Event organizer adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengatur dan mengelola setiap aspek acara. Tugas mereka termasuk membuat konsep ide tema, merencanakan anggaran, memesan tempat, berhubungan dengan pemasok dan klien, mengelola logistik, dan menyajikan laporan pasca acara.
Ringkasan Pekerjaan
Kami mencari seorang event organizer yang kreatif dan terorganisir untuk membantu kami melaksanakan acara yang berkesan. Sebagai event organizer, Anda akan bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola berbagai acara perusahaan. Anda akan bekerja sama dengan tim internal dan eksternal untuk memastikan pelaksanaan acara yang sukses.
Tugas dan Tanggung Jawab
- Berkomunikasi dengan klien untuk mengidentifikasi kebutuhan dan harapan mereka.
- Mengumpulkan informasi tentang tujuan, tema, anggaran, dan persyaratan acara.
- Membuat rencana kerja yang terperinci, termasuk jadwal kegiatan, alokasi anggaran, dan sumber daya yang diperlukan.
- Merancang tata letak dan agenda acara, mulai dari membuat panduan acara, tiket, pamflet, dan kegiatan pemasaran lainnya untuk mempromosikan acara dengan bantuan PR atau juga sales.
- Mengoordinasikan semua aspek acara, termasuk pemilihan lokasi, perizinan, transportasi, akomodasi, dekorasi, dan peralatan teknis.
- Menyusun kontrak dengan pemasok dan vendor, serta mengelola negosiasi dan konfirmasi layanan.
- Mengawasi persiapan acara, termasuk penyiapan tempat, pengaturan panggung, pengaturan suara dan pencahayaan, serta persiapan logistik lainnya.
- Memastikan semua kegiatan acara berjalan sesuai rencana.
- Mengawasi jalannya acara, termasuk penanganan masalah yang mungkin timbul dan pengaturan perubahan yang dibutuhkan.
- Membuat laporan pasca acara.
Kualifikasi
- Memiliki gelar S1 di bidang hospitality, PR, manajemen, atau bidang terkait.
- Pengalaman kerja sebelumnya dalam perencanaan dan pengorganisasian acara, baik di dalam atau di luar lingkungan perusahaan.
- Pemahaman yang baik tentang logistik acara, pengelolaan anggaran, dan negosiasi kontrak dengan pemasok dan vendor.
- Kemampuan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tertulis.
- Kemampuan untuk bekerja di bawah tekanan, mengelola waktu dengan efektif, dan memprioritaskan tugas.
- Kemampuan untuk berkolaborasi dengan tim, memimpin, dan bekerja mandiri.
- Keterampilan organisasi yang kuat dan perhatian terhadap detail.
- Memahami tren dalam industri acara dan kemampuan untuk mengadaptasi ide kreatif.
- Kemampuan untuk menggunakan software dan alat terkait acara (misalnya, Microsoft Office, aplikasi manajemen acara, dan perangkat lunak grafis) akan menjadi nilai tambah.
Skill yang Dibutuhkan
- Komunikasi lisan dan tulisan
- Interpersonal
- Kreatif dan mampu berpikir out-of-the-box
- Manajemen waktu
- Multitasking
- Memimpin tim besar dan mendelegasikan tugas secara efektif.
- Negosiasi
- Presentasi
Hal yang Harus Diperhatikan saat Merekrut Event Organizer
Ada beberapa hal yang perlu HR perhatikan saat merekrut event organizer, yaitu:
- Pengalaman dan Keterampilan: Pastikan calon staff memiliki pengalaman yang relevan dalam perencanaan dan pengorganisasian acara. Mereka harus memiliki pengetahuan tentang logistik acara, pengelolaan anggaran, negosiasi kontrak, dan koordinasi dengan pemasok dan vendor. Selain itu, perhatikan keterampilan mereka dalam komunikasi, manajemen waktu, kerjasama tim, dan pemecahan masalah.
- Portofolio dan Referensi: Mintalah calon staff untuk menyampaikan portofolio acara yang pernah mereka kerjakan sebelumnya. Ini akan memberikan gambaran tentang kualitas pekerjaan mereka dan sejauh mana mereka berhasil melaksanakan acara. Juga, pastikan untuk meminta referensi dari klien atau atasan sebelumnya untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang pengalaman dan kinerja calon staff.
- Kreativitas dan Inovasi: Event organizer yang baik harus memiliki kemampuan kreatif dan inovatif untuk menciptakan acara yang menarik dan berkesan. Pertimbangkan ide-ide kreatif yang diusulkan oleh calon staff selama proses wawancara. Mereka harus dapat menghasilkan konsep acara yang unik dan berbeda dari yang lain.
- Kemampuan Manajerial: Pastikan calon staff memiliki kemampuan manajerial yang baik, seperti delegasi tugas, pengawasan proyek, pengorganisasian sumber daya, dan pengambilan keputusan yang tepat.
- Komunikasi dan Interpersonal Skills: Pastikan calon staff memiliki keterampilan komunikasi lisan dan tertulis yang baik. Selain itu, mereka juga harus memiliki kemampuan interpersonal yang kuat untuk membangun hubungan yang baik dengan semua pihak terkait.
