Cara Membuat Jobdesc yang Benar, Contoh, & Template untuk HR

Masih menganggap job description sebagai formalitas semata? Padahal, tanpa jobdesc yang tepat, ekspektasi bisa melenceng, proses seleksi jadi lambat, dan karyawan pun berisiko merasa pekerjaannya tidak sesuai. 

Artikel ini akan membantu Anda memahami jobdesc secara menyeluruh: mulai dari fungsi dan komponen utamanya, perbedaan dengan job specification dan SOP, hingga contoh dan template yang bisa langsung Anda pakai.

Yuk, simak panduannya! 

Apa itu Job Description?

Job description, atau biasa disingkat jobdesc adalah tulisan yang menjelaskan tujuan peran, tanggung jawab utama, dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk sebuah posisi. 

Tujuannya adalah memberikan rujukan bersama bagi perusahaan dan kandidat, agar kedua pihak punya pemahaman yang sama tentang apa yang diharapkan, bagaimana kinerja diukur, dan di mana peran tersebut berkontribusi pada tujuan bisnis.

Fungsi utama jobdesc:

• Menarik kandidat yang tepat karena ekspektasi dan cakupan kerja jelas
• Menyaring pelamar yang tidak relevan sehingga proses seleksi lebih efisien
• Menjadi dasar penilaian kinerja melalui indikator dan hasil yang terukur

Apa dampaknya bila jobdesc yang ditulis tidak tepat?

• Kandidat tidak memahami ekspektasi sehingga terjadi mismatch saat bekerja
• Turnover meningkat karena peran dan realita pekerjaan tidak selaras
• Proses rekrutmen lebih lama dan mahal akibat banyaknya revisi dan pengulangan seleksi

Siapa yang Menyusun Job Description?

Ini sering menjadi pertanyaan. Apakah HR yang menyusun job desc, atau lead divisi yang membutuhkan karyawan? Jawabannya: keduanya berperan, tapi dengan tanggung jawab yang berbeda.

Lead divisi biasanya yang menyusun isi utama jobdesc, karena merekalah yang paling paham soal pekerjaan sehari-hari di timnya. Mulai dari tanggung jawab, tujuan peran, sampai skill teknis apa saja yang dibutuhkan, semua itu berasal dari pengalaman langsung mereka memimpin tim.

Sementara itu, HR membantu menyempurnakan dan memastikan jobdesc tersebut bisa digunakan dengan baik, baik untuk proses rekrutmen maupun penilaian kinerja. Tugas HR adalah memastikan formatnya rapi, bahasanya jelas dan inklusif, serta sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan perusahaan. 

Singkatnya, lead divisi menulis isi, HR memastikan dokumen tersebut bisa dipakai secara efektif dan konsisten di seluruh perusahaan.

Kapan Deskripsi Pekerjaan Perlu Diperbarui?

Job description sebaiknya dinamis, mengikuti kebutuhan bisnis dan perkembangan peran. Dokumen yang tidak ter-update mudah menimbulkan miskomunikasi, mempersulit rekrutmen, dan mengganggu penilaian kinerja. 

Berikut momen yang tepat untuk melakukan pembaruan.  

1. Saat Ada Perubahan Strategi atau Tujuan Perusahaan

Ketika arah bisnis bergeser, prioritas kerja ikut berubah. Tugas, target, dan cara kolaborasi yang sebelumnya relevan bisa jadi tidak lagi tepat. 

Contoh:

• Peralihan dari penjualan offline ke e-commerce, sehingga jobdesc Marketing menambah tanggung jawab digital marketing, SEO, dan pengelolaan marketplace.
• Ekspansi ke pasar baru, sehingga jobdesc Business Development mencantumkan riset kompetitor, analisis regulasi setempat, dan kemitraan lokal.
• Perubahan sasaran profit ke pertumbuhan pengguna, sehingga jobdesc Product Marketing memprioritaskan akuisisi dan aktivasi alih-alih penjualan langsung.

Mengapa penting: Mencegah miskomunikasi, menyelaraskan fokus tim, dan menjaga ukuran kinerja tetap akurat terhadap tujuan terbaru perusahaan.

2. Restrukturisasi Organisasi atau Perubahan Jalur Pelaporan

Penggabungan unit, pembentukan tim baru, atau pergantian atasan langsung mengubah alur koordinasi dan ruang keputusan. 

Jobdesc yang diperbarui membantu menegaskan siapa melakukan apa, kepada siapa melapor, dan keputusan apa yang dapat diambil di setiap level.

Contoh:

• Dua divisi; konten dan komunitas digabung, sehingga jobdesc Social Media Lead mencakup koordinasi lintas channel hingga event.
• Atasan langsung berganti dari COO ke Head of Marketing, sehingga jalur pelaporan, prioritas, dan metrik keberhasilan diperjelas.
• Dibentuk tim PMO, sehingga jobdesc Project Manager menambahkan tata kelola proyek, standar pelaporan, dan eskalasi risiko.

Mengapa penting: Menjaga kejelasan tanggung jawab, mengurangi tumpang tindih, dan mempercepat pengambilan keputusan harian.

3. Adopsi Teknologi, Sistem, atau Proses Kerja Baru

Saat perusahaan mengimplementasikan alat kerja atau proses yang berbeda, kompetensi dan indikator kinerja turut berubah. 

Jobdesc yang diperbarui memastikan keterampilan yang dibutuhkan tertulis jelas dan hasil kerja dapat diukur dengan cara yang sesuai.

Contoh:

• Implementasi CRM baru, sehingga jobdesc Sales memasukkan manajemen pipeline, hygiene data, dan pelaporan deal mingguan.
• Otomatisasi dashboard dengan BI, sehingga jobdesc Operations menambahkan kemampuan analisis data dan interpretasi insight.
• Penerapan metodologi agile, sehingga jobdesc Engineer mencantumkan keterlibatan dalam sprint planning, review, dan retro.

Mengapa penting: Jobdesc mencerminkan cara kerja saat ini, bukan kebiasaan lama, sehingga pelatihan, rekrutmen, dan evaluasi berjalan selaras.

4. Indikator Rekrutmen Menunjukkan Masalah

Jika jumlah pelamar tinggi tetapi sedikit yang relevan, waktu pengisian posisi terlalu panjang, atau turnover awal meningkat, kemungkinan sumbernya adalah jobdesc yang kurang tepat. 

Contoh:

• Judul generik seperti “Staff IT” diubah menjadi “IT Support L1” agar level dan ekspektasi jelas.
• Kualifikasi dipecah menjadi must-have dan nice-to-have agar penyaringan lebih tajam.

Mengapa penting: Menghemat waktu seleksi, menurunkan biaya rekrutmen, dan meningkatkan kecocokan kandidat terhadap kebutuhan nyata peran.

5. Perubahan Regulasi, Sertifikasi, atau Persyaratan Kepatuhan

Aturan baru atau pembaruan standar industri perlu penyesuaian tanggung jawab dan kualifikasi. Jobdesc perlu memuat persyaratan ini agar praktik kerja tetap aman dan sesuai ketentuan.

Contoh:

• Regulasi perlindungan data diperbarui, sehingga jobdesc Data Analyst mencantumkan kepatuhan privasi dan pelatihan keamanan informasi.
• Kewajiban sertifikasi K3 atau ISO untuk peran tertentu, sehingga sertifikasi ditulis sebagai prasyarat atau target pasca bergabung
• Standar akuntansi berubah, sehingga jobdesc Finance menambahkan kontrol internal dan pelaporan sesuai pedoman terbaru.

Mengapa penting: Mengurangi risiko hukum, menjaga kualitas operasional, dan memastikan standar profesional dipenuhi secara konsisten.

Komponen & Template Jobdesc

Job description (jobdesc) yang baik menjadi acuan bersama tentang tujuan peran, ruang lingkup tanggung jawab, dan kualifikasi yang dibutuhkan, sekaligus alat bantu rekrutmen dan evaluasi kinerja.

Berikut adalah template job desc yang dapat Anda sesuaikan isinya sesuai kebutuhan.

Judul Posisi: [Contoh: Senior Data Analyst]

Divisi/Unit: [Contoh: Business Intelligence] 

Level: [Staff/Senior/Lead] 

Status: [Tetap/Kontrak] 

Lokasi & Pola Kerja: [On-site/Hybrid/Remote, kota/negara]

Ringkasan Peran (2–4 kalimat): [Tujuan peran, dampak ke bisnis, ruang lingkup umum]

Tanggung Jawab Utama (urutkan dari prioritas tertinggi)

• [Tanggung jawab 1]
• [Tanggung jawab 2]
• [Tanggung jawab 3]
• [Tanggung jawab 4]

Kualifikasi Minimum

• Pendidikan: [S1/S2, jurusan terkait]
• Pengalaman: [X tahun di bidang terkait]
• Sertifikasi: [Bila ada/opsional]
• Keterampilan teknis: [Tools/tech stack utama]
• Kompetensi perilaku: [Komunikasi, kolaborasi, pemecahan masalah]
• Kompetensi tambahan (nice to have): [Contoh: pengalaman industri tertentu, bahasa asing, sertifikasi tambahan]

Salin

Cara Membuat Jobdesc yang Benar & Efektif

Bila disusun secara asal, jobdesc bisa menimbulkan miskomunikasi, memperlambat proses seleksi, bahkan memicu ketidaksesuaian antara peran dan ekspektasi. 

Berikut ini lima hal penting yang sebaiknya Anda perhatikan agar jobdesc yang dibuat benar-benar efektif dan relevan:

1. Gunakan penulisan istilah yang tepat

Masih banyak yang keliru menyebut “job description” sebagai jobdesk atau bahkan job desk. Padahal, istilah yang benar dan umum digunakan adalah jobdesc atau job description. 

Perlu diingat bahwa desk dalam bahasa Inggris artinya “meja”, bukan “uraian pekerjaan”.

2. Tentukan judul pekerjaan yang jelas dan spesifik

Judul adalah hal pertama yang dilihat kandidat. Gunakan istilah yang umum dan mudah dikenali oleh orang luar, bukan istilah internal atau nama jabatan yang terlalu kreatif tapi membingungkan. 

Judul yang spesifik memudahkan kandidat menemukan posisi Anda saat mereka mencari lowongan melalui search engine atau job portal.

Contoh: Jangan menulis ‘’Guru Kreatif’’, lebih baik ‘’Guru Desain Grafis Sekolah Menengah’’

3. Tulis ringkasan pekerjaan yang menarik 

Sisipkan satu paragraf pendek di awal yang menjelaskan peran utama posisi tersebut dan bagaimana kontribusinya terhadap tim atau perusahaan. Di bagian ini, Anda juga bisa menyampaikan sekilas tentang nilai atau budaya kerja perusahaan.

Contoh: Sebagai Customer Experience Specialist di PT Sentra Solusi, Anda akan menjadi penghubung antara pelanggan dan perusahaan, serta memastikan setiap masukan diolah menjadi perbaikan nyata. Kami menjunjung tinggi empati, kecepatan, dan pelayanan berkualitas.

Ringkasan ini membantu kandidat langsung menangkap esensi posisi sebelum masuk ke detail teknis.

4. Rincikan tugas dan tanggung jawab secara jelas

Gunakan format bullet point agar lebih mudah dibaca. Awali setiap poin dengan kata kerja aktif, dan fokuskan pada tugas yang benar-benar dilakukan sehari-hari, bukan bukan daftar semua hal kecil yang mungkin hanya sesekali dikerjakan.

Contoh:

• Mengelola akun media sosial (Instagram, TikTok, Facebook)
• Menyusun kalender konten mingguan dan menjadwalkan posting
• Merespons DM dan komentar dari pengguna dengan sopan dan cepat

Rincian ini membuat ekspektasi kerja lebih konkret dan mencegah miskomunikasi setelah kandidat bergabung.

5. Jelaskan kualifikasi yang diperlukan (wajib dan tambahan)

Agar proses penyaringan lebih akurat, kelompokkan kualifikasi menjadi dua bagian:

• Wajib (must-have): Pendidikan, pengalaman minimal, skill teknis tertentu
• Diutamakan (nice-to-have): Sertifikasi tambahan, pengalaman industri khusus, atau keahlian pelengkap

Contoh:

• Wajib: S1 Akuntansi, pengalaman 2 tahun sebagai finance staff, mampu menggunakan Excel lanjutan
• Diutamakan: Sertifikasi Brevet A & B, pengalaman kerja di perusahaan distribusi

Struktur seperti ini akan membantu kandidat menilai kecocokan mereka terhadap posisi yang ditawarkan.

6. Sertakan informasi benefit dan kompensasi (jika memungkinkan)

Meski opsional, mencantumkan gambaran benefit dan kompensasi bisa meningkatkan daya tarik lowongan Anda, terutama jika Anda ingin menarik kandidat yang lebih serius dan sesuai ekspektasi.

Contoh: Gaji kompetitif, tunjangan transportasi, asuransi kesehatan, bonus tahunan, dan opsi kerja hybrid (3 hari WFO, 2 hari WFH).

Jika Anda tidak mencantumkan angka pasti, gunakan rentang atau komponen utamanya saja untuk menjaga transparansi.

Contoh Jobdesc beserta Spesifikasinya

Berikut contoh job desc beserta spesifikasinya. Untuk melihat ratusan contoh job desc lain dari berbagai bidang dan posisi, Anda dapat mengunjungi laman kumpulan template job description dari KitaLulus. 

1. Contoh 1: Customer Service Officer

Judul Posisi: Customer Service Officer
Divisi/Unit: Customer Experience
Level: Staff
Status: Tetap
Lokasi & Pola Kerja: On-site, Jakarta Selatan

Ringkasan Peran

Menangani interaksi pelanggan melalui berbagai channel untuk memastikan keluhan, pertanyaan, dan permintaan informasi ditangani secara profesional. Posisi ini berperan penting dalam menjaga kepuasan pelanggan dan menjadi penghubung langsung antara pengguna dan perusahaan.

Tanggung Jawab Utama

• Menjawab pertanyaan pelanggan via telepon, email, dan chat
• Mencatat dan menyelesaikan keluhan pelanggan sesuai SOP
• Memberikan informasi produk dan layanan dengan akurat
• Melaporkan tren masalah pelanggan ke tim terkait

Kualifikasi Minimum:

• Lulusan D3 atau S1 dari jurusan apa pun, dengan pengalaman minimal 1 tahun di layanan pelanggan atau posisi serupa.
• Terbiasa menggunakan CRM dan Google Workspace dalam pekerjaan sehari-hari.
• Mampu berkomunikasi dengan tenang dan cepat tanggap dalam menangani keluhan.
• Nilai tambah jika memiliki pelatihan customer service, kemampuan mengetik cepat, atau pengalaman di industri digital.

Salin

2. Contoh 2: Digital Marketing Specialist

Judul Posisi: Digital Marketing Specialist
Divisi/Unit: Marketing & Growth
Level: Senior
Status: Tetap
Lokasi & Pola Kerja: Hybrid, Jakarta

Ringkasan Peran

Bertanggung jawab menyusun dan mengeksekusi strategi pemasaran digital untuk mendukung pertumbuhan brand dan penjualan. Peran ini berkontribusi langsung pada kinerja bisnis melalui kampanye online yang terukur.

Tanggung Jawab Utama

• Merancang dan menjalankan kampanye berbayar (Google Ads, Meta Ads)
• Melakukan analisis performa dan A/B testing kampanye
• Mengelola konten website dan SEO dasar
• Berkoordinasi dengan tim kreatif dan konten

Kualifikasi Minimum

• Lulusan S1 di bidang Komunikasi, Marketing, atau jurusan relevan, dengan pengalaman minimal 2 tahun di digital marketing.
• Menguasai Meta Ads, Google Analytics, dan tools SEO seperti Ahrefs atau SEMrush.
• Terbiasa menyusun strategi kampanye secara mandiri maupun bersama tim.
• Sertifikasi Google Ads atau Meta Blueprint jadi nilai plus, begitu juga pengalaman di industri FMCG atau startup.

Salin

Perbedaan Job Description (Jobdesc) dan Job Specification

Job Description dan Job Specification sama-sama disusun dari hasil analisis pekerjaan. 

Namun, keduanya menyoroti aspek yang berbeda: jobdesc membahas pekerjaannya, sementara job specification membahas orang yang akan mengerjakannya.

1. Fokus dan isi

Job Description menjelaskan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari suatu posisi.

Job Specification merinci syarat dan kriteria kandidat, seperti pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan teknis, dan kepribadian yang dibutuhkan.

2. Penggunaan

Job Description digunakan sebagai panduan bagi karyawan tentang peran dan tanggung jawab mereka sehari-hari, sekaligus sebagai dasar evaluasi kinerja.

Job Specification dipakai selama proses rekrutmen untuk menyaring pelamar dan mencocokkan profil mereka dengan kebutuhan posisi.

3. Tujuan

Job Description bertujuan menjelaskan peran sebuah posisi dalam struktur organisasi.

Job Specification bertujuan memastikan bahwa orang yang mengisi posisi tersebut memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan.

Berikut adalah contohnya: 

Posisi: Digital Marketing Manager

Job Description:

• Merancang dan menjalankan strategi kampanye digital.
• Mengelola tim pemasaran digital dan agensi pihak ketiga.
• Menganalisis hasil kampanye dan mengoptimalkannya.

Job Specification:

• Minimal S1 jurusan Marketing, Komunikasi, atau sejenisnya.
• Pengalaman kerja minimal 4 tahun di bidang pemasaran digital.
• Mampu menggunakan Google Analytics dan platform iklan digital.

Perbedaan Job Description (Jobdesc) dan SOP

Jobdesc dan SOP (Standard Operating Procedure) sering kali digunakan berdampingan, tetapi keduanya memiliki fungsi dan format yang sangat berbeda.

Secara sederhana, jobdesc menjelaskan apa yang harus dikerjakan, sedangkan SOP menjelaskan bagaimana cara mengerjakannya.

1. Tujuan

Jobdesc bertujuan menjelaskan ruang lingkup, tanggung jawab, dan posisi seseorang dalam organisasi.

SOP bertujuan memberikan panduan teknis dan langkah kerja yang harus diikuti agar proses berjalan konsisten.

2. Isi

Jobdesc memuat ringkasan posisi, daftar tanggung jawab utama, wewenang, serta relasi kerja antarposisi.

SOP berisi instruksi langkah demi langkah dalam menyelesaikan tugas tertentu, termasuk siapa yang melakukannya, kapan, dan dengan alat apa.

3. Ruang lingkup

Jobdesc berlaku spesifik untuk satu posisi atau jabatan.

SOP dapat berlaku lintas divisi atau jabatan, khususnya pada proses yang melibatkan banyak pihak.

Berikut adalah contoh penggunaannya:

Posisi: Staf Gudang

Job Description:

• Menerima dan memeriksa barang yang datang.
• Menyusun barang sesuai kategori di rak penyimpanan.
• Melakukan pencatatan dan inventarisasi stok secara berkala.

SOP Penerimaan Barang:

• Periksa dokumen pengiriman dari vendor.
• Lakukan pemeriksaan fisik terhadap barang (jumlah, kondisi).
• Catat data barang ke sistem inventaris.
• Simpan barang sesuai zona rak yang ditentukan.

Pasang Jobdesc di Platform yang Tepat

Dengan jobdesc yang jelas dan diperbarui secara berkala, perusahaan dapat meminimalkan miskomunikasi sekaligus menciptakan pengalaman kerja yang lebih terarah bagi setiap karyawan.

Kalau Anda sedang menyusun jobdesc, Anda bisa langsung menggunakan template jobdesc yang disediakan KitaLulus untuk berbagai posisi, dari level staf sampai manajerial. 

Setelahnya, tentu jobdesc ini harus ditaruh di platform rekrutmen yang tepat agar sampai ke kandidat yang relevan. Percuma jobdesc sudah optimal, tapi tidak dibaca oleh orang yang tepat. 

KitaLulus adalah platform rekrutmen yang sudah digunakan oleh ratusan ribu perusahaan di Indonesia. Anda bisa pasang loker gratis dan jangkau lebih dari 10 juta pencari kerja aktif di Indonesia. 

Susun jobdesc-nya, pasang lokernya, dan temukan kandidat yang cocok lebih cepat bersama KitaLulus.

‍