Syarat dan Cara Merekrut Tenaga Kerja Asing (TKA) Online

Kamila Fakhra Fahima

Kamila Fakhra Fahima adalah seorang HR lead dengan pengalaman profesional di bidang HRBP, rekrutmen, pengembangan sumber daya manusia, employer branding, yang juga memiliki passion di bidang bisnis dan kreatif.

hrd
Isi Artikel

Merekrut tenaga kerja asing tentu berbeda dengan merekrut tenaga kerja lokal. Ketika mempekerjakan orang dari luar Indonesia, perusahaan perlu membuat pengajuan secara tertulis melalui TKA online.

Di dalam melakukan pengajuan ini, perusahaan harus memerhatikan Undang-Undang TKA yang berlaku serta menyiapkan beberapa dokumen pendukung.

Untuk lebih jelasnya, mari simak artikel KitaLulus berikut ini!

Mengapa Perusahaan Merekrut Tenaga Kerja Asing?

alasan perusahaan merekrut tka

Perusahaan yang merekrut tenaga kerja asing atau TKA tentu bukan tanpa alasan. Biasanya, perusahaan akan mempekerjakan TKA karena terbatasnya talenta lokal yang memiliki skill dan kompetensi yang sedang dibutuhkan.

Sehingga, perusahaan merasa bahwa mempekerjakan TKA untuk mengatasi talent shortage adalah pilihan terbaik. Merekrut tenaga kerja asing di perusahaan juga memiliki beberapa dampak positif, di antaranya:

  1. Membuat perusahaan lebih inklusif
  2. Menambah nilai perusahaan
  3. Meningkatkan kemampuan berbahasa asing para karyawan
  4. Terciptanya kolaborasi yang lebih kreatif serta inovatif

Baca Juga: 9 Cara Menghitung Kebutuhan Tenaga Kerja dan Faktor yang Memengaruhi Biayanya

Syarat Merekrut Tenaga Kerja Asing Menurut Undang-Undang

Sebelum merekrut tenaga kerja asing, ada baiknya perusahaan memerhatikan seperti apa peraturan yang tertulis di undang-undang mengenai mempekerjakan tenaga kerja asing. Hal ini penting agar perusahaan tidak menyalahi aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Syarat mempekerjakan TKA sendiri sudah diatur dalam UU Ketenagakerjaan yang dimuat dalam Bab VIII Pasal 42 sampai Pasal 49.

Di dalam pasal-pasal tersebut dijelaskan bahwa perusahaan sebagai pemberi kerja yang ingin merekrut TKA wajib mendapatkan izin tertulis, memiliki rencana penggunaan TKA yang memuat alasan, jenis jabatan dan jangka waktu, wajib menunjuk tenaga kerja Indonesia sebagai pendamping, serta wajib memulangkan TKA ke negara asal setelah kontrak kerja berakhir.

Lebih lanjut, peraturan merekrut TKA tertuang dalam Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing.

Berdasarkan Pasal 1 Ayat 1, yang dimaksud dengan Tenaga Kerja Asing (TKA) adalah warga negara asing yang memiliki visa kerja di wilayah Indonesia.

Lalu dalam Pasal 4, disebutkan bahwa setiap TKA yang direkrut perusahaan haruslah memenuhi syarat berikut:

  1. Memiliki pendidikan yang sesuai dengan kualifikasi jabatan
  2. Memiliki kompetensi atau pengalaman kerja sedikitnya 5 tahun sesuai dengan kualifikasi jabatan
  3. Mengalihkan keahliannya kepada Tenaga Kerja Pendamping TKA.

Selain itu, sesuai dengan isi Pasal 2, perusahaan yang mempekerjakan TKA wajib memiliki RPTKA atau Rencana Penggunaan TKA pada jabatan dan waktu tertentu) yang disahkan oleh Menteri atau pejabat yang berwenang.

Pengesahan RPTKA sendiri terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

  1. RPTKA untuk Pekerjaan Bersifat Sementara: Pengajuan untuk pekerjaan paling lama selama 6 bulan dan tidak dapat diperpanjang.
  2. RPTKA untuk Pekerjaan Lebih dari 6 Bulan: RPTKA ini diajukan untuk pekerjaan yang lebih dari 6 bulan dan dapat diperpanjang atau untuk kawasan ekonomi khusus.
  3. RPTKA non-DKPTKA: Pengajuan untuk pekerjaan durasi kontrak 2 tahun dan dapat diperpanjang.
  4. RPTKA KEK: Pengajuan untuk pekerjaan dengan durasi paling lama 5 tahun dan nantinya dapat diperpanjang.

Tidak sampai situ saja, sesuai dengan PP Nomor 34 Tahun 2021 dalam Pasal 32 Ayat 1 menyebutkan bahwa perusahaan juga wajib melaporkan setiap 1 tahun kepada menteri atau pejabat terkait. 

Pemberi kerja wajib melapor pelaksanaan penggunaan TKA untuk pekerjaan yang sifatnya sementara setelah perjanjian berakhir sesuai dengan Pasal 32 Ayat 2.

Baca Juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas

Cara Merekrut TKA Online

Cara Merekrut TKA Online

Saat ini, untuk mengurus izin mempekerjakan TKA dapat dilakukan dengan sistem yang sudah berbasis online.

Hadirnya TKA online adalah sebagai salah satu upaya pemerintah, dalam hal ini Kementerian Ketenagakerjaan, dalam memudahkan perusahaan untuk taat mengurus persyaratan dan izin mempekerjakan tenaga kerja asing di Indonesia.

Sistem TKA online sendiri sudah terintegrasi dengan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia sehingga prosesnya menjadi lebih sederhana.

Cara mengurus TKA online juga mudah, siapa saja bisa mengajukan RPTKA secara online, baik itu instansi pemerintah, organisasi internasional, perwakilan negara asing, badan hukum, lembaga pendidikan, dan usaha jasa lainnya.

Berdasarkan Permenaker Nomor 10 Tahun 2018 tentang Tata Cara Penggunaan TKA, proses izin mempekerjakan TKA dilakukan melalui tiga tahapan, yaitu:

1. Mendaftarkan Perusahaan

Perusahaan yang ingin mempekerjakan tenaga kerja asing dapat melakukan permohonan secara online dengan mengunjungi http://tka-online.kemnaker.go.id/.

  • Pertama-tama perusahaan perlu membuat akun yang berisikan username dan password dengan mengisi NPWP perusahaan.
  • Selanjutnya, SIPPTKA atau Sistem Informasi Pelayanan Penggunaan TKA Online akan melakukan validasi NPWP. Bila sistem membaca NPWP tidak valid, maka pengajuan ditolak dan dikembalikan ke perusahaan.
  • Bila valid, maka perusahaan perlu mengisi data dengan lengkap dan mengunggah beberapa dokumen yang diperlukan. Di dalam tahap ini, email perusahaan juga akan divalidasi secara otomatis oleh SIPPTKA, perusahaan harus melakukan verifikasi dengan mengklik tautan yang dikirim ke email tersebut.
  • Berikutnya, validator akan memeriksa kelengkapan data yang sebelumnya diisi dan dokumen permohonan.
  • Bila dinyatakan lengkap dan sesuai, maka perusahaan akan mendapatkan akun dan dapat menggunakan akun untuk mengajukan permohonan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA).

2. Pengajuan Permohonan RPTKA

Langkah selanjutnya, Anda harus melakukan login di TKA online dengan menggunakan username dan password akun yang telah terdaftar.

Kemudian, Anda akan menemukan beberapa tipe RPTKA yaitu RPTKA Baru dengan durasi 7 sampai 12 bulan, RPTKA Darurat Mendesak berdurasi 1 bulan, serta RPTKA Perubahan. Nantinya perusahaan harus mengisi formulir, yaitu:

  • Identitas perusahaan
  • Jumlah tenaga kerja Indonesia yang aktif
  • Rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia setiap tahun
  • Rencana penggunaan tenaga kerja asing sesuai perjanjian kerja
  • Data tenaga kerja pendamping
  • Alasan mengapa menggunakan TKA

Agar proses pengajuan TKA berjalan lancar, ada baiknya Anda menyiapkan beberapa dokumen untuk kemudian diunggah ke dalam sistem, antara lain:

  • Rancangan perjanjian kerja
  • Bagan struktur organisasi
  • Surat pernyataan untuk penunjukan tenaga kerja pendamping
  • Melampirkan surat yang menyatakan perusahaan akan melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja dalam negeri sesuai dengan kualifikasi jabatan yang diemban TKA
  • Surat pernyataan kondisi darurat dan mendesak (apabila perusahaan mengajukan RPTKA darurat).

Bila semua data dan dokumen pengajuan RPTKA sudah diunggah, selanjutnya pengajuan akan masuk ke sistem verifikator. Untuk pengajuan RPTKA sendiri dibatasi hanya sebanyak 200 kuota setiap harinya.

Setelah proses pengajuan diverifikasi maka selanjutnya akan ada jadwal ekspose online dengan video call.

Perusahaan hanya perlu menunggu sampai status pengajuan bisa dicetak. Untuk mencetak RPTKA yang sah dan sudah disetujui bisa dilakukan melalui akun TKA online.

Proses ini paling lama akan memakan waktu 2 hari kerja terhitung sejak persyaratan telah dinyatakan lengkap.

3. Proses Notifikasi

Proses notifikasi berlangsung setelah RPTKA disetujui dan disahkan. Perusahaan perlu login ke TKA online dan mengajukan proses notifikasi.

Perusahaan akan diminta untuk mengisi data TKA dan menggugah beberapa dokumen persyaratan notifikasi.

Pengajuan verifikasi pun akan masuk ke petugas verifikator. Bila pengajuan online disetujui maka selanjutnya Anda akan menerima kode pembayaran Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing (DKPTA).

Perusahaan dapat mencetak notifikasi dan melakukan pembayaran dengan membawa hasil cetak notifikasi melalui bank-bank yang sudah ditunjuk seperti BNI, BRI, dan Mandiri.

Perlu diingat bahwa masa berlaku kode pembayaran hanya satu hari kerja sejak notifikasi diterbitkan.

Bila DPTKA sudah dibayar, maka sistem akan mengirim notifikasi ke SIMKIM atau Sistem Informasi Manajemen Kemigrasiian di Direktorat Jenderal Imigrasi.

Setelah mengikuti seluruh ketentuan dan mengurus TKA online, maka TKA dapat direkrut dan dipekerjakan di perusahaan.

Baca Juga: Pentingnya Software Rekrutmen Karyawan untuk Perusahaan

Perusahaan yang mempekerjakan TKA ada baiknya mengimbanginya dengan jumlah tenaga kerja asli Indonesia. Bukan hanya untuk mengikuti peraturan, tapi hal ini jauh lebih efisien.

Mempekerjakan tenaga kerja dalam negeri tidak mewajibkan perusahaan untuk melakukan pelaporan setiap tahun, serta lebih hemat dari segi budget.

Apalagi saat ini untuk merekrut karyawan lokal semakin mudah dengan software rekrutmen dari Premium Recruitment KitaLulus.

Premium Recruitment KitaLulus dilengkapi teknologi berbasis AI yang akan membantu perusahaan menemukan kandidat potensial lebih cepat.

Teknologi AI akan melakukan screening kandidat lebih cepat 92% dari cara biasa, lalu menyeleksi mana saja kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan.

Selain itu, dengan Premium Recruitment KitaLulus, Anda bisa mendapatkan akses tanpa batas untuk memasang lowongan kerja kapan pun Anda mau. Yuk coba sekarang!

cari karyawancari karyawan