Specific: punya objektif yang tidak terlalu lebar, spesifik pada target tertentu yang ingin dicapai.
- Measurable: dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif (tapi diutamakan kuantitatif).
- Attainable: dapat dicapai, masuk akal dicapai dengan sumber daya yang tersedia.
- Relevant: selaras dengan visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
4. Breakdown KPI ke Peran-peran Terkecil
Salah satu kelebihan dari KPI adalah bisa melakukan review dari kinerja yang dilakukan sebagai tolok ukur berdasarkan job description tiap karyawan terlibat. Dengan demikian, KPI perusahaan dapat dipecah-pecah lagi menjadi KPI divisi, dan KPI divisi bisa dipecah ke KPI perseorangan.
Bisa dibilang, tahap breakdown KPI adalah tahap terpenting dalam proses ini. Hal tersebut akan membantu melacak siapa saja divisi/orang yang bertanggungjawab untuk KPI yang lebih besar, entah KPI tersebut tercapai atau tidak.
5. Lakukan Evaluasi Perubahan Target/Kinerja
Cara membuat KPI berikutnya adalah meninjau KPI di periode sebelumnya. Jika hasil dari KPI yang dibebankan dapat terpenuhi, maka Anda bisa saja menaikkan target untuk meningkatkan hasil.
Namun, jika ternyata tidak memenuhi target, Anda perlu melakukan identifikasi apa yang menyebabkan hal itu bisa terjadi. Sehingga Anda bisa mengatur KPI perusahan di periode ini dengan lebih baik lagi.
6. Mengatur KPI Perusahaan Dari Awal
Jika Anda sudah memahami langkah-langkah sebelumnya, maka saatnya mengatur KPI perusahaan. Pastikan semua hal seperti target, tolok ukur, dan sumber data, semua sudah siap.
Contoh KPI untuk divisi Content Management:
- Membuat 3 artikel dengan 750 – 1500 kata per hari
- Mendapatkan traffic website sebanyak 300 ribu per bulan
- Melakukan indeksasi artikel ke Google sebanyak 1000 artikel per 30 Juni 2023
Contoh KPI untuk divisi HRD:
- Mengurangi turnover karyawan sebesar 5% sepanjang tahun 2023
- Melakukan pelatihan karyawan minimal 5 kali sepanjang tahun 2023
- Melakukan proses rekrutmen untuk 3 divisi baru pada bulan Maret 2023
Cara Menerapkan KPI yang Efektif
Berikut beberapa hal penting yang harus diterapkan agar KPI bisa diterapkan secara efektif di perusahaan.
1. Objektif dan Strategi Perusahaan Harus Jelas & Realistis
Penyusunan KPI harusnya objektif dan strategis. Semua indikator haruslah sejalan dengan visi besar perusahaan.
Selain itu, objektif juga harus realistis, boleh menaikkan standar sedikit (seperti sistem OKR), akan tetapi jangan lupa pastikan sumber daya untuk mencapai objektif tersebut tersedia.
2. Sistem yang Mendukung
Sistem yang mendukung dalam membuat dan mengukur laporan kerja juga harus diterapkan.
Sistem ini wajib terintegrasi, diawasi, dan didukung oleh pihak-pihak bertanggung jawab, mulai dari level pekerja biasa, ketua divisi, supervisor, manajer, hingga sampai ke tingkat tertinggi perusahaan.
3. Komunikasi
Anda harus memperlakukan KPI sebagaimana alat komunikasi antar karyawan serta antara karyawan dan atasan.
Meskipun misalnya Anda punya hubungan kurang baik dengan seseorang dalam perusahaan, demi tercapainya KPI Anda perlu bersikap profesional dan tetap berkomunikasi dengan yang bersangkutan.
Setelah berhasil menyusun tiap indikator dalam KPI, pastikan untuk secara rutin memantau progresnya.
Bagi HR, selain harus memastikan karyawan mencapai KPI, mereka juga memiliki key performance indicator yang harus dicapai, salah satunya rekrutmen.
Agar bisa mencapai KPI rekrutmen, percayakan prosesnya bersama Premium Rekrutmen KitaLulus.
Premium Rekrutmen KitaLulus sudah didukung teknologi AI yang membantu proses screening lebih tepat dan cepat. Lalu ada juga dashboard khusus yang membantu mengelola berbagai proses rekrutmen yang sedang berlangsung.
Jadi, tidak hanya sekadar pasang loker saja, yuk daftarkan perusahaan Anda sekarang!
