Contoh Pembagian Tugas Internship per Departemen

Masih banyak perusahaan belum melihat potensi besar dari program internship. Padahal, jika dikelola dengan tepat, internship adalah salah satu cara paling efektif untuk menemukan dan membentuk calon karyawan terbaik sejak dini.

Artikel ini akan membahas bagaimana perusahaan dapat merancang program internship yang relevan dan berdampak tidak hanya bagi peserta, tapi juga untuk pertumbuhan bisnis. Baca selengkapnya.

Apa itu Internship, Tujuan dan Tugasnya?

Internship adalah program kerja jangka pendek, yang umumnya berlangsung antara dari 3 bulan hingga 1 tahun. 

Selama program berlangsung, intern biasanya ditempatkan di divisi tertentu dan diberikan tugas yang relevan dengan aktivitas harian tim. 

Tugas ini bisa berupa pekerjaan administratif ringan, support dalam proyek kolaboratif, hingga dilibatkan dalam riset atau analisis data sederhana; tergantung kebutuhan dan kapasitas yang dimiliki perusahaan.

Apa tujuan dari program internship? 

Jika dikelola dengan baik, internship dapat memberikan manfaat bagi peserta maupun perusahaan. Tujuan utamanya adalah:

• Memberikan pengalaman belajar yang sesuai dengan konteks industri
• Menyediakan pendampingan langsung dari staf atau mentor berpengalaman
• Menjadi kesempatan bagi HR untuk mengamati potensi dan karakter kerja intern secara langsung
• Membekali peserta dengan keterampilan teknis (hard skill) dan kemampuan interpersonal (soft skill) yang dibutuhkan di dunia kerja

Selain internship, ada dua program lain yang kerap dianggap serupa, yaitu magang dan apprenticeship. 

Perbedaan Internship, Magang, dan Apprenticeship

Konsep ketiganya memang tampak serupa, tapi sebenarnya ada perbedaan dalam beberapa aspek.

Ketiga program ini sama-sama memberi pengalaman kerja, tetapi dengan pendekatan dan tujuan yang berbeda:

• Internship cocok untuk pengenalan dunia kerja dalam waktu singkat, biasanya tanpa ikatan kerja jangka panjang.
• Magang (di Indonesia) adalah program formal yang mendukung kurikulum pendidikan dan diatur oleh peraturan pemerintah.
• Apprenticeship ditujukan untuk pelatihan teknis yang mendalam, umumnya berujung pada sertifikasi dan pekerjaan tetap di bidang spesifik.

Manfaat Internship bagi Perusahaan

Bagi talenta muda, program internship memberikan kesempatan belajar. Di sisi lain, bagi perusahaan, ini adalah peluang untuk memperkuat strategi rekrutmen.

1. Sarana Talent Acquisition dan Membangun Talent Pipeline

Melalui internship, perusahaan bisa mengenal calon karyawan jauh sebelum proses rekrutmen resmi dimulai. HR dapat melihat langsung cara kerja, potensi, hingga karakter mereka dalam lingkungan kerja. 

Ketika program selesai, perusahaan sudah punya gambaran jelas siapa yang layak ditawarkan posisi tetap. 

Ini membantu perusahaan membangun pipeline kandidat yang sudah mengenal budaya kerja internal, sehingga proses adaptasi jauh lebih singkat dan minim risiko.

2. Menekan Biaya Rekrutmen dan Pelatihan

Biaya rekrutmen internship umumnya lebih rendah dibanding proses rekrutmen dan pelatihan karyawan baru. 

Bagi perusahaan, ini menjadi solusi hemat tenaga dan biaya, terutama untuk mengisi kebutuhan jangka pendek atau posisi entry-level yang tidak memerlukan pengalaman tinggi.

Selain itu, mengonversi intern menjadi karyawan tetap jauh lebih hemat dibanding merekrut dari luar, karena mereka sudah mengenal sistem kerja, tidak butuh banyak pelatihan, dan bisa langsung produktif.

Berdasarkan survei NACE (2022), 80% perusahaan menyebut internship sebagai strategi rekrutmen dengan ROI tertinggi dibanding career fair atau metode lainnya.

3. Memperkuat Employer Branding

Internship menunjukkan bahwa perusahaan terbuka untuk mendukung pertumbuhan talenta muda. Intern yang merasa dihargai akan lebih mungkin membagikan pengalaman positif mereka di kampus, media sosial, atau komunitas profesional.

Efeknya, citra perusahaan makin dikenal sebagai tempat kerja yang baik, memperkuat employer branding secara organik tanpa biaya tambahan. 

4. Meningkatkan Produktivitas dan Perspektif Baru

Intern dapat mengambil alih pekerjaan administratif yang menyita waktu staf tetap. Karyawan bisa fokus pada pekerjaan yang lebih strategis.

Selain itu, intern sering membawa perspektif baru, ide segar, dan insight yang relevan, terutama dari tren digital atau media sosial, yang bisa menjadi nilai plus dalam pengembangan proyek atau campaign perusahaan.

5. Melatih Skill Leadership Tim Internal

Karyawan yang ditugaskan sebagai mentor untuk membimbing intern ikut dilatih menjadi pemimpin. Mereka akan belajar memberi arahan, feedback, dan membangun komunikasi yang jelas — skill penting dalam leadership. 

Hal ini sangat berguna terutama bagi karyawan yang sedang dipersiapkan untuk naik jabatan (misalnya dari staf ke supervisor), sehingga membantu perusahaan membentuk pipeline calon pemimpin dari dalam organisasi. 

Komponen Utama Program Internship yang Efektif

Agar program internship benar-benar bermanfaat bagi perusahaan dan intern, ada beberapa komponen penting yang perlu disiapkan sejak awal. 

1. Job Description dan Tugas Internship yang Jelas

Program internship perlu dimulai dengan deskripsi kerja yang jelas, baik tujuan peran, cakupan tugas, maupun keterampilan yang dibutuhkan. Intern harus tahu apa yang akan mereka kerjakan, bukan sekadar bantu-bantu tim saja. 

Tugas yang diberikan sebaiknya relevan, masuk akal untuk level mereka, namun cukup menantang agar mereka bisa belajar. Dengan begitu, HR bisa mengevaluasi proses secara objektif. 

2. Struktur Pembelajaran, Mentoring, dan Feedback

Intern bukan karyawan full-time, jadi wajar jika mereka perlu arahan lebih. Karena itu, penting untuk menunjuk mentor yang memang siap membimbing dan aktif terlibat dalam proses pembelajaran mereka. 

Tambahkan sesi pelatihan singkat atau job shadowing bila memungkinkan. Jangan lupa, feedback rutin (misalnya mingguan) akan sangat membantu mereka berkembang dan merasa diperhatikan.

3. Target, KPI, dan Output yang Terukur

Walaupun statusnya masih belajar, intern tetap perlu punya target yang konkret. Buat tujuan kerja yang realistis dan bisa diukur, misalnya menyelesaikan riset, membuat laporan, atau mendesain prototipe dasar. 

Tetapkan indikator keberhasilan (KPI) agar HR dan atasan bisa menilai sejauh mana kontribusinya. Evaluasi berbasis output juga memudahkan HR dalam proses review, untuk konversi intern menjadi full-time. 

4. Jalur Konversi Menjadi Karyawan Tetap

Kalau memang ada potensi perekrutan, tentukan kriteria konversi intern ke karyawan tetap sejak awal. Lakukan evaluasi selambat-lambatnya dari pertengahan program, jangan tunggu program selesai baru menilai.

Jika performa bagus dan ada kebutuhan posisi, tawarkan lebih awal. Ini akan menghemat proses rekrutmen dan onboarding karena intern sudah mengenal ritme kerja perusahaan. 

Strategi Memaksimalkan Internship untuk Talent Acquisition

Internship bisa jadi alat rekrutmen yang efektif. Namun, perlu strategi yang tepat mulai dari perencanaan role, proses seleksi, hingga evaluasi hasil program. 

1. Menentukan Role dan Kebutuhan Talent yang Tepat untuk Internship

Langkah pertama adalah memastikan peran intern sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pilih posisi yang selaras dengan kebutuhan rekrutmen 6–12 bulan ke depan. 

Fokuskan pada proyek atau tugas yang bisa diselesaikan dalam masa internship, agar hasilnya bisa langsung dinilai. Tentukan juga skill yang dibutuhkan, supaya proses seleksi lebih terarah dan hasilnya lebih relevan untuk keperluan jangka panjang.

2. Menyusun Proses Rekrutmen Internship yang Efisien

Karena top talent dilirik banyak perusahaan, proses rekrutmen intern harus cepat dan tidak rumit. Gunakan metode seleksi sederhana tapi tetap objektif, misalnya dengan tes skill sederhana atau studi kasus kecil yang relevan dengan tugas mereka nanti. 

Jangan lupa, komunikasi employer branding juga penting di tahap ini. Promosikan program internship sebagai jalur menuju karier tetap untuk menarik kandidat terbaik. 

3. Mengelola Ekspektasi dan Pengalaman Intern

Sejak awal, intern perlu tahu apa yang akan mereka kerjakan, siapa yang membimbing, dan apa kemungkinan dikonversi jadi karyawan.

Perlakukan mereka layaknya rekan kerja: onboarding yang jelas, akses ke tools, dan arahan dari supervisor yang bisa ditemui secara rutin. 

Pengalaman positif selama internship sangat berpengaruh terhadap minat mereka untuk kembali sebagai karyawan tetap, sekaligus membentuk persepsi mereka tentang employer branding perusahaan.

4. Mengukur Keberhasilan Program Internship

Tanpa indikator yang jelas, program internship sulit dievaluasi. Beberapa metrik yang bisa digunakan antara lain:

• Jumlah intern yang dikonversi ke karyawan full-time
• Kualitas kontribusi selama program (misalnya hasil proyek atau dampaknya ke target tim)
• Feedback dari atasan langsung tentang kinerja dan potensi
• Tingkat kepuasan intern, yang bisa diukur lewat survei atau eNPS (Employee Net Promoter Score)

Jika perusahaan juga mencatat retention rate dari intern yang dikonversi, misalnya, berapa lama mereka bertahan dibanding karyawan eksternal, HR bisa menilai seberapa efektif internship sebagai jalur rekrutmen jangka panjang.

Contoh Penerapan Internship yang Efektif di Perusahaan

Agar program internship bermanfaat, perusahaan perlu menyiapkan alur kerja yang jelas, pembagian tugas yang relevan, dan waktu pelaksanaan yang selaras dengan rencana rekrutmen tahunan.

Contoh Struktur Program Internship 6 Bulan

Struktur waktu membantu intern berkembang secara bertahap sambil memberi HR cukup waktu untuk menilai performa mereka. Berikut contoh alurnya:

• Bulan 1: Onboarding & Training
  Intern mengikuti orientasi perusahaan, akses sistem kerja, pelatihan tools dasar, dan pengenalan tim serta proyek. 
• Bulan 2–3: Pemberian Task
  Intern mulai terlibat dalam pekerjaan harian yang biasa dikerjakan timnya, seperti input data, rekap laporan, atau pengelolaan konten.
• Bulan 4–5: Proyek Khusus
  Setelah terbiasa, intern bisa diberi satu proyek yang lebih menantang tapi masih dalam lingkup mereka. Tujuannya untuk melihat inisiatif, problem solving, dan kemampuan bekerja mandiri.
• Bulan 6: Evaluasi & Konversi
  Intern mempresentasikan hasil kerja, lalu supervisor dan HR melakukan evaluasi. Jika cocok dan tersedia kebutuhan, tawarkan konversi ke posisi karyawan tetap.

Contoh Pembagian Tugas Internship per Departemen

Agar pengalaman intern lebih relevan, pembagian tugas sebaiknya mengikuti fokus utama tiap divisi. Berikut contohnya:

Langkah Menyelaraskan Internship dengan Rencana Rekrutmen Tahunan

Internship bisa jadi alat rekrutmen paling efisien jika waktunya selaras dengan kebutuhan perekrutan tahunan.

• Tentukan waktu perekrutan tertinggi. Misalnya, perusahaan biasanya buka banyak lowongan entry-level di awal tahun (Q1) atau akhir tahun (Q4).
• Atur akhir masa internship mendekati periode rekrutmen. Contoh: jika hiring banyak terjadi di Januari, mulai internship dari Juli atau Agustus. Jadi, di Desember, HR sudah bisa ambil keputusan konversi.
• Lakukan evaluasi & konversi di bulan terakhir program. Dengan menilai performa intern di bulan terakhir, HR bisa segera memberi penawaran sebelum kandidat mencari peluang lain.
• Manfaatkan internship off-cycle untuk kebutuhan mendesak. Program 2–3 bulan di luar musim rekrutmen (misalnya di pertengahan tahun) bisa jadi solusi untuk kebutuhan mendadak (proyek khusus atau pengganti sementara).

Rekrut Intern Terbaik dengan Platform Rekrutmen yang Tepat

Internship yang dirancang dengan strategi tepat bisa menjadi salah satu alat rekrutmen paling efisien, membantu perusahaan menemukan dan membentuk talenta terbaik sejak dini, sekaligus menghemat waktu dan biaya. 

Namun agar dampaknya maksimal, program internship perlu didukung sistem rekrutmen yang juga efisien dan mudah dijalankan. 

KitaLulus adalah platform rekrutmen berbasis AI, mempermudah proses rekrutmen dari awal hingga akhir, termasuk untuk proses pencarian dan seleksi intern. 

Keunggulan KitaLulus:

• Pasang lowongan gratis, cocok untuk perekrutan intern maupun posisi entry-level
• Jangkauan luas ke 11 juta+ pelamar aktif di lebih dari 350 kota/kabupaten, dari fresh graduate hingga profesional
• Dashboard rekrutmen terpadu: Semua proses, dari screening, interview, hingga offering, dikelola dalam satu sistem
• Screening CV berbasis AI: saring ratusan CV dalam 2 menit, sistem otomatis menampilkan kandidat paling relevan

Pasang loker gratis di KitaLulus sekarang untuk rekrut intern yang tepat.