Mengenal KPI & Cara Mengatur KPI Perusahaan, HRD Wajib Tahu!

Close Pop up
Shirley Candrawardhani
Shirley Candrawardhani

Passion menulis di bidang karir dan bisnis. Mulai aktif menulis dari 2012 dan sampai kapan pun.

Mengenal KPI dan Cara Mengatur KPI Perusahaan
Isi Artikel

Dalam sebuah perusahaan, mengelola bagaimana SDM bekerja merupakan tugas utama HRD. Menentukan Key Performance Indicators atau KPI adalah salah satu cara melakukan pengelolaan SDM yang bisa dilakukan HRD perusahaan.

Secara garis besar, KPI adalah sebuah nilai untuk mengukur seberapa efektif perusahaan bisa mencapai tujuan bisnis utama. Sebab berkaitan langsung dengan tujuan, menentukan KPI membutuhkan banyak data dan kehati-hatian.

Lalu bagaimana cara mengatur KPI perusahaan? Dalam bahasan kali ini, KitaLulus akan membahas pengertian KPI, manfaat, fungsi, dan cara mengaturnya.

BACA JUGA: OKR Adalah Metode Kinerja yang Membuat Google Sukses Ketahui Selengkapnya!

KPI Adalah…

Pengertian KPI adalah

Key Performance Indicator atau KPI adalah alat ukur untuk menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Alasan utama penggunaan KPI adalah untuk memonitor apakah aktivitas-aktivitas kerja yang dilakukan sudah sesuai dengan target bisnis.

Dengan adanya KPI, stakeholder dapat melihat peran tiap individu dalam memajukan perusahaan. Dari sudut pandang SDM, KPI dapat mempermudah pencairan reward atau jenjang karir, apabila KPI yang ditetapkan tercapai.

7 karakteristik utama KPI adalah sebagai berikut:

  • Ukuran non financial
  • Ukuran yang sering digunakan
  • Ukuran yang diketahui manajemen
  • Semua anggota organisasi atau perusahaan sudah paham mengenai KPI
  • Tanggung jawab kepada individu dan tim
  • Memiliki efek yang sangat signifikan
  • Memiliki efek positif

Apabila seluruh karakteristik di atas terpenuhi, KPI akan mempermudah HRD melacak tingkat keberhasilan visi misi perusahaan, sekaligus memprediksi kapan kiranya tujuan-tujuan bisnis tercapai.

Fungsi KPI Perusahaan & Manfaatnya

Fungsi KPI perusahaan

Mengatur KPI perusahaan memang tidak bisa dilakukan sembarangan. Manajemen butuh waktu dan diskusi panjang untuk membuatnya. Ada beberapa fungsi KPI perusahaan yang bisa dirasakan oleh seluruh anggota perusahaan.

Fungsi KPI adalah untuk:

1. Penyemangat Kerja

Hal yang dilakukan manajemen setelah merancang KPI adalah mendistribusikannya kepada seluruh karyawan dengan jelas dan transparan. Melalui transparansi data ini karyawan akan meningkatkan motivasi dan kinerjanya untuk mencapai tujuan perusahaan.

Dengan mengatur KPI perusahaan dengan baik, Anda bisa menghindari adanya hal-hal seperti resign atau hak karyawan yang belum terpenuhi. Oleh karena itu fungsi dari KPI adalah untuk penyemangat kerja.

2. Mengukur Performa

Selanjutnya fungsi KPI adalah untuk mengukur performa kerja karyawan. Namun juga bisa digunakan untuk mengukur sejauh mana perusahaan Anda sudah berkembang. Apakah berkembang ke arah yang baik? Atau sebaliknya?

Mengatur KPI perusahaan juga bisa menjadi metode evaluasi kerja karyawan. Salah satunya faktor yang bisa diukur dari KPI adalah efektivitas waktu yang digunakan selama bekerja. Mulai dari datang ke kantor hingga selesai bekerja.

3. Mengasah Kemampuan

Hal lain yang merupakan fungsi dari KPI adalah untuk mengasah kemampuan. Setelah Anda mengatur KPI perusahaan sebaik dan seefektif mungkin, maka hal selanjutnya yang harus diperhatikan adalah kemampuan pemegang tanggung jawab.

Artinya, karyawan yang sudah mendapatkan KPI dari manajemen maka mereka harus bertanggung jawab terhadap apa yang menjadi faktor penilaian. Salah satu kunci dari KPI adalah mengasah kemampuan karyawan untuk memutuskan mana pilihan terbaik agar bisa mencapai tujuan perusahaan.

Adapun manfaat dari KPI adalah sebagai berikut:

  1. Bisa menjadi dasar dan landasan untuk membantu para pemimpin bisnis untuk melakukan evaluasi kinerja departemen dan individu
  2. Bisa menjadi landasan untuk memberikan insentif dan memotivasi karyawan
  3. Bisa menjadi proses manajemen bisnis yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan untuk memenuhi tanggung jawab dan tugas mereka
  4. Bisa menjadi kontribusi untuk melakukan evaluasi karyawan secara transparan

Indikator KPI Perusahaan

Indikator KPI Perusahaan

Setelah mengetahui fungsi KPI perusahaan dan manfaatnya, Anda juga harus mengetahui indikator-indikator untuk menilai suatu sistem kerja. Indikator KPI adalah:

1. Dukungan Karyawan

Indikator pertama dari KPI adalah dukungan karyawan. Hal ini dibutuhkan untuk melihat bagaimana persepsi karyawan terhadap perusahaan. Jika mereka mendukung tujuan perusahaan, maka hal ini akan terlihat dari kinerja dan perilakunya sehari-hari.

2. Tingkat Keterlibatan Karyawan

Salah satu indikator yang tidak kalah penting dari KPI adalah tingkat keterlibatan karyawan. Hal ini untuk menunjukkan kesuksesan perusahaan dalam hal finansial dan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.

3. Nilai tambah SDM

Hal selanjutnya yang menjadi indikator dari KPI adalah nilai tambah sumber daya manusia. Anda bisa melihat nilai kinerja yang diberikan karyawan kepada perusahaan.

Apabila meningkat, Anda bisa mulai merencanakan reward untuk karyawan tersebut. Sebaliknya jika performanya turun, Anda dapat membuat pelatihan atau melayangkan surat peringatan (kalau berlebihan).

4. Ketidakhadiran Karyawan

Satu lagi dari indikator KPI adalah ketidakhadiran. Hal ini harus menjadi sebuah penilaian agar Anda bisa mengetahui sejauh mana partisipasi karyawan dalam memajukan perusahaan. Ketidakhadiran di sini adalah ketika ada karyawan yang tidak masuk tanpa izin.

Umpan Balik 360°

Indikator terpenting dari KPI adalah umpan balik 360° atau feedback manajemen kepada karyawan. Indikator penilaian ini berdasarkan hasil dari pandangan orang-orang pada kinerja karyawan terkait.

BACA JUGA: Mengulik Pengaruh Loyalitas Karyawan Terhadap Perusahaan

Cara Mengatur KPI Perusahaan

Langkah-langkah mengatur KPI perusahaan

Tak dapat dipungkiri, proses penyusunan KPI adalah proses lama dan membutuhkan keterlibatan banyak pihak. Akan tetapi KitaLulus jamin, proses mengatur KPI perusahaan akan mempermudah penilaian kinerja bisnis di masa depan.

Sudah siap mengatur KPI perusahaan sekarang juga? Berikut ini beberapa langkah untuk Anda lakukan.

1. Lakukan Identifikasi Kinerja Bisnis yang Ingin Diukur

Sebelum Anda mengatur KPI perusahaan, Anda harus memahami proyek bisnis atau pekerjaan mana yang akan dijalankan lebih dulu. Hal tersebut diperlukan supaya Anda bisa membuat skala prioritas target paling penting dicapai perusahaan di waktu tersebut. Ibarat perjalanan, KPI sama seperti peta rute. 

2. Lakukan Penetapan Tolak Ukur

Salah satu tujuan dari KPI adalah untuk mengukur kinerja karyawan dan proyek bisnis. Maka dari itu, akan lebih baik apabila Anda menetapkan tolak ukur kuantitatif untuk tiap poin KPI yang ditetapkan.

Agar angka tolak ukur KPI akurat dan berlandaskan data, jangan lupa libatkan divisi atau karyawan yang bertanggungjawab untuk pencapaian KPI tadi. Contoh KPI dengan tolak ukur baik misalnya:

  • Mencapai omzet Rp5M per 31 Mei 2022
  • Mendapatkan followers Instagram sebanyak 300 ribu per 30 April 2021
  • Memproduksi 10 ribu produk setiap bulan

3. Breakdown KPI ke Peran-Peran Terkecil

Salah satu kelebihan dari KPI adalah bisa melakukan review dari kinerja yang dilakukan sebagai tolak ukur, berdasarkan job description tiap karyawan terlibat. Dengan demikian, KPI perusahaan dapat dipecah-pecah lagi menjadi KPI divisi, dan KPI divisi dapat dipecah ke KPI perseorangan.

Bisa dibilang, tahap breakdown KPI adalah tahap terpenting dalam proses mengatur KPI perusahaan. Breakdown KPI akan membantu melacak siapa saja divisi/orang bertanggungjawab untuk KPI yang lebih besar, entah KPI tersebut tercapai atau tidak.

4. Lakukan Evaluasi Perubahan Target/Kinerja

Langkah selanjutnya guna mengatur KPI perusahaan yang baik adalah dengan meninjau KPI di periode sebelumnya. Jika hasil dari KPI yang dibebankan dapat terpenuhi, maka Anda bisa saja menaikkan target untuk meningkatkan hasil.

Namun, jika ternyata tidak memenuhi target, Anda perlu melakukan identifikasi apa yang menyebabkan hal itu bisa terjadi. Sehingga Anda bisa mengatur KPI perusahan di periode ini dengan lebih baik lagi.

5. Mengatur KPI Perusahaan Dari Awal

Jika Anda sudah memahami langkah-langkah sebelumnya, maka saatnya mengatur KPI perusahaan. Pastikan semua hal yang terkait perumusan KPI adalah target, tolak ukur, dan sumber data, semua sudah siap. Seperti contoh di bawah ini.

Contoh KPI untuk divisi Content Management:

  • Membuat 3 artikel dengan 750 - 1500 kata per hari
  • Mendapatkan traffic website sebanyak 300 ribu per bulan
  • Melakukan indeksasi artikel ke Google sebanyak 1000 artikel per 30 Juni 2022

Contoh KPI untuk divisi HRD:

  • Mengurangi turnover karyawan sebesar 5% sepanjang tahun 2022
  • Melakukan pelatihan karyawan minimal 5 kali sepanjang tahun 2022
  • Melakukan proses rekrutmen untuk 2 divisi baru pada bulan Maret 2022

Bagaimana Cara Menerapkan KPI yang Efektif?

Cara mengatur KPI perusahaan

Sebelumnya sudah dibahas mengenai KPI adalah sebuah indikator alat ukur untuk melakukan penilaian kinerja karyawan dan langkah dalam mengatur KPI perusahaan. Lalu kira-kira apa yang membuat KPI bisa menjadi efektif di perusahaan Anda?

Berikut beberapa hal penting yang harus diterapkan agar KPI bisa diterapkan secara efektif di perusahaan. Yaitu:

1. Objektif dan Strategi Perusahaan Harus Jelas & Realistis

Saat menentukan KPI, pihak-pihak penyusun KPI wajib punya objektif dan strategi yang jelas. Maksudnya jelas di sini adalah dapat didefinisikan dan masih berkaitan dengan visi besar perusahaan. Selain itu, objektif juga harus realistis, boleh menaikkan standar sedikit (seperti sistem OKR), akan tetapi jangan lupa pastikan sumber daya untuk mencapai objektif tersebut tersedia.

2. Sistem yang Mendukung

Cara untuk menerapkan KPI adalah dengan adanya sistem yang mendukung dalam membuat dan mengukur laporan kerja. Sistem ini wajib terintegrasi, diawasi, dan didukung oleh pihak-pihak bertanggung jawab, mulai dari level pekerja biasa, ketua divisi, supervisor, manajer, hingga sampai ke tingkat tertinggi perusahaan.

3. KPI adalah Komunikasi

Tanpa disadari, KPI adalah bentuk komunikasi yang juga merupakan aspek penting dalam setiap kegiatan dan kerja sama di perusahaan. Oleh karena itu, Anda harus memperlakukan KPI sebagaimana alat komunikasi antar karyawan serta antara karyawan dan atasan. Meskipun misalnya Anda punya hubungan kurang baik dengan seseorang dalam perusahaan, demi tercapainya KPI Anda perlu bersikap profesional dan tetap berkomunikasi dengan yang bersangkutan.

4. Kunci KPI adalah SMART

Kunci KPI adalah SMART, Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound, yang jika dijabarkan artinya adalah sebagai berikut:

  • Specific: punya objektif yang tidak terlalu lebar, spesifik pada target tertentu yang ingin dicapai.
  • Measurable: dapat diukur secara kuantitatif atau kualitatif (tapi diutamakan kuantitatif).
  • Attainable: dapat dicapai, masuk akal dicapai dengan sumber daya yang tersedia.
  • Relevant: selaras dengan visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
  • Time-bound: punya batasan waktu tertentu


Demikian pembahasan mengenai KPI adalah sistem penilaian sebuah kinerja karyawan, langkah mengatur KPI perusahaan, hingga hal yang diperlukan untuk menerapkan KPI dengan efektif di perusahaan Anda.

Ingin mencari tim super hebat untuk mencapai KPI perusahaan bersama Anda dan anggota tim lainnya? Yuk daftarkan diri Anda di KitaLulus dan pasang lowongan pekerjaan! KitaLulus adalah salah satu provider lulusan berkualitas terbaik di Indonesia. Saat ini, kami sudah beroperasi di berbagai kota di Indonesia, mulai dari Jakarta sampai Makassar. Jadi kapanpun Anda membutuhkan portal lowongan pekerjaan, ingat ke KitaLulus!


Dapatkan konten Kitalulus

Terima Kasih telah berlanggan pada newsletter Kitalulus!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok