Cara Mudah Menghitung Jumlah Karyawan yang Dibutuhkan Perusahaan

Menghitung jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan adalah bagian penting dari manpower planning. Tanpa perencanaan yang tepat, perusahaan bisa menghadapi risiko kelebihan tenaga kerja atau justru kekurangan karyawan. 

Laporan Asian Development Bank (ADB) menunjukkan bahwa perencanaan tenaga kerja yang baik berkontribusi langsung pada peningkatan produktivitas di Indonesia.

Karena itu, HR perlu memahami rumus menghitung tenaga kerja secara akurat agar strategi rekrutmen berjalan lebih efektif. Seperti apa cara menghitungnya? Baca lebih lanjut di artikel berikut. 

3 Metode Paling Mudah Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

Perhitungan yang tepat membantu perusahaan mengetahui berapa banyak orang yang perlu direkrut, keterampilan apa yang dibutuhkan, dan berapa lama mereka harus bekerja. 

Dengan cara ini, perusahaan bisa menghindari risiko memiliki terlalu banyak karyawan yang membebani biaya, atau terlalu sedikit karyawan yang justru membuat pekerjaan terhambat.

1. Analisis Beban Kerja 

Metode ini paling sederhana dan sering dipakai. Prinsipnya, Anda menghitung total jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau proyek, lalu membaginya dengan jumlah jam efektif yang bisa dikerjakan oleh seorang karyawan.

Rumus:

Contoh:

Sebuah proyek diperkirakan memakan waktu 480 jam. Setiap karyawan bisa bekerja 40 jam per minggu, tetapi karena ada tugas rutin lain, jam efektif yang bisa dicurahkan hanya 30 jam per minggu.

• Total jam proyek = 480 jam
• Jam efektif per karyawan = 30 jam/minggu
• Kebutuhan tenaga kerja = 480 ÷ 30 = 16 minggu / karyawan

Jika proyek harus selesai dalam 4 minggu, maka 16 ÷ 4 = 4 orang karyawan yang diperlukan.

2. Studi Kerja

Metode ini lebih detail karena pekerjaan dipecah ke dalam daftar tugas yang lebih kecil. 

Setiap tugas diperkirakan waktunya, lalu semua dijumlahkan untuk mengetahui total jam kerja. Cocok digunakan untuk proyek dengan banyak tahap atau membutuhkan keterampilan yang berbeda-beda.

Langkah-langkah:

1. Buat daftar semua tugas yang harus dilakukan.
2. Perkirakan waktu untuk setiap tugas.
3. Jumlahkan semua jam kerja.
4. Hitung kebutuhan tenaga kerja dengan rumus sama seperti metode pertama.

Contoh:

Anda meluncurkan produk baru dengan estimasi waktu:

• Desain produk: 120 jam
• Riset pasar: 80 jam
• Pengembangan prototipe: 150 jam
• Materi marketing: 90 jam
• Penjualan awal: 40 jam

Total jam proyek = 480 jam. Perhitungannya sama dengan metode sebelumnya, hanya saja dengan cara ini Anda bisa tahu persis bagian mana yang butuh lebih banyak tenaga, misalnya desain atau pemasaran.

3. Metode Rasio

Metode ini menggunakan perbandingan untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja. Prinsipnya adalah melihat hubungan antara indikator tertentu (misalnya pendapatan, laba, atau jumlah unit yang diproduksi) dengan jumlah karyawan yang dibutuhkan. 

Cara menghitung rasio tenaga kerja sederhana: tentukan rasio antara output (misalnya pendapatan) dengan jumlah karyawan yang ada, lalu gunakan rasio itu untuk memproyeksikan kebutuhan di masa depan.

Contoh:

Tahun lalu, perusahaan memiliki 100 karyawan dengan total pendapatan Rp100 miliar. Dari sini bisa dihitung rasio pendapatan per karyawan:

• Total pendapatan ÷ jumlah karyawan = Rp100 miliar ÷ 100 = Rp1 miliar per karyawan

Artinya, rata-rata satu karyawan berkontribusi Rp1 miliar terhadap pendapatan. Jika tahun ini perusahaan menargetkan Rp200 miliar, maka kebutuhan karyawan bisa dihitung:

• Target pendapatan ÷ rasio pendapatan per karyawan = Rp200 miliar ÷ Rp1 miliar = 200 karyawan

Dengan kondisi sekarang sudah ada 100 karyawan, maka tambahan yang dibutuhkan adalah 100 orang baru.

Metode ini sederhana karena langsung mengaitkan target bisnis dengan jumlah tenaga kerja. Namun, perlu diingat bahwa faktor efisiensi, teknologi, atau perubahan model kerja juga bisa memengaruhi hasil perhitungannya.

Faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja

Menentukan kebutuhan tenaga kerja yang tepat tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada banyak faktor internal maupun eksternal yang memengaruhi jumlah orang yang harus direkrut serta keterampilan yang dibutuhkan. 

Faktor Internal

1. Volume dan Kompleksitas Pekerjaan

Jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan, target produksi, atau layanan yang diberikan akan sangat menentukan besarnya kebutuhan tenaga kerja. Semakin rumit pekerjaannya, semakin tinggi pula jumlah dan keterampilan yang dibutuhkan.

2. Tingkat Otomatisasi dan Teknologi

Penggunaan mesin atau teknologi dapat mengurangi kebutuhan jumlah karyawan, tetapi biasanya membutuhkan tenaga dengan kemampuan teknis yang lebih tinggi. Semakin canggih sistem yang digunakan, semakin tinggi pula produktivitas karyawan.

3. Struktur Organisasi

Organisasi dengan struktur yang sederhana cenderung membutuhkan lebih sedikit manajer menengah, sedangkan organisasi dengan banyak lapisan manajemen membutuhkan tenaga lebih banyak di berbagai level. 

Cara membagi tanggung jawab dan sejauh mana delegasi dilakukan juga menentukan jumlah tenaga kerja yang diperlukan.

4. Produktivitas Karyawan

Keterampilan, pengalaman, serta motivasi karyawan memengaruhi seberapa besar output yang bisa dihasilkan. Tim yang banyak diisi karyawan baru biasanya membutuhkan lebih banyak tenaga untuk mencapai target dibanding tim yang sudah berpengalaman.

5. Pola Absensi dan Turnover

Tingkat ketidakhadiran, cuti, dan angka pergantian karyawan juga harus diperhitungkan. Jika angka absensi atau turnover tinggi, perusahaan harus menyiapkan kapasitas tambahan agar produktivitas tetap terjaga.

Faktor Eksternal

1. Kondisi Pasar dan Industri

Permintaan pasar yang naik turun atau perubahan kebutuhan pelanggan bisa membuat perusahaan harus lebih fleksibel dalam merencanakan tenaga kerja. Persaingan ketat juga menuntut efisiensi, yang pada akhirnya memengaruhi struktur tenaga kerja.

2. Regulasi Ketenagakerjaan

Aturan mengenai jam kerja, lembur, atau rasio tertentu (seperti jumlah guru-murid di sekolah atau perawat-pasien di rumah sakit) membatasi cara perusahaan mengelola tenaga kerja. 

Selain itu, regulasi keselamatan kerja juga bisa mewajibkan jumlah minimum staf di bidang tertentu.

3. Kondisi Ekonomi

Keadaan ekonomi secara langsung memengaruhi kebutuhan tenaga kerja. Saat ekonomi tumbuh, permintaan produk dan layanan naik sehingga kebutuhan karyawan bertambah. 

Sebaliknya, saat resesi, perusahaan cenderung menahan perekrutan. Faktor lain seperti ketersediaan tenaga kerja di pasar, inflasi, dan kenaikan upah juga ikut berpengaruh.

4. Perubahan Teknologi dan Disrupsi

Munculnya teknologi baru bisa mengubah cara kerja secara drastis. Ada peran lama yang hilang karena digantikan otomatisasi, sementara peran baru muncul karena kebutuhan digitalisasi. 

Perusahaan perlu terus menyesuaikan struktur tenaga kerjanya agar tetap relevan.

Kapan Harus Melakukan Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja?

Menghitung kebutuhan tenaga kerja perlu terus diperbarui sesuai perkembangan bisnis. Ada beberapa momen penting di mana perhitungan ini sebaiknya dilakukan agar perusahaan tetap memiliki tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan:

• Perencanaan anggaran tahunan: Saat menyusun anggaran rekrutmen dan rencana sumber daya, penting menghitung ulang kebutuhan tenaga kerja agar selaras dengan target perusahaan.
• Ekspansi bisnis: Ketika perusahaan membuka cabang baru, menambah lini produk, atau masuk ke pasar baru, jumlah dan keterampilan tenaga kerja pasti perlu disesuaikan.
• Restrukturisasi organisasi: Perubahan struktur, merger, akuisisi, atau perampingan membuat distribusi pekerjaan bergeser. Ini saat yang tepat untuk mengevaluasi ulang jumlah karyawan.
• Penerapan teknologi baru: Adopsi sistem atau teknologi baru bisa mengurangi beberapa pekerjaan manual, namun juga bisa menuntut keahlian baru. Perhitungan tenaga kerja perlu disesuaikan dengan perubahan ini.
• Perubahan regulasi: Jika ada aturan ketenagakerjaan baru (misalnya soal jam kerja, keselamatan, atau rasio tertentu), perusahaan wajib menyesuaikan jumlah karyawannya.
• Review berkala: Sebagai praktik terbaik, kebutuhan tenaga kerja sebaiknya ditinjau setidaknya setahun sekali. Untuk bisnis yang fluktuasinya tinggi, evaluasi per kuartal bisa lebih efektif

Rekrut Tenaga Kerja Terbaik untuk Perusahaan Anda Bersama KitaLulus

Itulah 3 cara paling mudah yang bisa dilakukan HR untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja. Meski menjadi salah satu komponen biaya terbesar, tenaga kerja juga merupakan faktor kunci dalam menentukan kesuksesan perusahaan. 

Karena itu, perencanaan tenaga kerja (manpower planning) dengan perhitungan yang tepat sangat penting dilakukan.

Dari perhitungan ini, HR bisa menyusun kualifikasi kandidat secara lebih jelas, mulai dari keterampilan, kompetensi, hingga pengalaman yang dibutuhkan. Untuk meminimalkan risiko salah rekrut, perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi rekrutmen berbasis AI seperti KitaLulus.

KitaLulus menyediakan berbagai fitur gratis yang mendukung proses rekrutmen, di antaranya:

• Pasang loker gratis, cocok untuk perusahaan yang baru mulai rekrutmen atau ingin menghemat anggaran.
• Jangkauan luas di seluruh Indonesia, menjangkau lebih dari 11 juta pelamar di 350+ kota dan kabupaten.
• Dashboard terpadu, untuk memantau dan mengelola seluruh proses seleksi dalam satu tempat yang praktis dan mudah digunakan.

Jika kebutuhan rekrutmen lebih kompleks, tersedia juga Paket Premium dengan fitur tambahan, seperti:

• Screening CV berbasis AI, mampu menyaring 100+ CV hanya dalam 2 menit dan menampilkan kandidat paling relevan.
• Pasang lowongan tanpa batas, mendukung kebutuhan mass hiring tanpa limit jumlah posisi.
• Promosi lowongan, menempatkan iklan di posisi strategis dalam aplikasi agar menjangkau lebih banyak kandidat berkualitas.
• Undangan wawancara langsung, menjadwalkan wawancara dari dashboard tanpa perlu berpindah aplikasi.
• Background check, memeriksa riwayat hukum dan finansial kandidat sejak awal untuk memastikan kredibilitas.

Dengan dukungan fitur-fitur tersebut, proses rekrutmen bisa berjalan lebih cepat, tepat, dan aman. Yuk, mulai pasang lowongan kerja gratis di KitaLulus dan wujudkan target rekrutmen yang lebih efektif!