5 Jenis Software Rekrutmen yang HR Gunakan untuk Percepat Hiring

Menurut laporan The Josh Bersin Company, waktu rata-rata untuk merekrut karyawan telah meningkat menjadi 44 hari pada tahun 2023.

Dampaknya, banyak waktu HR yang terbuang untuk proses administratif alih-alih melakukan kegiatan strategis. Hal ini membuat target rekrutmen sulit tercapai, perusahaan pun berisiko kehilangan kandidat terbaik karena proses yang terlalu panjang.

Itulah mengapa perusahaan perlu mengadopsi software rekrutmen. Simak pentingnya software rekrutmen dan rekomendasi terbaiknya dalam artikel ini.

Mengapa Software Rekrutmen Penting?

HR dituntut untuk menemukan kandidat terbaik dalam waktu singkat. Namun, proses rekrutmen sering kali rumit dan memakan waktu, apalagi bila dilakukan secara manual. 

Beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh HR dalam proses rekrutmen di antaranya: 

• Proses manual menyita banyak waktu dan tenaga, serta rawan salah pilih kandidat.
• Menyortir ratusan CV tanpa bantuan filter otomatis.
• Komunikasi antar tim lambat dan tidak terintegrasi.
• Minim data untuk mengevaluasi efektivitas strategi rekrutmen.
• Tekanan tinggi pada kecepatan dan efisiensi rekrutmen (time-to-hire & cost-per-hire), terutama saat perusahaan butuh tumbuh cepat.

Proses tersebut dapat disederhanakan dan dipercepat dengan bantuan software rekrutmen. 

Software rekrutmen adalah sistem yang membantu tim HR dalam mengelola seluruh proses perekrutan dari awal hingga akhir. Secara umum, fungsinya mencakup: 

• Sourcing: Menemukan dan menjangkau kandidat potensial dengan lebih mudah.
• Engagement: Mempermudah komunikasi antara HR dan kandidat agar proses seleksi berjalan lancar.
• Selection: Mempercepat penyaringan dan pemilihan kandidat yang sesuai.
• Hiring: Mengelola tahap akhir seperti offering letter dan onboarding agar transisi kandidat jadi karyawan berlangsung mulus.

5 Jenis Software yang Dibutuhkan HR dalam Rekrutmen

Agar proses hiring tidak memakan waktu lama dan hasilnya tetap tepat sasaran, HR butuh dukungan teknologi yang tepat. 

Nah, ini dia lima jenis software rekrutmen yang bisa buat setiap tahap perekrutan jadi lebih mudah dan efisien.

1. Applicant Tracking System (ATS)

Applicant Tracking System (ATS) adalah software yang dapat membantu HR mengelola setiap tahap proses perekrutan, dari memasang iklan lowongan kerja hingga memilih kandidat yang tepat. 

Semua data kandidat tersimpan di satu platform sehingga progres setiap pelamar mudah dilacak dan koordinasi antar tim lebih terpusat.

Menurut studi yang dikutip dari Select Software Reviews, penggunaan Applicant Tracking System (ATS) dapat mengurangi siklus rata-rata perekrutan hingga 60%.

Fungsi utama:

• Melacak status kandidat secara real-time di setiap tahap rekrutmen, mulai dari screening, wawancara, hingga penawaran kerja.
• Menyortir pelamar secara otomatis berdasarkan kriteria yang ditentukan seperti pengalaman, pendidikan, atau keterampilan.
• Memudahkan kolaborasi tim dengan catatan dan feedback yang tersimpan langsung di sistem.

Contoh software:

• KitaLulus: Dirancang untuk pasar Indonesia dengan dashboard intuitif, filter otomatis, dan integrasi posting lowongan di aplikasi KitaLulus.
• Workable: ATS global dengan tampilan sederhana, mendukung posting lowongan ke ratusan job board, dan integrasi video interview.
• Lever: ATS dengan pipeline kandidat interaktif dan fitur kolaborasi tim.

Ebook Gratis

Pelajari bagaimana BRI Life berhasil memangkas biaya rekrutmen hingga 90% dengan bantuan teknologi dari Kitalulus.

Download Sekarang

2. Job Posting & Distribusi Otomatis

Fitur ini memungkinkan HR mempublikasikan lowongan kerja ke banyak platform sekaligus hanya dengan satu kali unggah, sehingga waktu posting lebih singkat dan jangkauan kandidat lebih luas.

Fungsi utama:

• Memposting lowongan ke berbagai job board, media sosial, dan situs karier sekaligus tanpa proses manual yang repetitif. 
• Memperluas jangkauan lowongan untuk menjaring lebih banyak kandidat potensial.
• Menjaga konsistensi format dan isi lowongan di semua platform untuk memperkuat citra perusahaan.

Contoh software:

• KitaLulus: Pemasangan lowongan gratis dan otomatis dipromosikan lewat partner media KitaLulus. Semua lamaran dapat dikelola dalam satu dashboard perusahaan yang praktis.
• Jobvite: Menyebarkan lowongan ke job board internasional, media sosial, dan situs karier perusahaan.
• Workable: Distribusi lowongan ke lebih dari 200 job board dalam sekali klik.

3. Software Screening Otomatis

Software screening membantu mempercepat seleksi awal kandidat dengan filter otomatis, tes daring, dan pencocokan berbasis AI untuk menemukan kandidat yang paling sesuai dengan kebutuhan posisi.

Fungsi utama:

• Menyaring CV secara otomatis berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan.
• Menyelenggarakan tes keterampilan, psikotes, atau asesmen teknis secara online.
• Menggunakan AI untuk mencocokkan profil kandidat dengan deskripsi pekerjaan dan kriteria perusahaan.

Contoh software:

• KitaLulus: Fitur KitaMatch AI percepat proses skrining kandidat dari 30 menit menjadi hanya 2 menit. Ada filter hyper-localized, seperti lokasi, jenis kelamin, universitas, dan jenis pekerjaan. Dilengkapi fitur Background Check untuk menyaring pelamar dengan status kriminal atau riwayat hutang.
• TestGorilla: Menyediakan ratusan tes keterampilan, kepribadian, dan bahasa yang dapat disesuaikan.
• Criteria: Menawarkan tes kognitif, kepribadian, dan keterampilan kerja untuk memprediksi kinerja kandidat.

4. Video Interview Tools

Video interview tools memungkinkan proses wawancara dilakukan tanpa tatap muka langsung, dilengkapi fitur perekaman, penjadwalan, dan integrasi dengan sistem rekrutmen.

Fungsi utama:

• Melakukan wawancara jarak jauh tanpa batasan lokasi dan waktu.
• Merekam sesi wawancara untuk ditinjau ulang oleh HR atau manajer terkait.
• Mengintegrasikan hasil wawancara dengan ATS agar proses penilaian lebih terstruktur.

Contoh software:

• KitaHQ: Mengotomatiskan wawancara dan asesmen auto‑pilot berbasis AI. AI menghasilkan pertanyaan wawancara sesuai deskripsi pekerjaan dan penilaian kandidat dilakukan dengan skor objektif.
• Zoom: Platform meeting populer dengan kualitas video stabil dan mudah digunakan.
• HireVue: Video interview khusus rekrutmen dengan analisis AI untuk menilai respons kandidat.

5. HRIS Terintegrasi 

HRIS terintegrasi menggabungkan proses rekrutmen, onboarding, hingga manajemen karyawan dan payroll dalam satu sistem, sehingga transisi dari kandidat ke karyawan berjalan mulus.

Fungsi utama:

• Memindahkan data kandidat yang lolos seleksi langsung ke database karyawan tanpa input ulang.
• Mengelola onboarding secara digital, termasuk kontrak kerja, dokumen, dan pelatihan awal.
• Menghubungkan data karyawan dengan absensi, cuti, dan penggajian.

Contoh aplikasi:

• Mekari Talenta: HRIS dengan modul lengkap dari rekrutmen hingga manajemen SDM.
• ADP Workforce Now: Menyatukan payroll, manajemen karyawan, dan proses rekrutmen.
• Gadjian: Menggabungkan HR, manajemen karyawan, analisis kinerja karyawan, dan payroll dalam satu platform yang efisien.

Tips Memilih Software Rekrutmen yang Tepat

Berikut adalah panduan yang dapat Anda gunakan sebelum menentukan pilihan. 

1. Kenali Tantangan Rekrutmen Anda

Mulailah dengan mengevaluasi proses rekrutmen yang sudah berjalan. Apakah masalah utamanya volume lamaran yang terlalu besar, durasi perekrutan yang lama, keterlibatan kandidat yang rendah, atau data kandidat yang berantakan? 

Dengan memahami hambatan spesifik ini, Anda bisa lebih mudah memilih software yang tepat sasaran.

2. Tentukan Fitur yang Wajib Ada

Setiap software punya fokus yang berbeda. Ada yang hanya kuat di pelacakan pelamar (ATS), ada juga yang mencakup manajemen talenta secara menyeluruh. 

Prioritaskan fitur yang paling relevan dengan kebutuhan, misalnya: 

• Tampilan intuitif: Dashboard rapi dan navigasi sederhana yang mudah dipahami tanpa pelatihan rumit.
• Job posting & sourcing efisien: Sekali klik untuk sebar lowongan ke banyak platform, lengkap dengan pencarian kandidat berbasis AI.
• Screening & ranking otomatis: teknologi AI untuk menyaring CV, fitur background check, memberi peringkat kandidat, dan mengurangi risiko duplikasi data.
• Penjadwalan & interaksi otomatis: Kalender terintegrasi, pengingat otomatis, dan email feedback untuk menjaga hubungan positif dengan kandidat.

3. Cari Tahu Pengalaman Pengguna Lain

Ulasan, testimoni, dan studi kasus bisa memberi gambaran soal kemudahan penggunaan dan kualitas dukungan. 

Pastikan penyedia software menawarkan layanan pelanggan yang responsif, update otomatis, dan pelatihan tanpa biaya tambahan saat ada anggota tim baru.

4. Uji Coba Sebelum Membeli

Manfaatkan demo atau masa uji coba gratis untuk melihat langsung bagaimana software bekerja. Libatkan tim HR Anda dalam menguji, lalu kumpulkan feedback sebelum memutuskan untuk berlangganan.

Software Rekrutmen Terbaik untuk Pasar Tenaga Kerja Indonesia

Proses rekrutmen yang efektif tidak hanya bergantung pada strategi, tetapi juga pada teknologi yang digunakan. Setiap jenis software punya peran penting untuk memangkas waktu, menghemat biaya, dan memastikan perusahaan mendapatkan kandidat terbaik.

Untuk perusahaan di Indonesia, solusi yang tepat adalah memilih software yang memang dirancang sesuai kebutuhan pasar lokal. KitaLulus hadir sebagai software rekrutmen modern berbasis AI yang mampu menyederhanakan seluruh proses perekrutan.

KitaLulus menawarkan berbagai fitur unggulan yang dapat digunakan secara gratis, di antaranya: 

• Pasang loker gratis: Cocok bagi perusahaan yang baru memulai rekrutmen atau ingin menghemat anggaran.
• Jangkauan luas di seluruh Indonesia: Menjangkau 11 juta+ pelamar di lebih dari 350 kota dan kabupaten di Indonesia.
• Dashboard Terpadu: Memantau dan mengelola seluruh proses seleksi dalam satu tempat yang mudah digunakan.

Jika kebutuhan rekrutmen Anda lebih kompleks, Anda dapat lanjut berlangganan Paket Premium yang fleksibel dengan fitur yang lebih lengkap:

• Screening CV & pencocokan kandidat cepat: Teknologi AI menyaring 100+ CV dalam 2 menit dan menampilkan kandidat yang paling sesuai kriteria.
• Pasang lowongan tanpa batas: Mendukung kebutuhan mass hiring tanpa limit jumlah lowongan.
• Promosi lowongan: Menempatkan iklan di posisi strategis dalam aplikasi untuk menarik lebih banyak kandidat berkualitas.
• Undang wawancara langsung: Jadwalkan wawancara dari dashboard tanpa berpindah aplikasi.
• Background check: Memastikan kredibilitas kandidat sejak awal dengan pemeriksaan riwayat hukum dan keuangan.

Yuk, gunakan KitaLulus sekarang untuk proses rekrutmen yang lebih cepat, mudah, dan efisien.

‍