Memastikan proses performance review berjalan dengan baik adalah salah satu keharusan bagi HR.
Sayangnya, menurut survei McKinsey sebagian CEO merasa bahwa proses penilaian di perusahaan mereka tidak membantu mengidentifikasi karyawan dengan kinerja terbaik, dari sisi karyawan hampir separuhnya merasa manajemen perusahaan tidak melakukan penilaian kinerja dengan adil dan baik.
Apa Itu Performance Review
Performance review adalah penilaian formal yang dilakukan manajemen organisasi untuk mengevaluasi kinerja karyawan dalam periode waktu yang telah ditentukan.
Di dalam praktiknya, proses tinjauan kinerja ini dapat disusun dengan berbagai cara yang berguna untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan secara efektif, memberikan umpan balik yang konstruktif, sampai menetapkan tujuan di masa mendatang.
Metode evaluasi kinerja adalah bagian dari pengembangan karier karyawan. Dari sinilah perusahaan akan menentukan jenjang karier, paket kompensasi, sampai dengan pelatihan karyawan.
Umumnya, program ini dilakukan setidaknya sekali dalam satu tahun kerja, namun hal ini kembali lagi kepada kebijakan perusahaan.
Manfaat Melakukan Performance Review
Melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan tentu saja mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan. Misalnya, perusahaan bisa mengetahui mana saja karyawan yang cocok untuk diamanatkan suatu tugas berdasarkan performa mereka.
Lebih jauh lagi, berikut ini beberapa manfaat dari melakukan performance review.
1. Alat untuk Mengidentifikasi dan Melacak Pencapaian Tujuan
Adanya performance review membantu perusahaan untuk melakukan identifikasi sejauh mana tujuan yang telah ditetapkan mampu dijalankan oleh karyawan.
Dari sini juga, Anda bisa memahami lebih jauh mengenai kelebihan, kekurangan, hasil kerja, serta perkembangan karyawan dari waktu ke waktu.
2. Meminimalisir Kesalahpahaman dalam Komunikasi
Tinjauan kinerja berfungsi untuk mempertemukan karyawan dan manajer secara reguler. Ini menjadi waktu yang sesuai untuk manajer memastikan bahwa setiap karyawan memahami apa yang harus mereka kerjakan dan seperti apa ekspektasi perusahaan kepada mereka.
Hal ini tentu saja dapat meminimalisir kesalahpahaman yang mungkin timbul antara manajer dan karyawan.
3. Menghilangkan Tekanan
Tidak bisa dipungkiri bahwa aktivitas penilaian kinerja sering kali menjadi hal yang menakutkan dan menegangkan bagi karyawan. Naamun, sebenarnya hal ini tidak perlu ditakutkan. Di sinilah tugas HR untuk dapat membuat pemahaman bahwa penilaian kinerja adalah hal yang penting bagi karier karyawan di dalam perusahaan.
Tujuan Performance Review
Penting untuk HR mengetahui bahwa tujuan dari tinjauan performa adalah untuk evaluasi kinerja yang akurat dan dapat ditindaklanjuti, dan kemudian pengembangan keterampilan karyawan sesuai dengan tugas pekerjaannya.
Telah banyak penelitian yang menunjukkan bahwa karyawan menjadi berkinerja lebih baik dengan mengidentifikasi area spesifik yang perlu ditingkatkan dan kemudian mempraktikkan keterampilan tersebut dengan performance feedback.
Secara keseluruhan, performance review memiliki tujuan:
- Membantu proses pengambilan keputusan terkait dengan promosi jabatan, perubahan pekerjaan, manpower planning, serta PHK.
- Mengidentifikasi apa yang karyawan perlukan untuk mengerjakan tugasnya.
- Melakukan penilaian terhadap sasaran dan posisi lebih mudah.
- Memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerjanya.
Jenis Performance Review
Jika Anda bertanya, apa saja jenis-jenis performance review, jawabannya adalah ada banyak sekali. Setiap jenis ini memiliki proses, metode, dan tujuan yang berbeda-beda. Maka dari itu, penting sekali untuk HR memahaminya.
1. Penilaian Tradisional
Jenis performance review tradisional dilakukan dengan metode mempertemukan manajer dengan karyawan dalam sebuah pertemuan tatap muka untuk membahas kinerja periode sebelumnya.
Periode kerja sebelumnya biasanya per satu tahun, namun hal ini kembali lagi kepada kebijakan perusahaan.
Di sini manajer akan menyampaikan pengamatannya terhadap kinerja karyawan dan bagaimana mereka menyelesaikan tugasnya. Kemudian, pihak lainnya akan melakukan penilaian kinerja dan hasilnya akan berpengaruh pada persentase kenaikan gaji.
2. Self-Appraisal
Di dalam self-appraisal karyawan bertanggung jawab untuk melakukan penilaian kinerja diri mereka sendiri. Tujuan dari hal ini adalah menjadi cara untuk menilai pencapaian dan kegagalan serta mendorong manajemen diri karyawan yang lebih baik.
Biasanya metode ini tidak digunakan sebagai penilaian tunggal, metode evaluasi ini akan digunakan bersamaan dengan metode evaluasi lainnya.
3. Feedback 360 Degree
Jenis penilaian kinerja ini adalah yang paling terkenal dan mulai banyak digunakan. Di dalam feedback 360 degree, umpan balik karyawan akan dikumpulkan dari atasan, rekan kerja, pihak eksternal, sampai karyawan itu sendiri.
Dengan menggunakan metode ini, perusahaan dapat melakukan evaluasi kinerja secara keseluruhan dari berbagai sisi manajerial.
4. Employee-initiated Review
Ini adalah metode di mana karyawan bisa meminta peninjauan dari manajer mereka. Sama seperti self-appraisal, metode ini juga efektif untuk meningkatkan manajemen diri karyawan.
Metode Performance Review
Di dalam melakukan performance review, perusahaan akan melakukan pengumpulan data kemudian mengolahnya untuk kemudian disampaikan kepada karyawan.
Metode performance review sendiri terbagi menjadi dua pendekatan yaitu pendekatan past-oriented method dan future-oriented method. Ini dia penjelasannya.
1. Past-oriented Method
Past-oriented Method adalah metode yang berorientasi pada hasil kerja karyawan. Umumnya, metode ini akan menggunakan cara seperti:
- Skala Penilaian: Terdiri dari beberapa skala numerik yang disusun sesuai dengan kriteria penilaian seperti inisiatif, output, kehadiran, sikap, dan lainnya. Setiap skala memiliki rentang mulai sangat baik sampai sangat buruk.
- Checklist: Biasanya akan menggunakan formulir evaluasi dengan jawaban “ya” atau “tidak”. Metode ini digunakan untuk mengecek pekerjaan karyawan sebagai bahan evaluasi HR.
- Forced-choice Method: Metode ini memberikan dua pilihan pertanyaan untuk masing-masing aspek penilaian. Sama seperti checklist, metode ini akan digunakan HR untuk mengecek dan menganalisis hasil kerja karyawan.
- Critical Incident Method: Metode ini menganalisis sikap dan perilaku karyawan yang berpengaruh pada kinerja. Para manajer yang sering berhubungan dengan karyawan tersebut biasanya akan terlibat secara langsung dalam proses penilaian.
- Behaviorally Anchored Rating Scales: Metode yang menggunakan skala untuk menentukan apakah perilaku karyawan efektif atau tidak terhadap performa kerjanya.
- Field Review Method: Metode penilaian yang digunakan untuk menilai kinerja departemen lainnya.
2. Future-oriented Method
Metode performance review ini berorientasi pada tujuan. Sering kali HR menggunakan metode ini untuk menganalisis harapan karyawan terhadap perusahaan serta menentukan tujuan perusahaan ke depan. Berikut ini beberapa cara yang digunakan.
- Psychological Appraisal: Penelitian ini menggunakan pendekatan psikologi dengan cara observasi, wawancara, hingga tes psikologi. Fokus penilaian adalah pada emosi, intelektual, motivasi, dan aspek lainnya yang berpengaruh pada performa karyawan.
- Feedback 360 Degree: Metode ini mengumpulkan data penilaian kinerja secara keseluruhan, baik dari segi manajerial maupun juga kinerja karyawan.
Cara Membuat Performance Review
Melakukan performance review adalah pekerjaan HR yang prosesnya panjang dan melelahkan. Hal ini karena HR harus menilai seluruh data dan memastikan penilaian bebas nilai-nilai subjektif sehingga menjaga keadilan bagi setiap karyawan.
Maka dari itu, penting sekali bagi HR untuk menemukan cara yang efektif untuk melakukan performance review.
Jika Anda ingin melakukan performance review dengan optimal, Anda bisa ikuti cara membuat performance review berikut ini.
1. Tentukan Aspek Kompetensi Karyawan
Penilaian kinerja yang baik haruslah memasukan aspek kompetensi karyawan yang disesuaikan dengan jabatan yang mereka emban.
Ini artinya antar karyawan dapat memiliki format performance review yang berbeda.
Sebagai contoh, seorang kepala divisi yang memiliki kompetensi kemampuan komunikasi, kepemimpinan, pengelolaan rencana, dan problem solving.
Akan berbeda penilaiannya dengan staf divisi, di mana aspek kepemimpinan dan pengelolaan rencana tidak akan menjadi indikator yang dinilai.
Setelah menentukan aspek kompetensi, kemudian komponen kompetensi ini diberikan skala penilaian, misalnya skala 1 untuk sangat buruk dan 5 untuk sangat baik.
2. Menentukan Aspek Hasil Kinerja
Selanjutnya lengkapi juga dengan aspek hasil kinerja. Komponen ini bertujuan untuk pemetaan terhadap hasil kerja dalam serangkaian indikator performa yang terukur.
Melalui aspek ini, HR bisa menjadikannya rujukan dalam proses evaluasi. Skor yang diberikan akan secara jelas memberikan gambaran kinerja karyawan dan aspek yang perlu diperbaiki.
3. Memberikan Ulasan Pengembangan pada Karyawan
Cara membuat performance review yang tidak boleh diabaikan selanjutnya adalah memasukan aspek pengembangan karyawan. Di dalam aspek inilah HR memberikan saran kepada karyawan untuk mengembangkan diri mereka.
Saran pengembangan ini tentu saja tidak terpisahkan dengan aspek-aspek kompetensi dan hasil kinerja sehingga saran lebih terukur dan beralasan.
Aspek pengembangan ini bukan hanya berguna bagi karyawan, tapi juga perusahaan untuk dapat merencanakan upaya pengembangan yang lebih tepat sasaran.
Saat menyampaikan hal ini, lakukanlah secara langsung dan dorong karyawan untuk melakukan evaluasi diri sendiri sesuai dengan pandangan mereka. Berikan ruang pada mereka untuk menyampaikan alasan bila ada poin yang mereka rasa kurang tepat.
Melakukan performance review dengan tepat akan mendorong perusahaan untuk memaksimalkan potensi perusahaan dan karyawan. Dari sini, target perusahaan akan ditetapkan berdasarkan data-data objektif yang telah dicapai karyawan.
Termasuk juga saat perusahaan membutuhkan manpower tambahan, hal ini akan dilihat dari kinerja karyawan.
Beruntungnya hari ini untuk menemukan karyawan kompeten tidaklah sulit karena sudah ada Premium Rekrutmen KitaLulus sebagai job portal terpercaya dengan teknologi terkini.
Dilengkapi dengan AI yang akan membantu HR melakukan screening lebih cepat, dan dashboard khusus yang membantu menyajikan data terkini perjalanan rekrutmen Anda.
Ayo daftarkan perusahaan Anda, dan bergabung dengan 70.000 perusahaan yang telah merasakan manfaat KitaLulus!
