Tips Memilih Software HR Berdasarkan Skala Bisnis (+Checklist)

Memilih software HR memang terlihat gampang, sampai Anda mulai membandingkan fitur, mendengarkan opini berbagai divisi, dan menyesuaikan semuanya dengan anggaran. 

Muncul pertanyaan: apakah perlu sistem all-in-one, atau cukup pakai solusi yang lebih ringan? Apakah fitur yang ditawarkan relevan dengan struktur tim saat ini? 

Artikel ini memberikan tips memilih software HR, membantu Anda memetakan kebutuhan berdasarkan skala dan kompleksitas operasional, dengan checklist yang bisa dipakai untuk membandingkan berbagai software HR. Yuk, baca selengkapnya. 

Faktor-Faktor yang Menentukan Kebutuhan Software HR

Sebelum memutuskan software HR mana yang akan digunakan, penting untuk memahami kondisi internal bisnis Anda. 

1. Jumlah Karyawan (Skala Bisnis)

Jumlah karyawan adalah titik awal untuk menilai seberapa kompleks kebutuhan HR Anda. Skala tim akan menentukan apakah cukup dengan sistem yang ringan atau perlu software yang mampu menangani banyak proses sekaligus.

• Untuk UKM (10–100 karyawan): Biasanya hanya butuh sistem HRIS dasar yang fokus pada keperluan administratif seperti absensi, cuti, payroll sederhana, rekrutmen, dan akses mandiri karyawan (Employee Self-Service/ESS).
• Untuk perusahaan besar (>100 karyawan): Butuh sistem HRMS atau HCM yang mendukung fungsi strategis seperti performance review, training, hingga analitik SDM.

Intinya, jangan pakai sistem yang terlalu berat untuk tim kecil, atau sebaliknya, jangan pakai sistem minimalis untuk struktur perusahaan yang sudah kompleks.

2. Kompleksitas Struktur Organisasi

Bentuk dan hierarki organisasi sangat menentukan fitur teknis yang dibutuhkan dari sebuah software HR.

• Struktur sederhana: Biasanya ditemukan pada bisnis kecil atau menengah. Hanya memiliki satu lokasi operasional, approval cuti langsung dari atasan, dan tidak banyak layer manajemen. Sistem HR dasar sudah cukup untuk merekam aktivitas dan melakukan approval sederhana.
• Struktur kompleks: Multi-cabang atau anak usaha, alur approval bertingkat, pengaturan akses lebih rumit. Butuh sistem yang bisa disesuaikan (modular & multi-layer).

Semakin kompleks struktur organisasinya, semakin penting memilih sistem yang bisa dikonfigurasi secara modular dan multi-layer.

3. Kebutuhan Payroll & Compliance

Sistem penggajian tentu tidak sesimpel mentransfer uang ke rekening karyawan. Ada perhitungan lembur, tunjangan, pajak, hingga pelaporan ke pemerintah yang harus dilakukan secara presisi dan sesuai regulasi.

• Payroll: Otomatisasi perhitungan gaji, lembur, tunjangan, potongan BPJS, dan PPh 21.
• Compliance: Harus selalu update dengan regulasi Indonesia (misalnya skema TER, BPJS, THR).
• Regional: Jika perusahaan beroperasi di berbagai provinsi, pastikan sistem bisa mengakomodasi kebijakan UMR atau ketentuan tenaga kerja lokal yang berbeda.

Kesalahan pada bagian ini bisa berdampak besar, mulai dari potensi denda hingga pelanggaran hukum lainnya. 

4. Integrasi Antar Departemen

HR tidak berdiri sendiri. Di banyak perusahaan, HR berhubungan langsung dengan finance, operasional, bahkan IT. Maka dari itu, software HR yang baik seharusnya bisa berintegrasi dengan sistem lain. 

Beberapa integrasi penting yang sebaiknya didukung:

• Sistem akuntansi: Untuk memastikan data payroll masuk otomatis ke laporan keuangan tanpa perlu input ulang.
• Sistem finance / reimbursement: Agar klaim karyawan, seperti perjalanan dinas atau penggantian biaya kesehatan, bisa langsung diproses dari satu ekosistem.
• Sistem rekrutmen: Idealnya, begitu kandidat diterima, datanya bisa otomatis ditransfer ke sistem HR tanpa input manual (otomatisasi onboarding).
• Sistem operasional / produksi: Untuk perusahaan lapangan atau manufaktur, software HR bisa terhubung dengan data absensi dan produktivitas agar hasil kerja lebih terukur.

Checklist Software HR Berdasarkan Skala Bisnis

Setiap bisnis memiliki prioritas yang berbeda dalam memilih software HR. UKM cenderung butuh efisiensi dan kemudahan, bisnis menengah mulai fokus pada automasi dan integrasi, sedangkan perusahaan besar mengutamakan skalabilitas dan keamanan data. 

Checklist ini dirancang untuk membantu Anda menyesuaikan fitur software HR dengan kapasitas dan kebutuhan aktual perusahaan. 

1. Software HR untuk UKM (di bawah 100 karyawan)

Fokus utama: efisiensi operasional & biaya rendah

Software HR untuk UKM harus ringan, hemat biaya, dan mudah dipakai, terutama jika tim HR masih terbatas atau bahkan belum ada divisi HR khusus.

Fitur yang sebaiknya ada:

• Absensi otomatis dan bisa diakses via mobile (misalnya GPS check-in, selfie attendance)
• Fitur rekrutmen dasar (posting lowongan, jangkauan luas ke banyak kandidat, dashboard terpadu) 
• Payroll sederhana (hitung gaji pokok, lembur, potongan BPJS, dan PPh 21)
• Penyimpanan cloud agar tidak perlu server sendiri
• Employee Self-Service (ESS) untuk pengajuan cuti, lihat slip gaji, dan update data pribadi
• Dasbor sederhana untuk rekap data

Checklist tambahan:

• Bisa dipakai oleh non-HR
• Support lokal (jika ada masalah bisa cepat dibantu)
• Biaya langganan per bulan di bawah Rp5 juta

2. Untuk Bisnis Menengah (100–500 karyawan)

Fokus utama: integrasi sistem & automasi alur kerja

Pada tahap ini, kebutuhan HR mulai meluas dan harus terhubung dengan divisi lain seperti keuangan, operasional, atau bahkan legal. Proses approval juga sudah multi-level.

Fitur yang sebaiknya ada:

• Multi-level approval (misalnya: cuti harus disetujui atasan langsung dan HR)
• Otomatisasi cuti, reimbursement, dan perjalanan dinas
• Performance management & KPI tracking
• Integrasi ke sistem akuntansi atau finance
• Pelaporan SDM yang lebih lengkap
• Onboarding & offboarding checklist otomatis
• Fitur rekrutmen yang lebih kompleks, seperti screening CV otomatis, undang wawancara otomatis, background check 

Checklist tambahan:

• Bisa atur role & hak akses antar divisi
• Bisa ekspor laporan ke format yang dibutuhkan manajemen
• Budget langganan rata-rata Rp5–20 juta per bulan tergantung fitur dan jumlah pengguna

2. Software HR untuk Perusahaan Besar / Enterprise (>500 karyawan)

Fokus utama: skalabilitas, akurasi data, dan kepatuhan hukum (compliance)

Bisnis besar atau enterprise punya struktur organisasi kompleks dan kebutuhan data lintas entitas. Sistem HR-nya harus bisa tumbuh mengikuti bisnis, tetap aman, dan patuh pada regulasi lokal maupun global.

Fitur yang sebaiknya ada:

• Payroll multi-entitas (misalnya untuk anak perusahaan atau cabang luar negeri)
• Manajemen pajak dan pelaporan sesuai regulasi di berbagai wilayah
• Advanced HR analytics untuk analisis turnover, headcount, cost per hire, dan produktivitas
• Integrasi ERP atau sistem internal lainnya
• Sistem keamanan data tingkat lanjut (akses terenkripsi, audit trail, kontrol multi-level)
• HRBP module (untuk dukungan bisnis strategis dari HR)
• Rekrutmen kelas enterprise: ATS terintegrasi, multi-channel posting 

Checklist tambahan:

• Bisa audit data dan compliance
• Mendukung implementasi hybrid (cloud + on-premise bila dibutuhkan)
• Budget di atas Rp20 juta per bulan tergantung jumlah user dan skala integrasi

Checklist Pemilihan Software HR Berdasarkan Skala Bisnis

Untuk mempermudah perbandingan antar skala bisnis, KitaLulus merangkum poin-poin utama dalam bentuk tabel checklist software HR berikut. 

Rekomendasi Software HR Lokal Berdasarkan Fitur Utama

Berikut adalah beberapa rekomendasi software HR dengan fitur unggulan yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan dan skala bisnis Anda. 

1. KitaLulus

KitaLulus adalah platform rekrutmen berbasis AI yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan di Indonesia merekrut karyawan dengan cepat, mudah, dan efisien. 

Dengan KitaLulus, perusahaan dapat memasang lowongan kerja secara gratis dan mendistribusikannya otomatis ke berbagai kanal pencarian kerja.

Fokusnya adalah membantu UKM, startup, dan bisnis dengan tim HR terbatas agar tetap bisa bersaing dalam mencari talenta terbaik tanpa harus mengeluarkan biaya besar.

Fitur unggulan:

• Pasang lowongan gratis: Perusahaan dapat mengiklankan posisi tanpa biaya, cocok untuk bisnis yang baru mulai melakukan rekrutmen.
• Distribusi ke banyak kanal: Lowongan tersebar ke berbagai partner media KitaLulus.
• Jangkauan luas: Akses ke lebih dari 11 juta pencari kerja di 350+ kota dan kabupaten.
• Dashboard terpadu: Semua proses rekrutmen, mulai dari pelamar masuk, seleksi, hingga wawancara, bisa dikelola dalam satu dashboard terintegrasi.
• Screening CV berbasis AI: Sistem otomatis membaca ratusan CV dalam hitungan menit dan memberikan rekomendasi kandidat paling relevan.
• Undang wawancara langsung dari dashboard: HR bisa menjadwalkan wawancara tanpa perlu keluar dari sistem.
• Promosi posisi strategis: Fitur penempatan lowongan di posisi teratas aplikasi untuk menjangkau lebih banyak kandidat berkualitas.
• Background check kandidat: Pemeriksaan latar belakang hukum dan keuangan untuk memastikan kredibilitas pelamar.

Cocok untuk:

• UKM & Startup: Ideal untuk perusahaan yang ingin mempercepat proses rekrutmen tanpa beban biaya tambahan.
• Bisnis Menengah: Dapat digunakan sebagai supporting tool untuk mengelola volume lamaran besar dengan efisiensi tinggi.
• Enterprise: Cocok sebagai platform pendukung rekrutmen massal di level operasional, terutama untuk posisi entry-level.

2. LinovHR

LinovHR adalah software HRIS lokal yang menawarkan sistem modular dan fleksibel. Setiap modulnya bisa dipilih dan diaktifkan sesuai kebutuhan bisnis, mulai dari payroll, time management, hingga rekrutmen dan performance management. 

Fleksibilitas ini menjadikannya solusi ideal bagi perusahaan yang sedang berkembang dan mulai membutuhkan sistem HR yang lebih terstruktur.

Fitur unggulan:

• Sistem modular: Perusahaan dapat memilih modul sesuai kebutuhan dan menambahkannya seiring pertumbuhan bisnis (Payroll, Recruitment, Time Management, Performance).
• Manajemen kinerja & kompetensi: Modul appraisal dan feedback 360°, berguna untuk standarisasi penilaian dan pengembangan karyawan.
• Payroll & compliance lokal: Penghitungan PPh 21, BPJS, dan THR otomatis sesuai regulasi Indonesia.
• Time management fleksibel: Pengaturan jadwal kerja, shift, dan absensi (GPS atau fingerprint) yang cocok untuk perusahaan dengan banyak cabang.
• Kustomisasi tinggi: Sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan alur kerja unik tiap perusahaan.
• Modul rekrutmen terintegrasi: Menyediakan fitur manajemen lamaran, screening kandidat, dan status proses rekrutmen yang bisa dipantau secara real time.

Cocok untuk bisnis menengah. Dirancang untuk perusahaan dengan 100–500 karyawan yang sudah membutuhkan integrasi sistem dan automasi alur kerja antar divisi.

3. Mekari Talenta

Mekari Talenta adalah software HR berbasis cloud yang menggabungkan fungsi HRIS (Human Resource Information System), HRMS (Human Resource Management System), dan HCM (Human Capital Management) dalam satu platform. 

Sistem ini membantu perusahaan besar mengelola seluruh aktivitas SDM, mulai dari administrasi dasar hingga analitik kinerja, dalam satu ekosistem digital yang terintegrasi.

Fitur unggulan:

• Onboarding digital: Membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat dengan akses ke panduan, pelatihan, dan formulir digital di satu tempat.
• Employee self-service (ESS): Karyawan bisa melakukan absensi, cuti, reimbursement, hingga mengunduh slip gaji dan formulir pajak secara mandiri.
• Payroll & administrasi otomatis: Semua perhitungan gaji, tunjangan, dan pajak dilakukan otomatis, dengan update regulasi terbaru.
• Performance review terintegrasi: Dashboard transparan untuk penilaian kinerja antar karyawan, atasan, dan HR.
• Manajemen data karyawan lengkap: Data dari onboarding hingga offboarding tersimpan aman dan mudah diakses untuk pengambilan keputusan berbasis data.
• Integrasi fleksibel melalui API: Dapat terhubung dengan ERP, software keuangan, atau sistem internal lainnya.
• Analitik SDM & pelaporan lanjutan: Menyediakan insight berbasis data terkait turnover, produktivitas, dan efektivitas HR.

Cocok untuk enterprise. Dirancang untuk perusahaan dengan banyak cabang atau entitas, membutuhkan analitik SDM mendalam, keamanan data tinggi, dan compliance multi-regional.

Pilih Software Paling Sesuai untuk Bisnis Anda

Setiap bisnis pasti punya kebutuhan HR yang berbeda, tergantung skala dan kompleksitas. Karena itu, memilih software HR tidak bisa disamaratakan. Tips memilih software HR dalam artikel ini dapat Anda gunakan untuk membandingkan pilihan yang ada, baik untuk UKM, bisnis menengah, maupun enterprise.

Salah satu kebutuhan HR yang paling krusial di tahap awal adalah rekrutmen. Nah, KitaLulus bisa jadi solusi praktis untuk memulai. KitaLulus adalah software rekrutmen berbasis AI yang dirancang khusus untuk bantu UKM dan startup menemukan kandidat terbaik, tanpa biaya tinggi dan tanpa ribet.

Yuk, coba pasang loker gratis di KitaLulus sekarang.