Surat panggilan kerja adalah salah satu surat resmi yang umum digunakan HR dalam proses rekrutmen. Biasanya surat ini berbentuk informasi yang menerangkan kelanjutan proses rekrutmen dari kandidat yang terpilih.
Seorang praktisi HR harus mampu membuat surat ini dengan baik dan benar. Untuk itu, KitaLulus sudah siapkan contoh dan template yang bisa Anda gunakan. Simak di bawah ini!
Pengertian Surat Panggilan Kerja
Surat panggilan kerja adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi kepada seorang karyawan atau calon karyawan untuk memberitahukan mereka tentang jadwal wawancara, tes, atau tugas pekerjaan tertentu.
Surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi untuk menghadiri sesi atau kegiatan terkait pekerjaan yang harus diikuti oleh penerima surat.
Keberadaan surat panggilan kerja ini sangat penting, terutama bagi kandidat karena dari surat ini mereka bisa tahu bahwa mereka adalah orang yang terpilih untuk mengikuti proses rekrutmen selanjutnya.
Sedangkan bagi perusahaan, pemberian surat ini akan menunjukkan kredibilitas sebagai pemberi kerja dan terkesan profesional. Dengan fungsinya yang begitu penting, maka seorang HR harus bisa membuat surat panggilan kerja dengan baik.
Isi dalam Surat Panggilan Kerja
Sebuah surat panggilan kerja dibuat dengan bahasa formal. Di dalam pembuatanya, terdapat beberapa informasi yang penting yang perlu dicantumkan, seperti:
- Nama dan alamat perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat.
- Nama lengkap dan alamat calon karyawan atau karyawan yang dipanggil.
- Tujuan panggilan kerja (misalnya, wawancara, tes, pelatihan, atau tugas khusus).
- Tanggal, waktu, dan lokasi acara yang dijadwalkan.
- Instruksi khusus, jika ada, mengenai persiapan atau dokumen yang harus dibawa saat menghadiri panggilan tersebut.
- Kontak person yang dapat dihubungi untuk konfirmasi kehadiran atau jika ada pertanyaan lebih lanjut.
Komponen Surat Panggilan Kerja
Surat panggilan kerja termasuk salah satu surat formal atau surat resmi. Maka terdapat kaidah komponen penulisan yang perlu diikuti, seperti berikut ini:
1. Kop Surat
Sebagai surat resmi, surat panggilan kerja harus dilengkapi dengan kop surat perusahaan. Komponen kop surat ini akan memberikan kesan bahwa surat adalah surat resmi dan meyakinkan kandidat.
Kop surat diletakkan paling atas pada surat, di dalamnya terdapat nama perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, dan email perusahaan.
2. Nomor Surat
Komponen kedua adalah nomor surat yang menunjukkan tanda kapan surat tersebut dibuat. Biasanya nomor surat dituliskan dengan tahun, bulan, urutan surat, serta kode perusahaan yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring.
Contohnya adalah 78/PP/02/23. Angka 78 pada nomor surat merujuk pada urutan surat keluar yang telah dibuat, PP merujuk kepada kode perusahaan untuk jenis surat, 02 merujuk pada bulan surat dibuat, 23 merujuk pada tahun surat.
Tidak hanya digunakan saat Anda mengirimkan surat fisik, nomor surat ini tetap perlu dicantumkan ketika surat dikirim lewat email. Namun, tidak berlaku ketika Anda mengirimkan surat melalui pesan WhatsApp.
3. Nama Penerima
Surat panggilan kerja adalah surat personal sehingga Anda perlu mencantumkan nama dari penerima surat ini. Mencantumkan nama penerima pun akan memberikan kesan bahwa memang surat ini ditujukan kepada mereka, bukan salah kirim atau bentuk penipuan.
4. Kalimat Pembuka
Ketika Anda mengirimkan surat panggilan kerja, baik melalui surat cetak, email, pesan WhatsApp cantumkan kalimat pembuka.
Kalimat pembuka harus dibuat dengan bahasa yang formal dan jelas. Hindari menggunakan singkatan dalam kata-kata, kecuali untuk menyingkat istilah yang memang sudah umum digunakan seperti menyingkat Perseroan Terbatas menjadi PT.
5. Isi Surat
Ini adalah komponen terpenting dari isi surat. Anda harus menulis isi surat dengan mencantumkan maksud dan tujuan pengiriman surat tersebut. Usahakan bagian ini tidak ditulis secara bertele-tele.
Cukup tulis inti dari surat tersebut adalah ingin mengundang kandidat untuk interview, penandatanganan kontrak, mengikuti tes, dan lainnya.
Tidak lupa, cantumkan juga waktu dan lokasi untuk mengundang kandidat dengan jelas.
6. Catatan
Bagian ini bisa Anda masukkan dalam surat saat ada catatan khusus yang perlu diinformasikan kepada kandidat. Contohnya saat Anda ingin menginformasikan apa yang perlu dibawa kandidat atau pakaian yang perlu dikenakan mereka.
7. Kalimat Penutup
Setelah semua informasi yang perlu dituliskan dalam surat sudah masuk semua. Anda perlu menutup surat. Biasanya bagian ini berisi ucapan terima kasih dan harapan, seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, besar harapan kami Anda bisa datang, terima kasih”.
8. Tanda Tangan dan Nama Jelas
Komponen surat panggilan kerja terakhir adalah mencantumkan tanda tangan serta nama jelas dari pengirim surat. Tidak lupa Anda juga perlu memberikan cap stempel resmi perusahaan untuk menunjukkan keabsahan surat.
Baca Juga: 5 Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Aturannya
Contoh Surat Panggilan Kerja
Untuk membantu Anda lebih mengenal seperti apa bentuk dari surat panggilan kerja. Berikut ini beberapa contohnya.
1. Surat Panggilan Kerja Bahasa Indonesia
2. Surat Panggilan Kerja Bahasa Inggris
3. Template Panggilan Interview via Email
Subjek: Undangan Interview
Kepada [Nama Kandidat],
Terima kasih sudah melamar dan menunjukkan ketertarikan kepada perusahaan kami. Setelah melihat profil dan CV Anda, kamI tertarik untuk mengajak Anda mengikuti tahap seleksi wawancara secara langsung, pada:
Hari/tanggal :
Pukul :
Alamat :
Dress Code :
Mohon konfirmasikan kehadiran Anda paling lambat [Tanggal dan waktu] dengan membalas [pesan/email] ini. Terima kasih.
Salam hangat,
(Nama jelas)
4. Template Panggilan Interview via WhatsApp
5. Template Menghubungi Kandidat via LinkedIn
Hi [first name],
I saw your extensive engineering experience (i.a. [top 3 matching skills]) on [platform].
Would be great to connect and get to know what you want in your next career step.
We’re continuously looking for the best tech talent like you, like for our current [job position name] role, which can be done from [location].
Let me know if you want to talk or simply reply in short and I will follow up with how we can connect.
Kind regards,
[your name]
6. Template Menghubungi Kandidat via Referral
Subject: Referral dari (nama karyawan) mereferensikan Anda untuk posisi baru kami di (jabatan perusahaan)
Kepada [Nama Kandidat] yang terhormat,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Nama saya [Nama Anda], dan saya menghubungi Anda berdasarkan rekomendasi yang kuat dari [Nama Pemberi Referensi], yang percaya bahwa Anda akan sangat cocok untuk kesempatan menarik yang saat ini kami miliki di [Nama Perusahaan/Organisasi Anda].
Kami sangat terkesan dengan keahlian Anda dalam [sebutkan keahlian atau pengalaman spesifik yang relevan dengan kesempatan ini], yang sangat sesuai dengan persyaratan peran yang sedang kami cari. Rekam jejak Anda yang mengesankan dalam [sebutkan pencapaian atau proyek yang relevan] semakin memperkuat potensi Anda untuk memberikan dampak yang signifikan dalam tim kami.
Posisi yang kami tawarkan adalah [jelaskan secara singkat posisi dan tanggung jawabnya]. Kami percaya bahwa keahlian dan pengalaman Anda yang unik menjadikan Anda kandidat yang kuat untuk posisi ini, dan kami akan senang untuk mendiskusikan lebih lanjut dengan Anda.
Jika Anda tertarik untuk menjajaki peluang ini, saya akan dengan senang hati menjadwalkan panggilan telepon atau pertemuan sesuai keinginan Anda. Mohon beritahukan ketersediaan Anda, dan kami akan mencari waktu yang tepat untuk bertemu.
Saya menantikan untuk segera terhubung dengan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi saya secara langsung di [Alamat Email Anda] atau [Nomor Telepon Anda].
Terima kasih telah mempertimbangkan kesempatan ini, dan saya berharap dapat dengan senang hati mendiskusikan potensi kontribusi Anda kepada tim kami.
Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan/Departemen Anda]
[Nama Perusahaan/Organisasi Anda]
[Alamat Email Anda]
[Nomor Telepon Anda]
Itulah dia tentang surat panggilan kerja, yang umum digunakan untuk membantu Anda menghubungi kandidat secara resmi dan profesional.
Tahap pembuatan surat ini sendiri biasanya dilakukan setelah HR menemukan kandidat terbaik, namun masalahnya menemukan kandidat terbaik ini tidaklah mudah.
Untuk membantu Anda menemukan kandidat terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Premium Rekrutmen KitaLulus bisa menjadi solusi paling efektif.
Premium Rekrutmen KitaLulus adalah software rekrutmen yang dilengkapi dengan teknologi AI. Dengan teknologi dan fitur yang tersedia, Anda bisa menemukan kandidat terbaik lebih cepat. Bahkan Premium Rekrutmen KitaLulus mampu mempersingkat proses screening hingga 98% lebih cepat dari cara biasa.
Ayo daftarkan perusahaan Anda sekarang dan rasakan kemudahannya!
