Memo adalah memorandum sebuah dokumen surat yang sangat umum ditemukan dalam dunia kerja dan dunia bisnis. Biasanya, memo ini digunakan untuk menyampaikan pesan singkat.
Sampai saat ini, memo menjadi salah satu bagian administrasi yang mendukung pertukaran informasi secara internal atau eksternal.
Untuk memahami memo lebih jauh lagi, mari simak artikel KitaLulus berikut ini!
Pengertian Memo
Pengertian memo ada banyak sekali, menurut KBBI, memo adalah bentuk komunikasi yang berisikan saran, arahan, serta penerangan dalam bentuk pesan singkat.
Sedangkan, pengertian memo menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK) adalah sebuah surat peringatan tidak resmi atau juga sebuah surat pernyataan di dalam hubungan diplomasi.
Dari dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahwa memo adalah surat yang berisikan pesan singkat yang dimaksudkan untuk memberikan peringatan, pernyataan, atau juga arahan.
Di dalam lingkungan kerja, memo sering digunakan sebagai bentuk komunikasi horizontal dari atasan ke bawahan dan vertikal antar rekan kerja untuk memberikan perintah sesuatu.
Perbedaan Memo dan Email
Selain memo, kita juga mengenal email yang sering digunakan sebagai penyampai pesan singkat secara online. Kedua hal ini mungkin sudah sangat akrab dalam kehidupan kita sehari-hari.
Antara memo dan email memiliki perbedaan. Perbedaan ini bukan hanya terletak dari bagaimana email dibuat secara online dan memo dibuat secara konvensional dengan tulis tangan. Ada beberapa perbedaan lainnya antara email dan memo, sebagai berikut ini.
1. Komponen
Di dalam email, kita bisa menyertakan CC (Carbon Copy) atau Bcc sedangkan di dalam email biasanya kita tidak mencantumkan hal seperti itu karena pesan cenderung ditujukan pada satu orang.
2. Sifat Penulisan
Memo ditulis tanpa basa basi, bersifat langsung. Sedangkan dalam email biasanya kita menulis pembukaan sebelum menyampaikan isi pesan kita, lalu diakhiri dengan salam penutup.
3. Fitur
Pada email, ada banyak fitur yang bisa meningkatkan keterbacaan. Sedangkan, memo hanya menggunakan kolom dan judul untuk menggarisbawahi pesan yang disampaikan.
4. Penutup
Di dalam penulisanya, biasanya kita akan menuliskan sebait kata-kata penutup. Namun, hal tidak pada memo, kita tidak perlu menuliskan penutup.
5. Tanda Tangan
Selain penutup, pada email kita bisa menyertakan tanda tangan digital. Sedangkan pada memo tidak demikian, bagian tanda tangan dihilangkan.
Baca Juga: Contoh Surat Penawaran Kerja (Offering Letter) Beserta Komponen
Fungsi Memo
Fungsi memo adalah untuk memberikan informasi singkat baik itu berupa keputusan, arahan, prosedur, saran, atau tugas tertentu. Selain itu, ada beberapa fungsi lainnya dari memo, sebagai berikut.
- Media untuk menyampaikan informasi secara spesifik
- Ringkasan keputusan, kebijakan atau persetujuan yang telah disetujui oleh pihak terkait.
- Penetapan tugas atau tanggung jawab kepada pihak-pihak terkait.
- Memberikan informasi terkait perkembangan tugas yang dikerjakan
Tujuan Memo
Tujuan penulisan memo adalah memberikan suatu informasi kepada pihak-pihak terkait. Misalnya, Hendri menuliskan memo kepada Anisa yang berisikan instruksi untuk menyelesaikan tugas laporan keuangan hari ini.
Maka tujuan dari penulisan memo tersebut adalah perintah kepada Ana bahwa ia harus menyelesaikan laporan keuangan di hari ini juga.
Jenis-jenis Memo
Memorandum memiliki dua jenis, yaitu memo bersifat resmi dan tidak resmi.
Memo resmi biasanya digunakan dalam kegiatan organisasi, lembaga, atau instansi. Umumnya digunakan sebagai surat pernyataan dari atasan ke bawahan. Sedangkan, memo tidak resmi digunakan antar orang pribadi yang pesannya bersifat pribadi.
Ciri-ciri Memo
Di dalam penulisannya, ada beberapa ciri-ciri dari memo yang membedakannya dengan jenis surat atau dokumen lainnya. Berikut ini ciri-ciri memo.
- Bentuknya bisa berisi saran, arahan, penjelasan tentang suatu hal.
- Strukturnya lebih sederhana dibanding dengan jenis dokumen lainnya.
- Isinya jelas dan relevan dengan bahasa yang sederhana.
- Tidak mencantumkan identitas kantor.
- Disampaikan secara vertikal maupun horizontal.
Baca Juga: Mengenal NDA (Non-Disclosure Agreement): Fungsi, Jenis, dan Aturan Hukumnya
Struktur Memo
Walaupun sebuah pesan yang singkat, namun di dalam penulisannya memo tetap memiliki struktur. Berikut ini struktur yang umum dalam sebuah memo.
- Kepala: Berisi kop memo, nama pengirim, dan nama penerima.
- Pendahulu: Bagian yang menjelaskan tujuan pembuatan memo.
- Detail: Penjelasan isi, di sini penulis bisa memasukkan konteks dan bukti pendukung.
- Penutup: Diisi dengan kontak selanjutnya dari tujuan utama memo, misalnya mencantumkan nomor supervisor atau bagian terkait instruksi memo.
Tips Membuat Memo
Agar Anda bisa menulis memo dengan baik dan pesan di dalamnya bisa dimengerti pembaca. Mari ikuti beberapa tips berikut ini.
- Ketahui kepada siapa memo ditulis: Ini bertujuan agar Anda mengetahui bahasa akan ditulis secara formal atau lebih santai.
- Hindari typo: Coba baca ulang memo yang telah ditulis untuk memastikan tidak ada typo agar pesan mudah dimengerti.
- To do point: Tulislah secara singat, padat, dan jelas.
- Tidak perlu menuliskan salam: Fokus saja pada apa yang ingin disampaikan.
- Gunakan pointer: Tambahkan list atau poin-poin sehingga memo mudah dibaca.
- Tuliskan lampiran: Bila terdapat gambar, tabel, atau grafik pendukung, tuliskan kata lampiran pada bagian bawah memo.
Cara Membuat Memo
Setelah Anda mengetahui tips menuliskan memo yang baik. Berikut ini cara membuat memo:
1. Mulai dari Header
Awali memo Anda dengan menuliskan nama pengirim memo, penerima, tanggal, serta judul. Anda juga bisa hanya sekadar menuliskan “Memorandum” atau “Memo”.
2. Paragraf Pertama
Di bagian ini Anda harus menuliskan apa tujuan dari memo. Cukup tuliskan dengan singkat, padat, dan jelas. Tuliskan informasi di awal dan tambahkan penjelasan di paragraf berikutnya.
Misalnya Anda bisa menuliskannya seperti ini:
“Memo ini dibuat untuk memberitahukan keputusan libur lebaran kepada seluruh karyawan, terhitung 15 April 2023.”
3. Paragraf Kedua
Pada paragraf kedua, tambahkan konteks atau bukti pendukung. Sebagai contoh, seperti memo keputusan libur lebaran.
Di dalam memo, Anda bisa menuliskan kalimat seperti berikut:
“Keputusan libur lebaran ini sesuai dengan SK yang dikeluarkan oleh pemerintah pada 3 April 2023.”
4. Paragraf Ketiga
Paragraf ini bisa dituliskan dengan permintaan atau harapan reaksi dari penerima memo.
Berikut contohnya:
“Pihak manajemen berharap libur lebaran ini bisa dimanfaatkan sebaik mungkin oleh para karyawan untuk berkumpul bersama keluarga, berlibur, dan menyegarkan pikiran. Apabila masih ada pertanyaan, silakan hubungi HRD.
5. Paragraf Penutup
Cantumkan kontak informasi yang dijadikan rujukan. Sesuai dengan contoh memo libur lebaran, maka Anda perlu mencantumkan kontak HRD.
Contoh Memo Perusahaan
Untuk membantu Anda lebih memahami seperti apa bentuk memo, berikut ini beberapa contoh memo yang bisa menjadi referensi Anda.
1. Contoh Memo Perusahaan Horizontal
Memo
Kepada: Seluruh Staf IT
Dari: Project Manager
Tanggal: 2 Februari 2023
Perihal: Permintaan Lembur
Dikarenakan terdapat bug di dalam sistem aplikasi yang akan segera di-launching dan perlunya masalah tersebut segera diatasi agar tidak mengganggu sprint yang sedang dikerjakan. Maka diharapkan seluruh staf IT melakukan lembur.
Berikut detail permintaan lembur:
Proyek: Launching Aplikasi Mobile
Tanggal lembur: 2 Februari 2023, 18:00-20.00
Durasi lembur: 3 Jam
Alasan: Penyelesaian bug pada aplikasi
Kami meminta setiap staf yang bersedia untuk melakukan lembur untuk mengonfirmasi ketersediaan melalui email kepada Project Manager (hendri@sejahterabersama.com)
Jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan klasifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya langsung.
Hendri
hendri@sejahterabersama.com
2. Contoh Memo Perusahaan Bahasa Inggris
Itulah dia pengertian memo yang sangat umum kita temukan dalam dunia kerja dan dunia bisnis. Penggunaannya membuat informasi dapat tersebar dengan lancar.
Kelancaran komunikasi juga ditandai dengan staf di perusahaan yang kompeten. Salah satu cara mendapatkan staf yang kompeten adalah dengan menggunakan job portal yang tepat. Job portal yang tepat akan menemukan karyawan terbaik dengan perusahaan.
Pasang loker di KitaLulus bisa melakukan hal itu. Anda dapat menemukan kandidat terbaik yang sesuai kebutuhan perusahaan hanya dalam hitungan bari.
Selain itu, pasang loker di KitaLulus juga anti repot karena tim KitaLulus akan membantu Anda memasang informasi lowongan, sehingga Anda dapat menggunakan waktu Anda lebih efisien selagi menyiapkan proses rekrutmen. Yang paling penting lagi, pasang loker di KitaLulus itu gratis.
Ayo daftarkan perusahaan Anda sekarang!
