Saat menjalankan sebuah bisnis, satu hal yang tidak boleh luput adalah invoice atau faktur. Invoice adalah bukti transaksi yang sah untuk mencatat segala aktivitas jual beli.
Invoice yang baik dan rapi bisa membantu Anda untuk menghitung laba rugi bisnis. Pada dasarnya, pengertian invoice adalah sebuah faktur penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli dengan detail jumlah serta biaya yang harus dibayarkan berdasarkan kesepakatan di purchase order.
Pahami lebih lanjut terkait pengertian invoice, fungsi, jenis, cara membuat, dan contoh invoice untuk berbagai keperluan di bawah ini.
Apa Itu Invoice?
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan oleh penjual yang harus dibayarkan oleh pembeli atau pelanggan.
Pengertian invoice juga bisa diartikan sebagai dokumen tertulis berisikan surat penagihan hutang yang diberikan penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang.
Transaksi jual beli yang tertera di dalam invoice adalah bukti transaksi penjualan yang dilakukan secara kredit.
Umumnya, invoice dibuat dalam tiga rangkap. Satu lembar untuk pembeli ketika sudah melunasi pembayarannya, kemudian satu lembar untuk arsip penjualan, dan satu lembar terakhir untuk dijadikan bukti di laporan keuangan.
Setiap bisnis dan jenis transaksi yang berbeda, akan mengeluarkan invoice yang berbeda juga. Bahkan kini Anda bisa download template invoice dengan menggunakan kata kunci tersebut di mesin pencarian internet.
Perbedaan Invoice, Kwitansi, dan Nota
Pada dasarnya, perbedaan invoice, nota, dan kwitansi tidak terlalu jauh. Hanya saja, sebagai pebisnis Anda perlu memahami kapan bisa menggunakan nota atau kwitansi, dan kapan butuh mengeluarkan invoice.
Secara definisi, nota adalah bukti pembelian yang berisi daftar barang, harga, dan tagihannya. Seorang penjual dapat menyerahkan nota pada pembeli, baik pembeli tersebut sudah atau belum membayar. Biasanya, nota dibuat rangkap dua, satunya untuk konsumen dan satunya pegangan penjual.
Sementara itu, kwitansi adalah bukti pembayaran dengan catatan barang, nominal, serta tanda tangan penjual dan pembeli. Anda hanya akan diberi kwitansi jika telah menyelesaikan pembayaran.
Dibandingkan dengan nota dan kwitansi, invoice lebih sering digunakan sebelum pembayaran, sebagai bentuk tagihan bayar kepada pembeli.
Baca juga: 5 Contoh Surat Penawaran Barang yang Baik dan Benar Disertai Strukturnya
Fungsi Invoice untuk Bisnis
Invoice adalah salah satu dokumen penting untuk perusahaan. Dokumen satu ini bisa memudahkan Anda dalam melakukan perhitungan dan bukti transaksi untuk dicatat di pembukuan.
Ada banyak fungsi invoice untuk kelangsungan bisnis dan perusahaan, yaitu:
1. Mengelola Pembayaran
Salah satu fungsi invoice adalah mengelola pembayaran. Tahukah Anda, bahwa invoice bisa dijadikan alat untuk melacak pembayaran secara tertulis. Hal ini karena ada jumlah uang yang tertera terkait mana yang sudah dibayarkan dan mana yang belum.
2. Dokumen Perusahaan
Invoice adalah berkas yang juga memiliki fungsi sebagai dokumen perusahaan. Tujuannya yaitu untuk memudahkan pembukuan akuntansi dan bukti dari transaksi jual beli yang dilakukan.
Pada umumnya, perusahaan memiliki arsip tersendiri yang menyimpan berbagai macam invoice dengan baik.
3. Bukti Lapor Pajak
Fungsi invoice selanjutnya adalah sebagai bukti lapor pajak. Setiap perusahaan yang beroperasional di Indonesia dikenakan Wajib Pajak (WP) Badan Usaha. Anda akan membutuhkan invoice yang baik dan detail untuk melakukan pelaporan pajak perusahaan.
Baca juga: 5 Contoh Surat Perjanjian Hutang Piutang dan Cara Membuatnya
Jenis Invoice
Sebelum kita membahas mengenai contoh invoice dan cara membuat invoice, ada baiknya jika Anda mengetahui apa saja jenis invoice yang biasa digunakan untuk transaksi.
Beberapa jenis invoice adalah sebagai berikut.
1. Invoice Biasa
Jenis invoice yang pertama adalah invoice biasa. Invoice ini umumnya digunakan untuk transaksi jual beli sederhana. Informasi yang tercantum pun hanya berupa rincian produk yang dibeli, jumlah produk, harga per produk, hingga total keseluruhan yang harus dibayarkan.
2. Invoice Proforma
Jenis kedua adalah invoice proforma, yang artinya pengganti atau sementara. Hal ini karena jenis invoice ini dibuat ketika produk yang dipesan oleh pelanggan dikirim secara bertahap. Nanti ketika keseluruhan produk sudah lengkap, baru akan diganti dengan invoice biasa.
3. Invoice Konsuler
Satu lagi jenis invoice adalah invoice konsuler. Invoice satu ini khusus digunakan untuk transaksi jual beli internasional atau kegiatan ekspor impor.
Invoice konsuler akan dinyatakan sah apabila sudah mendapat persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor. Biasanya pihak yang menyetujuinya adalah atase perdagangan, kantor konsuler, hingga kedutaan besar negara yang mengimpor yang berada di negara pengekspor.
Baca juga: Apa Itu Faktur Pajak? Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya
Cara Membuat Invoice
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa invoice adalah salah satu dokumen penting bagi kelangsungan bisnis Anda. Maka dari itu, sudahkah Anda mengetahui cara membuat invoice yang benar?
Ada tiga cara membuat invoice. Pertama, Anda bisa membuatnya sendiri sesuai dengan format perusahaan. Kedua, Anda bisa menggunakan contoh invoice dengan download template invoice. Ketiga dengan menggunakan aplikasi pembuat invoice.
Sebenarnya, cara membuat invoice paling mudah adalah dengan download template invoice yang sudah ada. Sehingga Anda hanya tinggal mengisi atau mengganti beberapa bagian.
Anda dapat mencari template invoice yang tersebar di internet. Namun Anda harus memastikan sumbernya kredibel, ya!
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan aplikasi pembuat invoice. Umumnya, aplikasi pembuat invoice jadi satu dengan aplikasi khusus HRD yang dibuat oleh beberapa startup. Sudahkah Anda mencobanya?
Baca juga: Cara Mencatat Jurnal Pembelian, Contoh, dan Jenisnya
Format Invoice
Berikut ini format invoice umum yang harus Anda patuhi saat membuatnya:
- Nama invoice
- Nomor invoice
- Nama dan informasi detail mengenai pelanggan
- Nama dan informasi detail mengenai penjual
- Detail transaksi yang meliputi tanggal pembuatan invoice, tanggal pengiriman barang atau produk yang dibeli
- Ketentuan pembayaran yang meliputi metode pembayaran, tenggat waktu pembayaran, denda yang dikenakan jika telat membayar, pemberian diskon, dan lain sebagainya
- Deskripsi produk yang dibeli pelanggan
- Jumlah total keseluruhan yang harus dibayarkan oleh pelanggan
Baca juga: Purchase Order: Pengertian, Fungsi, Format, dan Contohnya
Contoh Invoice
Nah, jika Anda masih bingung dan ragu ketika ingin mencoba membuat invoice, berikut beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh Invoice Pembayaran
2. Contoh Invoice Penagihan
3. Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek
4. Contoh Invoice Sederhana
5. Contoh Invoice Barang
6. Contoh Invoice Hotel
7. Contoh Invoice Travel
8. Invoice Tagihan Alat Berat
8. Contoh Invoice Penjualan
9. Invoice DP
10. Invoice Rental Mobil
11. Contoh Invoice Jasa Hukum
12. Contoh Invoice yang Dikirim Melalui Email
13. Contoh Invoice Jasa
14. Contoh Invoice Perorangan ke Perusahaan
Itulah penjelasan terkait pengertian invoice, fungsi, jenis, hingga contoh dan cara membuat invoice yang baik dan benar.
Apabila Anda membutuhkan staff finance untuk membuat invoice, maka Anda bisa menaruh informasi lowongan tersebut di KitaLulus. Kini KitaLulus sudah beroperasi di Jabodetabek, Bandung, Makassar, Surabaya, Medan, Semarang, dan Gowa.
Pastikan Anda sudah mendaftarkan diri untuk memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Kemudian, dapatkan staff finance terbaik untuk perusahaan Anda hanya dalam hitungan hari saja! #LebihMudah dan tentunya praktis, kan?
