SOP Rekrutmen Karyawan: Cara Menyusun, Contoh, dan Template Gratis

Proses rekrutmen cenderung memakan banyak waktu dan biaya jika tidak dikelola dengan baik. Karena itu, perusahaan perlu menyusun SOP rekrutmen untuk memastikan setiap tahap berjalan lebih efisien dan sesuai standar.

Kalau Anda sedang menyiapkan SOP rekrutmen karyawan, artikel ini akan membantu menjelaskan langkah-langkahnya secara komprehensif. Yuk, baca lebih lanjut.

Apa Itu SOP Rekrutmen Karyawan Baru?

SOP rekrutmen karyawan baru adalah dokumen yang berisi langkah-langkah tertulis sebagai panduan dalam proses perekrutan dan pemilihan karyawan. 

SOP rekrutmen karyawan membantu tim HR bekerja lebih konsisten, adil, dan efisien, sehingga proses lebih objektif dan kandidat tepat bisa ditemukan lebih cepat.

Beberapa tahapan umum yang biasanya tercantum dalam SOP rekrutmen meliputi:

• Perencanaan kebutuhan karyawan, termasuk analisis posisi yang dibutuhkan
• Pembuatan dan penyebaran informasi lowongan
• Seleksi dan penilaian calon karyawan, mulai dari screening awal hingga wawancara
• Pengambilan keputusan dan proses penawaran kerja

Mengapa SOP Rekrutmen Penting Bagi Perusahaan?

SOP rekrutmen karyawan membantu HR menjalankan proses rekrutmen secara konsisten dan sesuai kebijakan perusahaan. Dokumen ini merinci setiap langkah yang harus dilakukan, mulai dari perencanaan hingga seleksi akhir.

Biasanya, penyusunan dan penerapan SOP ini menjadi tanggung jawab divisi General Affair yang menangani kebutuhan tenaga kerja di perusahaan.

Berikut beberapa manfaat dari memiliki SOP rekrutmen karyawan:

1. Meminimalisir Kesalahan dalam Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen melibatkan banyak tahap dan pihak. SOP rekrutmen karyawan membantu memastikan tiap langkah berjalan sesuai alur, tugas tiap pihak jelas, dan risiko kesalahan bisa ditekan.

Dilansir dari business.com, kesalahan rekrutmen dapat merugikan hingga 30% dari gaji tahun pertama karyawan dan merusak budaya, reputasi, serta produktivitas bisnis.

2. Pembagian Tugas Lebih Jelas

Proses rekrutmen tidak hanya melibatkan HR saja, tapi ada juga user seperti manajer, sampai C-level. SOP akan mencegah tugas dilaksanakan tumpang tindih, atau adanya pihak yang mangkir dengan tugas dan tanggung jawabnya.

3. Hemat Waktu

Adanya SOP akan memudahkan karyawan dalam melakukan handover sehingga karyawan yang baru direkrut dapat segera menjalankan tugasnya.

4. Memudahkan Audit

SOP menjadi dokumen bukti administratif proses rekrutmen berlangsung. Dokumen inilah yang menjadi salah satu yang perlu dilengkapi dalam proses audit.

Cara Menyusun SOP Rekrutmen

Cara menyusun SOP rekrutmen karyawan perlu dipertimbangkan baik-baik karena hal ini lah yang akan menentukan seberapa baik proses rekrutmen di dalam perusahaan dilaksanakan nantinya.

Berikut ini cara penyusunannya.

1. Tetapkan Tujuan Pembuatan SOP

Pertama cobalah tetapkan tujuan dari pembuatan SOP. Pastikan tujuan ini dipahami oleh berbagai pihak yang akan terlibat dalam rekrutmen, mulai dari HR manager, rekruter, tim operasional, sampai C-level.

Penetapan tujuan rekrutmen dapat berangkat dari permasalahan kebutuhan SDM perusahaan. Misalnya, memastikan proses rekrutmen lebih terarah atau menyaring kandidat yang sesuai kebutuhan.

2. Jelaskan Ruang Lingkup SOP

Ruang lingkup ini yang akan memberikan batasan dan ketentuan apa saja yang perlu dijalankan dalam proses rekrutmen, mulai dari jenis rekrutmen, posisi yang ditangani, hingga siapa saja yang terlibat di setiap tahap.

3. Pertimbangkan Pembaca

Saat Anda menyusun SOP rekrutmen karyawan, perhatikan bahasa, tata letak, sampai dengan metode yang akan digunakan untuk mensosialisasikannya. Pastikan isi SOP mengakomodasi semua kepentingan pihak yang terlibat dalam rekrutmen.

4. Susun Isi Secara Terstruktur

Struktur isi SOP perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Secara umum, berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam struktur isinya:

• Tujuan pada bagian awal SOP
• Ruang lingkup SOP
• Tahapan dalam proses rekrutmen yang dibuat runut
• Tools atau sistem pendukung, seperti software rekrutmen, alat uji keahlian dan kepribadian, dan tools lainnya.
• Glosari untuk menjelaskan istilah yang digunakan

5. Lakukan Uji Coba dan Evaluasi

Lakukanlah uji coba terlebih dulu sebelum SOP ditetapkan. Di dalam uji coba ini, pertimbangkan segala masukan yang ada. Dari feedback tersebut lakukan perbaikan, hal ini agar SOP yang disahkan adalah SOP yang terbaik sehingga tujuan pembuatan SOP rekrutmen karyawan tercapai.

6. Sosialisasikan ke Semua Pihak

Setelah disahkan, pastikan SOP mudah diakses dan disosialisasikan secara menyeluruh. Setiap pihak harus tahu perannya dalam sistem rekrutmen yang baru.

Kesalahan Umum Saat Menyusun SOP Rekrutmen Karyawan

Agar SOP rekrutmen benar-benar berfungsi dan digunakan oleh tim, penting untuk memperhatikan beberapa kesalahan yang sering terjadi:

• Membuat SOP tanpa melibatkan tim terkait: Ini membuat isi dokumen tidak sesuai dengan kenyataan di lapangan. Libatkan user, tim HR, dan rekruter agar prosedur yang disusun relevan dan bisa dijalankan.
• Tidak menjelaskan tujuan dari SOP: SOP yang langsung menjelaskan teknis, tanpa tujuan, akan membingungkan. Awali dengan menjelaskan apa yang ingin dicapai dari prosedur ini agar seluruh tim punya pemahaman yang sama.
• Format dan bahasa sulit dipahami: SOP yang terlalu padat atau menggunakan istilah teknis tanpa penjelasan akan menyulitkan pembaca. Gunakan bahasa yang jelas, subjudul jelas, dan format yang rapi, agar isi dokumen lebih mudah dipahami.
• Isi SOP tidak mencerminkan nilai perusahaan: Cara perusahaan merekrut mencerminkan cara kerja dan budaya internal. Jika isinya terlalu formal, padahal timnya fleksibel, akan terasa tidak tepat. Pastikan isi SOP selaras dengan nilai, cara komunikasi, dan pendekatan kerja yang dijalankan perusahaan.
• Tidak memperbarui SOP secara berkala: Proses rekrutmen bisa berubah seiring waktu, baik karena peraturan, teknologi, maupun strategi bisnis. SOP yang dibiarkan begitu saja akan menjadi tidak relevan. Buat jadwal evaluasi rutin untuk update SOP sesuai kebutuhan tim dan perkembangan yang ada.

Contoh Flowchart Rekrutmen Karyawan

Berikut ini contoh flowchart rekrutmen karyawan yang bisa menjadi referensi Anda.

Template SOP Rekrutmen Karyawan

Untuk membantu Anda memulai atau menyusun ulang sistem rekrutmen yang lebih terstruktur, KitaLulus juga telah menyiapkan template SOP rekrutmen karyawan yang bisa langsung Anda unduh dan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

‍SOP Rekrutmen Karyawan Lebih Efektif dengan Platform yang Tepat

SOP yang lengkap akan membantu HR menjalankan proses rekrutmen karyawan baru secara lebih efisien. Namun, untuk hasil yang optimal, SOP juga perlu didukung oleh platform rekrutmen yang mampu mempercepat pencarian kandidat.

Di sinilah KitaLulus berperan. Sebagai job portal yang dilengkapi fitur-fitur canggih, KitaLulus membantu menyaring kandidat lebih cepat dan akurat, sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Dengan KitaLulus, Anda bisa:

• Memasang iklan lowongan kerja gratis
• Menjangkau lebih dari 11 juta pencari kerja aktif di seluruh Indonesia
• Mengelola proses rekrutmen secara terpusat melalui dashboard perusahaan

Jadi, setelah SOP Anda siap, pastikan juga platform rekrutmennya mendukung. Pasang lowongan sekarang di KitaLulus dan temukan kandidat terbaik lebih cepat.