Yuk, Pelajari Pengertian Reimburse dan Cara Pengajuan Reimbursement

Isi Artikel

Reimburse adalah kata yang sudah tidak asing lagi kita dengar, terutama di dunia kerja. Tapi apakah kamu sudah tahu apa pengertian reimbursement itu sendiri? Mungkin kamu sudah tahu bahwa reimburse adalah uang ganti rugi, tapi apakah kamu sudah tahu seperti apa cara mengajukan reimburse di perusahaan.

Jika belum, pembahasan KitaLulus kali ini tepat sekali untuk kamu!


Reimburse Adalah Bentuk Kompensasi

Reimburse adalah penggantian uang oleh perusahaan kepada karyawan sebagai bentuk kompensasi atas segala biaya yang dikeluarkan oleh karyawan. Sederhananya, uang ganti rugi atas pengeluaran pribadi karyawan. Namun tentunya, ganti rugi ini ada kaitannya dengan perusahaan. Misalnya, akomodasi untuk perjalanan dinas, mulai dari tiket pesawat, hotel, hingga makanan. Ini adalah salah satu benefit yang menjadi hak karyawan. Hal ini biasanya dikelola oleh bagian HRD perusahaan. 

Oleh karena itu, saat ada suatu keperluan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadimu terlebih dahulu, tidak perlu khawatir kamu dapat mengajukan reimburse. Perusahaan akan mengganti uangmu dengan syarat kamu harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, atau lainnya dan mengisi form ganti rugi. 

Kebijakan reimburse ini sendiri bermacam-macam, ada perusahaan yang akan mengganti semua biaya yang kamu keluarkan, tapi ada juga yang hanya mengganti biaya dengan persentase tertentu.


Macam-macam Hal yang Bisa Di-Reimburse

Seperti pengertian reimbursement yang sudah dijelaskan di atas bahwa pengeluaran menggunakan uang pribadi karyawan akan diganti. Tapi tidak semua kategori pengeluaran dapat diajukan reimburse. Perusahaan punya kebijakan tersendiri terkait hal ini.  Terlepas dari itu, beberapa tipe pengeluaran karyawan yang dapat di reimburse umumnya antara lain: 


1. Reimburse Biaya Perjalanan Bisnis

Tidak jarang perusahaan akan meminta karyawannya melakukan perjalanan bisnis ke luar kota bahkan luar negeri. Nah, biaya yang kamu keluarkan selama melakukan perjalanan bisnis mulai dari tiket pesawat, akomodasi dan transportasi selama di tempat kerja, dan lain-lain akan diganti oleh perusahaan. 

Tapi perlu kamu ketahui, tidak semua perusahaan memberlakukan reimbursement untuk ini. Karena beberapa perusahaan terkadang menerapkan sistem pemberian tunjangan harian untuk biaya pengeluaran di perjalanan dinas tersebut. 


2. Reimburse Operasional Bisnis

Penggantian operasional bisnis adalah salah satu yang bisa kamu minta reimburse ke perusahaan. Beberapa contoh jenis pengeluaran yang biasa dilakukan dalam operasional bisnis seperti, kamu membayar perlengkapan kantor, kamu menggunakan pulsa pribadi untuk menelpon konsumen, sewa tempat untuk meeting, dan sebagainya. 

Tapi tidak semua operasional bisnis juga dapat di-reimburse. Berikut beberapa contoh pengajuan yang tidak akan dibayarkan oleh perusahaan:

  1. Pertemuan dengan klien tanpa izin perusahaan
  2. Denda saat mengendarai mobil perusahaan
  3. Pelatihan dan biaya langganan non-bisnis
  4. Perjalanan pribadi

Jangan lupa, ketika ingin mengajukan reimbursement kamu perlu mencantumkan data yang lengkap, mulai dari total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan pengeluaran tersebut.

 

3. Penggantian Biaya Kesehatan

Beberapa perusahaan juga memberikan reimburse biaya kesehatan kepada karyawannya. Contohnya biaya perawatan, konsultasi dokter, dan obat-obatan. Namun ada juga perusahaan yang sudah menyediakan karyawannya tunjangan BPJS.


BACA JUGA: Contoh Proposal Usaha yang Perlu Anda Ketahui


Cara Mengajukan Reimbursement Kepada Perusahaan

Bila kamu ini memperoleh reimburse yang menjadi hak kamu dan pihak HRD juga bisa memproses reimbursement. Kamu harus tahu terlebih dahulu bagaimana sebenarnya cara mengajukan reimburse. Mengajukan reimburse tidak boleh asal, ada poin-poin penting yang perlu kamu ketahui dalam pengajuannya seperti berikut ini.


1. Pahami Syaratnya

Semua perusahaan punya syarat yang berbeda untuk proses reimbursement. Oleh karena itu, ketika kamu ingin mengajukan reimburse pastikan kamu tahu syarat yang ditetapkan perusahaan agar mencegah kekeliruan. Kesalahan dalam pengajuan reimburse pada akhirnya bisa merugikan kamu sebagai karyawan karena bisa saja dana telat diterima.


2. Melengkapi Dokumen Pengajuan

Reimburse adalah pengajuan ganti rugi yang baru sah dan diterima bila karyawan tersebut bisa menunjukan dokumen sebagai bukti terlampir jika pengeluaran tersebut menggunakan uang pribadinya. 

Jadi, bila kamu ingin klaim reimbursement pastikan kamu melengkapi dokumen seperti invoice, kwitansi, surat dokter, bukti bayar, resep obat, dan lain sebagainya. Semua kelengkapan dokumen yang diminta adalah dokumen asli, bukan fotocopy (salinan).


3. Segera Diproses 

Cara mengajukan reimburse selanjutnya adalah segera ajukan setelah transaksi. Ini karena perusahaan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memroses pengajuan reimbursement. Terkadang perusahaan hanya memberi waktu reimburse selama 3 sampai 7 hari setelah pembayaran untuk segera diajukan kepada tim HRD agar dapat diproses.

Selain itu, mengajukan reimburse sesegera mungkin juga akan menghindari bukti transaksi hilang atau rusak.


4. Lakukan Kroscek Informasi

Banyak karyawan yang mengabaikan hal ini, padahal langkah ini penting sebelum mengajukan reimburse. Cobalah hitung kembali jumlahnya dan pastikan tidak ada yang terlewat. Jangan sampai kamu mengajukan multiple reimburse, yaitu mengajukan pembayaran yang tidak ada sangkut pautnya dengan keperluan perusahaan. Hal itu akan dianggap curang oleh perusahaan.


5. Hitung Kembali Pengembalian Uang

Setelah HRD menyetujui pengajuan kamu dan mendapatkan kompensasi, cobalah hitung kembali uang tersebut. Bila ternyata uang reimburse tersebut kurang kamu dapat meminta kembali dengan mengajukan bukti reimburse yang kamu terima. 


Hal yang Harus Dihindari saat Mengajukan Reimburse

Sebagai karyawan, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu tidak lakukan saat mengajukan reimbursement. Kecurangan saat melakukan reimbursement hanya akan berdampak pada karir. Jika akhirnya ketahuan, evaluasi kinerjamu akan dinilai buruk.

Beberapa kecurangan reimbursement yang sebaiknya tidak kamu lakukan, antara lain:

  1. Multiple reimbursement, yaitu kecurangan ketika karyawan menggunakan beberapa bentuk bukti pembayaran yang ia miliki di luar keperluan perusahaan sebagai bukti saat klaim reimburse
  2. Pengeluaran fiktif adalah saat karyawan  mengarang pembelian dan meminta penggantian biaya yang sebenarnya tidak ada.
  3. Pengeluaran berlebih adalah ketika karyawan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari yang sebenarnya sebelum meminta penggantian ke perusahaan. 
  4. Pengeluaran yang salah adalah saat karyawan mencoba menggunakan pengeluaran pribadi dengan mengkarakteristikkannya dengan pengeluaran bisnis.



Contoh Form Reimburse

Biasanya ketika karyawan ingin mengajukan reimburse, perusahaan akan memberikan sebuah form yang harus kamu isi dengan data-data yang menyangkut dengan pengeluaran uang tersebut. Sebagai gambaran untuk kamu, berikut contoh form reimbursement, form ini mungkin berbeda-beda disetiap perusahaan.


1. Form Reimburse Operasional Perusahaan 


2. Form Penggantian Biaya Kesehatan 



Itulah beberapa hal yang perlu kamu ketahui tentang reimburse di tempat kerja. Bagaimana, sekarang sudah paham kan?

Untuk kamu yang sedang mencari pekerjaan baru, aplikasi KitaLulus juga bisa kamu andalkan untuk menemukan pekerjaan impianmu. Caranya gampang, kamu hanya perlu download aplikasinya di Play Store dan lengkapi data diri. Kamu juga tidak perlu khawatir karena semua lowongan yang ada di KitaLulus terjamin aman. Yuk download aplikasinya sekarang!

Dapatkan konten Kitalulus

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Ikuti BangLulus di sosial media

KitaLulus on Facebookinstagram kitalulusTiktok
Close Pop up
KitaLulus Andoid App available on Google Play

Lihat ribuan lowongan kerja dan berkomunikas secara langsung dengan HRD atau pemilik usaha

Download Aplikasi KitaLulus sekarang!

#MulaiSekarang demi masa depan yang lebih baik!

Close Pop up

Bagaimana kepuasan anda dengan konten kami?

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.