7 Software HRD Gratis untuk Hemat Biaya Perusahaan

Pekerjaan HR yang dikerjakan secara manual dapat menyita ratusan jam setiap tahunnya. Hal tersebut sering kali berujung pada pemborosan. 

Padahal, data dari Folks mengungkapkan bahwa penggunaan platform HRD yang tepat dapat menghemat hingga 800 jam kerja dalam setahun — setara dengan penghematan gaji hingga $25.000.

Apalagi jika platform tersebut gratis, potensi efisiensinya tentu jauh lebih besar. Artikel ini merangkum 7 software HRD gratis yang membantu Anda mengoptimalkan proses dan menghemat biaya perusahaan. 

Breakdown Biaya Sistem HRD Manual vs Software HRD Gratis

Meski tidak mengeluarkan biaya lisensi, software HRD gratis punya dampak besar pada efisiensi kerja dan penghematan operasional. Berikut penjelasannya. 

1. Biaya Iklan Lowongan Pekerjaan

HR perlu memasang iklan secara terpisah di berbagai platform, yang umumnya berbayar apabila rekrutmen dilakukan secara manual. Biayanya bisa bervariasi untuk posisi yang bermacam-macam, belum termasuk waktu yang dikeluarkan untuk memantau hasilnya. 

Namun, dengan software HRD gratis, perusahaan bisa pasang loker online secara gratis dan menjangkau jutaan kandidat sekaligus, memangkas biaya dan waktu secara signifikan.

2. Biaya Agensi Rekrutmen

Menggunakan jasa agensi rekrutmen umumnya dikenakan biaya 15–30% dari gaji tahunan kandidat. Untuk satu posisi, biayanya bisa mencapai Rp60 juta. 

Dengan software HRD gratis yang menyediakan fitur posting loker hingga seleksi awal pelamar secara otomatis, perusahaan bisa mengelola rekrutmen secara internal dan menghilangkan biaya agensi sepenuhnya.

3. Gaji HRD

Banyak tugas HR yang bersifat administratif dan repetitif, seperti entri data pelamar, pelacakan absensi, atau pencatatan cuti. 

Sebagai ilustrasi, satu HR dengan gaji Rp10 juta per bulan dapat menghabiskan 40 jam hanya untuk proses rekrutmen dan pencatatan manual.

Dengan software HRD gratis yang menyederhanakan proses ini, waktu kerja bisa ditekan hingga 10 jam. Artinya, ada efisiensi kerja sebesar 75% atau setara penghematan lebih dari Rp20 juta per tahun per staf HR.

4. Biaya Pelatihan

Pelatihan sistem manual untuk SDM seringkali membutuhkan waktu yang panjang dan mencakup banyak lini, dari pencatatan manual hingga koordinasi antar bagian. Ini belum termasuk waktu adaptasi untuk setiap perubahan SOP atau format data.

Sebaliknya, software HRD gratis biasanya menyediakan interface yang lebih intuitif dan dokumentasi yang jelas, sehingga pelatihan bisa difokuskan hanya pada penggunaan fitur utama. Misalnya, pelatihan yang semula membutuhkan dua hari untuk seluruh tim HR bisa dipangkas menjadi setengah hari.

Hal ini mengurangi downtime operasional sekaligus memangkas biaya pelatihan internal secara drastis.

Studi Kasus: Simulasi Penghematan dengan Software HRD Gratis

Untuk memberikan gambaran nyata mengenai potensi efisiensi, berikut simulasi sederhana yang membandingkan biaya operasional HRD antara sistem manual dan penggunaan software HRD gratis. 

Profil Simulasi

Satu staf HR dengan gaji bulanan sebesar Rp6 juta atau setara Rp72 juta per tahun, menangani proses rekrutmen dan administrasi secara manual.

1. Efisiensi Waktu Kerja HR

Dalam sistem manual, proses rekrutmen seperti menyaring CV, mengatur jadwal interview, dan memantau pelamar memakan waktu sekitar 40 jam per bulan. 

Dengan software HRD gratis yang menyediakan dashboard terpadu dan alur kerja otomatis, waktu tersebut bisa ditekan menjadi 10 jam per bulan.

Penghematan waktu: 30 jam per bulan atau 75% dari beban kerja sebelumnya.

Jika 160 jam adalah total jam kerja per bulan, maka efisiensi ini setara dengan:

30 jam / 160 jam = 18,75% dari total waktu kerja.

Secara nominal:

18,75% × Rp6 juta = Rp1.125.000 per bulan, atau sekitar Rp13.500.000 per tahun per staf HR.

2. Biaya Agensi Rekrutmen

Jika perusahaan biasanya menggunakan jasa agensi untuk merekrut satu karyawan dengan gaji tahunan Rp300 juta, maka dengan fee agensi sekitar 20%, biaya yang harus dibayar adalah:

20% × Rp300 juta = Rp60 juta.

Dengan software HRD gratis yang memungkinkan proses rekrutmen dilakukan secara in-house (iklan lowongan, manajemen pelamar, hingga screening awal), perusahaan dapat menghindari biaya ini sepenuhnya.

Potensi penghematan: Rp60 juta per karyawan. 

3. Biaya Iklan Lowongan

Dalam sistem manual, memasang iklan lowongan di berbagai platform berbayar bisa memakan biaya sekitar Rp5 juta per posisi.

Dengan menggunakan software HRD gratis seperti KitaLulus yang menyediakan fitur pasang loker tanpa biaya, perusahaan bisa langsung menghemat pengeluaran ini.

Jika perusahaan membuka 10 lowongan per tahun, maka:
10 × Rp5 juta = Rp50 juta penghematan per tahun.

Ringkasan Total Penghematan Tahunan 

7 Rekomendasi Software HRD Gratis untuk Menghemat Biaya

Berikut adalah 7 software HRD gratis dengan keunggulan masing masing, yang bisa Anda pilih sesuai dengan kebutuhan. 

1. KitaLulus

KitaLulus adalah platform rekrutmen berbasis AI yang memungkinkan perusahaan mengiklankan lowongan kerja secara gratis dan menjangkau lebih dari 10 juta pencari kerja aktif di seluruh Indonesia.

Digunakan oleh ratusan ribu perusahaan dari berbagai industri, KitaLulus mendukung proses rekrutmen untuk semua skala, mulai dari posisi tunggal hingga mass hiring di berbagai wilayah. 

Platform ini dapat diakses dengan mudah melalui situs web maupun mobile di Android dan iOS, menjadikannya solusi rekrutmen yang fleksibel, luas jangkauannya, dan efisien.

Keunggulan/USP: Distribusi lowongan yang luas, efisien, dan gratis; memungkinkan HR menjangkau talenta secara masif tanpa hambatan teknis maupun geografis.

Area Penghematan:

• Biaya iklan lowongan kerja (karena pasang loker gratis)
• Gaji HR untuk pengelolaan pelamar dan komunikasi manual
• Waktu proses rekrutmen berkat manajemen kandidat yang lebih terstruktur

Fitur Gratis:

• Pasang lowongan kerja 
• Dashboard terpadu untuk lacak dan kelola semua pelamar dari berbagai posisi
• Customer support yang membantu dari proses pembuatan akun hingga penggunaan platform
• Filter demografis dan lokasi seperti domisili, jenis kelamin, universitas, dan jenis pekerjaan

Fitur Premium (berbayar, opsional):

• KitaMatch with AI untuk pencocokan kandidat otomatis dua kali lebih cepat dan akurat
• Promosi lowongan ke kategori “Lowongan Terpilih” untuk visibilitas lebih tinggi
• Fitur undang wawancara langsung dari dashboard
• Background check untuk keamanan dan ketepatan seleksi kandidat

2. Bitrix24

Bitrix24 adalah HRIS platform all-in-one yang mencakup HR essentials, manajemen proyek, dan komunikasi tim. Versi gratisnya mendukung unlimited users, dengan beberapa fitur tersedia. 

Cocok untuk perusahaan yang ingin menyatukan alur kerja dan komunikasi dalam satu sistem. Namun, kapasitas storage dibatasi dan kurang ideal untuk kebutuhan file besar.

Keunggulan/USP: Menggabungkan manajemen SDM dan kolaborasi tim dalam satu tempat.

Area Penghematan:

• Gaji staf HR karena pelacakan waktu dan cuti bisa dilakukan otomatis
• Waktu komunikasi antardivisi yang sebelumnya tersebar di banyak channel
• Pengurangan kebutuhan tools tambahan untuk kolaborasi

Fitur:

• Menyediakan pelacakan waktu kerja untuk setiap karyawan
• Memungkinkan pengajuan dan persetujuan cuti secara digital
• Mendukung komunikasi real-time lewat chat dan video call
• Menampilkan struktur tim dalam direktori karyawan
• Menyediakan manajemen proyek dan tugas harian
• Menyimpan file HR di cloud dengan kapasitas 5 GB

3. Connecteam

Connecteam dirancang untuk bisnis dengan tim operasional atau lapangan. Versi gratisnya mendukung hingga 10 pengguna, dengan fitur utama seperti GPS time tracking, penjadwalan shift, onboarding digital, dan komunikasi internal. 

Fitur lanjutan seperti automasi dan integrasi hanya tersedia di versi berbayar.

Keunggulan/USP: Fokus pada tim non-desk yang butuh fleksibilitas tinggi dalam pengelolaan.

Area Penghematan:

• Gaji HR yang biasanya digunakan untuk mengelola jadwal, kehadiran, dan pelatihan manual
• Biaya pelatihan awal karena semua proses onboarding sudah terdigitalisasi
• Waktu koordinasi lapangan yang bisa dipangkas lewat fitur chat langsung

Fitur:

• Menggunakan pelacakan waktu berbasis GPS untuk memantau kehadiran
• Menyediakan penjadwalan shift harian atau mingguan yang bisa diatur langsung
• Mendukung onboarding dan pelatihan melalui aplikasi mobile
• Memfasilitasi pengumuman dan chat satu arah atau dua arah
• Menyediakan pusat dokumen untuk SOP dan kontrak kerja

4. Homebase

Homebase sangat cocok untuk bisnis dengan sistem kerja shift seperti restoran atau toko. 

Versi gratisnya mencakup 1 lokasi dengan jumlah karyawan tak terbatas, lengkap dengan time clock dan scheduling. Untuk multi-lokasi dan integrasi payroll, diperlukan upgrade.

Keunggulan/USP: Sederhana, efisien, dan sangat optimal untuk manajemen tenaga kerja shift.

Area Penghematan:

• Gaji HR yang biasanya habis untuk absensi dan penyusunan jadwal manual
• Waktu yang biasanya dibuang untuk tracking cuti dan lembur

Fitur:

• Menyediakan sistem absensi otomatis berbasis aplikasi
• Mendukung pengaturan jadwal kerja harian yang mudah dipantau
• Menyediakan fitur pelacakan cuti dan izin secara digital
• Mengingatkan soal regulasi kerja dan kepatuhan ketenagakerjaan

5. OrangeHRM

OrangeHRM merupakan software open-source yang bisa di-custom sesuai kebutuhan. Versi gratisnya berbasis self-hosted atau cloud terbatas, tanpa dukungan teknis resmi. Sangat cocok untuk perusahaan dengan tim IT yang siap mengelola sistem sendiri.

Keunggulan/USP: Gratis, fleksibel, dan bisa dikembangkan sesuai skala organisasi.

Area Penghematan:

• Gaji HR untuk pencatatan cuti dan administrasi data yang sebelumnya manual
• Biaya pelatihan internal karena sistem lebih seragam dan terdokumentasi
• Biaya lisensi awal untuk software HR standar

Fitur:

• Menyediakan database lengkap untuk semua data karyawan
• Mengelola berbagai jenis cuti seperti tahunan, sakit, atau izin khusus
• Menyediakan alur persetujuan yang bisa disesuaikan
• Menyediakan laporan dasar terkait absensi dan HR
• Memberikan kontrol akses berdasarkan peran pengguna

6. Sentrifugo

Sentrifugo adalah software HRMS open‑source yang dapat diunduh dan di‑hosting sendiri tanpa biaya lisensi. 

Namun, karena sifatnya self‑hosted, pengguna perlu dukungan tim IT internal dan pengaturan awal bisa lebih kompleks dibanding layanan cloud. 

Keunggulan/USP: Karena bersifat open‑source dan gratis lisensi, Sentrifugo menawarkan fleksibilitas tinggi untuk kustomisasi proses HR sesuai kebutuhan organisasi.

Area Penghematan:

• Menghindari biaya lisensi dan langganan software HR (IT costs)
• Mengurangi beban kerja HR untuk proses cuti, absensi, dan evaluasi yang sebelumnya dilakukan manual
• Memangkas biaya pelatihan dan dokumentasi karena modul‑inti sudah tersedia dan perusahaan bisa menetapkan standar sendiri

Fitur:

• Menyediakan database karyawan lengkap serta akses self‑service bagi karyawan dan manajer
• Mengelola cuti, absensi, dan izin dengan alur persetujuan otomatis 
• Modul evaluasi kinerja dan appraisal yang terstruktur
• Modul rekrutmen dan onboarding dasar yang dapat dikustomisasi 

7. Zoho People

Zoho People cocok untuk bisnis kecil yang ingin mulai digitalisasi HR. Versi gratisnya mendukung hingga 5 karyawan, dengan fitur dasar seperti leave management, attendance, dan employee records. 

Fitur seperti penilaian kinerja hanya tersedia di versi berbayar.

Keunggulan/USP: Sederhana dan mudah digunakan untuk usaha mikro dan growing startup.

Area Penghematan:

• Gaji HR untuk pengelolaan cuti dan absensi manual
• Risiko kesalahan input data karyawan
• Waktu pelatihan karena sistemnya mudah dipahami

Fitur:

• Menyediakan sistem pengajuan dan persetujuan cuti secara otomatis
• Memantau kehadiran secara harian melalui web atau aplikasi
• Menyimpan semua data personal dan pekerjaan karyawan
• Menyediakan alur kerja HR dasar untuk proses rutin
• Menyimpan dokumen penting dalam satu tempat

Software HRD Terbaik untuk Hemat Biaya Rekrutmen

Jika fokus utama Anda adalah mempercepat proses rekrutmen tanpa membebani anggaran perusahaan, maka KitaLulus adalah solusi yang paling tepat. 

Tidak hanya menghadirkan platform rekrutmen yang efisien, KitaLulus juga memungkinkan Anda menjangkau lebih dari 10 juta kandidat aktif secara gratis. 

KitaLulus membantu perusahaan membangun proses rekrutmen yang lebih cepat, lebih terukur, dan jauh lebih hemat. 

Yuk, pasang lowongan Anda di KitaLulus hari ini. Gratis!