10 Strategi Negosiasi Gaji Karyawan untuk Panduan HRD

Setelah mendapatkan kandidat yang cocok, tugas seorang HR belum berhenti sampai situ saja. Yap, Anda masih harus melakukan negosiasi gaji dengan kandidat. Sama halnya seperti kandidat yang harus menyiapkan strategi, sebagai HR Anda pun perlu melakukannya.

Ada beberapa strategi nego gaji untuk HR yang perlu dilakukan agar kandidat mau menerima offering yang diajukan. Nah, artikel KitaLulus kali ini akan spill apa saja strategi negosiasi gaji untuk HR yang jarang diketahui.

Panduan strategi ini akan membantu Anda dalam membuat kandidat menerima offering dan membuat budget rekrutmen tetap aman.

Faktor yang Mempengaruhi Gaji di Indonesia

Sebelum membahas strategi negosiasi, penting untuk memahami berbagai faktor yang mempengaruhi struktur gaji di Indonesia. Beberapa faktor utama meliputi:

1. Regulasi Ketenagakerjaan Indonesia

Pemahaman mendalam tentang Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 dan peraturan terkait Upah Minimum Provinsi (UMP) serta Upah Minimum Sektoral (UMS) sangat penting. Peraturan ini menetapkan standar minimum yang harus dipenuhi oleh perusahaan dan menjadi landasan dalam negosiasi gaji.

Baca juga: Sah! Daftar Lengkap UMP 2025 di Seluruh Provinsi RI

2. Analisis Pasar dan Benchmarking

Tren gaji di Indonesia bervariasi secara signifikan berdasarkan industri, geografi, dan tingkat pengalaman.

Profesional HR perlu memiliki akses ke data pasar yang akurat dan terkini untuk memastikan struktur gaji yang kompetitif. Laporan gaji tahunan oleh badan-badan seperti Mercer, Korn Ferry, dan lembaga lokal dapat menjadi referensi berharga.

3. Inflasi dan Kondisi Ekonomi

Faktor makroekonomi seperti inflasi dan pertumbuhan ekonomi memiliki dampak langsung pada ekspektasi gaji.

Menurut Badan Pusat Statistik (BPS), inflasi tahunan Indonesia pada Maret 2025 tercatat sebesar 1,03% secara year-on-year (YoY) dan mengalami inflasi bulanan sebesar 1,65%.

Dengan inflasi yang lebih rendah, seperti yang terjadi saat ini, ekspektasi kenaikan gaji mungkin juga akan lebih moderat.

Apakah Anda masih bingung apakah perlu menampilkan gaji di lowongan pekerjaan? Temukan jawabannya di artikel kami berikut ini

Strategi HR dalam Negosiasi Gaji terhadap Karyawan

Sebuah survei oleh Robert Walters menyatakan 68% perusahaan memperkirakan bahwa kenaikan biaya hidup akan menjadi isu utama dalam negosiasi gaji, yang dapat mempersulit mereka dalam mempertahankan karyawan.

Hal ini menjadi perhatian serius bagi departemen HR yang bertanggung jawab dalam memastikan keseimbangan antara kepuasan kandidat dengan anggaran perusahaan.

Nah, berikut ini beberapa strategi nego gaji untuk HR yang jarang diketahui yang bisa Anda praktikkan.

1. Buatlah Proses Negosiasi Nyaman

Situasi negosiasi gaji bisa jadi momen yang awkward. Oleh karena itu, pastikan Anda menciptakan situasi yang nyaman selama proses ini.

Situasi yang nyaman membuat proses negosiasi akan berjalan lancar. Kandidat pun bisa terbuka membicarakan apa yang mereka butuhkan dan harapan mereka, tanpa merasa malu atau tidak nyaman.

2. Rencanakan Negosiasi Gaji

Persiapan adalah kunci untuk segala sesuatu, termasuk saat Anda negosiasi gaji dengan kandidat. Di dalam tahap ini, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan, antara lain:

Lakukanlah Penelitian

Cari tahu struktur upah dan apa saja benefit yang diberikan oleh industri sejenis untuk posisi yang sama. Selidiki juga skala upah perusahaan tempat kandidat bekerja saat ini dan lihat apakah gaji dan benefit yang Anda tawarkan bisa lebih unggul atau justru mengalah.

Coba Lihat Lebih Dekat Keinginan dan Kebutuhan Kandidat

Ada banyak informasi yang dapat diperoleh dengan memberikan kesempatan kepada kandidat untuk berbicara tentang diri mereka.

Dari informasi tersebut, Anda jadi bisa mempertimbangkan penawaran apa saja yang bisa Anda berikan untuk membuat mereka tertarik.

Selain itu, selama proses wawancara cobalah temukan apa yang sangat dipedulikan kandidat. Misalnya memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari rumah mungkin lebih berharga bagi mereka daripada kenaikan gaji pokok.

Ini akan membantu Anda memahami bagaimana melakukan negosiasi gaji kandidat dengan mudah.

3. Buat Proses Negosiasi Lebih Terbuka

Strategi nego gaji untuk HR yang jarang diketahui satu ini akan membuat proses negosiasi lebih mengalir. Sikap terbuka HR selama negosiasi akan membuat kandidat merasa lebih nyaman untuk berdiskusi.

Selain itu, semakin HR terbuka, semakin tumbuh kepercayaan kandidat dan hal ini membuat mereka lebih merasa dihargai.

Baca Juga: 8 Kendala Rekrutmen yang Sering Dialami HR dan Solusinya

4. Berani untuk Memberikan Melakukan Penawaran

‍Negosiasi membutuhkan titik awal, jadi jangan malu. Anda telah melakukan penelitian, dan tahu apa yang menurut Anda layak untuk kandidat tersebut.

Ada baiknya Anda tidak langsung memberikan penawaran terbaik Anda, simpan itu saat kandidat memberikan counter offer. Namun, hindari juga memberikan penawaran yang terlalu rendah. Ini menandakan perusahaan yang tidak menghargai stafnya.

Selain itu, hal berikut juga akan memberikan gambaran potensi sulitnya mereka mendapatkan kenaikan gaji dan kesejahteraan di perusahaan.

Jika Anda melakukan ini, ada kemungkinan kandidat akan langsung menolak offering tanpa ada negosiasi.

Berikan offering yang memang Anda rasa sesuai, dan jika Anda harus menaikkan offering, pastikan angka tersebut masih masuk dalam skala gaji untuk posisi yang sama di perusahaan Anda.

Memberikan gaji yang lebih besar kepada karyawan baru untuk melakukan pekerjaan yang sama atau serupa dapat menyebabkan kecemburuan antar karyawan.

Bila memang harus menawarkan gaji lebih tinggi daripada karyawan yang sudah ada dalam peran yang sama, pastikan kandidat baru membawa sesuatu yang ekstra untuk jabatan tersebut agar pantas mendapatkannya.

5. Baca Respons Kandidat

Saat proses negosiasi gaji, Anda harus melihat bagaimana kandidat merespons tawaran yang Anda ajukan. Baik itu secara verbal dan juga gerak tubuh mereka. Apakah kandidat merasa kecewa, apakah kandidat akan melepaskan tawaran, atau menyepakati tawaran yang diberikan.

Ini jadi cara terbaik untuk mengetahui apakah proses negosiasi dapat menghasilkan win-win solution atau tidak.

Jika mereka belum memberikan respons yang jelas tentang tawaran yang Anda berikan, coba tanyakan bagaimana perasaan mereka tentang hal itu. Apakah negosiasi gaji mendekati apa yang mereka harapkan atau justru jauh dari harapan.

6. Tunjukkan Budaya Perusahaan Mendukung Kesejahteraan Karyawan

Tidak bisa dipungkiri, kandidat akan lebih tertarik kepada perusahaan yang selaras dengan nilai dan preferensi mereka. Ceritakan bagaimana budaya perusahaan Anda dalam mendukung kesejahteraan para karyawan.

Ini akan memberikan gambaran holistik dan nilai tambah yang bisa jadi pertimbangan mereka dalam proses negosiasi gaji.

7. Berikan Kandidat Waktu

Beberapa kandidat membutuhkan pertimbangan saat perusahaan menurunkan ekspektasi gaji yang mereka harapkan. Maka dari itu, beri mereka waktu dan ruang untuk memikirkannya.

Beri tahu kandidat bahwa mereka punya waktu untuk membuat keputusan, tidak lupa beritahu mereka bahwa Anda akan selalu tersedia untuk membahas apa pun yang akan membantu mereka. Hal ini akan membuat kandidat merasa dihargai dan diinginkan sehingga mereka mungkin akan menerima tawaran Anda.

8. Perjelas Benefit, Bonus yang Bisa Didapatkan Kandidat

Penting sekali untuk memperjelas apa saja benefit lainnya yang akan didapat kandidat. Ini menjadi strategi nego gaji untuk HR yang jarang diketahui. Jika negosiasi terkesan alot, cobalah permanis penawaran Anda dengan benefit dan bonus yang bisa kandidat dapatkan selama bekerja di perusahaan.

Jelaskan juga berbagai program bonus yang ada di perusahaan yang membuat gaji akan terasa lebih besar.

Jika perusahaan memiliki fleksibilitas jam kerja, terangkan pada kandidat. Jelaskan juga bahwa perusahaan memiliki opsi bekerja di rumah atau tambahan cuti yang menguntungkan untuk mereka.

9. Sebutkan Jenjang Karier

Sebagai HR, Anda juga dapat mendiskusikan gaji dan benefit yang bisa kandidat dapatkan dalam jangka panjang.

Beri tahu mereka bahwa meskipun tahun pertama mungkin tidak sesuai dengan ekspektasi gaji mereka, namun banyak karyawan yang mendapatkan gaji dan benefit lebih tinggi di tahun berikutnya setelah mereka naik jabatan.

Menerangkan kepada mereka apa saja benefit dan bonus di luar gaji, akan berdampak kuat pada keputusan kandidat untuk menerima atau menolak tawaran Anda.

10. Tahu Kapan Harus Mundur

Jika kandidat sudah agresif, mengelak, dan sulit dijangkau, pertimbangkan untuk menyudahi negosiasi. HR yang baik adalah mereka yang dapat mengetahui kapan harus mengejar kandidat dan kapan harus melepaskannya.

Tidak perlu memaksakan diri, ketika memang negosiasi tidak menemukan titik kesepakatan, sampaikan dengan sopan kepada kandidat.

Baca juga: Wajib Tahu! Begini Cara Menolak Pelamar Kerja Secara Halus

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Negosiasi HR dan Kandidat

Negosiasi dengan kandidat adalah tentang mencapai kesepakatan gaji yang memenuhi tujuan bisnis Anda dan membuat kandidat merasa dihargai dan diberi kompensasi yang sesuai.

Namun, masih banyak HR yang beranggapan bahwa negosiasi gaji adalah tentang memenangkan penawaran, sehingga mereka melakukan beberapa kesalahan yang sebenarnya harus dihindari.

Berikut ini kesalahan yang umum ditemukan saat proses negosiasi gaji HR dengan kandidat.

1. Membicarakan Kekurangan Perusahaan Lain

Bila Anda mengetahui bahwa kandidat juga mendapatkan tawaran dari perusahaan pesaing, penting sekali untuk fokus kepada apa yang bisa perusahaan Anda berikan. Pastikan membuka negosiasi dengan fakta seputar perusahaan Anda, hindari untuk menjelekkan perusahaan kompetitor.

Tidak apa untuk membandingkan tunjangan Anda dengan kompetitor, tapi hindari mengungkit berbagai rumor perusahaan kompetitor yang Anda sendiri tidak tahu kebenarannya.

2. Terlalu Agresif dan Tidak Sabar

Seringkali kandidat hanya membutuhkan waktu untuk memahami offering yang Anda berikan di awal. Maka biarkan mereka berpikir. Jangan langsung agresif dan tidak sabar untuk memutuskan bahwa kandidat menolak tawaran atau menginginkan offering yang lebih besar.

3. Mengabaikan Bias

Saat bernegosiasi, pahami bahwa bias mungkin saja terjadi baik itu disadari atau tidak. Bias ini bisa memengaruhi keputusan Anda.

Misalnya, saat bernegosiasi dengan kandidat perempuan, Anda akan berpikir bahwa mereka akan mengintimidasi, terlalu agresif, suka memerintah. Bila itu terjadi pada Anda, coba lihat kembali apa yang Anda cari dan temukan pada kandidat ini.

Ingin mengetahui lebih lanjut tentang cara menyusun offering letter yang menarik? Baca artikel kami tentang “Panduan Lengkap Menyusun Offering Letter yang Efektif”

Menangani Situasi Khusus dalam Negosiasi Gaji

1. Kandidat dengan Permintaan Gaji di Atas Anggaran

Situasi ini sering terjadi, terutama untuk posisi dengan keterampilan langka. Berikut strategi untuk mengatasinya:

• Tawarkan jadwal peninjauan gaji yang lebih agresif berdasarkan kinerja
• Pertimbangkan bonus sign-on atau insentif jangka pendek
• Eksplorasi manfaat non-finansial yang dapat menambah nilai penawaran
• Diskusikan jalur percepatan karir untuk kompensasi masa depan yang lebih tinggi

2. Kandidat yang Enggan Menyebutkan Ekspektasi Gaji

Beberapa kandidat mungkin menghindari menyebutkan ekspektasi gaji mereka terlebih dahulu. Pendekatan yang dapat diambil antara lain:

• Bagikan rentang gaji untuk posisi tersebut berdasarkan data pasar
• Minta kandidat untuk menyebutkan faktor-faktor yang mereka prioritaskan dalam paket kompensasi
• Fokuskan diskusi pada nilai posisi dan tanggung jawab sebelum membahas angka

3. Negosiasi Internal untuk Promosi atau Penyesuaian Gaji

Negosiasi dengan karyawan internal untuk promosi atau penyesuaian gaji memiliki dinamika berbeda. HR perlu mempertimbangkan:

• Kesetaraan internal dengan karyawan lain pada level yang sama
• Riwayat kinerja dan kontribusi karyawan
• Potensi dampak pada moral dan retensi tim jika informasi menyebar
• Konsistensi dengan kebijakan kompensasi perusahaan

Kesimpulan

Negosiasi gaji yang efektif merupakan perpaduan antara seni dan sains. Aspek “sains” meliputi analisis data pasar, pemahaman regulasi, dan penggunaan metrik objektif. Sementara aspek “seni” mencakup komunikasi, pemahaman psikologi, dan kemampuan untuk menciptakan solusi kreatif.

Bagi profesional HR di Indonesia, penguasaan kedua aspek ini sangat penting untuk mencapai hasil negosiasi yang optimal—menarik dan mempertahankan talenta terbaik sambil tetap menjaga keberlanjutan finansial perusahaan.

Dalam konteks pasar kerja Indonesia yang terus berkembang, strategi negosiasi gaji yang efektif menjadi semakin penting sebagai alat strategis dalam manajemen talenta. Dengan menerapkan praktik terbaik yang diuraikan dalam artikel ini, profesional HR dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan bagi semua pihak.