10 Aplikasi Tanda Tangan Digital Terbaik untuk Percepat Administrasi Bisnis

Pernah mengalami dokumen yang harusnya cepat selesai jadi terhambat karena pimpinan sedang di luar kota? Atau merasa tumpukan dokumen tersebut hanya disimpan di lemari arsip setelahnya tanpa tahu harus diapakan?

Hal itu tidak perlu terjadi jika administrasi dokumen Anda tidak bergantung pada kertas dan tanda tangan basah. Bisa saja proses manual itu yang ternyata menghambat alur kerja perusahaan.

Perusahaan perlu tahu cara lain untuk mempercepat administrasi bisnis, salah satunya dengan beralih ke tanda tangan digital. 

Bagaimana Aplikasi Tanda Tangan Digital Berperan? 

Sesuai UU ITE No. 11 Tahun 2008, tanda tangan digital yang menggunakan sertifikat elektronik dari penyelenggara resmi (PSrE) dianggap sah dan tidak bisa dimanipulasi. 

Pembubuhan tanda tangan digital sangat mudah melalui aplikasi. Selain lebih aman, aplikasi tanda tangan digital juga berperan dalam mempersingkat pengelolaan dokumen. Misalnya, Anda tidak perlu mencetak, menandatangani secara basah, memindai, lalu mengirimkan kembali dokumen tersebut. 

Aplikasi Tanda Tangan Digital Terpercaya

Berikut adalah 10 rekomendasi aplikasi tanda tangan digital terpercaya yang bisa mempercepat administrasi bisnis:

1. Sign It

Sign It adalah aplikasi tanda tangan elektronik buatan anak perusahaan Peruri, PT Peruri Digital Security. Aplikasi ini memiliki sertifikasi Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) dan digunakan pada kontrak bisnis, faktur, ijazah, sertifikat, atau dokumen lainnya.

Fitur Unggulan: 

• Legalitas tinggi
• Sering menghadirkan promo untuk biaya fitur
• Memiliki fitur lain e-Meterai, stempel digital, dan bulk signing
• Produk terintegrasi dengan aplikasi pemerintahan berbasis elektronik (SPBE)

Cocok Untuk: 

• Individu yang butuh tanda tangan digital dalam dokumen
• Individu yang ingin mengamankan dokumen pendidikan
• Pengusaha atau perusahaan yang perlu mengesahkan dokumen bisnis

2. BeSign

BeSign memudahkan penggunanya untuk menandatangani suatu dokumen digital hanya melalui smartphone. Platform ini dikembangkan oleh Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE), menjamin integritas data tetap secara nasional. 

Fitur Unggulan: 

• Legalitas tinggi
• Terdapat fitur lain mass sign
• Terintegrasi langsung dengan identitas ASN dan sistem pemerintahan pusat

Cocok Untuk: 

• Pegawai instansi pemerintah atau ASN
• Perusahaan atau bisnis yang bekerja sama dengan instansi pemerintah
• Organisasi yang telah terintegrasi dengan ekosistem Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)

3. Privy

Privy adalah aplikasi penyedia tanda tangan sekaligus identitas digital dengan sistem berbasis enkripsi tingkat tinggi. Aplikasi ini sudah banyak dikenal dan merupakan salah satu PSrE resmi. Fiturnya tidak terbatas pada skala perusahaan, tetapi juga untuk pemakaian pribadi.

Fitur Unggulan: 

• Legalitas tinggi (PSrE resmi)
• Menyediakan paket gratis
• Memiliki fitur lain e-Meterai, manajemen dokumen, dan e-KYC
• Bisa diakses melalui smartphone dan website

Cocok Untuk:

• Individu yang butuh tanda tangan digital sesekali
• Pemilik UMKM dan perusahaan
• Freelancer atau digital nomad yang perlu tanda tangan kontrak
• Sektor fintech atau bank yang perlu verifikasi identitas (e-KYC) aman

4. Mekari Sign

Selain menyediakan tanda tangan digital yang legal, Mekari Sign juga memudahkan alur kerja serta pelacakan dokumen penggunanya. Platform turunan Mekari ini lebih dirancang untuk memudahkan kebutuhan bisnis skala kecil hingga besar dengan berbagai fitur yang tersedia.

Fitur Unggulan:

• Legalitas tinggi (tersertifikasi PSrE)
• Memiliki fitur lain e-Meterai, bulk signing, tanda tangan via WhatsApp, e-KYC, hingga manajemen kontrak
• Bisa diakses melalui smartphone dan website
• Terintegrasi dengan ekosistem HR (Mekari Talenta) dan Finance (Mekari Jurnal)

Cocok Untuk:

• Perusahaan yang butuh sistem integrasi dokumen dengan sistem manajemen karyawan 
• Dokumen yang butuh disetujui dengan cepat melalui WhatsApp
• Pebisnis atau pemilik usaha dengan mobilitas tinggi
• Pengelolaan dokumen dalam satu platform

5. Odoo Sign

Odoo Sign merupakan platform yang mendukung penggunanya menandatangani dan memvalidasi dokumen secara online. Meski belum terdaftar sebagai PSrE resmi, Odoo Sign aman dan legal secara internasional dengan standar eIDAS dan ESIGN.

Fitur unggulan:

• Legal secara internasional
• Memiliki fitur pendukung pengingat dan autentikasi melalui SMS 
• Fitur terintegrasi dengan platform manajemen bisnis Odoo
• Bisa diakses melalui smartphone dan website

Cocok Untuk:

• Kegiatan penjualan atau bisnis yang terintegrasi dengan ERP
• Perjanjian komersil, kontrak, dan NDA
• Dokumen sensitif

6. VIDA

VIDA mengedepankan teknologi otentikasi biometrik dan terdaftar sebagai PSrE. Aplikasi ini menyediakan tanda tangan digital sekaligus memastikan bahwa penanda tangan adalah orang yang bersangkutan melalui pemindaian wajah. 

Fitur Unggulan: 

• Legalitas tinggi (terdaftar PSrE)
• Memiliki fitur face recognition untuk verifikasi identitas
• Terdapat fitur lain e-Meterai dan scan dokumen fisik
• Menyediakan paket individu gratis

Cocok Untuk: 

• Dokumen sensitif
• Freelancer, tim finance, dan tim HRD
• Perusahaan atau organisasi yang memprioritaskan keamanan cyber

7. DigiSign

DigiSign adalah aplikasi penyedia tanda tangan elektronik yang banyak digunakan oleh lembaga keuangan. Aplikasi ini memudahkan integrasi ke internal perusahaan, sehingga aman untuk transaksi perbankan atau kontrak bisnis lain.

Fitur Unggulan:

• Terdaftar di Bank Indonesia dan Komdigi
• Memiliki fitur lain audit trail, memastikan setiap perubahan pada dokumen tercatat
• Memiliki pilihan paket sesuai jumlah dokumen yang akan dikelola

Cocok Untuk:

• Dokumen keuangan
• Tim finance suatu perusahaan
• Sektor fintech, perbankan, atau lembaga keuangan lain
• Procurement yang mengelola banyak vendor pihak ketiga

8. Adobe Acrobat Sign

Sebagai pemegang standar global dokumen PDF, Adobe melalui Adobe Sign juga mendukung pengguna untuk membubuhkan tanda tangan digital yang profesional. 

Fitur Unggulan:

• Bagian dari ekosistem Adobe
• Bisa menandatangani berbagai format dokumen
• Memiliki fitur lain pelacak dokumen dan validasi identitas penerima
• Terintegrasi dengan berbagai platform seperti Acrobat dan Photoshop

Cocok Untuk:

• Dokumen internasional
• Perusahaan multinasional
• Firma hukum dan institusi pendidikan
• Pengguna creative cloud

9. HelloSign

HelloSign adalah aplikasi tanda tangan digital yang dikembangkan oleh Dropbox. Aplikasi global dengan standar internasional Undang-undang ESIGN ini terhubung ke layanan penyimpanan cloud, memudahkan Anda mengelola dokumen di sana.

Fitur Unggulan: 

• Legalitas internasional
• Integrasi otomatis dengan Dropbox, Google Drive, dan Box
• Terdapat fitur pendukung audit trail, enkripsi, dan template dokumen

Cocok Untuk: 

• Tim kreatif atau agensi yang menggunakan penyimpanan cloud

10. Signaturely

Anda juga bisa membuat tanda tangan digital melalui platform berbasis web seperti Signaturely. Platform global ini banyak digunakan karena tampilannya sederhana, integrasi lengkap dengan penyimpanan cloud, serta memungkinkan Anda membuat tanda tangan online secara gratis untuk dokumen sederhana.

Fitur Unggulan:

• Legal secara internasional
• Fitur terintegrasi dengan Dropbox, Google Drive, dan OneDrive
• Terdapat fitur lain pengingat dan audit trail
• Menyediakan fitur tanda tangan online gratis

Cocok Untuk: 

• Dokumen internasional
• Freelancer yang bekerja dengan klien mancanegara
• Perusahaan yang banyak menggunakan penyimpanan cloud

Kesimpulan

Memilih aplikasi tanda tangan digital yang tepat akan sangat bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Untuk efisiensi maksimal di Indonesia, pilihlah platform yang sudah tersertifikasi PSrE dan mendukung fitur lokal seperti e-Meterai.

Dengan beralih ke digital, HRD dan manajer tidak perlu lagi menghabiskan waktu hanya untuk mengejar tanda tangan fisik. Segala persetujuan kini bisa selesai di mana saja, kapan saja, bahkan hanya lewat ponsel.