Outsourcing: Pengertian, Sistem, Aturan, Jenis, dan Contohnya

Dalam dunia ketenagakerjaan di Indonesia, istilah outsourcing bukanlah hal yang asing. Banyak perusahaan memanfaatkan sistem ini sebagai solusi untuk mengatasi keterbatasan sumber daya manusia.

Melalui kerja sama dengan perusahaan outsourcing, perusahaan dapat tetap menjalankan berbagai fungsi operasional tanpa harus merekrut langsung seluruh tenaga kerja yang dibutuhkan. Bagi perusahaan yang ingin lebih efisien dalam pengelolaan SDM, sistem ini sering kali menjadi alternatif strategis.

Lantas, sebenarnya apa yang dimaksud dengan outsourcing? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.

‍

Apa Itu Outsourcing?

Outsourcing artinya alih daya, yaitu memindahkan sebagian fungsi pekerjaan kepada pihak eksternal. Mengutip Investopedia, outsourcing adalah praktik di mana perusahaan mempekerjakan pihak ketiga untuk menjalankan berbagai fungsi operasional, baik dalam bentuk layanan maupun proses produksi.

Konsep ini mulai dikenal luas sebagai strategi bisnis sejak tahun 1988, dan memasuki dekade 1990-an, outsourcing berkembang menjadi bagian penting dalam struktur ekonomi perusahaan modern. Seiring waktu, praktik ini terus mengalami peningkatan, baik dari sisi cakupan layanan maupun sektor industri yang menggunakannya.

Rohan Bhansali, direktur Gozoop yang dikutip dari Entrepreneur, mengatakan bahwa untuk tetap bisa kompetitif, perusahaan semakin bergantung pada tenaga kerja alih daya sehingga operasional perusahaan bisa lebih efisien.

Ketika sebuah perusahaan memilih menggunakan tenaga kerja outsource nantinya semua hal yang berkaitan dengan proses rekrutmen, kontrak kerja, gaji, sistem kerja, posisi dan lainnya diurus serta diatur oleh perusahaan penyedia jasa alih daya tersebut.

Lalu, status karyawan outsourcing adalah pekerja dari perusahaan penyalur tenaga kerja. Dengan kata lain, kesejahteraan karyawan menjadi tanggung jawab dari perusahaan outsourcing.

Baca juga: 7 Strategi Menerapkan Mass Hiring yang Efektif untuk HR

‍

Manfaat Outsourcing

Praktik penerapan outsourcing bisa mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan, mengutip dari KPSG, berikut ini beberapa manfaat dari alih daya:

1. Mengurangi Biaya Tenaga Kerja

Tidak bisa dipungkiri bahwa biaya yang paling signifikan dalam bisnis adalah tenaga kerja. Mulai dari gaji, kompensasi, asuransi kesehatan, dan berbagai fasilitas lainnya.

Penggunaan tenaga kerja outsource bisa mengurangi semua itu secara signifikan. Perusahaan tidak perlu membayar gaji, tunjangan, dan asuransi karena semua akan jadi tanggung jawab jasa outsourcing.

2. Bisa Mendapatkan Karyawan dengan Keahlian Khusus

Manfaat berikutnya adalah memungkinkan perusahaan untuk mempekerjakan seseorang dengan keahlian khusus yang mungkin belum dimiliki oleh internal perusahaan.

Dengan begini, Anda tidak lagi perlu mengembangkan divisi baru di dalam perusahaan, yang di mana hal ini akan membutuhkan waktu dan budget tambahan.

3. Mendukung Fleksibilitas

Outsource dapat mendukung perusahaan dalam menyesuaikan ukuran tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Ini karena perusahaan outsourcing telah memiliki talent pool yang besar, sehingga ketika Anda membutuhkan tenaga kerja tambahan mereka bisa dengan cepat menyediakannya.

4. Membantu untuk Lebih Fokus pada Inti Bisnis

Salah satu manfaat utama dari outsourcing adalah Anda bisa lebih fokus pada tugas, proyek, atau proses inti bisnis. Ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki banyak waktu dan energi kepada aspek strategis yang berpengaruh besar terhadap pertumbuhan perusahaan.

5. Meningkatkan Kepatuhan terhadap Peraturan Undang-undang

Menggunakan jasa alih daya membuat Anda tidak perlu khawatir mengenai peraturan dan perundang-undangan ketenagakerjaan. Semua hal ini sudah menjadi tanggung jawab dari jasa outsourcing.

Sistem Kerja Outsourcing

Outsourcing bukan sekadar memindahkan pekerjaan kepada pihak ketiga. Lebih dari itu, outsourcing merupakan strategi bisnis yang kompleks, yang melibatkan berbagai proses serta pertimbangan strategis dalam pengelolaan tenaga kerja.

Secara garis besar, sistem kerja outsourcing dimulai dari adanya perjanjian kerja sama antara perusahaan Anda dengan penyedia jasa outsourcing. Perjanjian ini mencakup detail kebutuhan tenaga kerja, ruang lingkup pekerjaan, serta hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Setelah kesepakatan terjalin, pihak perusahaan outsourcing akan mengambil alih tanggung jawab pengelolaan SDM—mulai dari proses rekrutmen, pelatihan, penempatan, hingga penggajian. Sementara itu, tenaga kerja yang disediakan akan melaksanakan tugas sesuai dengan kebutuhan yang telah didefinisikan oleh perusahaan Anda.

Untuk membantu Anda memahami lebih jauh, berikut ini adalah gambaran sistem kerja outsourcing secara lebih lengkap:

1. Mengidentifikasi Kebutuhan dan Tujuan Outsourcing

Langkah pertama adalah mengidentifikasi pekerjaan atau fungsi bisnis apa yang akan di-outsource. Pertanyaan yang perlu dijawab:

• Mengapa pekerjaan ini perlu di-outsource? (misalnya, mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, mengakses keahlian khusus)
• Pekerjaan atau fungsi mana yang paling cocok untuk di-outsource?
• Apa tujuan yang ingin dicapai dengan outsourcing ini? (misalnya, peningkatan produktivitas sebesar X%, pengurangan biaya sebesar Y%)

Identifikasi yang jelas akan membantu Anda menetapkan metrik keberhasilan dan memilih vendor outsourcing yang tepat.

2. Memilih Vendor Outsourcing yang Tepat

Memilih vendor outsourcing adalah langkah krusial. Pertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Keahlian dan Pengalaman: Apakah vendor memiliki keahlian yang relevan dan pengalaman yang terbukti dalam bidang yang Anda butuhkan?
• Reputasi dan Referensi: Cari tahu reputasi vendor melalui ulasan online, studi kasus, atau referensi dari klien sebelumnya.
• Harga dan Model Pembayaran: Bandingkan harga dari beberapa vendor dan pastikan model pembayaran sesuai dengan anggaran dan kebutuhan Anda.
• Komunikasi dan Budaya: Pastikan ada keselarasan dalam komunikasi dan budaya kerja antara perusahaan Anda dan vendor.
• Keamanan Data: Pastikan vendor memiliki sistem keamanan yang kuat untuk melindungi data sensitif perusahaan.

Proses seleksi yang cermat akan meminimalkan risiko dan memastikan Anda mendapatkan vendor yang dapat diandalkan.

3. Menyusun Kontrak Outsourcing yang Jelas dan Komprehensif

Kontrak outsourcing adalah fondasi dari hubungan kerja yang sukses. Pastikan kontrak mencakup hal-hal berikut:

• Lingkup Pekerjaan (Scope of Work): Rincian jelas mengenai pekerjaan yang akan dilakukan, standar kualitas yang diharapkan, dan tenggat waktu.
• Metrik Kinerja (Key Performance Indicators – KPIs): Ukuran keberhasilan yang akan digunakan untuk mengevaluasi kinerja vendor.
• Model Pembayaran: Cara pembayaran akan dilakukan (misalnya, per jam, per proyek, atau berdasarkan hasil).
• Klausul Kerahasiaan (Confidentiality Agreement): Perlindungan terhadap informasi rahasia perusahaan.
• Klausul Pengakhiran Kontrak: Syarat dan ketentuan pengakhiran kontrak jika salah satu pihak tidak memenuhi kewajiban.
• Penyelesaian Sengketa: Mekanisme penyelesaian sengketa jika terjadi perselisihan.

Kontrak yang komprehensif akan melindungi kepentingan kedua belah pihak dan meminimalkan potensi masalah di kemudian hari.

4. Proses Implementasi

Setelah kontrak ditandatangani, langkah selanjutnya adalah implementasi. Ini melibatkan:

• Penetapan Tim Manajemen Outsourcing: Tim internal yang bertanggung jawab mengawasi dan mengelola hubungan dengan vendor.
• Pelatihan dan Orientasi: Memberikan pelatihan dan orientasi kepada tim vendor mengenai proses bisnis, budaya perusahaan, dan harapan kinerja.
• Komunikasi yang Teratur: Membangun saluran komunikasi yang efektif untuk memastikan informasi mengalir dengan lancar.
• Pemantauan Kinerja: Melakukan pemantauan kinerja secara berkala terhadap vendor berdasarkan KPIs yang telah ditetapkan.
• Umpan Balik dan Evaluasi: Memberikan umpan balik secara konstruktif kepada vendor dan melakukan evaluasi secara berkala untuk mengidentifikasi area perbaikan.

Manajemen outsourcing yang efektif membutuhkan komitmen dan komunikasi yang berkelanjutan dari kedua belah pihak.

5. Mengevaluasi dan Optimalisasi Berkelanjutan

Proses outsourcing tidak berhenti setelah implementasi. Evaluasi dan optimalisasi berkelanjutan adalah kunci untuk memastikan Anda terus mendapatkan nilai terbaik dari investasi outsourcing Anda. Ini melibatkan:

• Analisis Data Kinerja: Menganalisis data kinerja secara berkala untuk mengidentifikasi tren, masalah, dan peluang perbaikan.
• Umpan Balik dari Stakeholder: Mengumpulkan umpan balik dari berbagai stakeholder (misalnya, karyawan, pelanggan, dan manajemen) untuk mendapatkan perspektif yang lebih luas.
• Penyesuaian Strategi Outsourcing: Melakukan penyesuaian terhadap strategi outsourcing Anda berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik.
• Peningkatan Proses: Mengidentifikasi dan menerapkan peningkatan proses untuk meningkatkan efisiensi, kualitas, dan kepuasan pelanggan.

Baca juga: Jenis Jasa Rekrutmen dan Perbedaannya dengan Outsourcing

‍

Aturan Outsourcing

Peraturan terkait outsourcing sebelumnya tertuang dalam Pasal 64 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dikatakan bahwa:

Namun, aturan tersebut sudah diubah dengan dikeluarkannya UU Nomor 11 Tahun 2020 dan PP Nomor 35 Tahun 2021 Cipta Kerja sebagai pengganti UU Nomor 13 Tahun 2003.

Mengutip dari Hukum Online, UU Cipta Kerja menghapus pasal 64 dan 65 dalam UU No. 13 Tahun 2003 mengenai ketentuan outsourcing dari penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lain menjadi alih daya. Selain itu, tidak ada lagi batasan terhadap jenis pekerjaan yang bisa di-outsourcing seperti di UU No. 13 Tahun 2003.

Dengan kata lain, jenis pekerjaan yang dapat dialihdayakan akan disesuaikan dengan kebutuhan sektor industri.

UU Cipta Kerja juga menekankan bahwa perusahaan alih daya adalah pihak yang bertanggung jawab penuh atas semua hal yang timbul akibat hubungan kerja. Hal ini mulai dari perlindungan pekerja, upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan yang timbul.

Semua diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Hubungan kerja antara perusahaan alih daya dengan karyawan yang dipekerjakan haruslah didasarkan pada PKWT atau PKWTT yang dibuat secara tertulis, tidak boleh lisan. 

Baca juga: 8 Kendala Rekrutmen yang Sering Dialami HR dan Solusinya

‍

Jenis-jenis Outsourcing

Karena kemudahan yang ditawarkan, kini perusahaan penyedia jasa outsourcing terus meningkat dari tahun ke tahun. Hal ini membuat semakin banyak perusahaan menggunakan jasa outsourcing karena dinilai lebih praktis dalam melakukan perekrutan.

Mengutip dari Pearl Talent, dalam pengaplikasiannya outsourcing dibagi menjadi beberapa jenis dan peranan.

1. Personal Employment Outsourcing (PEO)

Jenis outsourcing ini berperan untuk membantu mengurus urusan administrasi sebuah perusahaan. Seperti gaji, asuransi kesehatan, administrasi, serta kepatuhan undang-undang tenaga kerja.

PEO juga sangat bermanfaat dalam produktivitas kerja, sehingga perusahaan bisa lebih fokus pada produksi dan mengembangkan usahanya.

2. Business Process Outsourcing (BPO)

Business Process Outsourcing adalah penyedia jasa pekerja sebagai pihak ketiga. Pada umumnya BPO dapat membantu perusahaan dalam penyusunan, pengisian dan pelaporan pajak, akuntansi dan pembukuan, rekrutmen, payroll, aktivitas terkait teknologi, pekerja kreatif, hingga berbagai keahlian yang tidak ada dalam suatu perusahaan atau bisnis.

Biasanya BPO menggunakan sistem kontrak Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).

3. Information Technology Outsourcing (ITO)

Jenis outsourcing yang ketiga ini merupakan alih daya teknologi seperti proses atau fungsi teknologi perusahaan kepada penyedia jasa.

ITO mencakup pada pengerjaan desktop dan LAN, pusat data server dan mainframe, hosting aplikasi, pemeliharaan sistem aplikasi lama, pengembangan aplikasi baru, dan berbagai layanan teknologi lainnya.

4. Knowledge Process Outsourcing (KPO)

KPO menyediakan berbagai layanan outsourcing seperti entri data, konversi data, manajemen data, pengembangan dan design web, dan sebagainya.

Pada umumnya pekerja yang bekerja di bidang KPO ini merupakan orang-orang yang memiliki keahlian dalam analitis tinggi, profesional, dan kualifikasi yang baik.

5. Project Outsourcing

Jenis ini berorientasi pada tugas, di mana perusahaan Anda menyerahkan proyek tertentu kepada jasa outsource. Nantinya Anda akan menentukan ruang lingkup, tujuan, dan persyaratan proyek tersebut sesuai dengan deadline dan anggaran yang disepakati.

Setelah proyek selesai, kerja sama bisa dihentikan atau dilanjutkan sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

Baca juga: Cara Merekrut Karyawan yang Tepat dan Berkualitas

‍

‍Contoh Pekerjaan Outsourcing

Dalam laporan Grand View Research, sektor Layanan Pelanggan mendominasi pasar BPO Indonesia pada tahun 2022. Segmen ini mencatat kontribusi yang signifikan, dengan pangsa pendapatan global mencapai lebih dari 32,25%. 

Seiring dengan berkembangnya ekosistem bisnis, kerangka hukum pun turut beradaptasi untuk mendukung fleksibilitas tenaga kerja. Hal ini terlihat dari berbagai regulasi yang semakin membuka peluang praktik alih daya di berbagai sektor industri.

UU Ciptaker menghapus batasan jenis pekerjaan yang bisa dialihdayakan. Artinya, semua jenis pekerjaan yang ada di perusahaan sangat mungkin menggunakan karyawan outsource, seperti beberapa contoh berikut ini:

• Petugas call center
• Teknisi jaringan
• Accounting 
• Sales
• Technical Support
• Data Entry
• Inspektor Quality Control
• Koordinator Logistik
• Compliance Support Officers
• Claims Processing Specialist
• Petugas keamanan
• Cleaning service
• Kurir atau pengemudi

Meskipun outsourcing terlihat sebagai praktik yang fleksibel untuk berbagai jenis pekerjaan, data pasar menunjukkan bahwa implementasinya tidak merata di seluruh industri. Berdasarkan data dari Grand View Research pada tahun 2022, pasar Business Process Outsourcing (BPO) Indonesia mencapai total nilai 1,9 miliar USD dengan komposisi yang didominasi oleh sektor perbankan, jasa keuangan, dan asuransi (BFSI) yang menguasai sekitar 40% pangsa pasar.

‍Sektor teknologi informasi dan telekomunikasi mengikuti dengan kontribusi sekitar 37%, menunjukkan peran strategis teknologi dalam transformasi proses bisnis. Sementara itu, manufaktur memberi sumbangan sekitar 10%, diikuti oleh sektor kesehatan dengan sekitar 7%, serta ritel dan industri lainnya masing-masing sekitar 4%. Distribusi ini mencerminkan tren outsourcing yang semakin berkembang di Indonesia, dengan fokus utama pada sektor-sektor yang membutuhkan efisiensi operasional dan keahlian khusus.

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

Outsourcing juga punya kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

Kelebihan

1.  Memangkas Biaya

Biaya yang bisa dipangkas dari outsourcing bukan hanya gaji, tunjangan, atau fasilitas lainnya. Tapi juga biaya rekrutmen, serta pelatihan karyawan.

2. Memudahkan Merekrut Tenaga Ahli

Kelebihan outsourcing berikutnya adalah mendukung Anda untuk merekrut tenaga ahli di bidang tertentu, hal ini akan mendukung perusahaan untuk lebih produktif dan mendapatkan hasil kerja yang berkualitas.

3. Akses ke Talent Pool yang Lebih Luas

Dengan outsourcing, Anda bisa mendapatkan tenaga kerja terbaik dan paling sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda, hal ini karena perusahaan alih daya punya talent pool yang besar dan sudah tersaring dengan baik.

Kekurangan

1. Risiko Perlindungan Data dan Kerahasiaan

Meskipun masalah perlindungan data dan kerahasiaan telah tertulis di dalam kontrak kerja, namun kebocoran data dan rahasia perusahaan tetap tidak bisa terjamin.

2. Kehilangan Kontrol

Ketika mengalihdayakan pekerjaan maka Anda akan kehilangan sebagian kendali atas aspek pekerjaan tersebut.

Meskipun Anda bisa bekerja sama dengan penyedia jasa outsource dalam mengembangkan sistem yang selasar dengan operasional perusahaan, namun tetap saja ada bagian bisnis yang berada di luar kendali langsung Anda.

3. Keterlambatan dalam Penyelesaian

Kekurangan lainnya adalah Anda bisa mengalami risiko keterlambatan dalam penyelesaian pekerjaan yang menghambat operasional bisnis. Tapi, risiko ini bisa dikurangi dengan memilih penyedia alih daya yang memiliki reputasi baik.

Solusi Alternatif untuk Memenuhi Kebutuhan Karyawan dalam Jumlah Besar

Dari penjelasan sebelumnya, Anda kini dapat mengevaluasi apakah outsourcing merupakan solusi yang tepat untuk membantu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja tambahan. Tentu, keputusan untuk menggunakan jasa alih daya sepenuhnya bergantung pada kebijakan internal dan strategi bisnis masing-masing perusahaan.

Namun, jika outsourcing dirasa kurang sesuai dengan kebutuhan rekrutmen Anda, tidak perlu khawatir. KitaLulus hadir sebagai solusi praktis dan efisien untuk menjangkau kandidat terbaik dalam waktu singkat. Anda dapat memasang iklan lowongan pekerjaan dengan mudah dan cepat melalui platform kami.

Cukup dengan melakukan pendaftaran, Anda sudah bisa mengakses ribuan pencari kerja aktif dan berkualitas yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia. Bahkan, Anda bisa mencoba layanan pasang loker KitaLulus secara gratis untuk merasakan kemudahannya.

Yuk, mulai proses rekrutmen Anda bersama KitaLulus hari ini!

Pertanyaan Seputar Outsourcing

1. Apa itu outsourcing dalam dunia kerja?

Outsourcing adalah praktik mengalihkan sebagian pekerjaan atau proses bisnis kepada pihak ketiga atau perusahaan penyedia jasa. Tujuannya adalah meningkatkan efisiensi operasional, menghemat biaya tenaga kerja, dan memungkinkan perusahaan fokus pada kegiatan inti.

---

2. Apa perbedaan antara outsourcing dan karyawan kontrak?

Karyawan outsourcing bekerja untuk vendor atau perusahaan penyedia jasa, sedangkan karyawan kontrak (PKWT) terikat langsung dengan perusahaan pemberi kerja. Pengelolaan karyawan outsourcing sepenuhnya dilakukan oleh vendor, sementara karyawan kontrak dikelola internal oleh HR perusahaan.

---

3. Kapan sebaiknya perusahaan menggunakan jasa outsourcing?

Perusahaan sebaiknya menggunakan outsourcing saat membutuhkan tenaga kerja untuk pekerjaan non-inti, atau saat ingin menghemat waktu dan biaya rekrutmen. Ini cocok untuk kebutuhan volume besar seperti operator produksi, cleaning service, atau customer service.

---

4. Apakah outsourcing legal di Indonesia?

Ya, outsourcing diatur secara legal di Indonesia melalui UU Cipta Kerja dan PP No. 35 Tahun 2021. Regulasi tersebut mengatur jenis pekerjaan yang boleh dialihdayakan serta perlindungan hak-hak tenaga kerja outsourcing.

---

5. Apa saja keuntungan menggunakan outsourcing bagi perusahaan?

Keuntungan outsourcing antara lain: efisiensi biaya, proses rekrutmen lebih cepat, fleksibilitas tenaga kerja, dan fokus lebih besar pada bisnis utama. Perusahaan juga tidak perlu mengelola langsung SDM untuk posisi tertentu, karena menjadi tanggung jawab vendor.