Cara Membuat Application Form Lengkap dengan Templatenya

Kamila Fakhra Fahima

Kamila Fakhra Fahima adalah seorang HR lead dengan pengalaman profesional di bidang HRBP, rekrutmen, pengembangan sumber daya manusia, employer branding, yang juga memiliki passion di bidang bisnis dan kreatif.

hrd
Isi Artikel

Di dalam proses rekrutmen, application form adalah salah satu cara perusahaan untuk mendapatkan informasi personal kandidat. Banyak HR menggunakan form ini sebagai cara untuk membantu mereka screening tingkat kecocokan kandidat dengan posisi yang dibuka.

Maka dari itu, penting sekali untuk membuat form data pelamar ini seefektif mungkin tanpa mengabaikan efisiensi dari segi waktu dan tenaga kandidat.

Ingin tahu caranya? Simak artikel KitaLulus berikut ini!

Apa Itu Application Form

Application form adalah dokumen yang digunakan dalam proses rekrutmen untuk mengumpulkan informasi pelamar. Dokumen ini bisa berupa formulir yang diisi secara online maupun cetak.

Dengan menggunakan application form, HR dapat mengumpulkan berbagai informasi kandidat. Baik itu informasi data pribadi, kualifikasi pendidikan dan pengalaman kerja, serta beberapa informasi lainnya yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Nantinya, application form ini akan digunakan oleh HR untuk screening tingkat kecocokan kandidat, serta sebagai database talent pool.

Di beberapa perusahaan, application form bahkan dilengkapi dengan beberapa pertanyaan psikologis sebagai bagian dari seleksi karyawan.

Mengapa Application Form Masih Sering Digunakan?

Ada beberapa alasan krusial mengapa hingga saat ini HR masih menggunakan application form di dalam mengumpulkan data kandidat.

Alasan pertama adalah karena sifatnya yang fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. HR bisa dengan leluasa menyusun apa saja data atau pertanyaan yang akan dimasukkan ke dalam form ini. Mulai dari pertanyaan yang berkaitan dengan data pribadi sampai spesifik yang relevan dengan posisi yang dibuka.

Akses menuju application form juga memudahkan kandidat. Mereka bisa mengisinya secara online, HR hanya perlu melampirkannya ke dalam job posting atau mengirimkannya via email bersamaan dengan undangan wawancara.

Kedua, job application form mengatasi keterbatasan teknologi ATS dalam hal mendeteksi personality dan interpersonal skill kandidat yang tidak terlihat hanya dari screening CV.

Oleh sebab itu, masih banyak perusahaan yang menggunakan form ini dalam proses seleksi untuk memastikan kandidat memiliki kesesuaian dengan posisi yang dibuka.

Kapan Waktu yang Tepat Memberikan Application Form

Jika ditanya kapan waktu yang tepat memberikan application form, jawabannya adalah sebelum memasuki proses interview. Memberikan application form sebelum interview memungkin HR untuk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan guna mengevaluasi kelayakan kandidat.

Informasi yang dikumpulkan dalam form akan membantu HR melakukan screening pelamar yang tidak memenuhi syarat sebelum memutuskan untuk mengundang mereka interview.

Selain itu, memberikan form application ini sebelum interview juga membantu HR untuk mempersiapkan pertanyaan yang lebih relevan dan terarah.

Namun, hal yang perlu jadi perhatian dari memberikan application form ini adalah membuat kandidat merasa kurang nyaman karena merasa harus memberikan informasi personal terlalu banyak pada tahap awal seleksi.

Hal ini bisa membuat mereka mundur dalam proses seleksi. Bahkan, tidak sedikit juga kandidat yang memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi karena merasa informasi yang diminta hanya mengulang apa yang sudah ada di dalam resume dan CV.

Begitu juga ketika mereka diberikan application form yang terlalu panjang, menurut survei yang dilakukan SHRM 92% application form yang terlalu panjang membuat kandidat memutuskan mundur.

Membuat application form yang efektif adalah sebuah keharusan. Idealnya, form ini dapat diisi oleh pelamar kurang dari 10 menit. Berikut ini beberapa cara membuat job application form yang efektif.

1. Berikan Rangkuman Posisi

Di dalam form lamaran kerja pastikan Anda mencantumkan ringkasan singkat posisi yang sedang dibuka. Rangkuman ini harus menjelaskan tanggung jawab, kualifikasi, dan keterampilan yang dibutuhkan.

2. Kumpulkan Informasi Pribadi Sewajarnya

Kedua, pastikan informasi pribadi yang Anda minta dalam form ini adalah informasi yang umum dan dasar seperti nama, alamat, kontak, latar belakang pendidikan, pengalaman kerja.

Anda juga bisa meminta informasi pertanyaan khusus seperti surat izin kerja, atau sertifikasi jika itu diperlukan.

3. Sertakan Pernyataan Keberatan

Di dalam form, sertakan pula pernyataan keberatan yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemeriksaan latar belakang atau verifikasi informasi.

4. Gunakan Pertanyaan yang Jelas

Perhatikan gaya pertanyaan, pastikan itu jelas, spesifik, dan mudah dimengerti. Hindari pertanyaan yang ambigu atau ganda.

5. Berikan Instruksi yang Jelas

Sertakan instruksi yang jelas tentang bagaimana kandidat harus melengkapi form tersebut dan batas waktu pengiriman.

Application Form Template

Application form adalah salah satu cara HR untuk mendapatkan informasi mengenai pelamar. Memasukkan ke dalam proses rekrutmen menjadi bagian penting. Berikut ini template job application form yang bisa Anda jadikan referensi.

Itulah pembahasan mengenai application form yang sangat membantu HR dalam proses rekrutmen.

Di dalam proses rekrutmen sendir, HR juga harus mampu memilih job portal yang tepat. Baik itu dari segi jangkauan sampai dengan kemampuan yang dimilikinya.

Jika tidak ingin salah pilih percayakan saja pada Premium Rekrutmen KitaLulus, yang memiliki jangkauan ke 3 juta lebih pengguna aktif di seluruh Indonesia.

Selain itu, Premium Rekrutmen KitaLulus juga sudah dilengkapi dengan teknologi AI yang membantu screening lebih cepat serta dashboard khusus untuk memantau progres pelamar.

Yuk, daftarkan perusahaan Anda sekarang!

cari karyawancari karyawan