Karyawan merupakan salah satu aset penting perusahaan. Itulah sebabnya HR harus memastikan talenta yang direkrutnya tidak salah. Umumnya, perusahaan butuh waktu sekitar sebulan untuk mengisi kekosongan posisi. Agar segera menemukan kandidat yang tepat, diperlukan berbagai metode rekrutmen, salah satunya collaborative hiring.
Apa itu collaborative hiring dan bagaimana cara melakukannya? Simak penjabaran lengkapnya di artikel KitaLulus berikut!
Apa Itu Collaborative Hiring?
Collaborative hiring adalah metode rekrutmen yang melibatkan tim di dalamnya, di mana nantinya seluruh proses perekrutan mulai dari screening kandidat, wawancara, sampai pengambilan keputusan akan mengikutsertakan orang-orang yang ada di perusahaan.
Sesuai namanya, perekrutan ini melibatkan kolaborasi erat antara HR dengan tim-tim lainnya di perusahaan yang nantinya akan bekerja langsung dengan kandidat terpilih.
Tim HR bisa memilih mengikutsertakan karyawan atau juga pimpinan perusahaan selama proses wawancara atau seleksi berlangsung. Tujuannya adalah guna mengidentifikasi calon kandidat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Karena sifatnya kolaborasi, maka akan ada beberapa tim yang terlibat, antara lain:
- HR Recruiter
- Hiring Manager
- HR Manager
- Eksekutif
- Karyawan lain atau anggota tim departemen terkait
Pentingnya Collaborative Hiring
Di dalam proses rekrutmen, candidate experience adalah hal yang penting. Kandidat mengharapkan pengalaman positif ketika mereka melamar suatu posisi, dan di sini lah perusahaan perlu memberikannya agar dapat merekrut talenta terbaik.
Collaborative hiring adalah salah satu strategi terbaik untuk memberikan candidate experience yang positif. Serta menjadi strategi ampuh bagi organisasi yang ingin merampingkan dan menskalakan proses perekrutan yang efektif.
Metode ini memberikan organisasi pemahaman yang lebih dalam tentang kandidat dan potensinya bagi organisasi. Itu karena dengan menyusun rekrutmen sebagai aktivitas tim dalam screening dan pengambilan keputusan, organisasi dapat mengumpulkan perspektif 360 derajat tentang kandidat untuk membantu mereka mengambil keputusan yang tepat.
Wawasan dari banyak orang akan membantu menyempurnakan pandangan komprehensif tentang seorang kandidat dan potensi kecocokan mereka di organisasi.
Selain itu, perekrutan kolaboratif menjadi strategi yang kuat dan efektif untuk membantu perusahaan mencapai perekrutan strategis yang mendukung strategi perusahaan.
Baca Juga: Pentingnya Merekrut Keberagaman Kandidat di Tempat Kerja
Perbedaan Collaborative Hiring dan Perekrutan Biasa
Ada perbedaan yang cukup mencolok antara collaborative hiring dan perekrutan biasa. Proses rekrutmen biasa bersifat top-down di mana proses rekrutmen berjalan dari atas ke bawah atau linier.
Manajer perekrutan adalah yang utama dan berpotensi satu-satunya menjadi pengambil keputusan. Lalu, segala proses rekrutmen mulai dari memasang iklan lowongan, screening, wawancara hingga pengelolaan dokumen dan offering akan menjadi tanggung jawab HR recruitment.
Ini berbanding terbalik dengan proses collaborative hiring. Semua pihak yang berkepentingan akan terlibat dan diperhitungkan suaranya dalam menjalankan proses perekrutan dari awal hingga pengambilan keputusan.
Manfaat Melakukan Collaborative Hiring
Melakukan perekrutan kolaboratif mendatangkan banyak keuntungan dan manfaat bagi perusahaan. Berikut ini beberapa di antaranya.
1. Beban Stres dalam Proses Rekrutmen dan Beban Kerja Bisa Berkurang
Ini karena banyak tim yang terlibat sehingga beban tanggung jawab tidak sepenuhnya dipegang oleh HR. Metode berikut juga memungkinkan adanya peran koordinasi yang lebih strategis.
Digabungkan dengan software rekrutmen, perekrutan kolaboratif dapat mempercepat aktivitas yang memakan waktu, misalnya proses screening.
Tentunya dengan begini, stres selama proses rekrutmen bisa dikurangi, HR pun memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan yang bersifat strategis demi keuntungan organisasi.
2. Proses Screening untuk Culture Fit Dapat Dilakukan Lebih Baik
Collaborative hiring menjadi strategi yang lebih baik untuk membuat proses screening lebih baik terutama untuk culture fit. Ini karena tim akan bersama-sama membentuk gambaran lengkap tentang kecocokan budaya perusahaan daripada opini subjektif satu orang.
3. Candidate Experience Lebih Baik
Karena tugas rekrutmen akan dibagi-bagi, tim yang bertugas dalam proses wawancara dapat lebih mempersiapkan diri untuk membuat wawancara lebih baik dan memberikan pengalaman serta kesan baik tentang perusahaan kepada kandidat.
Fase wawancara juga bisa disusun sedemikian rupa sehingga kandidat dapat secara bertahap mempelajari lebih lanjut tentang tim dan menunjukkan pengetahuan mereka.
Hasilnya, kandidat pun bisa mendapatkan gambaran lebih baik dan lebih dalam tentang perusahaan, tim, hingga peran yang akan mereka isi.
4. Kualitas Perekrutan dan Retensi Menjadi Lebih Baik
Manfaat collaborative hiring juga dapat menjamin bahwa kandidat yang akhirnya dipilih memiliki keterampilan dan kepribadian untuk melakukan pekerjaan serta bersinergi dalam tim secara efektif.
Selain itu, collaborative hiring juga memastikan bahwa kandidat telah disetujui oleh seluruh anggota tim, sehingga dapat mempercepat proses dan waktu pengembangan tim untuk kolaboratif yang efektif.
Dengan begini, kepuasan dan keterlibatan karyawan menjadi lebih baik, dan pada akhirnya retensi lebih meningkat.
Baca Juga: 7 Strategi Menerapkan Mass Hiring yang Efektif untuk HR
Tantangan Melakukan Collaborative Hiring
Ada beberapa tantangan yang perlu diantisipasi perusahaan saat menjalankan metode satu ini, yaitu.
1. Perusahaan Butuh Memberikan Pelatihan Perekrutan dan Wawancara Kepada Tim
Melibatkan orang yang belum pernah terlibat dalam proses rekrutmen membutuhkan beberapa tingkat pelatihan dan pembinaan.
Tujuannya adalah memastikan bahwa siapapun yang diminta untuk berpartisipasi memahami peran mereka dalam proses tersebut. Hal ini tentunya memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit.
2. Bisa Menimbulkan Kompleksitas yang Tidak Perlu
Tidak jarang rekrutmen kolaboratif menambah kerumitan proses. Ini bisa terjadi karena terlalu banyaknya titik kontak dengan kandidat, terlalu banyak pekerjaan ekstra untuk tim perekrutan, atau terlalu banyak masukan yang pada akhirnya memperkeruh pengambilan keputusan.
Kerumitan ini juga berisiko membuat kandidat kewalahan yang menyebabkan mereka merasa permintaan perusahaan tidak sebanding.
3. Mengelola Pendapat dan Masukan Orang
Karena banyak tim dan kepala yang terlibat, tentu semuanya ingin didengarkan dan ingin pendapatnya dianggap penting.
Hal ini bisa menyebabkan gesekan dalam tim, terutama jika keputusan akhir bertentangan dengan pendapat satu orang atau lebih. Gesekan tersebut dapat mengikis kepercayaan dalam proses perekrutan kolaboratif.
Strategi Melakukan Collaborative Hiring untuk HR
Collaborative hiring menjadi salah satu metode rekrutmen modern yang bisa Anda lakukan, berikut ini strategi efektif melakukannya.
1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Kenali dan identifikasi kebutuhan manpower perusahaan. Selanjutnya, jelaskan mengapa perusahaan perlu melakukan rekrutmen kolaboratif dan apa saja yang akan didapatkan dari melakukan hal ini bagi perusahaan.
2. Rancang Struktur yang Tepat
Bersama rekan Anda, coba petakan semua persyaratan, siapa yang terlibat, dan poin kontak utama untuk proses collaborative hiring. Rancang struktur yang diperlukan untuk bekerja sama secara efektif.
Pertimbangkan utama pada fase ini meliputi:
- Proses dan alur kerja untuk setiap perekrutan
- Panduan tentang bagaimana dan kapan membentuk tim untuk perekrutan
- Alat apa saja yang digunakan untuk merampingkan proses
3. Buatlah Pedoman
Coba buat dokumen induk yang menguraikan peran wajib, serta jelaskan tanggung jawab masing-masing.
Tulis poin-poin apa saja yang perlu diperhatikan dan dimiliki setiap anggota. Ini bertujuan agar tim yang terlibat mengerti serta memahami tugas dan tanggung jawabnya.
Baca Juga: Manfaat Rekrutmen Berbasis Data untuk Dapatkan Kandidat Terbaik
4. Ciptakan Pengalaman Wawancara yang Menarik
Anda juga harus memetakan seperti apa proses wawancara untuk metode ini. Berapa banyak tahapan yang perlu dilakukan? Apa tujuan setiap wawancara? Siapa saja yang terlibat? Bagaimana wawancara dilakukan?
Berikut beberapa tips untuk memetakan proses interview:
- Temukan cara untuk memperkenalkan budaya perusahaan dengan cara yang ramah dan transparan
- Sertakan pemimpin dan anggota tim dalam proses wawancara untuk memberi kandidat pandangan multidimensi tentang organisasi
- Tentukan pertanyaan dan parameter penilaian yang akan digunakan dalam wawancara di setiap fase rekrutmen
- Kirim pesan otomatis untuk tidak lanjut ke kandidat agar jalur komunikasi tetap terbuka
- Gunakan wawancara online untuk menjangkau kandidat yang jauh
5. Buat Materi Pelatihan untuk Pewawancara
Penting bahwa semua pewawancara diberikan pelatihan yang tepat mengenai cara melakukan wawancara yang tidak bias. Salah satu caranya adalah membuat strategi wawancara terstruktur dengan menggunakan pertanyaan standar dan kartu skor kandidat.
6. Evaluasi Proses dan Lakukan Improvisasi
Anda mungkin tidak akan mencapai kesuksesan dalam proses collaborative hiring. Ini adalah proses berulang yang mengharuskan Anda untuk melacak kemajuan dan hasilnya dari waktu ke waktu serta beradaptasi sesuai kebutuhan.
Tinjau hasil secara berkelanjutan dengan manajemen. Bandingkan hasilnya dengan tujuan perusahaan, sesuaikan strategi dan alokasi sumber daya dengan kebutuhan.
Integrasikan teknologi rekrutmen yang Anda miliki untuk membantu proses ini jadi lebih mudah.
7. Satukan Tim dengan Software Rekrutmen
Terakhir, untuk membuat collaborative hiring berjalan baik, manfaatkan software rekrutmen dengan segala fitur yang ada di dalamnya. Ini akan merampingkan proses dan menyatukan tim.
Salah satu software rekrutmen yang dapat Anda andalkan adalah Premium Rekrutmen dari KitaLulus. Dengan Premium Rekrutmen KitaLulus, proses rekrutmen bisa dijalankan lebih ringkas karena sudah dilengkapi teknologi AI yang membuat proses screening kandidat jadi 92% lebih cepat dari cara biasa.
Nantinya, teknologi AI akan menyeleksi kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, lalu HR hanya tinggal meneruskannya kepada anggota tim yang bertanggung jawab dalam proses wawancara. Dengan begini, proses collaborative hiring pun bisa terkelola baik dan berjalan lancar.
Yuk coba sekarang juga!
