Trello adalah— Apakah kamu sedang mencari cara untuk mempermudah manajemen pekerjaanmu? Jika iya, Trello adalah jawabannya. Aplikasi ini satu ini berfungsi layaknya papan tulis dengan sticky notes yang akan membantumu dalam mengerjakan setiap pekerjaan agar sesuai dengan workflow.
Dengan aplikasi ini, kamu tidak perlu takut lagi bila ada deadline terlewat atau takut tidak bisa mengetahui progres dari anggota tim, menarik kan?
Buat kamu yang ingin tahu lebih jauh apa itu Trello, manfaat, fitur, dan contoh penggunaan Trello di pekerjaan, simak bahasan ini sampai habis, ya!
Mengenal Trello, Aplikasi Manajemen Tugas Serba Guna
Mengutip langsung dari situs resminya, Trello adalah sebuah aplikasi manajemen tugas yang dapat membantu penggunanya untuk mengatur proyek dengan rekan setimmu.
Melalui Trello, kamu bisa tahu apa saja pekerjaan yang sedang dilakukan, siapa yang melakukannya, hingga sejauh apa proses pengerjaannya.
Dengan demikian, kamu tidak perlu lagi merasa kebingungan ketika harus memantau progress pekerjaan satu dan lainnya. Semua ditampilkan dengan ringkas di Trello.
Jadi, dapat disimpulkan Trello adalah aplikasi project management yang bisa digunakan siapapun untuk mengatur banyak tugas agar lebih rapi dan tertata.
Bagaimana Cara Kerja Trello?
Kamu bisa menganggap Trello ini seperti sebuah papan tulis yang penuh dengan sticky notes. Di mana masing-masing sticky notes ini tertulis tugasmu dan tugas tim secara keseluruhan.
Nah, berbeda dengan papan tulis biasa, Trello adalah papan tulis yang bisa dibawa dan digunakan dimanapun. Kamu bisa mengaksesnya melalui smartphone atau lewat laptop kerjamu dengan mudah.
Selain itu, Trello memiliki fitur yang terintegrasi dengan aplikasi komunikasi seperti Slack.
Kamu bisa menggunakan aplikasi ini secara gratis, namun dengan fitur yang terbatas. Untuk penggunaan berbayar, harga Trello mulai dari $9,99 hingga $592 per bulan.
Fitur-Fitur yang Ada Di Aplikasi Trello
Aplikasi Trello adalah aplikasi yang simpel, ia mempunya empat fitur utama di dalamnya, yaitu Boards, Lists, Cards, dan Menu.
1. Boards
Fitur Boards akan menunjukkan proyek kamu secara lengkap dengan berbagai informasi di dalamnya. Semua orang yang tergabung ke dalam proyek tersebut bisa melihat apa yang ada di Boards. Jadi, satu divisi memiliki satu Board yang sama dan semua orang di divisi bisa melihat tugas yang harus dikerjakan.
Jumlah Board yang bisa kamu buat di Trello tidak terbatas, lho. Jadi jika kamu memiliki banyak proyek sekaligus, kamu dapat memasukkannya dalam Trello.
2. Cards
Dalam Boards ada yang disebut Cards, ini adalah bagian penting dalam aplikasi ini. Cards sendiri berguna untuk menampilkan tugas-tugas dan ide-ide. Misalnya, hal-hal yang harus dikerjakan, atau sekadar sesuatu yang harus diingat.
Cara membuatnya tidak sulit, kamu hanya perlu klik “Add a card” yang ada di bagian bawa Lists, dan masukkan nama sesuai tugas yang perlu dikerjakan.
3. List
Fitur ketiga adalah List. Nah, List sendiri ibaratkan kotak yang digambar untuk menunjukkan progress dari tugas-tugas yang ada. List berfungsi seperti workflow. Di mana setiap Lists yang bisa kamu kategorikan sebagai To Do, Doing, dan Done.
Dengan adanya workflow List ini akan sangat mudah untuk kamu memantau sejumlah pekerjaan dan mana saja pekerjaan yang sudah selesai. Jika ada pekerjaan yang perlu diprioritaskan, kamu juga bisa lebih mudah mengaturnya di sini.
Sama seperti Cards, kamu juga bisa membuat List sebanyak-banyaknya dan bisa menyesuaikan namanya sesuai dengan cara kerjamu dan tim.
4. Menu
Letak Menu ada di bagian paling kanan tampilan Boards. Menu merupakan pusat dari pengaturan Boards. Dengan Menu kamu bisa menambahkan atau mengurangi seseorang dalam pekerjaan hingga memberikan deadline pekerjaan.
Tidak hanya itu, kamu juga bisa memfilter Cards, atau sekadar melihat riwayat aktivitas dari anggota tim.
Baca Juga: Begini 4 Cara Membuat Email Baru Lewat Ponsel
Manfaat Trello untuk Manajemen Pekerjaan
Trello membuat kita dapat mengelola semua pekerjaan dengan lebih mudah. Jika selama ini kamu mungkin merasa masih kesulitan dalam mengatur semua tugas, tidak ada salahnya untuk mulai menggunakan aplikasi Trello. Berikut ini beberapa manfaat menggunakan Trello.
1. Penggunaannya Fleksibel
Trello adalah aplikasi yang sangat fleksibel, kamu dapat menggunakannya untuk kebutuhan pribadi, perusahaan, atau bisnis. Aplikasi ini akan membantumu untuk mengelola berbagai proyek secara mudah dengan adanya pembuatan Boards.
Di mana setiap Boards terdapat berbagai list yang isinya terkait dengan deskripsi tugas secara detail dalam wujud card.
2. Tidak Ada Lagi Sticky Notes yang Berantakan
Bila sebelumnya kamu terbiasa menempel sticky notes untuk menandai apa saja yang perlu kamu kerjakan. Sehingga membuat meja kerjamu tampak berantakan. Nah, karena Trello adalah aplikasi yang berisi notes yang bisa dibuka dimanapun dan kapanpun.
3. Bisa Mengetahui Kapan Deadline Datang
Ketika kamu menggunakan aplikasi ini, kamu bisa sekaligus memasukkan deadline penyelesaiannya. Bila waktu deadline akan tiba, maka kamu akan mendapatkan notifikasi berupa card di dalam aplikasi yang berubah warna kuning secara otomatis.
Ini akan sangat membantu untuk kamu yang mungkin pelupa sehingga tidak ada lagi deadline yang terlewat.
Cara Menggunakan Trello
Untuk menggunakan Trello sangatlah mudah, pertama-tama kamu perlu membuat akun di Trello.com. Kamu bisa melakukannya secara manual atau langsung menggunakan akun Google. Jika sudah, mari simak cara menggunakan Trello lebih detail di bawah ini.
1. Buat Tim
Jika kamu ingin menggunakan aplikasi Trello untuk kolaborasi dengan tim, maka langkah pertama adalah membuat tim. Karena, sebelum kamu menggunakan aplikasi ini bersama-sama dengan anggota lainnya, kamu harus membuat tim di Trello lebih dulu.
Kamu bisa membuat tim dengan cara klik tombol + di bagian kanan atas halaman awal Trello. Setelah itu, pilih Create Team.
Selanjutnya, kamu diminta untuk mengisi nama tim, jenis tim, serta deskripsi dari tim. Jika sudah mengisi semuanya, klik Continue.
Setelah itu, kamu akan diarahkan ke halaman tim yang kamu buat.
2. Membuat Boards
Langkah selanjutnya adalah membuat Boards. Caranya dengan klik Create a New Boards di halaman tim.
Setelah itu, kamu bisa mengisi nama, tingkat privasi, dan gambar background dari Boards itu. Tim yang tadi kamu buat akan otomatis ditugaskan di Boards tersebut.
Sedikit saran untuk pengaturan tingkat privasi, sebaiknya kamu mengaturnya menjadi Team Visibility agar Boards-mu hanya bisa dilihat oleh anggota tim saja.
3. Membuat List
Setelah membuat Boards, sekarang saatnya membuat List. Caranya dengan mengklik Add a List yang terletaknya di bawah nama Boards. Buatlah List sesuai dengan kebutuhanmu.
Seperti yang sudah kami jelaskan, List ini berfungsi sebagai workflow yang menunjukkan berbagai tingkat proyek. Sebagai contoh penggunaan Trello di pekerjaan, kami menamai List dengan “Ide Content”, “Sedang Ditulis”, “Revisi”, “Proses Upload”, dan “Selesai”.
4. Tambahkan Cards
Jika semua List sudah dibuat, kamu bisa menambahkan Cards ke dalam List. Berikut ini cara menggunakan Trello Cards:
a. Membuat Cards
Klik Add a Cards yang ada di List. Kemudian masukkan nama sesuai tugas yang dikerjakan. Kemudian simpan dengan mengklik tombol hijau Add Card. Buatlah Card sesuai kebutuhanmu.
Setelah itu, klik Cards yang baru kamu buat, di sana kamu akan menemukan banyak opsi yang bisa kamu isi terkait dengan tugas.
b. Menambahkan Siapa yang Harus Mengerjakan
Di Cards, kamu bisa mengatur siapa orang yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas tersebut. Cukup klik Members lalu pilih anggota dengan mengklik profile mereka.
5. Menambahkan Catatan dan Lampiran
Agar pekerjaan bisa dilakukan dengan tepat, kamu bisa menambahkan catatan mengenai pengingat detail tugas tersebut, tidak ketinggalan kamu juga bisa melampirkan file penunjang tugas.
6. Mengatur Deadline
Trello adalah aplikasi yang memudahkan kamu dalam mengatur deadline dari tugas melalui opsi Due Date. Kamu bisa mengatur pengingat mulai dari dua hari sebelumnya, hingga lima menit sebelumnya.
Jika deadline pekerjaan tersebut mendekat, kamu akan diberitahu melalui email ataupun tanggal di Cards yang berubah warna menjadi kuning.
7. Menambahkan Label
Label ini berguna sebagai kategori dari Cards. Misalnya kamu menambahkan label sesuai dengan waktu pekerjaan.
8. Menambahkan Checklist
Kamu bisa menambahkan checklist di Trello, lho. Checklist ini bisa sangat membantu sebagai langkah apa saja yang harus dilakukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Kamu bisa mencentang langkah-langkah tersebut jika sudah dilakukan.
9. Kolom Komentar
Kolom komentar ini berguna untuk berdiskusi hal terkait Cards tersebut dengan anggota tim. Kamu bisa menggunakan @ untuk men-tag anggota tim agar ia ikut ke dalam diskusi tersebut.
10. Melihat Riwayat Aktivitas
Kamu bisa melihat aktivitas pengerjaan setiap tim yang terlibat. Caranya cukup klik Show Details dan kamu pun bisa melihat daftar lengkap riwayatnya.
11. Memindahkan dan Menyalin Cards
Kamu bisa menggunakan opsi Move untuk memindahkan Cards ke List atau Boards lainnya. Atau jika kamu ingin menjalin Cards, kamu cukup menggunakan opsi Copy.
Kelebihan dan Kekurangan Trello
Seperti aplikasi lainnya, Trello juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut ini apa saja kelebihan dan kekurangan Trello sebagai aplikasi project management:
1. Kelebihan Trello
- Jika terdapat perubahan, akan mudah terlihat secara langsung oleh anggota tim, tanpa perlu menunggu.
- Mudah dalam menambahkan atau mengurangi orang dalam suatu proyek.
- Responsif dan mudah digunakan.
- Sistem notifikasi yang baik.
- Tidak perlu aplikasi tambahan untuk mengirim dokumen atau menulis keterangan projek.
2. Kekurangan Trello
- Perlu koneksi internet saat menggunakannya.
- Tidak ada opsi untuk mengubah dan mengedit komentar.
- Apabila proyek atau tugas semakin banyak, pengaturan tugas dapat sulit dilakukan.
Nah, itulah serba serbi aplikasi Trello yang perlu kamu tahu, bagaimana apakah kamu tertarik untuk mencobanya?
Jika kamu ingin aplikasi yang memudahkan kamu menemukan pekerjaan impian sekaligus membangun relasi, aplikasi KitaLulus adalah jawabannya. Ada banyak lowongan yang bisa kamu lamar di KitaLulus, lho!
Selain itu, ada juga berbagai komunitas profesi yang bisa kamu ikuti untuk membangun relasi dan menambah pengetahuan. Tunggu apa lagi, yuk temukan karier impian di KitaLulus, sekarang!
