Contoh Surat PHK Karyawan, Alasan, & Etika Mengeluarkannya

Shirley Candrawardhani

Berkarir sebagai penulis profesional sejak 2012 yang berantusias menulis topik seputar bisnis, keuangan, dan hukum.

hrd
Isi Artikel

Contoh surat PHK– Dalam dunia kerja, pengunduran diri, pemecatan, atau pemutusan hubungan kerja bisa saja terjadi sewaktu-waktu. Guna menghadapi masa-masa itu, apakah Anda sudah menyiapkan contoh surat PHK atau pemecatan kerja?

Mengeluarkan surat pemutusan hubungan kerja memang bukan keputusan yang mudah. Ada banyak konflik batin dan protes yang mau tak mau harus Anda hadapi. Tapi, sebagai HR Anda tetap perlu mempersiapkan diri untuk ini, demi kepentingan bersama stakeholder perusahaan. 

Ingin tahu bagaimana contoh surat PHK karyawan yang baik dan tidak melanggar etika? Berikut pembahasannya.

BACA JUGA: HR Sudah Tahu Belum? Ini 7 Cara Mempertahankan Karyawan yang Ingin Resign

Alasan Pemecatan atau Pemutusan Hubungan Kerja

Alasan PHK karyawan

Dalam dunia bisnis, kita tidak pernah tahu kapan akan berada di atas dan kapan akan berada di bawah. Namun hal ini bisa dilihat dari kondisi finansial suatu perusahaan. Jika baik, maka perusahaan tersebut masih memiliki nafas panjang untuk terus berkembang.

Jika tidak bagus dan tidak segera diperbaiki, maka kemungkinan besar perusahaan tersebut bisa gulung tikar. Karena tidak mampu membayar upah seluruh karyawan, mau tidak mau harus dilakukan pemecatan karyawan atau pemutusan hubungan kerja.

Namun tidak selamanya biaya menjadi alasan dibalik tindakan pemecatan karyawan. Ada beberapa faktor lain yang mengharuskan perusahaan melakukan pemutusan hubungan kerja karyawan.

Berikut beberapa alasan pemecatan atau pemutusan hubungan kerja karyawan.

1. Masalah Biaya

Masalah biaya menjadi alasan adanya pemutusan hubungan kerja yang paling umum. Alasan ini digunakan perusahaan untuk dapat mengurangi anggaran biaya operasional dan dilakukan jika tidak ada keuntungan untuk menutupi segala pengeluaran.

Tapi, hal yang harus Anda perhatikan adalah lakukan pemutusan hubungan kerja dengan benar agar tidak terseret hukum di kemudian hari. Salah satunya dengan mengeluarkan surat PHK karyawan.

2. Relokasi Perusahaan

Alasan selanjutnya adalah relokasi perusahaan. Perpindahan operasional perusahaan baik ke luar kota atau luar negeri, membuat pihak manajemen terpaksa memutuskan hubungan kerja dengan karyawannya.

Alasan ini juga menjadikan pihak manajemen untuk mencari karyawan baru di tempat yang baru, dibandingkan harus membawa karyawan lama yang kemungkinan akan mengeluarkan biaya lebih.

3. Teknologi

Kemajuan teknologi menjadi alasan umum untuk memecat karyawan. Biasanya hal ini terjadi pada buruh pabrik. Kemajuan teknologi membuat semua kegiatan produksi diselesaikan dan digantikan dengan mesin-mesin atau robot. Penggunaan teknologi ini juga bisa memangkas anggaran biaya yang dikeluarkan perusahaan.

4. Efisiensi Karyawan

Alasan lain yang membuat perusahaan merumahkan karyawannya adalah efisiensi karyawan. Artinya dalam hal ini perusahaan merasa perlu menghilangkan beberapa posisi yang dianggap berlebihan atau tidak begitu penting untuk kegiatan operasional perusahaan.

Tidak hanya itu, efisiensi karyawan ini juga bisa terjadi jika perusahaan mengalami perubahan manajemen atau perubahan arah sehingga perlu dilakukan perombakan posisi di perusahaan.

5. Bersikap Tidak Baik

Dalam bekerja, pasti ada saja karyawan yang bersikap tidak baik kepada atasan atau sesama rekan kerjanya. Tidak hanya bersikap tidak baik, tetapi juga karyawan tersebut menunjukkan perilaku yang tidak baik juga.

Seperti melakukan kecurangan dalam menyelesaikan pekerjaannya, membuat lingkungan kerja menjadi tidak nyaman, hingga hal-hal buruk lainnya yang bisa mengganggu produktivitas karyawan. Jika di perusahaan Anda terdapat karyawan seperti ini, maka jangan ragu untuk memecatnya, karena bisa membuat rugi.

6. Performa Kerja yang Menurun

Alasan selanjutnya adalah performa kerja karyawan yang menurun. Setiap perusahaan tentu mengharapkan yang terbaik dari karyawannya. Termasuk urusan performa kerja.

Jika setelah diberikan pelatihan dan teguran performa karyawan tersebut masih menurun, maka sebaiknya Anda melakukan pemutusan hubungan kerja. Tidak hanya membuat pekerjaan tertunda, tetapi juga bisa mengganggu kegiatan operasional perusahaan.

7. Tingkat Kehadiran yang Menurun

Satu lagi alasan yang membuat perusahaan bisa memecat karyawannya adalah tingkat kehadiran yang menurun. Jika ada karyawan yang memiliki banyak absen, berikan surat panggilan terlebih dulu untuk memperingati karyawan tersebut.

Namun, jika setelah diberikan surat peringatan tidak ada kemajuan atau peningkatan dari karyawan tersebut, maka Anda bisa memutuskan hubungan kerja secara sepihak.

Etika Mengeluarkan Surat Pemutusan Hubungan Kerja

Etika mengeluarkan surat pemecatan atau PHK karyawan

Meskipun ada banyak alasan untuk memecat karyawan, sebaiknya Anda memperhatikan etika saat memecat karyawan. Salah satunya adalah dengan memberikan surat pemutusan hubungan kerja yang baik.

Disamping menyiapkan surat PHK, ada beberapa etika pemecatan karyawan yang ada baiknya Anda patuhi, yaitu:

1. Berikan Alasan yang Jelas

Etika pertama yang harus Anda perhatikan adalah dengan memberikan alasan yang jelas. Sebagai atasan atau HRD, Anda harus bisa memberikan alasan yang jelas saat memecat karyawan.

Tujuannya adalah untuk menjaga kehormatan Anda sebagai seorang atasan dan juga untuk menjaga perasaan karyawan yang Anda pecat. Jelaskan pada karyawan tersebut dimana letak kesalahannya sehingga ia bisa diberhentikan.

2. Sampaikan Secara Jelas dan Transparan

Sebagai seorang atasan atau HRD, Anda juga berkewajiban untuk menyampaikan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan secara jelas dan transparan, tanpa berpura-pura dan menutupi alasannya.

Tindakan ini jauh lebih beretika dibandingkan Anda mendadak mengeluarkan surat pemecatan, padahal karyawan tidak tahu di mana letak kesalahannya.

3. Berikan Hak Karyawan

Saat Anda memecat seorang karyawan, jangan lupa memberikan apa yang menjadi haknya. Misalnya seperti uang pesangon, uang pengganti, dan jenis uang lainnya. Berikan secara langsung, jangan ditunda-tunda. Hal ini tentunya bisa berguna untuk karyawan tersebut setelah keluar dari perusahaan Anda.

4. Jaga Citra dan Kesan Baik Karyawan Tersebut

Etika selanjutnya adalah menjaga citra dan kesan yang baik terhadap karyawan yang Anda pecat. Meskipun karyawan tersebut sudah tidak ada, Anda tentu tidak boleh membicarakan hal yang buruk di depan orang lain.

Sebagai seorang atasan dan HRD, biarkanlah kesalahan atau hal buruk tersebut menjadi rahasia di antara Anda dengan karyawan yang dipecat. Jangan sampai Anda malah menyebarkan rumor dan merusak citra karyawan tersebut di perusahaan.

5. Bersikap Adil

Satu lagi etika yang harus Anda perhatikan ketika memecat karyawan adalah bersikap adil. Artinya, jika karyawan A dipecat dengan kesalahan yang sama dengan karyawan B, maka Anda harus memecat kedua karyawan tersebut.

Sangat tidak adil jika Anda hanya memecat salah satu karyawan yang membuat kesalahan sama. Hal ini juga akan memberikan dampak positif untuk perusahaan Anda, agar tidak ada perlakuan tidak adil dan semena-mena.

BACA JUGA: 6 Cara Menghadapi Karyawan yang Mau Resign untuk HR Perusahaan

Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Pada dasarnya, surat PHK adalah sebuah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan. Surat pemecatan ini berisikan informasi mengenai berakhirnya kontrak kerja dengan karyawan dan berbagai alasan yang melatarbelakanginya.

Regulasi yang mengatur pemutusan hubungan kerja ini sudah tertulis di Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Menurut aturan tersebut, perusahaan yang melakukan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan harus memberikan apa yang menjadi hak karyawan, seperti uang pesangon dan uang pengganti.

Selain itu, ada beberapa komponen yang wajib Anda penuhi saat menyusun surat pemutusan hubungan kerja, yaitu:

  • Kop surat perusahaan
  • Nomor surat
  • Perihal
  • Orang yang dituju
  • Isi surat
  • Ucapan terima kasih
  • Tempat dan tanggal surat
  • Tanda tangan dan nama terang

Di bawah ini ada beberapa contoh surat PHK yang bisa Anda jadikan referensi.

1. Contoh Surat PHK untuk Karyawan di Masa Percobaan

Contoh Surat PHK untuk Karyawan di Masa Percobaan

2. Contoh Surat Pemecatan Karyawan dengan Alasan Efisiensi

Contoh Surat Pemecatan Karyawan dengan Alasan Efisiensi

3. Contoh Surat PHK Karena Karyawan Melakukan Pelanggaran

Contoh Surat PHK Karena Karyawan Melakukan Pelanggaran

4. Contoh Surat Pemecatan Karyawan Karena Tindakan Indisipliner

Contoh Surat PHK Karena Tindakan Indisipliner

Demikianlah penjelasan terkait contoh surat pemecatan karyawan, alasan pemecatan karyawan, hingga etika yang harus Anda perhatikan. Sebagai atasan atau HR, Anda harus berusaha untuk bersikap adil kepada setiap karyawan yang ada di perusahaan apapun yang menjadi alasan Anda untuk memecatnya.

Sayangilah dan perhatikan mereka, sebab karyawan merupakan salah satu aset penting untuk kemajuan perusahaan.

Apabila perusahaan Anda sedang membutuhkan karyawan untuk mengisi posisi kosong, Anda bisa menaruh informasinya di aplikasi KitaLulus. Saat ini KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Medan, Semarang, dan Gowa.

Daftarkan diri Anda untuk memasang iklan lowongan pekerjaan di KitaLulus. Bersama KitaLulus, dapatkan calon kandidat terbaik dengan #LebihMudah!

cari karyawan
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
chat whatsapp hrd