Dalam dunia kerja, Microsoft Excel adalah salah satu software yang paling sering digunakan setelah Microsoft Word. Termasuk penggunaan pivot table excel. Kegunaan pivot table adalah untuk menganalisis data.
Pivot table adalah salah satu fitur di Excel yang bisa mempermudah penggunanya untuk membuat laporan dan analisis data dengan cepat. Cara menggunakan pivot table pun tidak terlalu sulit.
Selain itu, fungsi pivot table adalah untuk membuat rangkuman, eksplorasi data, dan masih banyak lagi. Mau tahu bagaimana cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data?
Yuk, simak step by step penggunaan pivot table excel di bawah ini!
Pengertian Pivot Table
Dalam Microsoft Excel, pivot table adalah ringkasan data yang dikemas dalam tabel interaktif agar memudahkan dan membantu kamu untuk membuat laporan dan menganalisisnya dengan melihat perbandingan data yang kamu miliki.
Singkatnya, gunanya pivot table adalah untuk merangkum, mengelompokkan, mengeksplorasi, mempresentasikan, menghitung, dan menganalisa data.
Bahkan kamu bisa mengubah layout atau tampilan data pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data sesuai yang kamu butuhkan. Selain itu, kegunaan pivot table adalah untuk menghemat waktu dan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien.
Berikut beberapa manfaat rancangan pivot table adalah:
- Untuk menampilkan data query dalam jumlah besar dengan beragam cara yang mudah digunakan oleh pengguna
- Untuk melakukan subtotal dan agregat data numerik, meringkas data menurut kategori dan subkategori, hingga membuat perhitungan dan rumus yang disesuaikan
- Untuk memindahkan baris ke kolom atau kolom ke baris untuk melihat ringkasan yang berbeda dari sumber data
- Untuk menyaring, mengurutkan, mengelompokkan, dan memformat secara bersyarat subset data yang paling berguna dan menarik sehingga bisa membantu kamu untuk lebih fokus pada hanya informasi yang diinginkan
- Untuk menyajikan laporan yang ringkas dan menarik
- Untuk membantu memfokuskan hasil dan menelusuri detail dari ringkasan data di area yang dicari
- Untuk membuat visualisasi data dengan pivot chart
Sederhananya, kegunaan pivot table adalah untuk dapat meringkas data dalam jumlah besar dengan mudah pada saat kamu menganalisis data numerik dengan detail data sehingga kesimpulan dapat ditarik dengan mudah.
Penggunaan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data sudah terbukti manfaatnya. Terutama di dunia kerja, yang sering kali kamu harus mengolah data besar dalam jumlah banyak.
Cara menggunakan pivot table adalah untuk mengetahui jenis barang mana dari data penjualan yang kamu miliki yang menghasilkan uang paling banyak. Jika kamu hanya memiliki lima data, mungkin terlihat mudah untuk dilakukan secara manual.
Namun, jika kamu memiliki ratusan data penjualan yang harus dicari satu per satu, melakukan penghitungan dengan manual sangatlah memakan waktu. Oleh karena itu, kegunaan pivot table adalah untuk membantu perhitungan data yang kamu miliki.
Fungsi Pivot Table
Tujuan dari tabel-tabel data dalam pivot table adalah agar semua data yang dipilih bisa disajikan dengan ringkas berdasarkan pada beberapa parameter atau penilaian tertentu yang dibutuhkan dan sesuai dengan data.
Tidak hanya untuk mempercepat proses pengambilan keputusan, namun pivot table adalah salah satu fitur dari Microsoft Excel yang memiliki banyak fungsi. Di antaranya seperti:
- Membuat penyajian data dengan beberapa tampilan yang berbeda dari sumber yang sama
- Melakukan pemindahan field pada beberapa kolom yang berbeda
- Menentukan field yang akan ditampilkan dalam proses ringkasan data dan penyajian laporan
- Kalkulasi dan pengumpulan beberapa field data numerik dengan banyak cara
- Melakukan filtrasi untuk menampilkan nilai data yang akan disajikan
- Membuat variasi bentuk laporan dari satu pivot table yang sama
- Menyajikan pivot chart dari sebuah pivot table yang sudah ada
Singkatnya, fungsi pivot table adalah meringkas dan menganalisis data excel yang sudah dibuat sebelumnya untuk melakukan rekapitulasi pada data dan menelusuri atau melihat detailnya.
Salah satu kelebihan dengan menggunakan pivot table adalah kamu tidak perlu mengurutkan data untuk mendapatkan subtotal. Dengan menggunakan fitur ini kamu bisa menyesuaikan data yang kamu olah semaumu. Praktis, bukan?
Lalu bagaimana cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data?
Cara Menggunakan Pivot Table Excel untuk Membuat Laporan dan Analisis Data
Nah, setelah kamu mengetahui bahwa manfaat pivot table adalah untuk membantu kamu meringkas dan menyimpulkan data, kini saatnya kamu mengetahui bagaimana cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data step by step.
Hal yang harus kamu perhatikan sebelum mengetahui cara menggunakan pivot table adalah kamu harus membuat sumber data yang ingin di analisis ke dalam worksheet atau baris dan kolom di excel.
Gunanya sumber data yang sudah dibuat terlebih dahulu dalam pivot table adalah agar range data kamu menjadi lebih mudah untuk diinput sehingga pada saat kamu ingin menambah atau menghapus variabel penilaian pada pivot table excel tidak ada yang hilang atau menambahkan data baru.
Seperti gambar di bawah ini
Ada beberapa hal yang perlu kamu perhatikan saat membuat data pivot table adalah:
- Pastikan nama heading berbeda di tiap kolomnya
- Pastikan tabel data tidak memiliki baris atau kolom kosong, dan tidak ada subtotal
- Hanya diperbolehkan untuk membuat satu baris heading
Ada dua cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data. Pertama dengan menggunakan tabel, dan kedua dengan menggunakan chart.
Step by step cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data dengan menggunakan tabel adalah:
- Hal pertama yang harus kamu lakukan dalam cara menggunakan pivot table adalah memasukkan sumber data yang sudah dibuat sebelumnya.
- Lalu select all tabel yang berisi sumber data.
- Kemudian pilih menu “INSERT” dan klik “PIVOTTABLE”
- Selanjutnya akan muncul dialog box seperti di gambar bawah ini
- Kotak merah paling atas yang berisikan data
- menunjukkan seluruh sumber data yang sebelumnya sudah di block atau di select all. Kemudian kotak merah selanjutnya
- adalah untuk menentukan di area mana kamu ingin pivot table excel dibuat.
Jika kamu memilih “NEW WORKSHEET”, maka pivot table excel akan berada di “SHEET 2” atau sheet baru. Namun, jika kamu memilih “EXISTING WORKSHEET” seperti yang digambar, maka pivot table excel akan dibuat di sheet yang sama dengan sumber data.
Dalam hal ini, kita pilih “EXISTING WORKSHEET”. Lalu pilih di area mana kamu menginginkan pivot table excelnya dibuat. Kita pilih tabel G:5.
- Lalu klik “OK” dan pivot table excel kamu akan terlihat seperti digambar bawah ini.
Keterangan gambar pada pivot table adalah:
- ROWS = adalah area baris (vertical)
- COLUMNS = adalah area kolom (horizontal)
- VALUES = adalah hasil data yang ingin kamu lihat
- FILTERS = adalah hasil data yang ingin kamu lihat dengan filter
- Pada gambar diatas terlihat area pivot table excel yang ingin kamu buat dan area pivot table field yang berisikan heading dari data yang kamu buat sebelumnya. Ada BULAN, MEREK MAKANAN, AREA, dan PENJUALAN.
Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan pada setiap bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field BULAN ke bagian ROWS, menggeser atau drag field MEREK MAKAN ke bagian COLUMNS, dan menggeser atau drag field PENJUALAN ke bagian VALUES. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
- Lalu apa kegunaan bagian FILTERS? Bagian ini bisa digunakan jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area di salah satu area saja. Maka kamu bisa menggeser atau drag field AREA ke bagian FILTERS. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.
- Seperti yang terlihat di gambar atas, ada tambahan field AREA di atas pivot table excel yang kamu buat. Untuk memilih AREA yang kamu inginkan, maka kamu tinggal klik tanda panah ke bawah di kotak “ALL”. Lalu akan keluar seperti ini.
- Lalu pilih area “BANDUNG”, maka data yang akan tersaji dalam pivot table adalah seperti di gambar bawah ini.
- Pada saat memilih AREA, kamu bisa memilih satu atau lebih kota yang kamu inginkan. Jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area, ulangi langkah diatas dan ceklis pada kolom “SELECT MULTIPLE ITEMS”, lalu pilih area mana yang ingin kamu lihat datanya. Dalam hal ini, kita akan memilih area BANDUNG dan JAKARTA.
- Lalu klik “OK”. Maka hasil yang akan terlihat di pivot table adalah seperti digambar bawah ini. Data yang tersaji di pivot table excel adalah hasil dari area BANDUNG dan JAKARTA.
Step by step cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data dengan menggunakan chart adalah:
- Sama seperti saat membuat pivot table excel, pada saat kamu membuat chart, hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memasukkan sumber data yang sudah dibuat sebelumnya.
- Lalu select all tabel yang berisi sumber data.
- Kemudian pilih menu “INSERT” dan klik “PIVOTCHART”
- Selanjutnya akan muncul dialog box seperti di gambar bawah ini
- Kotak merah paling atas yang berisikan data (insert PT-3.1) menunjukkan seluruh sumber data yang sebelumnya sudah di block atau di select all. Kemudian kotak merah selanjutnya (insert PT-3.2) adalah untuk menentukan di area mana kamu ingin pivot chart dibuat.
Jika kamu memilih “NEW WORKSHEET”, maka pivot table excel akan berada di “SHEET 2” atau sheet baru. Namun, jika kamu memilih “EXISTING WORKSHEET” seperti yang digambar, maka pivot chart akan dibuat di sheet yang sama dengan sumber data.
Dalam hal ini, kita pilih “EXISTING WORKSHEET”. Lalu pilih di area mana kamu menginginkan pivot table excelnya dibuat. Kita pilih tabel G:5.
- Lalu klik “OK” dan pivot chart excel kamu akan terlihat seperti digambar bawah ini.
Keterangan gambar pada pivot chart adalah:
- LEGEND (SERIES) = adalah area variabel series yang kamu pilih (vertical)
- AXIS (CATEGORY) = adalah area dari variabel kategori yang kamu pilih (horizontal)
- VALUES = adalah hasil data yang ingin kamu lihat
- FILTERS = adalah hasil data yang ingin kamu lihat dengan filter
- Pada gambar diatas terlihat area pivot chart excel yang ingin kamu buat dan area pivot chart field yang berisikan heading dari data yang kamu buat sebelumnya. Ada BULAN, MEREK MAKANAN, AREA, dan PENJUALAN.
Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan pada setiap bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field BULAN ke bagian AXIS (CATEGORY), menggeser atau drag field MEREK MAKAN ke bagian LEGEND (SERIES), dan menggeser atau drag field PENJUALAN ke bagian VALUES. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
- Penggunaan area FILTER sama seperti pada cara menggunakan pivot table adalah untuk melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area di salah satu area saja. Maka kamu bisa menggeser atau drag field AREA ke bagian FILTERS. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.
- Seperti yang terlihat di gambar atas, ada tambahan field AREA di atas pivot chart yang kamu buat. Untuk memilih AREA yang kamu inginkan, maka kamu tinggal klik tanda panah ke bawah di kotak “ALL”. Lalu akan keluar seperti ini.
- Lalu pilih area “BANDUNG”, maka data yang akan tersaji dalam pivot chart adalah seperti digambar bawah ini.
- Pada saat memilih AREA, kamu bisa memilih satu atau lebih kota yang kamu inginkan. Jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan merek makanan pada setiap area, ulangi langkah diatas dan ceklis pada kolom “SELECT MULTIPLE ITEMS”, lalu pilih area mana yang ingin kamu lihat datanya. Dalam hal ini, kita akan memilih area BANDUNG dan JAKARTA.
- Lalu klik “OK”. Maka hasil yang akan terlihat di pivot chart adalah seperti digambar bawah ini. Data yang tersaji di pivot table excel adalah hasil dari area BANDUNG dan JAKARTA.
Seperti itulah cara menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data. Cukup mudah, bukan?
Cara Menggunakan Pivot Table Excel dengan Teknik Lain
Tidak selalu dengan penyajian data secara tabel dan chart, ada cara menggunakan pivot table excel dengan teknik lainnya, lho. Beberapa cara lain untuk menyajikan data di pivot table adalah sebagai berikut:
Ada beberapa teknik cara menggunakan pivot table adalah dengan teknik multi value field. Kamu bisa menggunakan pivot table excel untuk membuat laporan dan analisis data yang bersifat multi value field, multi row, grouping data dan lain sebagainya.
Teknik Multi Value Field
Teknik multi value field memungkinkan kamu untuk menempatkan lebih dari satu data field di area value pivot table excel. Singkatnya, kamu bisa membuat dua value berbeda dari sumber data yang sama.
*dengan catatan, sumber data sama seperti contoh cara menggunakan pivot table yang sudah dijelaskan di atas*
- Misalnya, jika kamu ingin melihat nilai atau values penjualan dari merek makan dan bulan, maka kamu hanya menggeser atau drag field MEREK MAKANAN ke bagian ROWS dari area COLUMNS. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
- Cara menggunakan pivot table ini juga bisa kamu lakukan sebaliknya. Dengan menggeser atau drag field BULAN ke bagian COLUMNS dari area ROWS. Maka hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.
Teknik Grouping Data
Teknik selanjutnya dari cara menggunakan pivot table adalah teknik grouping data. Teknik ini hanya bisa dilakukan pada bagian field rows saja. Tujuannya adalah untuk meringkas dengan cara mengelompokkan data pada pivot table excel.
*dengan catatan, sumber data sama seperti contoh cara menggunakan pivot table yang sudah dijelaskan di atas*
Cara menggunakan pivot table adalah:
- Block row labels yang berisikan data bulan pada pivot table excel yang sudah kamu buat. Lalu klik kanan, dan pilih “GROUP”. Seperti gambar di bawah ini.
- Setelah itu nanti data yang tersaji pada pivot table excel kamu akan menjadi seperti
- Jika kamu ingin mengganti namanya, kamu cukup pilih area “GROUP1”, lalu ganti namanya di formula bar sesuai yang kamu inginkan.
Bagaimana? Cukup mudah, bukan? Itulah beberapa cara menggunakan pivot table excel yang bisa kamu coba. Pivot table adalah sebuah fitur yang bisa memudahkan dunia kerjamu dengan berbagai macam sumber data yang besar dalam jumlah banyak.
Nah, setelah mengetahui cara menggunakan pivot table excel, sekarang saatnya kamu dengan percaya diri melamar pekerjaan baru di aplikasi KitaLulus. Sudah tahu belum, kalau KitaLulus kini sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Surabaya, Makassar, Medan, Semarang, dan Gowa, lho!
Ada banyak pilihan kota untuk pekerjaan barumu yang bisa dilamar. Download aplikasi KitaLulus di Play Store secara gratis sekarang juga! Dapatkan pekerjaan impianmu bersama KitaLulus.
