Campus Hiring, Contoh Proposal, dan Strategi untuk Perusahaan - KitaLulus

Kebutuhan akan fresh graduate berkualitas terus meningkat setiap tahun, terutama di bidang seperti marketing, finance, dan teknologi. Namun, meskipun sudah menggunakan job portal, CV yang masuk sering kali tidak relevan.

Campus hiring bisa menjadi solusi. Dengan datang langsung ke universitas, perusahaan punya kesempatan untuk bertemu kandidat potensial sejak awal, tanpa harus menunggu mereka melamar lebih dulu. Banyak talenta terbaik yang sebenarnya cocok, tapi belum sempat cari lowongan. 

Lewat artikel ini, Anda akan memahami bagaimana campus hiring bekerja dan bagaimana menyusunnya agar bisa menjadi strategi rekrutmen yang efektif.

Apa Itu Campus Hiring?

Campus hiring adalah strategi rekrutmen proaktif di mana perusahaan bekerja sama langsung dengan universitas untuk menjaring mahasiswa dan fresh graduate terbaik. 

Tujuannya bisa untuk posisi magang maupun pekerjaan penuh waktu. Berbeda dengan rekrutmen pasif melalui job portal, rekrutmen kampus memungkinkan perusahaan menyasar talenta sejak dari bangku kuliah, bahkan sebelum mereka melamar.

Bagi HR, campus hiring bukan sekadar hadir di job fair, tapi bagian dari strategi jangka panjang untuk membangun jalur rekrutmen langsung dari kampus ke perusahaan.

Mengapa Campus Hiring Penting?

Campus hiring menjadi elemen penting dalam strategi talent acquisition karena ini adalah investasi untuk masa depan perusahaan. Berikut beberapa alasan utamanya:

1. Akses ke Talenta Berkualitas

Melalui campus hiring, perusahaan bisa langsung menjangkau mahasiswa atau fresh graduate yang masih berada di fase awal karier. Mereka umumnya lebih terbuka belajar, memiliki semangat tinggi, dan pengetahuan akademik yang masih relevan dengan perkembangan industri.

Perusahaan juga dapat memilih dari jurusan atau kampus tertentu yang sudah dikenal memiliki kualitas lulusan yang sesuai kebutuhan.

2. Proses Rekrutmen Lebih Efisien

Campus hiring memberikan peluang bagi perusahaan untuk melakukan penyaringan awal secara lebih terfokus. Karena kandidat umumnya berasal dari jurusan atau latar belakang studi yang sesuai, proses sourcing dan screening menjadi lebih terarah.

Pendekatan ini dapat melengkapi strategi rekrutmen lain yang sudah berjalan melalui job portal, untuk mempercepat proses pencarian kandidat yang tepat sesuai kebutuhan posisi.

3. Meningkatkan Employer Branding di Kampus

Aktivitas di kampus seperti seminar, sesi karier, atau sponsorship event memberi peluang bagi perusahaan untuk dikenal dan membangun citra positif di mata mahasiswa.

Saat lulusan mulai mencari pekerjaan, mereka cenderung melamar ke perusahaan yang sudah familiar dan punya reputasi baik sejak masa kuliah.

4. Bangun Talent Pool Sejak Dini

Campus hiring membangun hubungan jangka panjang dengan calon talenta. Perusahaan bisa menjaring mahasiswa untuk program magang, lalu melakukan penilaian selama masa magang sebagai uji coba sebelum rekrutmen full-time.

Dengan begitu, saat mereka lulus, proses onboarding akan jauh lebih cepat karena kandidat sudah mengenal sistem dan budaya kerja perusahaan.

Tempat dan Bentuk Campus Hiring

Campus hiring bisa dilakukan secara langsung di lingkungan kampus, seperti universitas, politeknik, atau institut, atau secara daring. Pilihannya tergantung kebutuhan perusahaan dan akses ke kandidat yang dituju. Berikut beberapa bentuk pelaksanaannya:

1. Job Fair dan Career Day di Kampus

Ini adalah bentuk yang paling sering ditemui. Kampus menyelenggarakan acara besar (biasanya tahunan) di mana banyak perusahaan membuka booth atau stand untuk bertemu langsung dengan ribuan mahasiswa dan fresh graduate.

Di sini, tim HR biasanya mengumpulkan CV, menjawab pertanyaan, dan kadang langsung melakukan screening awal. 

Cocok untuk menjangkau banyak kandidat sekaligus dan membangun brand awareness perusahaan di kalangan mahasiswa.

2. Company Presentation, Guest Lecture, dan Sharing Session

Perusahaan bekerjasama dengan fakultas atau career center untuk mengadakan sesi presentasi khusus, kuliah tamu, atau sharing session tentang industri/teknologi terbaru.

HR dan/atau pimpinan perusahaan (seperti CTO/CEO) akan menjadi pembicara. Setelah sesi selesai, mereka biasanya membuka sesi tanya jawab karir dan mengundang peserta untuk mendaftar pada program rekrutmen.

Ini cocok untuk menjangkau kandidat yang sangat spesifik (misalnya, mahasiswa Teknik Informatika). 

3. Walk-in Interview dan Assessment di Area Kampus

Perusahaan menggunakan fasilitas kampus (ruang kelas, auditorium, atau kantor pusat karir) untuk menyelenggarakan seluruh atau sebagian proses rekrutmen di sana.

Setelah mengumpulkan CV dari pendaftaran online atau job fair, perusahaan memanggil kandidat terpilih untuk wawancara, tes tertulis, atau tes psikologi, semuanya dilakukan di lokasi kampus.

Prosesnya bisa berlangsung cepat karena kandidat sudah terkumpul dan lokasi seleksi mudah dijangkau oleh mahasiswa.

4. Campus Hiring Online atau Virtual

Seluruh kegiatan rekrutmen, mulai dari pendaftaran, presentasi, webinar, virtual job fair, hingga walk-in interview, dilakukan sepenuhnya secara daring menggunakan platform video conference dan aplikasi rekrutmen online.

Perusahaan bisa menjangkau kampus di berbagai daerah sekaligus, dengan biaya yang lebih efisien.

Strategi Campus Hiring yang Efektif untuk HR

Agar program rekrutmen di universitas berhasil, HR perlu menyusun strategi yang tepat. 

1. Tentukan Tujuan dan Profil Kandidat

Langkah pertama: tahu dulu siapa yang Anda butuhkan dan untuk apa.

• Tentukan targetnya: Apakah sedang cari 10 intern untuk 3 bulan ke depan? Atau 5 karyawan tetap untuk divisi tech?
• Kenali profil kandidat ideal: Definisikan spesifikasinya: jurusan, IPK minimum (jika relevan), keterampilan teknis (hard skill), dan kemampuan non-teknis (soft skill) yang paling dibutuhkan perusahaan.

Semakin jelas tujuan dan profilnya, semakin mudah menyusun langkah berikutnya.

2. Pilih Kampus dan Jurusan yang Relevan

Tak semua kampus cocok dengan kebutuhan perusahaan Anda, jadi penting untuk selektif. Targetkan kampus yang memiliki reputasi kuat di bidang yang Anda butuhkan (misalnya, IT di Institut A, Akuntansi di Universitas B).

Lihat apakah kurikulum mendukung kebutuhan Anda. Misalnya, jika butuh talenta yang paham JavaScript, cari kampus yang mengajarkan materi tersebut secara mendalam.

3. Siapkan Materi Branding yang Menarik

Mahasiswa ingin tahu lebih dari sekadar nama perusahaan. Mereka ingin tahu “apa untungnya buat saya?”

Fokus pada hal-hal yang menarik untuk fresh graduate: budaya kerja, peluang belajar, karier jangka panjang.Video singkat, testimoni junior staff, dan presentasi yang ringkas akan lebih menarik ketimbang brosur panjang.

4. Permudah Proses Seleksi

Mahasiswa belum terbiasa dengan proses rekrutmen yang rumit, jadi buat alurnya sesederhana mungkin. Sebisa mungkin, minimalkan jumlah tahapan. Jika tes dan wawancara bisa dilakukan dalam sehari di kampus, itu lebih baik.

Berikan informasi yang jelas tentang setiap tahap: apa yang diuji, kapan hasilnya keluar, dan siapa yang akan mewawancarai. Simpel dan to-the-point.

5. Integrasi Campus Hiring dengan Talent Pool & Platform Rekrutmen

Data dari campus hiring harus jadi investasi jangka panjang. Semua CV dan data kontak kandidat harus dimasukkan ke dalam Talent Pool perusahaan, terlepas dari apakah mereka diterima atau tidak.

Gunakan aplikasi rekrutmen untuk menyimpan dan mengelola data kandidat secara terpusat. Jika setelah event kampus Anda masih membuka posisi yang sama, Anda hanya tinggal mengunggah lowongannya di aplikasi rekrutmen dan lowongan akan dikirim ke segmen kandidat yang relevan.

Langkah-Langkah Menjalankan Program Campus Hiring

Setelah strateginya disusun, berikut langkah-langkah yang harus dilakukan: 

1. Persiapan Internal: Budget, Tim, dan Kebutuhan Posisi

Langkah pertama adalah memastikan kesiapan di internal perusahaan.

• Tentukan anggaran: Hitung biaya untuk perjalanan, booth, materi promosi, dan akomodasi jika perlu.
• Bentuk tim pelaksana: Libatkan HR dan perwakilan dari divisi yang akan merekrut agar proses seleksi lebih akurat.
• Pastikan kebutuhan posisi: Pastikan posisi dan jumlah kebutuhan sudah dikonfirmasi dengan atasan atau manajemen.

2. Menghubungi Career Center Kampus dan Menyusun Kerja Sama

Career center adalah pintu utama untuk bisa masuk ke lingkungan kampus secara resmi. Kontak dan jelaskan tujuan Anda. Career center biasanya sangat terbuka untuk kerja sama yang menguntungkan lulusan mereka.

Sepakati format campus hiring yang akan diselenggarakan (misalnya, job fair, walk-in interview, atau guest lecture).

3. Promosikan Acara ke Mahasiswa

Promosi yang tepat akan bantu meningkatkan antusiasme peserta. Gunakan channel seperti akun Instagram Career Center, grup WhatsApp jurusan, atau email kampus.

Selain itu, pertimbangkan merekrut beberapa mahasiswa sebagai Duta Kampus (Campus Ambassador) untuk mempromosikan acara Anda dari mulut ke mulut.

4. Pelaksanaan Acara: Dari Sesi Pengenalan sampai Seleksi

Pastikan acara berjalan lancar dan memberikan kesan positif. Mulai dengan presentasi yang menarik tentang employee value proposition perusahaan.

Kemudian, lakukan screening dan wawancara secara singkat namun efektif. Kandidat potensial bisa langsung dilanjutkan ke tahap berikutnya.

5. Follow Up Kandidat & Proses Onboarding

Jangan sampai kandidat berkualitas hilang karena terlambat ditindaklanjuti. Kirim hasil seleksi maksimal 1-2 minggu setelah acara.

Setelah diterima, pastikan pengalaman pertama mereka di perusahaan menyenangkan dan memberi kesan profesional. Ini akan memperkuat keputusan mereka untuk bergabung dengan perusahaan Anda.

Contoh Surat Permohonan Campus Hiring

Surat permohonan campus hiring adalah dokumen formal yang digunakan perusahaan untuk mengajukan kerja sama kepada universitas, politeknik, career center, atau ikatan alumni. 

Fungsinya sebagai pengantar resmi agar kampus memahami tujuan, kebutuhan posisi, dan bentuk kegiatan rekrutmen yang ingin dilakukan.

Struktur & Komponen Surat Campus Hiring

Berikut adalah kelengkapan yang harus disiapkan dan dilampirkan bersama surat permohonan:

1. Surat Permohonan Resmi

Bagian inti berisi tujuan pengajuan dan gambaran singkat mengenai kebutuhan perusahaan. Poin yang harus disertakan:

• Ditujukan kepada pihak yang tepat, seperti Kepala Career Center atau Ketua Ikatan Alumni.
• Subjek surat yang jelas, misalnya “Permohonan Kerja Sama Campus Hiring”.
• Penjelasan singkat mengenai rencana kegiatan, manfaat kerja sama, dan kebutuhan posisi.

2. Detail Posisi yang Dibutuhkan (Job Details)

Kampus perlu mengetahui posisi apa yang dibuka agar mereka bisa menargetkan mahasiswa atau lulusan yang relevan. Bagian ini biasanya mencakup:

• Judul posisi yang dibuka, misalnya Junior Fullstack Developer.
• Jenis pekerjaan (full‑time, kontrak, atau magang).
• Deskripsi tugas utama secara ringkas.
• Lokasi kerja atau skema kerja (onsite/remote).

3. Persyaratan Pekerjaan (Job Requirements)

Berisi kriteria yang menjadi acuan seleksi awal oleh pihak kampus, seperti:

• Jenjang pendidikan yang diperlukan (misalnya D3/S1).
• Program studi yang relevan dengan posisi.
• Pengalaman kerja, apakah diutamakan untuk mahasiswa yang sudah punya pengalaman magang atau non-pengalaman juga bisa mendaftar.
• Keahlian teknis maupun non-teknis yang wajib dimiliki.
• Persyaratan bahasa jika ada.

4. Profil dan Kontak Perusahaan

Bagian ini membantu kampus menilai kredibilitas perusahaan dan memudahkan koordinasi lebih lanjut. Biasanya terdiri dari:

• Profil perusahaan dalam 3–4 kalimat (bidang usaha, visi, atau pencapaian).
• Kontak resmi seperti nomor telepon dan email HR.
• Website perusahaan atau halaman karir.

5. Informasi Tambahan Terkait Acara

Jika kegiatan campus hiring mencakup sesi tertentu, cantumkan juga:

• Jadwal atau tanggal yang diinginkan.
• Bentuk kegiatan (company presentation, walk‑in interview, job fair).
• Permintaan fasilitas kampus bila diperlukan, seperti ruang kelas untuk assessment atau auditorium.

Contoh Surat Permohonan Campus Hiring

Anda dapat menggunakan template surat permohonan campus hiring ini, sesuaikan detailnya dengan perusahaan dan institusi yang Anda tuju.

Cara Mengukur Keberhasilan Campus Hiring

Agar strategi campus hiring benar-benar bermanfaat dan bukan sekadar rutinitas tahunan, perusahaan perlu memiliki cara yang jelas untuk mengukur hasilnya. 

Evaluasi ini membantu menentukan apakah program yang dijalankan layak diteruskan, ditingkatkan, atau perlu penyesuaian.

1. Tentukan KPI atau Indikator Keberhasilan

Langkah pertama adalah menetapkan Key Performance Indicators (KPI) sejak awal. KPI ini akan menjadi acuan untuk menilai apakah tujuan campus hiring tercapai. Contohnya:

• Jumlah pelamar yang mendaftar selama program berlangsung
• Rasio pelamar yang lolos seleksi awal hingga tahap akhir
• Waktu yang dibutuhkan dari proses sourcing hingga offering
• Biaya rekrutmen per kandidat yang berhasil direkrut (cost per hire)
• Retensi karyawan dari jalur campus hiring dalam 6–12 bulan pertama

Dengan indikator yang jelas, HR dapat mengevaluasi efisiensi waktu, efektivitas program, dan kualitas talenta yang diperoleh.

2. Buat Laporan Setelah Program Selesai

Setelah program berakhir, penting untuk menyusun laporan yang merangkum keseluruhan proses dan hasilnya. Laporan ini bisa mencakup:

• Data kuantitatif (jumlah pelamar, yang diterima, dll.)
• Feedback dari peserta dan panitia
• Evaluasi tantangan teknis/logistik
• Rekomendasi untuk pelaksanaan selanjutnya

Dokumentasi ini akan sangat berguna untuk menyusun strategi di tahun berikutnya atau saat program serupa dilakukan di kampus lain. 

Baca juga: 6 Contoh Laporan Rekrutmen Karyawan, Template, dan Cara Buat

3. Optimalkan dengan Platform Rekrutmen Seperti KitaLulus

Untuk memaksimalkan hasil campus hiring, penting bagi perusahaan untuk tidak hanya mengandalkan proses offline, tetapi juga mengintegrasikannya dengan platform rekrutmen digital. KitaLulus hadir sebagai mitra strategis untuk membantu Anda:

• Menjangkau ribuan mahasiswa dan fresh graduate dari berbagai universitas di seluruh Indonesia
• Memperluas talent pool dari program offline ke online secara cepat
• Mengelola pendaftaran kandidat dengan lebih terstruktur melalui fitur publikasi lowongan dan lamaran masuk

Yuk, coba KitaLulus sekarang!