Data karyawan adalah informasi masih penting yang perlu dikumpulkan dan dikelola oleh HR. Data ini akan menjadi basis HR dan juga manajerial perusahaan dalam menjalankan operasional dan proses administrasi yang ada di perusahaan.
Oleh karena itu, penting sekali bagi para praktisi HR mengetahui apa saja data-data karyawan yang perlu dikumpulkan, caranya pengumpulannya, sampai dengan mengelolanya. Berikut ini KitaLulus sudah siapkan penjelasan lengkapnya!
Pengertian Data Karyawan
Data Karyawan adalah informasi mengenai karyawan selama siklus hidupnya di perusahaan. Mulai dari onboarding sampai dengan resign atau pensiun.
Informasi ini dapat berisikan data pribadi mulai dari nama, alamat, tanggal lahir, sampai informasi yang lebih kompleks seperti riwayat karier, kompetensi, kinerja, pelatihan, reward atau punishment yang pernah didapatkan.
Mengumpulkan data ini sangat penting bagi perusahaan, karena dari sinilah karyawan mendapatkan informasi penting yang mendukung proses pengambilan keputusan.
Data karyawan akan memudahkan proses rekrutmen, monitoring kinerja, mengelola cuti, sampai dengan perencanaan learning and development.
Contoh Data Karyawan yang Ada di Perusahaan
Terdapat beberapa data penting yang perlu dikumpulkan dan dikelola oleh perusahaan terkait dengan karyawan, yaitu sebagai berikut:
1. Data Personal Karyawan
Data personal karyawan atau juga data pribadi adalah contoh data karyawan yang berisikan informasi umum mengenai riwayat hidup karyawan. Mulai dari nama lengkap, alamat, tempat tanggal lahir, posisi di perusahaan, dan status perkawinan.
Data ini digunakan HR untuk merumuskan kompensasi dan penghitungan pajak penghasilan.
2. Data Kehadiran Karyawan
Ini adalah contoh data karyawan yang berisikan detail kehadiran karyawan dalam satu periode tertentu. Bukan hanya kehadiran, ketidakhadiran karena sakit, izin, atau cuti juga akan tercatat di sini.
Umumnya, data kehadiran ini akan dicatat dalam form absensi bulanan dan akan digunakan sebagai bagian dari komponen penghitungan gaji.
3. Data Cuti Karyawan
Data cuti dibuat terpisah dari data absen, walaupun cuti adalah salah satu bagian dari ketidakhadiran. Hal ini karena data cuti hanyalah memuat informasi sisa cuti dan berapa jumlah cuti yang diajukan karyawan setiap bulanannya.
4. Data Performa Karyawan
Data ini adalah data KPI karyawan dan digunakan untuk menilai kinerja karyawan. Bentuk dan isi dari data ini akan berbeda-beda untuk setiap divisi yang ada di perusahaan.
Contohnya, data kinerja divisi sales akan berisikan berapa banyak produk yang telah terjual, berapa banyak pelanggan yang melakukan pembelian kembali, dan banyak lainnya.
5. Data Gaji
Data gaji adalah data yang memuat komponen dan nominal gaji yang diterima karyawan. Data ini bisa menjadi bahan untuk melakukan salary benchmarking ketika HR membuka lowongan baru dan hendak memperkirakan estimasi gaji.
6. Data Karier
Ini adalah data yang berisikan career path seorang karyawan selama mereka berada di perusahaan, dari posisi awal mereka masuk, demosi, promosi, sampai dengan remunerasi.
Data karier juga berisikan proyek yang berhasil diselesaikan oleh karyawan, reward atau juga punishment.
Fungsi Data Karyawan bagi Perusahaan
Data yang dikumpulkan perusahaan dari karyawan memiliki fungsinya masing-masing, seperti berikut ini:
1. Menentukan Hak dan Kewajiban yang Sebanding
Data personal karyawan berfungsi sebagai indikator perusahaan dalam merumuskan hak dan kewajiban karyawan.
Misalnya menentukan tunjangan, cuti tahunan, sampai potongan PPh 21 yang harus dibayarkan.
2. Perhitungan Gaji
Data absensi atau kehadiran akan sangat berguna bagi HR untuk menghitung gaji karyawan setiap bulannya. Hal ini karena kehadiran adalah salah satu komponen dalam penghitungan gaji.
Kemampuan perusahaan dalam mengelola data kehadiran dengan baik sangat diperlukan di sini, sehingga penghitungan gaji dapat dilakukan dengan tepat.
Di dalam penghitungan gaji, data kehadiran akan memengaruhi penghitungan gaji seperti jumlah jam lembur, keterlambatan, dan ketidakhadiran.
3. Sebagai Data Evaluasi Karyawan
Data kinerja karyawan berfungsi untuk mendukung perusahaan melakukan evaluasi kehadiran karyawan. Data ini akan menjadi data yang objektif yang mendukung feedback dari rekan kerja.
Dari sini, nantinya perusahaan akan melakukan strategi lebih lanjut terkait karyawan tersebut, apakah diberikan promosi, demosi, atau juga phk.
Cara Mengumpulkan Data Karyawan
Mengumpulkan data karyawan dengan lengkap adalah tugas dari seorang HR. Biasanya, data ini akan dikumpulkan dengan cara memberikan form kepada karyawan untuk mereka isi.
Setelah setiap data telah diisi dengan baik dan benar, barulah nantinya HR akan memindahkannya ke dalam database perusahaan.
Saat ini, mengumpulkan data karyawan menjadi lebih mudah karena sudah tersedia software HRIS, di mana software ini memungkinkan HR untuk mengumpulkan data secara otomatis. Jadi tidak lagi perlu dilakukan secara manual.
Mulai dari data pribadi, data cuti, data karier, sampai data performa karyawan bisa dikumpulkan secara digital dan otomatis dengan aplikasi HRD.
Untuk data kehadiran, data akan dikumpulkan dengan menarik data dari mesin absen, biasanya dilakukan pada tanggal cut off untuk keperluan penghitungan gaji.
Baca Juga: Contoh SOP Perusahaan dan Begini Cara Membuatnya
Cara Mengelola Data Karyawan
Setelah data-data karyawan dikumpulkan, tugas selanjutnya yang perlu dilakukan HR adalah mengelolanya. Di sini ada beberapa cara yang bisa dilakukan, yaitu sebagai berikut:
1. Menentukan Informasi yang Perlu Dikelola
Pertama, Anda perlu tahu apa saja informasi yang perlu dimasukkan ke dalam data karyawan. Langkah ini dilakukan untuk mengurangi data-data yang tidak relevan.
Menentukan data yang dikelola juga akan memudahkan Anda dalam mengakses data tersebut sehingga tidak memakan waktu untuk mencarinya.
2. Tentukan Keyword Khusus
Bila Anda sudah menentukan jenis data apa saja yang akan dikelola, cobalah untuk membuat keyword atau kata kunci khusus untuk setiap data tersebut. Gunanya kata kunci ini untuk memudahkan Anda dalam proses manajemen dan mencarinya.
Dengan cara ini, Anda hanya perlu memasukkan kata kunci yang dituju untuk memunculkan data.
3. Menyimpan Data secara Aman
Seluruh data karyawan bersifat rahasia dan sensitif sehingga tidak boleh sampai bocor dan tersebar kepada siapapun. Maka dari itu, simpanlah data tersebut dengan aman untuk menghindari dari kebocoran data.
Bila perlu kunci file di laptop agar tidak sembarangan orang bisa mengaksesnya.
4. Batasi Akses Data
Batasilah orang yang dapat mengakses data karyawan tersebut. Pastikan data hanya diakses oleh mereka yang memang benar-benar memiliki kepentingan untuk menggunakan data tersebut.
Misalnya, divisi payroll, mereka berhak untuk mengakses data kehadiran dan data cuti untuk penggajian, selain itu maka tidak diperkenankan untuk mengakses data tersebut.
5. Melakukan Update secara Berkala
Untuk memastikan data karyawan yang tersimpan tetap relevan dengan keadaan terkini, pastikan Anda melakukan update secara berkala baik itu satu bulan atau tiga bulan sekali.
Mengingat pastinya selama periode tersebut banyak sekali hal yang terjadi, baik itu dari masukkan karyawan baru, rotasi jabatan, pengangkatan pemimpin baru, karyawan resign atau pensiun, dan lainnya. Maka dari itu, penting sekali bagi HR untuk melakukan update data karyawan.
Itulah hal yang perlu Anda ketahui tentang data karyawan, dengan melakukan pengelolaan data-data karyawan dengan tepat, tugas seorang HR bisa menjadi lebih ringan dan bisa menunjang pekerjaan lainnya, misalnya rekrutmen. Dengan data HR bisa melihat apakah perusahaan kekurangan orang atau tidak, lalu bisa merencanakan perekrutan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sehingga, rekrutmen pun benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan. Beruntungnya, sekarang proses rekrutmen pun semakin mudah karena ada Premium Rekrutmen dari KitaLulus.
Premium Rekrutmen KitaLulus adalah software rekrutmen berbasis AI yang dapat membantu HR melakukan proses rekrutmen lebih cepat. Dengan bantuan AI, proses screening akan menjadi lebih cepat, hanya dalam hitungan menit saja Anda sudah dapat menyaring kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, Premium Rekrutmen KitaLulus juga memberikan akses unlimited kepada perusahaan untuk memasang lowongan. Menarik bukan? Ayo percayakan rekrutmen Anda bersama KitaLulus!
