Cara Menghitung Biaya Rekrutmen Karyawan (Cost per Hire) & Tips Menghematnya

Merekrut karyawan adalah salah satu cara agar perusahaan dapat terus beroperasi dan berkembang. Di dalam prosesnya, seorang HRD akan menyusun anggaran biaya rekrutmen untuk menemukan karyawan terbaik dan berkompeten. Contoh anggaran biaya rekrutmen seperti biaya pemasangan iklan, keperluan tes, dan lain sebagainya.

Biaya rekrutmen sendiri terkenal menjadi salah satu pengeluaran perusahaan yang paling besar. Maka tidak heran bila setiap tahunnya perusahaan selalu mencari cara untuk menghemat biaya rekrutmen tanpa mengorbankan kualitas kandidat yang dibutuhkan.

Jika Anda adalah salah satu HRD yang sedang mencari cara menghemat biaya rekrutmen karyawan, Anda membaca artikel yang tepat, di sini Anda akan temukan jawabannya!

Apa Itu Anggaran Biaya Rekrutmen?

Anggaran biaya rekrutmen adalah data keuangan yang dibuat oleh divisi HRD yang berfungsi untuk melacak dan manajemen pengeluaran keuangan dalam proses rekrutmen.

Anggaran biaya rekrutmen sering juga disebut cost per hire. Cost per hire sendiri mencakup total biaya untuk merekrut seorang karyawan baru ke perusahaan, mulai dari pengisian lowongan, screening, seleksi, sampai karyawan onboarding.

Pentingnya Menghitung Anggaran Rekrutmen

Mengukur dan menghitung cost per hire menjadi hal penting bagi perusahaan karena ini bisa menjadi tolok ukur kesuksesan proses rekrutmen. Selain itu, hal tersebut menjadi metrik penting yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas biaya perekrutan yang dilakukan.

Dengan menganalisis metrik ini, maka perusahaan dapat mengetahui mana yang berhasil dan mana yang tidak. Hal berikut akan sangat berguna untuk pengembangan strategi rekrutmen selanjutnya agar lebih optimal dan efisien.

Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa penting bagi perusahaan untuk menghitung cost per hire:

1. Dapat Digunakan Sebagai Benchmark dengan Perusahaan Sejenis

Dengan membuat anggaran rekrutmen, perusahaan punya acuan, apakah contoh anggaran biaya rekrutmen yang dikeluarkan terlalu besar atau perlu ditambahkan agar proses perekrutan menjadi lebih efektif. Hal ini juga bisa digunakan sebagai pembanding dengan perusahaan lainnya.

2. Budgeting

Membuat anggaran rekrutmen berguna untuk melakukan forecasting biaya perekrutan di masa mendatang. Penyesuaian anggaran juga dapat dilakukan bila ternyata proses perekrutan belum berjalan optimal.

Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas

Komponen Biaya Rekrutmen dan Cara Menghitungnya

Komponen biaya rekrutmen terbagi menjadi dua, yaitu biaya internal dan eksternal. Kedua biaya inilah yang nantinya akan digunakan untuk menghitung cost per hire.

Biaya internal adalah keseluruhan biaya yang digunakan dalam proses rekrutmen yang melibatkan unsur perusahaan, contohnya:

• Gaji, tunjangan, bonus, pengembangan karier tim rekrutmen
• Software dan hardware, seperti sistem ATS, software rekrutmen manajemen
• Biaya administrasi, seperti peralatan kantor

Lalu, biaya eksternal adalah keseluruhan biaya untuk proses rekrutmen yang melibatkan unsur di luar perusahaan, contohnya:

• Biaya pihak ketiga, seperti agensi, konsultan, headhunter, atau biro psikologi penyelenggara tes
• Pembuatan dan pemasangan iklan lowongan
• Biaya mengikuti acara job fair

Keseluruhan biaya tersebut kemudian dihitung dengan formula cost per hire yaitu:

Contoh Kasus:

Sebuah perusahaan retail membuka 20 cabang baru di berbagai kota, dan membutuhkan masing-masing 5 karyawan per cabang. Total kebutuhan karyawan adalah 100 orang. Berikut adalah rincian biaya rekrutmen yang dikeluarkan selama satu periode rekrutmen massal (3 bulan):

Tips Menghemat Biaya Rekrutmen Karyawan

Biaya merekrut karyawan termasuk salah satu biaya yang mahal, bahkan menurut Society for Human Resource Management (SHRM), biayanya rata-rata adalah sekitar $4.700.

Dengan biaya yang tidak sedikit ini, tentunya perusahaan harus membuat proses rekrutmen berjalan seefektif mungkin agar tidak ada biaya yang terbuang sia-sia.

Namun, sebenarnya ada beberapa cara yang bisa dilakukan perusahaan untuk menghemat cost per hire tanpa mengorbankan prosesnya. Berikut ini tipsnya.

1. Gunakan Talent Pool

Sangat penting bagi setiap HRD untuk membangun dan memelihara talent pool yang diisi oleh kandidat-kandidat berkualitas.

Dengan memanfaatkan talent pool Anda dapat menghemat cost per hire bahkan mempersingkat proses perekrutan. Maka sangat penting bagi seorang HRD untuk memiliki database yang rapi dan termanajemen dengan baik agar mampu menyimpan seluruh informasi kandidat dengan aman.

2. Optimalkan Employee Referral

Employee referral adalah kandidat yang direkomendasikan oleh karyawan internal. Penggunaan cara satu ini bukan hanya akan menghemat pengeluaran tapi juga waktu rekrutmen.

Jika ada karyawan yang memahami bagaimana kinerja dan kualitas kandidat yang sedang dicari, maka HRD bisa mempelajari lebih lanjut apakah kandidat tersebut cocok dengan kebutuhan perusahaan.

3. Menekan Employee Turnover

Merekrut karyawan baru adalah kegiatan yang tidak bisa dipisahkan dari employee turnover. Bila angka turnover karyawan di perusahaan masih tinggi tentu akan tinggi juga biaya yang dikeluarkan untuk merekrut karyawan baru.

Maka dari itu, seorang HRD harus menyusun strategi guna menekan angka employee turnover. Cobalah membuat karyawan merasa betah dan bahagia di perusahaan.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu Hiring, Proses, Bedanya dengan Rekrutmen

4. Memaksimalkan Penggunaan Media Sosial

Saat ini, media sosial juga dapat dimanfaatkan untuk memasang lowongan kerja. Penggunaan media sosial sebagai media rekrutmen karyawan pun bisa dioptimalkan untuk menekan cost per hire.

Dengan memanfaatkan media sosial, Anda dapat memasang iklan lowongan secara gratis dengan jangkauan yang luas. Bahkan, cara satu ini terbilang efektif untuk Anda yang ingin merekrut karyawan generasi milenial atau gen Z.

5. Manfaatkan Job Portal Gratis

Saat ini, ada banyak job portal yang menawarkan pemasangan iklan lowongan secara cuma-cuma alias gratis. Dengan begitu, Anda bisa menekan biaya rekrutmen karyawan baru.

Namun, sebelum menggunakan job portal gratis pastikan dulu apakah platform tersebut mampu menjawab kebutuhan rekrutmen perusahaan, karena tidak semua job portal sama apalagi ini gratis.

Beberapa hal yang harus Anda pastikan saat memilih job portal gratis, pertama adalah apakah job portal tersebut banyak diakses dan menjangkau banyak jobseeker. Ini penting karena akan memudahkan Anda dalam menemukan kandidat lebih cepat.

Lalu, pertimbangkan juga fitur-fitur yang tersedia apakah sudah user friendly, serta pastikan juga bagaimana Anda dapat terhubung dengan para kandidat.

Untungnya, ada platform terbaik yaitu KitaLulus yang dapat menjadi pilihan Anda ketika ingin memasang iklan lowongan secara gratis.

Bukan hanya gratis, tapi KitaLulus juga punya beberapa keunggulan seperti bisa menjangkau 7 juta lebih pengguna di seluruh Indonesia, proses pemasangan loker cepat, dan ada tim support yang siap membantu kapan pun Anda butuh. Mulai hemat biaya rekrutmen Anda hari ini juga!

Kesimpulan

Mengelola biaya rekrutmen secara efektif merupakan tantangan sekaligus kebutuhan penting bagi setiap perusahaan. Mulai dari biaya pemasangan iklan lowongan, proses seleksi, hingga onboarding, seluruh tahapan rekrutmen memiliki implikasi finansial yang signifikan.

Tanpa perencanaan yang tepat, pengeluaran ini bisa membengkak dan membebani anggaran perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi HR untuk memahami komponen biaya yang terlibat serta mencari cara-cara efisien untuk menekan pengeluaran tanpa mengorbankan kualitas kandidat.

‍