Semakin tinggi atau penting peran seseorang, umumnya beban kerja dan tanggung jawabnya juga semakin besar. Oleh karena itu, wajar apabila seorang CEO, direktur, atau orang penting lainnya merekrut personal assistant untuk membantu mereka menyelesaikan tugas.
Sayangnya, profesi personal assistant sering disamakan dengan sekretaris. Padahal, sekretaris bekerja untuk satu tim atau departemen, nah sementara personal assistant itu bekerja untuk individu. Lalu, seperti apakah tugas personal assistant, gaji, hingga peluang kariernya? Jika kamu ingin tahu, simak dalam artikel di bawah ini, ya!
Apa Itu Personal Assistant?
Personal assistant atau asisten pribadi (PA) adalah seseorang yang memiliki tugas untuk membantu orang tertentu dalam menjalani aktivitasnya. Kehadiran personal assistant akan membebaskan atasan dari kegiatan yang dirasa kurang mendesak, sehingga mereka dapat lebih fokus untuk pekerjaan penting dan strategis. Profesi ini biasanya akan melakukan berbagai pekerjaan yang berkaitan dengan urusan atasannya.
Mulai dari pekerjaan kantor sampai urusan pribadi. Ia menjadi orang yang mengerjakan pengelolaan buku harian serta pertemuan dan janji temu, mengontrol akses bertemu dengan pihak eksekutif.
Selain itu, asisten pribadi juga bekerja sama dengan staf manajerial perusahaan untuk mengerjakan hal-hal yang bersifat administratif dan kesekretariatan. Tidak jarang seorang personal assistant juga bertugas membantu atasan untuk membuat acara atau konversi.
Jenis-Jenis Personal Assistant
Sebagai orang yang bekerja untuk individu, pekerjaan asisten pribadi akan disesuaikan dengan bidang dari masing-masing atasan. Oleh karena itu, pada praktiknya personal assistant memiliki beberapa jenis, antara lain:
1. Private Personal Assistant
Jenis personal assistant ini akan bekerja untuk mengurus hal-hal yang bersifat personal dari atasannya. Mereka akan membantu atasannya dalam menjalankan aktivitas sehari-hari, mulia dari mengelola jadwal harian, membantu mengurus acara keluarga dan mengatur pertemuan berbagai rekan kerja. Atasannya pun bisa dari berbagai kalangan, seperti manager, ibu rumah tangga, dan lainnya.
2. Personal Assistant Artist
Kamu pasti sudah tahukan, bahwa dalam menjalankan kesehariannya, seorang artist atau publik figur ditemani seorang asisten pribadi. Menjadi personal assistant artist artinya kamu harus siap sedia menemani atasanmu 24 jam dari satu lokasi syuting ke lokasi syuting lainnya. Selain itu, kamu juga harus siap berhadapan dengan wartawan, staff televisi, sampai fans atasanmu.
3. Personal Assistant Eksekutif
Ini adalah jenis asisten pribadi yang paling tinggi. Berbeda dari jenis asisten pribadi biasa, seorang personal assistant eksekutif memiliki atasan yang bekerja di bidang bisnis atau orang penting, seperti CEO atau direktur di tingkat dewan.
Menjadi seorang personal assistant eksekutif menuntut kamu untuk memiliki pemahaman yang mendalam tentang perusahaan. Tidak itu saja, kamu juga harus mengetahui siapa orang-orang penting di perusahaan tersebut.
Job Desk dan Tugas Personal Assistant
Seorang personal assistant memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda tergantung dari atasan mereka. Akan tetapi, secara umum tugas dan tanggung jawab personal assistant mencakup:
1. Mengatur Jadwal Atasan
Tugas personal assistant pertama adalah mengatur dan mengorganisir jadwal atasan. Jika kamu berminat menjadi seorang personal assistant, kamu harus bisa mengatur berbagai jadwal atasanmu. Mulai dari mengatur pertemuan dan rapat penting, dan lain sebagainya agar bisa berjalan dengan baik dan tidak ada jadwal yang bentrok.
2. Sebagai Perantara Komunikasi Atasan
Salah satu job desk personal assistant adalah sebagai kontak pertama atasan dengan pihak lain, seperti partner kerjasama, klein, atau divisi lain di internal perusahaan. Oleh karena itu, menjadi perantara komunikasi yang efektif adalah salah satu tugas personal assistant paling utama.
3. Mengorganisir Dokumen
Tugas atau job desk personal assistant yang selanjutnya adalah mengarsipkan dan mengorganisir dokumen atasannya. Biasanya ini berkaitan dengan dokumen perjalanan dinas yang akan dilakukan, berkas proyek atau kerja sama yang tengah dijalankan.
4. Mengatur Pertemuan
Selain menjadwalkan rapat dan mengundang siapa saja untuk hadir di dalam rapat tersebut, mengatur ruang pertemuan dan memastikan akomodasi rapat lengkap termasuk dalam job desk personal assistant. Sebelum rapat dimulai, personal assistant wajib memastikan seluruh komponen rapat siap, dengan fasilitas yang aman dan nyaman.
5. Membuat Notulen
Tugas lainnya seorang personal assistant adalah harus membuat notulen tentang jalannya rapat dan memberikan laporannya kepada atasan. Dalam hal ini personal assistant dapat bekerja sama dengan asisten perusahaan.
BACA JUGA: Syarat Penting Menjadi Supir Pribadi yang Profesional
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Personal Assistant
Seorang PA sering disebut-sebut sebagai tangan kanannya atasan. Nah, tentu untuk bisa menjadi tangan kanannya seorang atasan dibutuhkan skill yang tertentu agar dapat menjalankan tugas dengan baik dan benar. Berikut ini beberapa skill yang harus dimiliki seorang personal assistant.
1. Kemampuan Organisasi dan Manajemen Waktu
Pekerjaan personal assistant tidak lepas dari menjaga atasanmu tetap teratur dan sesuai jadwal. Skill organisasi dan manajemen waktu sangat penting. Kamu harus bisa mengatur semua jadwal atasa seefisien dan seefektif mungkin agar segala pekerjaan atasanmu tetap teratur.
2. Kemampuan Komunikasi Verbal dan Tertulis
Sebagai jembatan komunikasi atasan, kamu tentu harus bisa memahami dan mengikuti instruksi, serta menyampaikan informasi tersebut kepada yang berkepentingan dengan jelas.
Selain itu, kamu mungkin juga harus menyambut klien, membalas korespondensi, dan lainnya sesuai dengan tugas personal assistant. Nah, tentu tugas tersebut membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik termasuk berbicara, menulis, mendengar, dan membaca.
3. Menguasai Software Terkait Pekerjaan
Tidak hanya soft skill, kamu juga harus memiliki hard skill. Kamu harus bisa mengoperasikan beberapa software tertentu untuk memudahkan pekerjaanmu. Biasanya, software yang digunakan mencakup spreadsheet, database, kalender, desktop publishing, dan software pengolah presentasi.
4. Teliti pada Setiap Detail Pekerjaan
Ketelitian juga menjadi komponen utama dalam melakukan tugas sebagai asisten pribadi. Karena jika terdapat jadwal atau pekerjaan yang terlewat tentu akan merugikan proses kerja dan mengurangi profesionalitas atasanmu.
5. Dapat Menjaga Kerahasiaan Perusahaan
Biasanya kamu akan diminta untuk menyetujui non disclosure agreement. Hal karena nantinya kamu akan sering bertemu dengan dokumen sensitif, perjanjian antara atasan dan klien bisnis, dan tentu karena hal seperti itu kamu harus menjaga rahasia perusahaan.
Kamu harus bersikap bijaksana, mampu bereaksi dengan tenang dan menjaga setiap informasi rahasia yang kamu terima.
Prospek Karir dan Gaji Personal Assistant
Prospek karir personal assistant sangat menjanjikan kedepannya. Awalnya kamu akan bekerja sebagai asisten pribadi, namun bila kamu mampu meningkatkan kemampuan pengetahuan bisnis dan administrasi, kamu bisa menjadi asisten eksekutif atau sekretaris perusahaan.
Selain memiliki prospek karir, personal assistant gaji juga cukup menjanjikan. Gaji personal assistant ada di kisaran Rp4.700.000 hingga Rp7.000.000 tergantung dari pengalaman dan dengan siapa ia bekerja.
Nah, itu lah hal-hal yang perlu kamu ketahui tentang personal assistant. Bagaimana, apakah kamu tertarik untuk menjadi asisten pribadi?
Jika kamu tertarik, kamu bisa menemukan lowongan personal assistant di KitaLulus. Di KitaLulus ada banyak sekali lowongan personal assistant yang tersebar di Jabodetabek, Bandung, Medan, Semarang, Surabaya, Makassar, dan Gowa.
Proses melamar pekerjaan di KitaLulus juga praktis, lamaran akan masuk langsung ke WhatsApp HRD, sehingga kamu akan lebih mudah follow up. Tunggu apa lagi, yuk temukan pekerjaan impian di KitaLulus!
