Screening Adalah: Ini Tujuan dan Tahapannya di Dunia Kerja

Sebagai pemberi kerja, perusahaan tentu ingin merekrut karyawan yang tepat dan berkualitas. Oleh karena itu, proses screening adalah tahap krusial dalam rekrutmen karyawan.

Dalam tahap ini, tim rekrutmen melakukan evaluasi menyeluruh terhadap latar belakang dan kualifikasi setiap pelamar. Screening bisa mencakup peninjauan riwayat kerja, pendidikan, hingga pengecekan referensi atau rekam jejak lainnya.

Namun, proses ini sering kali memakan waktu dan tenaga, terutama jika jumlah pelamar cukup banyak. Karena itu, penting bagi HR untuk memahami metode screening yang tepat dan efisien, agar proses seleksi berjalan lebih cepat tanpa mengorbankan kualitas.

Untuk mengetahui strategi dan tips menyaring kandidat secara efektif, simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

‍

Apa Itu Screening Karyawan?

Screening karyawan merupakan proses awal yang penting dalam menilai kelayakan seorang kandidat. Pada tahap ini, perekrut memverifikasi informasi yang tercantum dalam CV atau resume, mulai dari riwayat pendidikan, pengalaman kerja, hingga keterampilan yang diklaim oleh kandidat.

Menurut survei yang dilakukan oleh National Association of Professional Background Screeners (NAPBS), 95% perusahaan di Amerika Serikat melakukan pemeriksaan latar belakang terhadap calon karyawan, baik untuk posisi penuh waktu maupun paruh waktu.

Tujuannya jelas: memastikan bahwa perusahaan tidak salah rekrut. Menyeleksi dengan cermat membantu perusahaan menghindari risiko mempekerjakan individu yang tidak bertanggung jawab, tidak profesional, atau bahkan berpotensi merugikan organisasi.

Beberapa aspek yang biasanya diperhatikan dalam proses screening antara lain:

• Kemampuan teknis dan soft skill
• Latar belakang pendidikan
• Kepribadian dan kecocokan budaya kerja
• Reputasi profesional di perusahaan sebelumnya
• Riwayat hukum atau kriminal (jika diperlukan, demi menjaga nama baik dan keamanan perusahaan)

Tidak hanya berlaku saat merekrut karyawan baru, proses screening juga sering diterapkan saat perusahaan hendak mempromosikan staf ke posisi yang lebih tinggi. Evaluasi ini penting untuk memastikan bahwa kandidat promosi benar-benar memenuhi syarat dan siap memikul tanggung jawab yang lebih besar.

Baca juga: Cara Menilai Technical Skill Kandidat dalam Proses Rekrutmen

Tujuan Screening Karyawan

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, tujuan utama dari proses screening adalah menghindari kesalahan rekrutmen. Namun lebih dari itu, screening juga memiliki beberapa tujuan lain yang berdampak langsung terhadap kualitas tenaga kerja dan stabilitas perusahaan. Berikut penjelasannya:

1. Menjaga Lingkungan Kerja Tetap Kondusif

Screening membantu HR mengidentifikasi calon karyawan yang memiliki riwayat perilaku negatif, konflik hukum, atau ketidakcocokan nilai.

Dengan memastikan kandidat memiliki kepribadian dan etika kerja yang sejalan dengan budaya perusahaan, HR dapat mencegah potensi gangguan di tempat kerja dan menjaga reputasi perusahaan tetap positif.

2. Mempercepat dan Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Sebelum memasang iklan lowongan kerja, HR biasanya sudah menetapkan kriteria tertentu sesuai kebutuhan posisi.

Proses screening memungkinkan rekruter menyaring kandidat yang tidak memenuhi syarat lebih cepat, sehingga hanya kandidat yang relevan yang akan melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini tentu mempercepat keseluruhan proses rekrutmen dan menghemat waktu tim HR.

Efisiensi ini sangat krusial, terutama dalam proses mass hiring atau perekrutan dalam jumlah besar di waktu yang singkat. Tanpa sistem screening yang tepat, proses rekrutmen bisa menjadi lambat, tidak akurat, dan berisiko tinggi salah pilih kandidat.

3. Mencari Staf Kompeten

Tak jarang, informasi dalam CV bisa dilebih-lebihkan atau bahkan tidak akurat. Proses screening berperan penting untuk memverifikasi validitas data, memastikan bahwa kandidat benar-benar memiliki keterampilan dan pengalaman yang mereka klaim.

Hal ini membantu perusahaan memilih karyawan yang kompeten dan mampu berkontribusi secara optimal sejak hari pertama kerja.

Baca juga: 7 Cara Screening CV Karyawan dengan Cepat dan Tepat

‍

Tahapan Proses Screening Karyawan

Agar proses rekrutmen berjalan efisien dan menghasilkan kandidat berkualitas, screening perlu dilakukan secara sistematis. Berikut ini adalah tahapan-tahapan umum dalam proses screening karyawan:

1. Seleksi Administratif Dokumen

Tahap pertama dalam proses screening adalah memeriksa CV. Anda dapat menggunakan teknik manual atau menggunakan software screening.

Dalam memeriksa CV, berikut adalah beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

• Kemampuan, pengetahuan dan pengalaman kandidat yang relevan
• Pencapaian atau kinerja kandidat di tempat kerja sebelumnya
• Jejak karir kandidat

Selanjutnya, Anda juga perlu meninjau cover letter dan portofolio, jika ada. Kedua dokumen inilah yang dapat membedakan pencari kerja dari pelamar lainnya. Pencari kerja atau job seeker sebenarnya bisa meningkatkan peluang mereka untuk lolos screening dengan adanya dokumen tambahan ini.

2. Background Check

Pemeriksaan latar belakang atau background check dilakukan untuk memastikan validitas data kandidat serta mendeteksi potensi risiko. Tahapan ini bisa meliputi:

• Riwayat pendidikan dan pekerjaan
• Riwayat kriminal (jika relevan)
• Aktivitas di media sosial, yang dapat mencerminkan nilai personal dan etika kandidat

Langkah ini penting untuk melindungi reputasi perusahaan dan menciptakan lingkungan kerja yang aman dan sehat.

Baca Juga: Screening Sosial Media untuk Rekrutmen Calon Karyawan

3. Screening Interview Awal

Pada tahap ini, HR melakukan wawancara singkat via telepon atau video call untuk mengonfirmasi kembali motivasi kandidat, ketersediaan kerja, ekspektasi gaji, serta komunikasi dasar. Tahap ini membantu menyaring kandidat sebelum masuk ke wawancara teknis atau user interview.

Untuk alasan efisiensi, kini banyak perusahaan beralih ke teknologi seperti AI Interviewer dari KitaHQ . Fitur ini memungkinkan perusahaan:

• Mengadakan wawancara tanpa perlu menjadwalkan waktu dengan kandidat
• Menggunakan AI untuk menganalisis respons dan ekspresi wajah kandidat secara objektif
• Menyaring kandidat dalam jumlah besar dengan waktu yang jauh lebih cepat

Tertarik mencoba? Klik tombol di bawah untuk langsung hubungi via WhatsApp.

4. Tes Kemampuan dan Psikotes (Jika Dibutuhkan)

Untuk posisi tertentu, HR dapat menyertakan tes keterampilan teknis atau psikotes untuk mengevaluasi kemampuan kognitif, karakter, dan kecocokan kandidat dengan budaya perusahaan.

5. Reference Check

Tahapan akhir dalam screening adalah melakukan verifikasi referensi dari atasan atau rekan kerja sebelumnya. Langkah ini bertujuan untuk menggali lebih dalam terkait performa, etika kerja, dan sikap profesional kandidat dari perspektif orang lain yang pernah bekerja dengannya secara langsung.

Kesimpulan

Screening adalah tahapan krusial dalam proses rekrutmen untuk memastikan bahwa perusahaan tidak salah memilih karyawan. Dengan melakukan seleksi administratif, background check, wawancara awal, tes kemampuan, hingga reference check, HR dapat menilai secara menyeluruh kompetensi dan integritas setiap kandidat.

Namun, proses ini bisa menyita waktu, terutama saat Anda menangani banyak pelamar dalam waktu singkat. Untuk itu, manfaatkan teknologi seperti AI Interviewer dari KitaHQ yang dapat membantu Anda menyaring kandidat lebih cepat, objektif, dan efisien tanpa mengorbankan kualitas hasil seleksi. Coba sekarang!

‍