10 Software Rekrutmen Modern untuk Mempermudah Kerja HR

Menurut laporan dari The Josh Bersin Company, waktu rata-rata untuk merekrut karyawan telah meningkat menjadi 44 hari pada tahun 2023. Durasi yang cukup panjang ini menunjukkan betapa proses perekrutan bisa memakan waktu dan berpotensi membuat perusahaan kehilangan kandidat terbaik jika tidak dikelola dengan baik.

Itulah mengapa penggunaan software rekrutmen menjadi sangat penting. Ini akan membantu proses pencarian kandidat lebih efektif dan efisien karena dilakukan dengan basis data serta mempercepat proses administrasi dari calon kandidat. Dengan begini, akan semakin mudah bagi perusahaan mendapatkan kandidat terbaik.

Untuk mengetahui secara pasti mengenai apa itu software rekrutmen, manfaat dan mengapa Anda harus segera mengadopsinya di perusahaan Anda, mari simak artikel KitaLulus berikut ini!

Apa Itu Software Rekrutmen Karyawan?

Software rekrutmen adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan untuk mengoptimalkan dan mendigitalisasi proses perekrutan, mulai dari mencari kandidat, menyaring CV, sampai mengirimkan penawaran kerja dalam satu platform terintegrasi.

Software rekrutmen ini sering disebut juga sebagai Applicant Tracking System (ATS), walau keduanya tidak sama persis.

Dibandingkan ATS, software rekrutmen adalah sebuah perangkat lunak yang mencakup jangkauan lebih luas untuk mengidentifikasi dan menilai kandidat potensial serta mengelola proses rekrutmen dari awal hingga akhir.

Secara umum, perangkat lunak rekrutmen memiliki empat fungsi, yaitu:

• Sourcing: Membantu HR menemukan dan menjangkau kandidat potensial.
• Engagement: Memudahkan komunikasi antara HR dan kandidat agar proses seleksi berjalan lancar dan transparan.
• Selection: Membantu mempercepat proses pemilihan kandidat yang memenuhi syarat.
• Hiring: Mengelola tahapan akhir seperti pengiriman offering letter dan proses onboarding, sehingga transisi kandidat ke karyawan baru berlangsung mulus.

Baca juga: 10 Proses Rekrutmen untuk Menemukan Kandidat Terbaik

Manfaat Software Rekrutmen Karyawan

Berikut berbagai manfaat utama yang bisa dirasakan perusahaan dengan menggunakan software rekrutmen karyawan:

1. Proses Rekrutmen Lebih Efisien

Dengan aplikasi rekrutmen, proses seleksi kandidat menjadi jauh lebih cepat. Fitur seperti filter otomatis pada CV, penjadwalan wawancara, hingga notifikasi otomatis membantu HR menghemat waktu dan tenaga. Tidak ada lagi tumpukan dokumen fisik atau email yang tercecer, semua tersimpan rapi dalam satu sistem.

Menurut studi yang dikutip dari Select Software Reviews, penggunaan Applicant Tracking System (ATS) dapat mengurangi siklus rata-rata perekrutan hingga 60%.

2. Pengalaman Kandidat yang Lebih Baik

Kesan pertama kandidat terhadap perusahaan sering kali dimulai dari proses rekrutmen. Software rekrutmen memungkinkan komunikasi yang lebih responsif dan terstruktur. 

Kandidat bisa mendapatkan update status lamaran secara real time, sehingga mereka merasa dihargai dan tidak dibiarkan menunggu lama tanpa kepastian.

3. Kolaborasi Tim HR Lebih Mudah

Software rekrutmen biasanya dilengkapi fitur kolaborasi, sehingga tim HR bisa saling berbagi catatan, memberikan penilaian, dan berdiskusi tentang kandidat secara transparan. Tidak perlu lagi bertukar file lewat email atau chat, semua data kandidat bisa diakses bersama dalam satu platform.

4. Data dan Analisis Lebih Akurat

Keputusan rekrutmen yang baik didukung oleh data yang akurat. Software rekrutmen menyediakan laporan dan analisis, seperti sumber kandidat terbaik, waktu rata-rata proses rekrutmen, hingga tingkat keberhasilan tiap tahapan seleksi. Dengan data ini, HR bisa terus memperbaiki strategi rekrutmen ke depannya.

5. Memperkuat Employer Branding

Proses rekrutmen yang modern dan profesional akan meningkatkan citra perusahaan di mata kandidat. Software rekrutmen membantu membangun employer branding yang positif karena kandidat merasakan proses yang transparan, cepat, dan ramah.

Baca juga: 4 Strategi Rekrutmen Online Efektif yang Wajib HR Lakukan

Fitur Penting Software Rekrutmen

Berikut adalah fitur-fitur penting yang akan sangat membantu tim HR dalam menjalankan tugasnya secara efektif:

1. Screening CV Otomatis

Fitur ini menggunakan teknologi Artificial Intelligence (AI) untuk memindai dan menyaring CV berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan, seperti kata kunci, pengalaman, dan keterampilan.

Dengan fitur ini, HR dapat menyaring ratusan CV dalam hitungan menit.

• Kandidat yang sesuai langsung teridentifikasi berdasarkan kriteria lowongan.
• Proses seleksi tahap awal jadi lebih cepat dan objektif.
• HR tidak lagi perlu membaca CV satu per satu secara manual.

2. Manajemen Kandidat

Seluruh data pelamar tersimpan dalam satu sistem yang mudah diakses dan dikelola.

• Riwayat lamaran, status proses, dan catatan evaluasi tersimpan rapi.
• Memudahkan pencarian ulang kandidat untuk kebutuhan posisi lainnya di masa depan.
• Menghindari duplikasi data dan mempermudah pengambilan keputusan.

3. Dashboard Kolaboratif

Fitur ini memungkinkan tim HR dan user dari berbagai divisi berkoordinasi langsung dalam satu platform.

• Pantau progres kandidat secara real-time.
• Berbagi feedback antar tim tanpa perlu bertukar dokumen secara terpisah.
• Meningkatkan transparansi dan efisiensi dalam proses seleksi.

4. Jadwal Wawancara Terintegrasi

Jadwalkan wawancara langsung dari sistem tanpa harus keluar dari platform rekrutmen.

• Sinkronisasi otomatis dengan kalender kandidat dan pewawancara.
• Notifikasi terkirim otomatis ke semua pihak yang terlibat.
• Mengurangi risiko kesalahan jadwal dan mempercepat tahapan seleksi.

Baca juga: Template Email Rekruter Gratis

Rekomendasi Software Rekrutmen Terbaik

1. KitaLulus

KitaLulus adalah software rekrutmen modern berbasis AI yang dirancang khusus untuk kebutuhan pasar kerja di Indonesia.

Fitur utama KitaLulus:

• Screening CV dan Pencocokan Kandidat: Teknologi AI memungkinkan penyaringan lebih dari 100 CV hanya dalam waktu 2 menit dan menyeleksi kandidat yang paling cocok dengan kriteria.
• Menjangkau Kandidat di Seluruh Indonesia: Lowongan dapat menjangkau lebih dari 10 juta pelamar di lebih dari 300 kota, termasuk daerah-daerah kecil.
• Pasang Lowongan Tanpa Batas: Fleksibel untuk kebutuhan perekrutan dalam jumlah besar tanpa batasan jumlah lowongan.
• Promosi Lowongan: Fitur promosi menempatkan lowongan di posisi unggulan, meningkatkan peluang dilamar kandidat berkualitas.
• Dashboard Terpadu: Memudahkan koordinasi dan monitoring proses seleksi dalam satu platform yang user-friendly.
• Undang Wawancara Langsung: Jadwalkan dan undang kandidat untuk wawancara langsung dari dashboard tanpa perlu pindah aplikasi.
• Background Check: Memastikan kredibilitas kandidat dengan pemeriksaan riwayat hukum dan keuangan sejak awal proses seleksi.

Cocok untuk: Perusahaan di Indonesia yang membutuhkan proses rekrutmen cepat, hemat biaya, dan menjangkau berbagai daerah, termasuk kota kecil serta mass hiring.

2. KitaHQ

KitaHQ adalah platform rekrutmen yang memanfaatkan teknologi wawancara video berbasis AI untuk mempercepat proses seleksi kandidat. Dengan solusi canggih ini, KitaHQ membantu tim HR mengidentifikasi talenta terbaik secara lebih efisien dan objektif, sekaligus mengurangi beban administratif yang biasanya menyita waktu.

Fitur utama KitaHQ:

• Pertanyaan Interview Otomatis Berdasarkan Posisi: AI secara otomatis menghasilkan pertanyaan wawancara yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan, sehingga HR tidak perlu membuatnya secara manual.
• Penjadwalan Wawancara Otomatis: Sistem mengatur jadwal wawancara secara otomatis, menghilangkan kerepotan pengaturan waktu dan menghemat waktu HR.
• Wawancara oleh AI: AI bertindak sebagai pewawancara dengan melakukan sesi wawancara video berdurasi 15–30 menit, merekam jawaban kandidat secara lengkap.
• Evaluasi Mendalam dan Data-Driven: Setelah wawancara, HR menerima skor objektif, ringkasan hasil, transkrip, dan rekaman video yang memudahkan perbandingan dan pengambilan keputusan berbasis data.
• Kolaborasi Tanpa Hambatan: Hiring manager dapat mengakses laporan wawancara kapan saja melalui tautan yang berisi ringkasan, video, dan skor, sehingga tidak perlu rapat debrief panjang.

Cocok untuk: Tim HR modern yang ingin menghemat waktu wawancara awal, menyaring kandidat secara objektif, dan menghindari hambatan penjadwalan.

3. Workable

Workable mempermudah seluruh proses rekrutmen mulai dari pemasangan lowongan, pengelolaan lamaran, hingga penjadwalan interview. Terintegrasi dengan berbagai job portal seperti JobStreet dan Glints, serta dilengkapi fitur analitik canggih untuk pengambilan keputusan berbasis data.

Fitur utama:

• Integrasi dengan 200+ job board dan platform media sosial
• Screening CV dan pencocokan kandidat berbasis AI
• Penjadwalan interview self-service dengan sinkronisasi kalender
• Video interview terintegrasi dengan Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
• Dashboard analitik real-time untuk evaluasi dan pelaporan

Cocok untuk: Perusahaan menengah ke besar yang ingin sistem ATS + CRM lengkap.

4. SmartRecruiters

SmartRecruiters adalah software berbasis cloud dengan integrasi job portal global dan lokal seperti LinkedIn, Indeed, JobStreet, dan Glints. Cocok untuk perusahaan besar dengan proses rekrutmen end-to-end.

Fitur utama:

• Integrasi job board global dan lokal
• Kolaborasi tim dengan fitur komentar dan penilaian kandidat
• Mobile app untuk manajemen rekrutmen di mana saja
• Otomatisasi notifikasi dan pengingat kandidat
• Modul onboarding karyawan baru

Cocok untuk: Perusahaan enterprise yang membutuhkan proses rekrutmen end-to-end dengan sistem kolaboratif dan skalabilitas tinggi.

5. Greenhouse

Greenhouse adalah platform rekrutmen terkemuka yang fokus pada kualitas perekrutan dan ROI tinggi. Menyediakan solusi lengkap dari sourcing hingga onboarding dengan teknologi AI.

Fitur utama:

• AI tools untuk otomatisasi proses rekrutmen
• Pelaporan dan insight real-time untuk perbaikan proses
• Pengelolaan talent pool dan kandidat terpusat

Cocok untuk: Perusahaan yang mengutamakan kualitas dan efisiensi dalam setiap tahapan rekrutmen, serta ingin sistem rekrutmen jangka panjang dan dapat diskalakan.

6. LinkedIn

LinkedIn memudahkan pencarian kandidat dengan jaringan profesional terbesar dan fitur job posting yang menjangkau target tepat, termasuk kandidat pasif.

Fitur utama:

• Targeting otomatis ke kandidat relevan, aktif maupun pasif
• Job post mudah dibuat dan disesuaikan
• Pencocokan kandidat berbasis data dan insight
• Promosi untuk posisi prioritas atau sulit diisi
• Integrasi dengan profil dan halaman perusahaan

Cocok untuk: Perusahaan yang fokus pada rekrutmen profesional dan white-collar.

7. Zoho Recruit

Zoho Recruit adalah platform rekrutmen berbasis cloud yang menawarkan fitur ATS, manajemen lamaran, dan pelaporan.

Fitur utama:

• Manajemen lamaran dan pelaporan real-time
• Terhubung ke JobStreet dan Glints untuk pencarian kandidat
• Penjadwalan interview otomatis
• Komunikasi kandidat dalam satu sistem
• Career site builder untuk branding perusahaan

Cocok untuk: Perusahaan yang ingin sistem rekrutmen komprehensif, efisien, dan mudah disesuaikan.

8. Talentport

Talentport fokus menyediakan talenta remote berkualitas tinggi dengan proses seleksi ketat, terutama untuk software engineer, digital marketer, dan desainer kreatif.

Fitur utama:

• Kandidat terpilih dari top 3% talent global
• Seleksi komunikasi dan skill teknis yang ketat
• Manajemen pipeline rekrutmen fleksibel
• Dukungan untuk perusahaan skala kecil hingga menengah

Cocok untuk: Startup yang mencari talent remote berkualitas tinggi tanpa biaya besar dan proses panjang.

9. Codility

Codility adalah platform rekrutmen untuk perusahaan teknologi yang ingin merekrut programmer berbakat dengan tes coding online dan wawancara virtual.

Fitur utama:

• Tes coding otomatis dengan berbagai bahasa pemrograman
• Deteksi plagiarisme dan kecurangan
• Interview coding langsung dalam platform
• Fitur anti-bias untuk proses rekrutmen adil

Cocok untuk: Perusahaan teknologi atau tim engineering yang ingin merekrut programmer berkualitas tinggi secara objektif dan efisien.

10. Breezy HR

Breezy HR menawarkan paket rekrutmen gratis dengan fitur yang lengkap dan mudah digunakan.

Fitur utama:

• Distribusi lowongan ke 50+ job board
• Situs karier yang dapat disesuaikan
• Resume multibahasa dan live chat support
• Akses kandidat dalam 30 hari terakhir (paket gratis)

Cocok untuk: Startup, bisnis kecil, atau HR dengan anggaran terbatas yang tetap ingin proses rekrutmen rapi, modern, dan efektif.

Rekrut Karyawan dengan Cepat dan Hemat Biaya

Proses rekrutmen yang panjang dan melelahkan sering menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Paket Rekrutmen dari KitaLulus hadir sebagai solusi lengkap untuk membantu tim HR menyederhanakan proses tersebut. Mulai dari screening otomatis, kelengkapan data kandidat, hingga pengecekan identitas dapat dilakukan dalam satu platform yang efisien.

Bagi perusahaan yang baru memulai rekrutmen atau ingin menghemat anggaran, KitaLulus juga menyediakan opsi pasang loker gratis. Dan ketika kuota gratis habis, Anda tetap bisa melanjutkan proses dengan berbagai pilihan paket berbayar yang fleksibel sesuai kebutuhan.

Yuk, maksimalkan proses rekrutmen Anda bersama KitaLulus sekarang juga!

‍