Proses rekrutmen membutuhkan perencanaan yang jelas dan dokumentasi yang tertata. Salah satu dokumen penting yang mendukung hal ini adalah formulir lamaran kerja.
Formulir ini membantu tim HR mencatat informasi kandidat secara sistematis, mulai dari pengajuan kebutuhan karyawan hingga hasil akhir seleksi. Dengan begitu, setiap tahap rekrutmen bisa dilacak dan dievaluasi secara akurat.
Berikut ini KitaLulus berikan penjelasan lengkap hingga contoh formulir lamaran kerja yang bisa Anda jadikan acuan.
Apa Itu Formulir Lamaran Kerja?
Formulir lamaran kerja adalah dokumen berbentuk form yang digunakan oleh perusahaan dalam proses perekrutan karyawan. Umumnya, formulir ini mencakup beberapa bagian penting, seperti:
- Formulir usulan rekrutmen: berisi informasi kebutuhan posisi baru atau pengganti karyawan lama.
- Formulir hasil seleksi administrasi: mencatat hasil penilaian tahap awal seleksi.
- Formulir hasil wawancara dan tes: memuat penilaian terhadap kandidat dari berbagai tahapan seleksi lanjutan.
Penggunaan formulir ini tidak hanya berlaku di perusahaan BUMN, tetapi juga telah menjadi praktik umum di perusahaan swasta nasional besar. Bahkan, di era digital saat ini, banyak perusahaan mulai mengintegrasikan formulir-formulir tersebut ke dalam sistem rekrutmen berbasis teknologi (ATS/Applicant Tracking System) untuk efisiensi dan akurasi yang lebih tinggi.
Jenis-jenis Contoh Formulir Lamaran Kerja
Seperti yang sudah sedikit kita bahas, formulir lamaran kerja terdiri dari beberapa jenis berbeda sesuai dengan fungsinya. Mari kita bahas semua jenisnya!
1. Formulir Mengusulkan Kandidat
Formulir usulan rekrutmen adalah sebuah form yang digunakan oleh departemen, divisi, atau unit kerja di dalam perusahaan yang membutuhkan manpower tambahan.
Dokumen ini sangat membantu tim HRD dalam mengefisiensikan dan mengoptimalkan proses rekrutmen sehingga menemukan kandidat sesuai dengan kebutuhan.
Secara keseluruhan, fungsi dan manfaat formulir usulan karyawan antara lain:
- Membantu menyusun manpower planning sesuai dengan kebutuhan, termasuk membantu mengembangkan karier karyawan.
- Membantu mencapai target rekrutmen yang telah ditetapkan.
- Menetapkan staandar dalam mencari kandidat.
Di dalam form ini, terdapat elemen penting yang perlu dimasukkan, antara lain:
1. Penjelasan Umum
Elemen ini berisikan hal-hal umum mengenai perekrutan karyawan, yaitu:
A. Jumlah Kebutuhan Karyawan
Bagian ini menerangkan berapa banyak karyawan yang dibutuhkan saat ini. Mengetahui jumlah karyawan yang akan direkrut sangat membantu HR dalam menentukan jumlah kandidat dalam menjalankan proses rekrutmen. Hal ini akan mengoptimalkan waktu, tenaga, serta biaya.
B. Jabatan/Job Desk
Elemen kedua adalah jabatan, tugas, dan tanggung jawab apa yang akan dibebankan kepada karyawan baru. Mengetahui hal ini membantu HR untuk lebih fokus mencari kandidat yang memang punya kualifikasi yang sesuai dengan kebutuhan.
C. Golongan Jabatan
Golongan atau tingkat pegawai juga menjadi elemen penting dalam form usulan rekrutmen. Hal ini perlu dijelaskan sehingga golongan yang diputuskan untuk kandidat akan cocok. HR pun jadi bisa menentukan golongan karyawan seperti apa yang sesuai dengan jabatan.
D. Waktu yang Diharapkan Bisa Mulai Kerja
Kapan karyawan baru harus sudah bergabung ke perusahaan ini sangat diperlukan untuk memberikan kepastian mengenai pelaksanaan rencana dan cara untuk mencapai hal tersebut.
Elemen ini memberikan batasan waktu yang jelas bagi HR, sehingga tidak ada pemborosan biaya dalam proses rekrutmen.
2. Tugas Utama
Bagian ini akan berisikan tugas-tugas apa saja yang akan dikerjakan oleh pelamar untuk melihat kecocokan kandidat dengan perusahaan.
Tugas utama ini juga memberikan gambaran kepada kandidat mengenai ekspektasi perusahaan. Contohnya, bila perusahaan sedang membutuhkan kandidat akuntan, maka tugasnya antara lain:
- Melakukan pemeriksaan terhadap setiap transaksi yang terjadi dan dilakukan oleh perusahaan dalam periode tertentu.
- Menggolongkan dan mengklasifikasikan transaksi untuk dicatat dalam buku jurnal.
- Menyusun laporan keuangan setiap akhir periode.
- Menyampaikan laporan keuangan kepada stakeholder.
Tugas-tugas yang akan dilakukan kandidat haruslah ditulis dengan rinci, ini akan memudahkan HR dalam mencari kandidat yang tepat.
Segala rincian tugas dan taanggung jawab ini juga akan dimasukkan dalam surat perjanjian kerja.
3. Syarat Wajib
Elemen ini adalah syarat dasar yang wajib sekali dipenuhi kandidat. Adanya elemen ini membantu HR dalam melakukan filter kandidat. Beberapa syarat wajib di dalam lowongan antara lain:
- Pendidikan: Jenjang pendidikan minimal lengkap dengan jurusan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Misalnya S1 Ilmu Komunikasi untuk mengisi posisi public relations.
- Pengalaman Kerja: Pengalaman kerja sebelumnya yang relevan dengan posisi yang dibutuhkan perusahaan dengan durasi waktu tertentu. Misalnya, pengalaman kerja menjadi staf finance minimal 2 tahun.
- Jenis Kelamin: Ada beberapa pekerjaan yang memang hanya sesuai untuk dikerjakan laki-laki, dan sebaliknya ada juga pekerjaan yang hanya cocok untuk perempuan.
4. Spesifikasi yang Diperlukan
Perusahaan juga perlu menyusun persyaratan yang lebih spesifik untuk menyaring kandidat yang paling sesuai dengan posisi yang dibuka. Persyaratan khusus tersebut seperti:
- Aspek pengetahuan sesuai dengan bidangnya
- Aspek keterampilan sesuai dengan job desk yang akan dilakukan
- Sikap kerja
5. Tingkat Kebutuhan
Ini adalah bagian yang menerangkan seberapa dibutuhkan manpower di posisi tertentu. Terdapat tiga pilihan:
- Mutlak: Sangat harus ada dan dibutuhkan untuk mengerjakan tugas.
- Lebih Baik: Keberadaan karyawan akan memberikan dampak yang lebih baik saat ada.
- Tidak Perlu: Saat ini belum diperlukan, masih menjadi rencana di kemudian hari.
Bagian penutup dari formulir pengajuan rekrutmen adalah divisi yang mengajukan dengan mencantumkan nama, jabatan, dan tandatangan.
2. Formulir Pelamar
Formulir ini disebut juga formulir pendaftaran kerja, di mana biasanya digunakan untuk mengetahui informasi yang lebih rinci dari para pencari kerja.
Tujuan form ini adalah untuk memberikan informasi awal mengenai diri kandidat, dengan begini perusahaan bisa mengetahui kecocokan kandidat dengan kebutuhan perusahaan.
Komponen dalam formulir ini terdiri dari:
1. Identitas Pelamar Kerja
Ini adalah komponen yang berisikan data diri dari pelamar, biasanya bagian ini terdiri dari informasi nama, tanggal lahir, alamat, serta nomor kontak.
2. Riwayat Pendidikan
Bagian ini digunakan untuk melihat riwayat pendidikan pelamar baik formal dan informal. Dari informasi ini, perusahaan bisa mendapatkan informasi seberapa kompeten kandidat berdasarkan latar belakang pendidikan yang pernah diembannya.
Biasanya, komponen ini akan diisi dengan daftar pendidikan formal yang pernah dijalani, mulai dari nama sekolah, fakultas, jurusan, sampai durasi belajar. Begitu juga dengan pendidikan
3. Lingkungan Keluarga
Lingkungan keluarga berperan dalam bagaimana kandidat berperilaku di lingkungan sosial, termasuk di lingkungan kerja. Selain itu, informasi lingkungan keluarga juga menjadi gambaran bagi perusahaan dalam menyusun komponen gaji dan tunjangan.
Informasi yang biasanya dimuat dalam komponen ini adalah status pernikahan dan susunan keluarga.
4. Riwayat Pekerjaan
Informasi riwayat pengalaman kerja dapat menjadi pertimbangan penting dalam perekrutan. Dari informasi ini, perusahaan dapat menganalisis dan menyimpulkan bagaimana keahlian kandidat dalam mengisi perannya nanti.
Informasi yang biasanya dicantumkan dalam kolom ini adalah Nama perusahaan, jabatan, masa kerja, proyek yang pernah dikerjakan, serta nama atasan.
5. Aktivitas Sosial
Informasi ini akan sangat membantu HR dalam mengetahui bagaimana kandidat menghabiskan waktunya di luar jam kerja. Di sini biasanya form akan menanyakan hobi dan kegemaran.
6. Lain-Lain
Bagian form ini bisa memuat beberapa informasi yang sekiranya dibutuhkan perusahaan namun lebih spesifik dan dirasa dapat memengaruhi pekerjaan di kemudian hari, misalnya saja riwayat penyakit.
Baca Juga: Apa Saja Kendala HR Saat Rekrut Karyawan? Begini Solusinya!
3. Formulir Hasil Seleksi Lamaran Kerja
Formulir yang tidak kalah penting dalam proses rekrutmen adalah hasil seleksi lamaran kerja. Berikut ini hal-hal yang perlu dicantumkan dalam formulir hasil seleksi lamaran kerja.
1. Nomor Pelamar
Ini adalah nomor yang diberikan perusahaan kepada kandidat saat mereka melakukan tes seleksi. Nomor ini biasanya gabungan antara posisi dan urutan, sebagai contoh CW-0100, yang berarti pelamar content writer dengan nomor urut 100.
2. Posisi Pekerjaan
Berisikan tugas, tanggung jawab, dan pekerjaan dari kandidat. Anda tidak perlu merinci bagian ini, cukup tuliskan dengan singkat dan jelas. Contohnya, Supervisor, Accounting, HR Manager, dan lainnya.
3. Nama Lengkap Kandidat
Identitas nama dari kandidat, bisa dituliskan juga dengan gelar yang mereka miliki.
4. Tempat Tanggal Lahir
Lokasi di mana kandidat dilahirkan, contohnya Padang, 23 April 2001.
5. Pendidikan
Tingkat pendidikan minimal yang diperlukan untuk mengisi jabatan atau posisi yang sedang dibuka, misalnya S1 Sastra Cina.
6. Proses Seleksi yang Telah Dilalui
Bagian ini berisikan jenis seleksi apa saja yang sudah diikuti oleh kandidat, misalnya psikotes, tes teknikal, dan lainnya.
7. Pelaksanaan Tes
Menerangkan kapan rangkaian tes seleksi dilakukan, misalnya psikotes pada 21 Maret 2023, tes teknikal 23 Maret 2023.
8. Hasil Tes
Nilai yang didapatkan kandidat untuk masing-masing tes yang telah dilakukan, misalnya psikotes A, tes teknikal B.
9. Keterangan dan Penjelasan Hasil Tes
Dari hasil tes tersebut, HR akan mengambil keputusan terkait kandidat apakah diterima atau ditolak.
Pada akhir form HR atau karyawan yang ditunjukkan perusahaan akan memberikan usulan dan persetujuan terhadap calon kandidat dilengkapi dengan nama jelas, jabatan, dan divisi.
4. Formulir Hasil Wawancara
Selain melakukan tes, wawancara juga menjadi bagian penting dalam proses rekrutmen, biasanya proses wawancara akan dimasukkan ke dalam form hasil wawancara kerja. Berikut ini komponen yang ada di dalam:
1. Judul Formulir: Diisi dengan nama formulir yaitu formulir hasil wawancara kerja.
2. Data Pelamar: Berisikan nama lengkap kandidat, posisi/jabatan yang dilamar, tempat tanggal lahir, dan pendidikan terakhir.
3. Aspek yang Dilamar: Aspek-aspek yang jadi penilaian HR selama wawancara.
4. Komentar atau Penilaian: Hasil dari penilaian pewawancara sesuai dengan aspek penilaian yang telah disusun dan akan menjadi bahan pertimbangan.
5. Rekomendasi: Pewawancara juga memberikan rekomendasi terhadap kandidat yang diwawancarai. Rekomendasi akan menjadi pertimbangan utama perusahaan dalam mengambil keputusan.
Pada bagian akhir form, perlu dicantumkan identitas pewawancara, tanggal pelaksanaan wawancara, dan tandatangan.
Contoh formulir lamaran kerja ini akan memudahkan HR dalam proses rekrutmen dan mendukung untuk menemukan kandidat terbaik.
Bagi beberapa perusahaan, proses penilaian wawancara ini bisa menjadi tantangan tersendiri, terutama dalam hal objektivitas penilaian atau ketika harus melakukan rekrutmen dalam jumlah besar.
Namun, kini telah hadir KitaHQ, sebuah platform interview berbasis AI. Platform ini dapat menganalisa hasil wawancara berdasarkan data. Tidak hanya itu, KitaHQ juga bisa menyusun pertanyaan berdasarkan job description posisi yang dilamar hingga melakukan wawancara menggunakan AI. Semua dilakukan secara otomatis dan objektif sehingga membantu Anda mengambil keputusan rekrutmen yang tepat.
Berikut informasi lebih lengkap mengenai KitaHQ:
Tertarik mencoba AI Interviewer dari KitaHQ? Klik tombol di bawah untuk langsung hubungi via WhatsApp.
Baik menggunakan formulir wawancara maupun platform berbasis AI seperti KitaHQ, tentu akan semakin maksimal ketika didukung dengan job portal yang bisa memaksimalkan proses pencarian dan screening kandidat, di mana itu bisa Anda dapatkan dalam job portal gratis KitaLulus.
KitaLulus dilengkapi teknologi AI yang dapat membantu proses screening kandidat 98% lebih cepat dari cara manual. Selain itu, dengan memasang info loker di KitaLulus, perusahaan Anda bisa menjangkau lebih dari 7 juta pencari kerja di seluruh Indonesia.
Ayo mulai cari karyawan sekarang!
