Manpower Planning 101: Strategi Menyusun Kebutuhan SDM

Manpower planning atau perencanaan sumber daya manusia merupakan bagian dari strategi HR untuk bisa mengoptimalkan kinerja karyawan dalam mencapai tujuan perusahaan.

Jika Anda masih belum familiar dengan konsep manpower planning, termasuk pengertian, tujuan, dan langkah-langkah implementasinya, simak pembahasan lengkapnya pada artikel ini.

‍

Apa Itu Manpower Planning?

Menurut laman Investopedia, manpower planning adalah proses berkelanjutan yang melibatkan perencanaan sistematis untuk mengelola aset terpenting perusahaan: sumber daya manusia yang berkualitas.

Manpower planning dilakukan dengan mengoptimalkan potensi karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawabnya secara efisien. Strategi ini juga membantu perusahaan mempertahankan talenta terbaik yang berkontribusi signifikan terhadap pertumbuhan bisnis.

Secara umum, proses manpower planning mencakup empat hal utama:

1. Meninjau kondisi dan kapasitas SDM saat ini,
2. Memproyeksikan kebutuhan tenaga kerja di masa depan,
3. Memperkirakan ketersediaan SDM berdasarkan tren internal dan eksternal, serta
4. Menentukan langkah strategis untuk menyeimbangkan permintaan dan pasokan tenaga kerja.

Jika diterapkan secara tepat, manpower planning tidak hanya membantu meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan profitabilitas perusahaan.

BACA JUGA: Human Resource Planning: Pengertian, Manfaat, dan Langkahnya

‍

Tujuan Manpower Planning

Tujuan utama dari manpower planning adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja yang tepat, baik dari segi jumlah maupun kompetensi, untuk menghadapi kebutuhan bisnis, tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan karyawan.

Berikut beberapa tujuan utama dari manpower planning:

1. Menghindari Kekurangan atau Kelebihan Tenaga Kerja

Perusahaan dapat menyesuaikan jumlah karyawan dengan beban kerja aktual. Misalnya, perusahaan jasa seperti salon dan spa sering mengalami lonjakan pelanggan saat akhir pekan atau musim liburan. Tanpa perencanaan tenaga kerja yang matang, mereka bisa kewalahan menangani permintaan pelanggan.

2. Mengoptimalkan Kinerja Karyawan

Dengan menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai, perusahaan bisa mendorong produktivitas dan kepuasan kerja. Manpower planning mempertimbangkan kompetensi dan potensi karyawan saat menugaskan peran.

3. Membantu Perencanaan Karier dan Promosi

Manpower planning tidak hanya soal rekrutmen baru, tapi juga tentang pengembangan SDM internal. HR bisa merancang jalur karier dan suksesi kepemimpinan dari sekarang, sehingga transisi tidak terganggu saat terjadi pergantian posisi penting.

4. Mengendalikan Biaya Tenaga Kerja

Dengan memiliki jumlah karyawan yang tepat, perusahaan dapat menghindari pemborosan anggaran untuk gaji dan tunjangan yang tidak produktif.

Manfaat Manpower Planning

Manfaat perencanaan tenaga kerja mencakup beberapa aspek yang krusial untuk keberhasilan jangka panjang dan keseimbangan operasional suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utamanya:

1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia yang Efisien

Dengan merencanakan kebutuhan tenaga kerja dengan cermat, perusahaan dapat mengelola sumber daya manusia secara lebih efisien. Ini termasuk pengelolaan biaya yang terkait dengan rekrutmen, pelatihan, dan retensi karyawan.

2. Pencegahan Kekosongan Posisi

Manpower planning membantu perusahaan untuk mengidentifikasi kekosongan posisi dan kebutuhan tenaga kerja di masa depan. Dengan demikian, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah proaktif untuk mengisi kekosongan tersebut sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

3. Optimasi Produktivitas

Dengan memiliki tenaga kerja yang tepat pada waktu yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional. Hal ini karena kebutuhan akan karyawan sesuai dengan volume pekerjaan yang ada, sehingga menghindari kelebihan atau kekurangan karyawan.

4. Peningkatan Retensi Karyawan

Dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan karyawan dalam perencanaan tenaga kerja, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih memuaskan dan mendukung. Hal ini dapat membantu meningkatkan tingkat retensi karyawan dan mengurangi turnover.

Cara Menyusun Manpower Planning

Berikut langkah-langkah utama dalam menyusun manpower planning yang perlu dipahami HR.

1. Analisis Kebutuhan Perusahaan

Langkah awal dalam manpower planning adalah memahami tujuan dan rencana bisnis perusahaan secara menyeluruh. Ini termasuk:

• Menganalisis visi, misi, dan strategi perusahaan.
• Mengidentifikasi perubahan yang akan terjadi, seperti ekspansi bisnis, pengenalan produk baru, atau pengembangan teknologi.
• Menentukan fungsi dan divisi mana yang akan memerlukan tenaga kerja tambahan atau pengurangan.

Tujuan dari analisis ini adalah untuk mengetahui berapa banyak tenaga kerja yang diperlukan dan kompetensi apa saja yang harus dimiliki.

2. Inventarisasi Tenaga Kerja Saat Ini

Setelah mengetahui kebutuhan organisasi, lakukan evaluasi kondisi tenaga kerja saat ini dengan:

• Mengumpulkan data lengkap tentang jumlah karyawan, posisi, kompetensi, usia, pengalaman, dan kinerja.
• Menganalisis struktur organisasi dan identifikasi posisi yang kosong atau rawan kekurangan tenaga kerja.
• Melihat tren turnover dan kebutuhan pelatihan untuk meningkatkan skill.

Data ini akan menjadi dasar untuk membandingkan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

BACA JUGA: 9 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja

3. Menghitung dan Menganalisis Kebutuhan Tenaga Kerja

Bandingkan jumlah dan kemampuan tenaga kerja yang tersedia dengan kebutuhan berdasarkan rencana bisnis ke depan. Tentukan apakah tenaga kerja saat ini sudah mencukupi atau perlu penambahan, serta jenis keterampilan atau kompetensi khusus yang dibutuhkan.

HR dapat mengevaluasi hal-hal berikut:

• Apakah ada kekurangan kompetensi di divisi tertentu?
• Apakah perusahaan membutuhkan penambahan tim manajerial?
• Apakah semua karyawan mengerjakan tugas sesuai dengan porsi dan perannya masing-masing?

Dari hasil analisis ini, HR dapat menyusun strategi pelatihan, rekrutmen, atau redistribusi tenaga kerja.

4. Menyusun Strategi Pengadaan Tenaga Kerja

Setelah kebutuhan dipastikan, HR menyusun rencana tenaga kerja untuk jangka waktu tertentu (biasanya satu tahun). Rencana ini mencakup biaya rekrutmen, skema gaji, pengaturan kenaikan jabatan, rotasi posisi, dan pengisian posisi kosong.

Lalu, HR menyusun program ketenagakerjaan, termasuk:

• Rekrutmen tenaga kerja baru
• Pelatihan dan pengembangan kompetensi
• Promosi dan rotasi internal
• Program pensiun dini jika terjadi surplus tenaga kerja (jika diperlukan)

Tentukan juga metode rekrutmen yang tepat, misalnya dengan memanfaatkan platform job portal seperti KitaLulus.

Dengan KitaLulus, Anda bisa pasang iklan lowongan kerja gratis dan mencari kandidat dengan cepat. Perusahaan dapat menjangkau lebih dari 7 juta pencari kerja dengan mudah dan efisien, sehingga manpower planning dapat berjalan lebih optimal.

5. Implementasi Rencana

Laksanakan proses rekrutmen, pelatihan, dan pengelolaan tenaga kerja sesuai dengan rencana yang telah disusun. Pastikan koordinasi antar departemen berjalan lancar untuk mendukung pelaksanaan.

6. Monitoring dan Evaluasi Berkala

Terakhir, tetap lakukan pemantauan secara berkala terhadap rencana Anda. Evaluasi keberhasilan implementasi strategi dan apakah ada perubahan atau perlu penyesuaian dalam rencana tersebut.

Fleksibilitas dan kemampuan untuk menyesuaikan perencanaan tenaga kerja dengan perubahan dalam kebutuhan bisnis sangat penting untuk menjaga daya saing perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Talent Pool? Ini Pengertian, Manfaat, & Penerapannya dalam Proses Rekrutmen

‍

Demikian penjelasan singkat terkait manpower planning, langkah-langkah yang harus dilakukan, hingga manfaatnya untuk perusahaan yang perlu Anda ketahui. Semoga membantu!

‍