Jadi HR Jangan Ghosting, Ini 3 Caranya Agar Reputasi Tetap Terjaga

Anda mungkin cukup familiar dengan istilah ‘’HR ghosting’’. Survei dari Resume Genius bahkan menunjukkan bahwa 80% profesional HR pernah melakukan ghosting kepada kandidat.

Bagi banyak pencari kerja, tidak mendapatkan kabar apa pun dari HR setelah proses seleksi terasa lebih mengecewakan daripada ditolak langsung. Jika dibiarkan, kebiasaan ini bisa berdampak buruk terhadap reputasi perusahaan. Kepercayaan kandidat menurun, dan citra employer branding pun ikut tercoreng.

Padahal, menjaga komunikasi tetap terbuka tidak perlu rumit. Artikel ini akan membahas langkah praktis untuk diterapkan tim HR agar tetap profesional, transparan, dan empatik selama proses rekrutmen berlangsung.

Risiko HR Ghosting dalam Proses Rekrutmen

Tidak memberi kabar sama sekali kepada kandidat setelah proses seleksi, atau yang sering disebut HR ghosting, mungkin terlihat sepele. 

Di sisi HR, ghosting bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti dikutip dari Resume Genius. Alasan paling umum adalah proses pengambilan keputusan yang masih berlangsung (34%) dan tingginya volume pelamar yang membuat HR kewalahan (33%).

Namun, jika terus dibiarkan, kebiasaan ini bisa membawa dampak yang cukup serius. Bukan hanya bagi kandidat yang menunggu, tetapi juga bagi reputasi Anda sebagai profesional HR dan citra perusahaan secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa dampak yang sebaiknya tidak diabaikan:

1. Dampak terhadap Kandidat

Bagi kandidat, proses rekrutmen bukan hanya soal diterima atau ditolak. Ketika tidak ada kabar apa pun, ketidakpastian tersebut dapat mempengaruhi kondisi mental dan profesional mereka. 

Dampak yang sering terjadi:

• Rasa cemas dan kecewa: Menunggu kabar yang tidak pasti bisa mempengaruhi kondisi mental kandidat, terutama jika mereka benar-benar berharap pada posisi tersebut.
• Menurunnya kepercayaan diri: Kandidat bisa merasa tidak dihargai atau menganggap dirinya tidak cukup baik, padahal mungkin mereka hanya belum cocok untuk posisi tertentu.
• Kehilangan peluang lain: Karena terlalu fokus menunggu kabar, kandidat bisa melewatkan kesempatan dari perusahaan lain.

Singkatnya, ghosting bisa meninggalkan kesan buruk yang berdampak jangka panjang terhadap persepsi mereka terhadap dunia kerja.

2. Dampak terhadap Reputasi Anda sebagai HR

Peran HR tidak terbatas pada proses administratif saja. HR juga menjadi ‘wajah’ perusahaan dalam proses rekrutmen. Karena itu, cara Anda berkomunikasi akan membentuk persepsi kandidat terhadap profesionalisme Anda.

Risiko yang perlu diperhatikan:

• Dianggap kurang profesional: Kandidat bisa membagikan pengalaman negatif mereka ke publik, termasuk lewat media sosial atau platform ulasan kerja.
• Mengurangi kepercayaan terhadap integritas Anda: HR yang dikenal komunikatif, terbuka, dan responsif biasanya lebih dipercaya, bahkan oleh kandidat yang tidak lolos.
• Menghambat networking jangka panjang: Saat ini mereka mungkin belum cocok, tetapi di masa depan bisa jadi kandidat yang relevan atau bahkan mitra profesional.

Menjaga komunikasi yang baik bukan hanya soal etika, tapi juga bagian dari membangun jaringan profesional yang sehat.

3. Dampak terhadap Reputasi Perusahaan

Pengalaman buruk kandidat saat rekrutmen bisa tersebar luas hanya melalui satu unggahan. HR ghosting tidak hanya berdampak pada individu, namun juga pada employer branding perusahaan. 

Data dari Virtual Vocations mengungkapkan, hampir 4 dari 10 orang (39%) menyatakan bahwa ghosting dari HR membuat mereka memandang perusahaan secara negatif. Bahkan, 1 dari 4 kandidat (26%) mengaku akan mempertimbangkan ulang untuk melamar ke perusahaan tersebut di masa depan.

Beberapa dampaknya antara lain:

• Citra perusahaan bisa menurun: Kandidat yang merasa tidak dihargai bisa menganggap perusahaan tidak memiliki budaya profesional atau empatik.
• Menurunnya minat dari kandidat berkualitas: Kandidat berkualitas biasanya mempertimbangkan reputasi perusahaan sebelum melamar, dan cenderung menghindari perusahaan dengan reputasi rekrutmen yang buruk. 
• Bisa berdampak pada loyalitas konsumen: Dalam beberapa kasus, kandidat juga merupakan pelanggan. Pengalaman tidak menyenangkan bisa mengubah pandangan mereka terhadap produk atau layanan yang Anda tawarkan.

Dengan menjaga komunikasi tetap terbuka, perusahaan menunjukkan bahwa mereka serius membangun hubungan, bahkan dengan mereka yang belum tentu bergabung.

3 Cara Mudah Menjadi HR yang Tidak Ghosting

Ada cara sederhana yang bisa HR terapkan supaya proses rekrutmen bisa berjalan profesional, namun tetap efisien. 

1. Tetapkan Ekspektasi sejak Awal

Kandidat berhak tahu apa yang sedang mereka hadapi. Karena itu, penting untuk membangun ekspektasi yang jelas, dari awal proses. 

Hal ini membantu mereka memahami tahapan seleksi, waktu tunggu, dan langkah selanjutnya. Kandidat merasa lebih dihargai, terlepas dari hasil akhirnya. 

Beberapa hal yang bisa dilakukan: 

• Sampaikan estimasi waktu proses seleksi sejak awal, baik saat pengiriman lamaran maupun saat wawancara berlangsung. Contoh: ‘’Kami akan menghubungi Anda kembali dalam 5 hari kerja.’’
• Siapkan pesan konfirmasi otomatis untuk memberi tahu bahwa lamaran sudah diterima dan sedang diproses. Sertakan info tahapan selanjutnya agar kandidat tahu prosesnya tidak berhenti di tim HR.
• Beri batas waktu yang jelas, misalnya: “Apabila tidak ada kabar dalam 10 hari kerja, artinya proses telah berlanjut ke kandidat lainnya.”

Tambahkan buffer time bila proses internal cenderung lama. Misalnya, janjikan bahwa Anda akan mengabari dalam 10 hari (meskipun biasanya selesai dalam 7 hari), agar Anda bisa tetap memenuhi janji. 

2. Berikan Kabar Saat Proses Mengalami Keterlambatan

Keterlambatan itu wajar. Yang penting adalah bagaimana Anda menyampaikannya. Memberi kabar sebelum ditanya menunjukkan bahwa HR tidak meninggalkan kandidat dalam ketidakpastian. 

Yang bisa Anda lakukan:

• Kirim update sebelum tenggat waktu berlalu. Jika timeline yang dijanjikan (misalnya 7 hari) tidak dapat dipenuhi, kirim update pada hari ke-6 (atau sebelum tenggat waktu berakhir). Contoh: “Kami masih dalam tahap finalisasi. Mohon tunggu hingga [tanggal baru].”
• Jelaskan keterlambatan secara jujur dan ringkas. Kandidat akan lebih menghargai kejujuran dibanding dibiarkan menebak-nebak.
• Prioritaskan komunikasi untuk kandidat yang sudah sampai tahap akhir. Karena mereka telah menginvestasikan lebih banyak waktu, mereka layak mendapatkan perhatian lebih.

3. Kirim Penolakan Secara Sopan dan Tepat Waktu

Menolak kandidat adalah bagian dari proses rekrutmen yang tidak bisa dihindari. Namun, penolakan yang disampaikan dengan baik justru bisa menjadi penutup yang profesional dan membangun citra yang positif. 

Beberapa poin penting dalam menyampaikan penolakan:

• Gunakan bahasa yang menghargai dan personal. Sebut nama kandidat, posisi yang dilamar, dan ucapkan terima kasih. 
• Sampaikan alasan atau feedback personal bila memungkinkan. Jika tidak, berikan penjelasan singkat yang netral, contohnya: “Setelah mempertimbangkan sejumlah kandidat, kami memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan saat ini.”
• Tutup dengan ajakan positif: “Kami sangat mengapresiasi minat Anda dan berharap bisa bekerja sama di kesempatan berikutnya.”

4. Manfaatkan Teknologi untuk Menjaga Komunikasi

Dalam situasi di mana jumlah pelamar sangat banyak atau rekrutmen dilakukan untuk banyak posisi sekaligus, HR perlu menggunakan teknologi untuk menjaga komunikasi yang konsisten. 

Solusi praktis yang bisa diterapkan:

• Gunakan platform rekrutmen yang terintegrasi. Dalam satu dashboard terpadu, HR bisa memasang lowongan, menjangkau jutaan kandidat di berbagai daerah, dan memperbarui status lamaran kandidat sehingga menghindari ghosting.
• Manfaatkan fitur screening berbasis AI untuk menyeleksi ratusan CV secara cepat dan akurat. Dengan waktu yang dihemat, HR bisa lebih fokus pada komunikasi, seperti memberi feedback atau menjadwalkan wawancara tepat waktu.
• Gunakan penjadwalan wawancara otomatis. Undangan, konfirmasi, dan pengingat wawancara dapat dikirim langsung dari dashboard, sehingga alur komunikasi tetap rapi dan terkoordinasi tanpa bolak-balik email.
• Gunakan fitur background check untuk untuk memastikan data kandidat sudah lengkap sebelum melangkah ke tahap berikutnya, sehingga komunikasi tidak terhenti di tengah proses.

Jika Anda belum menggunakan platform rekrutmen, ini saat yang tepat untuk mempertimbangkannya. 

Selain mempercepat proses, aplikasi rekrutmen membantu HR untuk menjaga komunikasi yang cepat dan konsisten tanpa menambah beban kerja. Hasilnya, kandidat tetap mendapat pengalaman positif, meski tidak lolos seleksi.

Solusi Rekrutmen Efisien, Anti Ghosting! 

Ghosting dalam proses rekrutmen bisa dihindari dengan komunikasi yang tepat. Kandidat tidak selalu berharap diterima, tetapi mereka layak mendapat kepastian dan dihargai waktunya. 

Dengan pendekatan yang jelas, sopan, dan konsisten, HR bisa membangun kepercayaan sekaligus menjaga reputasi perusahaan.

Untuk mempermudah proses ini, KitaLulus menawarkan software rekrutmen berbasis AI yang menyederhanakan seluruh proses perekrutan, termasuk menjaga komunikasi tetap berjalan lancar. Dengan fitur seperti: 

• Update status lamaran kandidat
• Hubungi kandidat via WA dalam sekali klik
• Undang wawancara via dashboard

KitaLulus membantu HR tetap responsif tanpa kewalahan. Yuk, coba gratis KitaLulus sekarang.