Pengertian Refund dan Prosedur Pengajuan Sesuai Kebijakan

Annissa Manystighosa

Penulis, pengajar, dan penerjemah yang sedang menekuni pengetahuan seputar bisnis.

hrd
Isi Artikel

Pernahkah Anda membeli barang namun ternyata barang tersebut memiliki cacat atau tidak seperti yang dijanjikan oleh penjual? Pada momen seperti ini, tentu sebagai pembeli Anda ingin mengajukan refund. Refund adalah pengembalian dana karena ketidakpuasan yang dirasakan pembeli.

Toko atau perusahaan yang memberikan kebijaksanaan refund pada pelanggan biasanya dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan cepat. Artinya, pelanggan mendapat uangnya kembali apabila ada ketidaknyamanan terkait jasa atau barang yang dibelinya. Dengan begitu, pelanggan tidak akan takut rugi untuk mencoba barang dan jasanya.

Di bawah ini adalah penjelasan terperinci tentang pengertian refund, prosedur pengajuan, dan perbedaanya dengan return. Yuk simak!

Apa itu Refund?

Refund adalah pengembalian dana dalam rangka penggantian atau kelebihan pembayaran. Ketidakpuasan pelanggan terhadap produk atau jasa biasanya menjadi alasan mengapa pembeli mengajukan refund.

Pengembalian dana tersebut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Misalnya, pelanggan meminta pengembalian dana karena barang rusak saat pengiriman, barang sampai dalam kondisi berbeda dari deskripsi, dan lain sebagainya. Jumlah penggantian ini sama dengan harga barang yang dibeli.

Dalam konteks pajak, arti refund adalah penggantian atas kelebihan pajak oleh otoritas perpajakan pemerintah. Contoh pengembalian pajak yaitu pemerintah mengembalikan sejumlah uang atas pajak yang dibayarkan sesuai dengan jumlah yang terutang. 

Selain untuk ganti rugi, beberapa perusahaan menggunakan kebijakan refund sebagai strategi penjualan. Menurut Market Business News, beberapa perusahaan menawarkan pengembalian dana penuh jika barang tidak sesuai.

Hal ini tentu akan mendorong pelanggan untuk membeli barang karena tidak takut rugi apabila ada kerusakan pada barang.

Perbedaan Refund dan Return

Refund adalah pengembalian uang yang dilakukan oleh penjual kepada pembeli. Refund dapat diajukan oleh pelanggan yang ingin mengembalikan barang yang tidak sesuai deskripsi atau rusak.

Pembeli harus memberikan bukti pengembalian dana, seperti foto barang, deskripsi, atau formulir refund. Kemudian pembeli mengirimkan kembali barang tersebut ke alamat penjual. Setelah produk diterima oleh penjual, pembeli harus menunggu hingga proses pencairan selesai.

Sedangkan return adalah kebijakan yang memungkinkan pelanggan untuk menukarkan barang yang telah dibeli sebelumnya.

Pengembalian atau penukaran dilakukan sesuai ketentuan yang disepakati kedua belah pihak, misalnya ketika pedagang mengirim barang yang salah. Pembeli kemudian mengembalikan barang ke alamat penjual untuk ditukar. Setelah itu, penjual akan mengirimkan barang penggantinya.

Baca juga: COD (Cash On Delivery): Pengertian, Cara Kerja, Kelebihan

Prosedur Pengajuan Refund

Prosedur Pengajuan Refund


Setelah mengetahui definisi dan perbedaannya, Anda juga harus tahu proses pengajuan refund. Sebenarnya, mengajukan refund adalah tidak sulit, Anda bisa melakukannya lewat aplikasi. Hanya saja terkadang pembeli merasa bingung berapa lama hingga mereka bisa menerima uangnya kembali.

Misalnya saat Anda membeli tiket, kesalahan platform penjualan tiket atau maskapai biasanya akan memberikan jaminan uang kembali sepenuhnya. Namun, berapa lama proses refund hingga uang kembali ke tangan pelanggan?

Pengajuan refund untuk tiket bergantung pada berapa banyak uang yang dikembalikan. Bahkan beberapa jam sebelum keberangkatan, jika Anda membatalkan dan meminta pengembalian dana, uang Anda hanya dapat dikembalikan sebagian atau tidak sama sekali, hal ini dikenal dengan istilah hangus.

Nah, jangka waktu pengembalian pembelian tiket biasanya antara 30 dan 45 hari kerja.

Selain itu, untuk barang yang dibeli dari toko online, ketentuan pengajuan refund adalah biasanya mengharuskan pelanggan untuk merekam ketika barang dibuka atau packaging dibuka. Hal tersebut guna membuktikan bahwa barang yang rusak dikarenakan kecerobohan penjual, bukan pembeli.

Pengembalian barang yang dibeli online dapat memakan waktu 2 hingga 14 hari kerja. Dalam kasus ini, jenis transfer dana juga menentukan berapa lama uang dikembalikan.

Misalnya, periode penggantian untuk transaksi yang dilakukan menggunakan kredit, debit, atau dompet digital berbeda-beda. Anda harus bertanya ketentuan lengkapnya kepada toko, platform belanja online, atau customer support.

Persyaratan Refund

Menurut KUH Perdata, pengembalian dana termasuk dalam kategori ganti rugi karena tidak tercapainya prestasi atau wanprestasi.

Adapun syarat-syarat wanprestasi refund adalah tidak melaksanakan kewajiban yang diperjanjikan, melakukan perjanjian yang menyimpang dari syarat-syarat perjanjian, dan menepati perjanjian tetapi terlambat.

Namun, seperti yang dinyatakan dalam paragraf sebelumnya, Anda harus terlebih dahulu mengonfirmasi bahwa toko tempat Anda membeli barang atau jasa memberikan kebijakan refund sebelum memutuskan untuk mengajukan pengembalian dana.

Jika ditentukan bahwa toko atau penjual memiliki kebijakan refund, selanjutnya Anda dapat menyiapkan dokumentasi yang diperlukan untuk memprosesnya.

Berikut ini merupakan beberapa persyaratan refund adalah:

  • ID transaksi pesanan
  • Adanya bukti transaksi pembelian dan pembayaran (baik berupa foto, screenshot, PDF, dll)
  • Nama pemilik rekening, nama bank, dan nomor rekening untuk tujuan pengembalian dana
  • Alasan dibalik pengembalian dana pelanggan

Baca juga: 10 Cara Jualan di Tokopedia untuk Pemula, Gampang Banget Kok!

Kebijakan Refund

Kebijakan Refund

Beberapa toko atau perusahaan berbasis digital biasanya memiliki kebijakan pengembalian dana yang berbeda. Ada yang bersedia mengembalikan dana secara penuh, ada pula yang bersedia mengembalikan uang kurang dari 100%, misalnya 80%. Sementara sisanya mungkin tidak memberlakukan kebijakan refund.

Syarat dan ketentuan kebijakan pengembalian biasanya tertulis dengan jelas pada halaman produk. Banyak toko yang secara terbuka menyatakan bahwa mereka menawarkan pengembalian uang 100%, dan ada juga yang bersedia mengembalikan kurang dari 100% dari harga pembelian.

Jika Anda ragu, sebaiknya langsung hubungi call center perusahaan atau toko, ya.

Contoh Pengajuan Refund

Salah satu contoh refund yang paling sering dilakukan yaitu pengajuan pengembalian dana untuk tiket kereta api secara online. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

  • Buka aplikasi KAI Access.
  • Pilih kode pemesanan untuk perjalanan kereta yang ingin Anda batalkan dari menu Tiket.
  • Klik tombol "Batal" di halaman tersebut.
  • Pilih nama reservasi yang ingin dibatalkan.
  • Untuk memulai prosedur pembatalan, baca dan periksa Syarat & Ketentuan, lalu klik "Lanjutkan."
  • Masukkan rekening bank yang sesuai untuk pengembalian dana di halaman Rekening Bank.
  • Kemudian proses pembatalan dapat dilanjutkan.
  • Pastikan pembatalan tiket kereta sesuai dengan opsi yang Anda pilih pada langkah sebelumnya di halaman konfirmasi.
  • Langkah terakhir yaitu mengklik tombol "Ya, saya yakin". Dan pembatalan tiket kereta telah sukses.

Nah, demikian penjelasan mengenai apa itu refund, persyaratan, kebijakan dan contohnya. Tentu hal ini perlu menjadi perhatian perusahaan apabila Anda ingin menarik minat pelanggan.

Anda sedang mencari staf untuk mengurus proses refund? Dapatkan kandidat pelamar terbaik dengan memasang iklan lowongan kerja di KitaLulus. Anda bisa merekrut karyawan hanya dalam 3 hari saja.

Hanya perlu mengisi mengisi form yang tersedia dan menunggu iklan loker Anda ditayangkan. Mudah sekali, bukan? Yuk pasang info loker Anda sekarang juga!

cari karyawan
Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
chat whatsapp hrd