Beban kerja atau workload adalah salah satu yang akan menentukan apakah seorang karyawan dapat bekerja dengan produktif dan efektif atau tidak. Bila beban pekerjaan mereka terlalu berlebihan maka mereka bisa terlalu lelah dan burnout. Sebaliknya bila terlalu sedikit mereka tidak bisa produktif dan berkembanga.
Maka dari itu, di sini dibutuhkan cara yang efektif seperti apa sebaiknya workload yang diberikan kepada karyawan.
KitaLulus sudah rangkumkan selengkapnya di bawah ini, mari simak!
Pengertian Beban Kerja
Beban kerja adalah segala tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan, tim, atau organisasi dan harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Tugas dan tanggung jawab ini termasuk tugas hairan, proyek khusus, serta tanggung jawab manajerial.
Konsep beban kerja penting di dalam manajemen sumber daya manusia dan perencanaan organisasi karena akan memengaruhi produktivitas, kesejahteraan karyawan, dan keberhasilan perusahaan itu sendiri.
Sedangkan, pengertian beban kerja menurut para ahli adalah sebagai berikut ini:
- Hutabarat (2017, halaman 104): Beban kerja adalah kumpulan atau jumlah kegiatan yang harus diselesaikan suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu.
- Koesomowidjojo (2017, halam 21): Beban kerja merupakan proses dalam menetapkan jumlah jam kerja SDM, yang digunakan dan dibutuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan dalam waktu tertentu.
- Moekijat (2004): Beban kerja adalah volume hasil kerja atau catatan tentang pekerjaan yang dapat menunjukkan volume yang dihasilkan oleh karyawan dalam bagian tertentu.
Aspek dan Dimensi Beban Kerja
Menurut Munandar (2001:381), ada dua aspek yang menjadi beban kerja, yaitu:
1. Tuntutan Fisik
Kondisi fisik berpengaruh kepada kesehatan mental karyawan. Di mana kondisi fisik berpengaruh pada kesehatan mental.
Dalam hal ini karyawan harus tetap dalam keadaan sehat saat melakukan pekerjaan, selain istirahat yang cukup juga didukung dengan sarana tempat kerja yang nyaman dan memadai.
2. Tuntutan Tugas
Aspek ini berkaitan dengan berapa banyak tuntutan tugas yang diberikan kepada karyawan dan berpengaruh langsung kepada kinerja karyawan.
Sedangkan, dimensi dari beban kerja terdiri dari hal-hal berikut ini:
1. Work Overload
Work overload berkaitan dengan beban kerja berlebihan yang dirasakan karyawan. Hal ini dapat menekan dan menimbulkan ketegangan dan kelelahan bagi karyawan.
2. Time Urgency
Waktu yang pendek dan mendesak yang mengharuskan karyawan menyelesaikan tugasnya sesegera mungkin. Time urgency ini dapat menimbulkan tekanan pada karyawan dan membuat mereka rentan melakukan kesalahan.
3. Poor Quality of Supervisor
Berkaitan dengan sistem pengawasan yang tidak efektif dan efisien yang dapat menimbulkan ketegangan bagi karyawan dalam bekerja.
4. Role Ambiguity
Ketidakjelasan peran karyawan di dalam organisasi perusahaan membuat karyawan merasa kebingungan dengan tujuan dari pekerjaannya, apa harapan yang perlu dikerjakan, dan apa tanggung jawab mereka.
Faktor yang Memengaruhi Beban Kerja
Terdapat beberapa faktor yang memengaruhi beban kerja, menurut Rodahl dan Manuba (dalam Prihatin 2007)l faktor-faktor tersebut dibagi ke dalam dua yaitu faktor eksternal dan faktor internal.
1. Faktor Eksternal
Faktor ini berkaitan dengan beban yang berasal dari luar karyawan, seperti:
a. Tugas-tugas yang bersifat fisik seperti tata ruang, tempat kerja, sarana dan prasarana kerja, kondisi kerja, sikap kerja.
b. Tugas-tugas yang bersifat mental, seperti kompleksitas, tingkat kesulitan pekerjaan, dan tanggung jawab pekerjaan.
c. Organisasi kerja seperti durasi waktu kerja, waktu istirahat, shift kerja, sistem pengupahan, model struktur organisasi, dan pelimpahan tugas serta wewenang.
c. Lingkungan kerja, adalah lingkungan kerja fisik, lingkungan kimiawi, lingkungan kerja biologis dan lingkungan kerja psikologis.
2. Faktor Internal
Berkaitan dengan faktor yang berasal dari diri karyawan akibat dari reaksi beban kerja eksternal. Reaksi ini disebut strain, tingkat strain dapat dikatakan baik secara objektif dan subjektif.
Faktor internal meliputi faktor somatis dan faktor psikis. Faktor somatis terdiri dari jenis kelamin, umur, ukuran tubuh, status gizi, dan kondisi kesehatan. Sedangkan faktor psikis meliputi motivasi, persepsi, kepercayaan, keinginan dan kepuasan.
Jenis Beban Kerja
Koesomowidjojo (2017, halaman 22) mengatakan bahwa beban kerja dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu:
1. Beban Kerja Kuantitatif
Beban kerja ini menunjukkan adanya jumlah pekerjaan besar yang harus dilaksanakan. Ini mencakup jam kerja yang cukup tinggi, tekanan kerja yang besar, maupun besarnya tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan.
2. Beban Kerja Kualitas
Bisa disebut juga dengan beban kerja kualitatif, berkaitan dengan mampu tidaknya karyawan dalam melaksanakan pekerjaan yang diberikan kepadanya.
Pengukuran Beban Kerja
Pengukuran beban kerja adalah teknik yang dilakukan untuk menetapkan waktu bagi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya. O’Donnell dan Eggemeier (1986) mengatakan bahwa pengukuran ini dapat dilakukan dengan beberapa metode seperti berikut ini:
1. Kinerja
Pengukuran ini dilakukan dengan mengamati aspek perilaku yang ditunjukan karyawan saat melakukan tugasnya di lingkungan kerja.
Salah satu contohnya adalah mengukur performa kerja dalam menyelesaikan tugas berdasarkan berapa lama waktu yang dibutuhkan.
2. Fisiologis
Pengukuran ini dilakukan HR dengan melakukan pengamatan tingkat beban kerja dan respons fisiologis yang ditunjukkan karyawan saat menjalankan tugasnya.
3. Subjektif
Pengukuran ini mengedepankan penilaian subjektif dari diri karyawan terhadap beban kerja yang ditanggungnya. Tim HR biasanya akan menyiapkan skala penilaian 1-10.
Baca Juga: Program Kerja HRD untuk Meningkatkan Produktivitas Perusahaan
Cara Mengatur Beban Kerja Karyawan
Mengatur beban kerja karyawan adalah aspek penting dalam manajemen sumber daya manusia untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan secara efisien tanpa mengakibatkan stres atau kelelahan yang berlebihan pada karyawan. Berikut adalah beberapa cara mengatur beban kerja karyawan:
1. Lakukan Identifikasi Beban Kerja
Cobalah lakukan identifikasi workload yang ada, ini mencakup proyek dan tugas harian. Anda bisa memulai dengan membuat daftar setiap langkah proses produksi di sebuah departemen dan siapa yang menangani tugas-tugas tersebut.
2. Pahami Kemampuan Tim
Ini berarti Anda mengevaluasi individu-individu yang ada di dalam tim. Karena setiap anggota tim memiliki keahlian dan bakat yang unik, mereka mungkin lebih cocok untuk jenis tugas yang berbeda.
Cobalah untuk menemukan dan mengalokasikan tugas kepada karyawan dengan mencocokkan keterampilan atau kompetensi karyawan sehingga tugas bisa diselesaikan dengan efisien dan meningkatkan hasil.
3. Bagi Proyek Menjadi Tugas dan Sub Tugas
Setelah Anda mengidentifikasi beban kerja yang ada, cobalah untuk menentukan distribusi dari tugas tersebut.
Di tahap ini, Anda harus dapat mengalokasikan sumber daya dengan tepat sehingga workload terdistribusi secara adil sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan.
Berikut ini cara mengalokasikan beban kerja yang efektif:
– Susunlah tugas-tugas dengan prioritas tertinggi lebih dulu.
– Lakukan rapat perencanaan dengan tim untuk menentukan kompleksitas tugas yang direncanakan.
– Tetapkan ekspektasi yang realistis saat memberikan tugas.
– Buat alur kerja untuk melacak tugas mana yang sudah selesai dan belum.
4. Tetapkan Tenggat Waktu yang Realistis
Menetapkan deadline yang tidak realistis dapat menghambat proyek dan memengaruhi semangat karyawan, ini membuat mereka bekerja di bawah tekanan sehingga menjadi kontraproduktif.
Untuk menetapkan deadline yang realistis, cobalah lihat perkiraan waktu dengan kemampuan karyawan. Akan lebih mudah untuk mencapai deadline yang realistis saat Anda mengetahui jumlah waktu yang dibutuhkan dan sumber daya yang Anda miliki.
5. Komunikasikan dengan Jelas
Komunikasi yang tidak memadai dapat menjadi hambatan dalam terdistribusinya tugas dengan baik. Oleh karena itu, pastikan komunikasi yang efektif saat Anda membagi workload.
Berikan arahan dengan komunikasi yang efektif. Saat memberikan arahan, pastikan untuk menyatakan dengan jelas ekspektasi yang harus dipenuhi karyawan dalam menyelesaikan tugasnya.
6. Evaluasi Rutin
Lakukan evaluasi rutin terhadap beban kerja karyawan. Jika terdapat masalah atau perubahan dalam situasi, tindakan perbaikan dapat diambil.
Mengetahui beban kerja menjadi tugas penting bagi HR sebagai seseorang yang terlibat dalam manpower planning di perusahaan. Dengan mengetahui beban kerja yang ada untuk setiap divisi atau departemen perusahaan, HR bisa merencanakan kebutuhan tenaga kerja yang lebih efektif.
Ketika perusahaan membutuhkan karyawan dengan cepat saat beban kerja meningkat, sudah jadi tugas HR juga untuk dapat dengan cepat menyediakannya. Di sini HR harus memilih job portal yang mampu menjawab kebutuhan talenta dengan tepat.
Hal ini bukan masalah besar saat Anda menggunakan Premium Rekrutmen KitaLulus. Dengan teknologi AI, menemukan kandidat yang tepat bisa dilakukan lebih cepat.
Didukung dengan jangkauan pengguna yang luas dan tersebar di berbagai kota di Indonesia, Anda bisa mendapatkan talenta terbaik hanya dalam hitungan hari.
Premium Rekrutmen KitaLulus juga memberikan akses tanpa batas kepada perusahaan untuk memasang lowongan sesuai kebutuhan rekrutmen saat ini dan di masa depan.
Ayo daftarkan perusahaan Anda sekarang!
