13 Cara Membalas Email HRD untuk Interview dan Contohnya

Nisa Maulan Shofa

Penulis profesional sejak tahun 2017. Berspesialisasi dalam penulisan di bidang karir dan seputar dunia kerja.

Isi Artikel

Cara membalas email HRD— Kamu pertama kali memiliki pengalaman untuk melamar pekerjaan? Atau sudah lama melalui experience tersebut dan sekarang harus mencari pekerjaan baru? Jadinya, kamu bingung tentang cara membalas email HRD?

Membalas email atas tawaran kerja yang masuk memang harus dilakukan. Tidak hanya untuk menjaga sopan santun, tetapi juga untuk menjaga hubungan serta memperluas networking. Jadi, nantinya di suatu hari, kamu bisa reach out kembali HRD atau perusahaan tersebut untuk kepentingan lain tanpa merasa malu, kan?

Maka dari itu, di sini KitaLulus akan menjelaskan bagaimana sih cara membalas email HRD sehingga tetap sopan dan memberikan kesan baik. Tidak perlu berlama-lama, langsung simak artikel ini yuk sampai selesai!

Cara Membalas Email HRD Sesuai Etika

contoh cara membalas email hrd

Sebenarnya, tidak ada yang perlu dibingungkan lho dari cara membalas email HRD terkait penawaran kerja. Kamu hanya cukup mengetahui apa yang kamu inginkan untuk membalasnya, apakah menerima tawaran atau menolaknya. Namun, memang harus ada detail yang diperhatikan supaya tetap sopan dan baik ya.

Check this out untuk tahu lebih banyak tentang cara membalas email HRD sesuai etika dan sopan.

1. Balas Cepat Waktu

Cara membalas email HRD yang pertama adalah cepat waktu,  maksimal 1 x 24 jam. Semakin cepat kamu membalas maka HRD akan segera memprosesmu ke jenjang berikutnya. Sebab, HRD pada umumnya tidak menghubungi satu atau dua kandidat saja, tetapi banyak. Jadi, mereka harus menyiapkan jadwal untuk mengaturnya.

2. Gunakan Tata Bahasa yang Sopan dan Formal

Tata bahasa yang sopan itu bagaimana sih? Jangan disingkat-singkat, jangan menggunakan bahasa kekinian, dan jangan menggunakan huruf kecil-kapital tanpa aturan seperti bahasa chat yang kamu gunakan untuk saat mengirim pesan WA/SMS sehari-hari.

Selain itu, gunakan bahasa yang formal sesuai standar bahasa Indonesia yang baik dan benar ya!

3. Perhatikan Subjek Email Balasan

Memang saat kita membalas email akan secara otomatis menggunakan subjek email sebelumnya. Namun, akan lebih baik kamu ganti, lho. Sesuaikan dengan konteks balasan email kamu.

Contoh: Konfirmasi Kehadiran Wawancara (Nama Kandidat) untuk Posisi (Nama Posisi) di (nama perusahaan).

4. Ucapkan Salam

Saat kamu mendapati email dari HRD lalu memastikan subjek sudah tertulis dengan benar, saatnya masuk ke body email. Di body email inilah kamu harus mengetikkan balasan dengan bahasa sopan dan formal tersebut.

Pertama, awali dengan salam ya. Salam ini menandakan kamu paham bagaimana penyapaan yang baik. Beberapa contoh salam yang bisa kamu gunakan untuk memulai email balasan untuk HRD misalnya:

  • Selamat pagi/siang/sore, dst.
  • Dengan hormat…
  • Greetings,,,
  • Yang terhormat Bapak/Ibu (sebutkan nama HRD)...
  • Salam sejahtera…
  • dan sebagainya.

5. Ucapkan Terima Kasih

Setelah itu, ucapkan terima kasih. Terima kasih ini untuk memberikan indikasi bahwa kamu bersyukur karena HRD telah melakukan reach out terhadap kamu. Artinya, berkas lamaran kamu memberikan kesan yang baik untuk mereka.

6. Berikan Apresiasi

Selanjutnya dalam cara membalas email HRD adalah memberikan apresiasi. Apresiasi ini untuk apa? Tujuannya adalah ucapan terima kasih di tingkat yang lebih tinggi. Berterima kasih kepada HRD karena telah bekerja keras dan meluangkan waktu mempelajari CV dan portofolio kamu sehingga kini menghubungi kamu untuk proses rekrutmen selanjutnya.

7. Tunjukkan Antusiasme

contoh balasan email hrd untuk interview

Apakah kamu senang karena terpilih menjadi salah satu kandidat untuk lolos ke tahap seleksi berikutnya? Ekspresikan kegembiraan kamu dengan baik dan sopan. Berikan kesan bahwa email dari HRD membuat kamu bersyukur.

8. To the Point

Setelah itu to the point. Jika ingin menerima tawaran pekerjaan tersebut, sampaikan bahwa kamu akan datang wawancara atau bisa menerima offering letter. Sampaikan dengan jelas tanpa bertele-tele ya.

9. Cantumkan Informasi Kontak

Terakhir, cantumkan informasi kontak di bagian akhir email kamu. Kenapa? Hal ini pada umumnya untuk memudahkan HRD tanpa perlu membuka berkas kamu di CV atau portofolio. Kontak yang biasanya dicantumkan adalah email dan nomor telepon ya.

10. Pilih Jadwal yang Sesuai

Beberapa HRD akan memberikan alternatif waktu jika menawarkan sebuah wawancara untuk kandidat. Nah, kamu bisa memilih jadwal yang paling sesuai dengan waktu kamu.

11. Ada Keperluan? Jangan Ragu Meminta Reschedule

Poin ini masih terkait dengan poin nomor 8, yaitu to the point. Jika jadwal wawancara yang diberikan HRD tidak sesuai dengan waktu luang, kamu bisa menjelaskannya lalu meminta reschedule. Penjadwalan ulang ini bisa dimulai dengan kamu memberikan alternatif waktu ya.

12. Tidak Masalah jika Ingin Menolak

Sudah mendapatkan tawaran kerja dari perusahaan lain yang lebih kamu impikan? Jangan gantungkan email HRD tersebut ya. Balas pada saat itu juga dan jangan ragu untuk menyampaikan terima kasih dan apresiasi karena telah memilihmu. Setelah itu, jelaskan bahwa kamu tidak bisa menerima tawaran tersebut dengan baik dan sopan.

13. Periksa sebelum Dikirim

contoh cara membalas email hrd minta reschedule

Cara membalas email HRD yang terakhir adalah mengecek ulang seluruh kalimat sebelum mengirim. Tidak jarang, akan ada kesalahan ketikan dan bisa jadi akan terbaca tidak sopan. Jadi, pastikan tidak ada typo sebelum kamu kirimkan email balasan tersebut ya.

BACA JUGA: Contoh Body Email Lamaran Kerja Bahasa Inggris yang Akan Dilirik HRD

Contoh Balasan Email HRD Sesuai Kebutuhan

Sudah tahu langkah-langkah tentang cara membalas email HRD, kini KitaLulus akan memberikan contoh emailnya. Berikut selengkapnya beberapa contoh balasan email untuk HRD sesuai situasi dan kondisimu.

1. Bersedia Hadir dalam Interview

Halo, Tim HRD PT KitaLulus Internasional

Terima kasih atas berita baik ini. Saya sangat bersyukur bisa lolos di seleksi administrasi sebelumnya.

Baik, saya bersedia untuk menghadiri wawancara untuk posisi sebagai Junior Graphic Designer pada Jumat, 12 Agustus 2022 pukul 11:00 WIB.

Terima kasih.

Best regards,

Davin Winarga

davin_winarga@gmail.com

2. Contoh Email Menolak Offering Letter HRD

Selamat siang, Pak Hanan

Terima kasih banyak untuk email yang Bapak kirimkan. Saya sangat menikmati proses wawancara sebelumnya dengan Bapak dan Tim PT Harap-Harap Cemas dua pekan lalu.

Namun, mohon maaf sekali, pekan lalu saya mendapatkan tawaran dari perusahaan lain dengan posisi serupa dan saya menerimanya. Jadi, saya dengan terpaksa tidak bisa melanjutkan penawaran yang Pak Hanan berikan ini.

Semoga, di lain waktu kita bisa bekerja sama ya. Baik secara personal maupun antar perusahaan.

Terima kasih.

Best regards,

Tiara Scholastika

3. Contoh Balasan Email HRD untuk Meminta Reschedule

cara minta reschedule interview dari email

Selamat siang, Ibu Jeanne.

Terima kasih atas kesempatan yang diberikan. Saya sangat senang menerima kabar ini dan bersyukur bisa menjadi salah satu kandidat yang sesuai kualifikasi. Saya bersedia untuk mengikuti tahap rekrutmen berikutnya.

Akan tetapi, mohon maaf, saya memiliki kegiatan urgent lain untuk datang di jadwal wawancara di atas. Saya harus menghadiri pernikahan kakak saya dan tidak bisa saya tinggalkan. Jika berkenan, apakah saya boleh meminta penjadwalan ulang? Saya dapat melakukan wawancara di tanggal 19 dan 20 Agustus 2022.

Terima kasih.

Best regards,

Shareena Danis

shareenada@gmail.com

4. Contoh Email Balasan HRD untuk Follow Up

Halo, Pak Matteo

Sebelumnya, saya ingin mengucapkan terima kasih atas ketersediaan Bapak dan Tim HRD PT Yang Maju Berkembang atas waktunya wawancara dengan saya untuk posisi Account Executive dua pekan lalu. Saya sangat bersyukur bisa belajar banyak dari wawancara tersebut.

Sudah dua pekan berlalu, apakah saya boleh tahu bagaimana progresnya? Apakah saya lolos atau tidak ya, Pak? Jika lolos, saya bisa mempersiapkan diri untuk proses rekrutmen berikutnya. Namun, jika tidak lolos, Bapak tidak perlu ragu untuk memberitahu saya.

Terima kasih untuk waktunya.

Best regards,

Kinan Yuninda

yunindakinan@gmail.com

5. Contoh Cara Menerima Job Offer Melalui Email HRD

Selamat pagi juga, Pak Dimitri Muhammad

Terimakasih sekali atas kesempatan yang diberikan pada saya untuk mengisi posisi Marketing Executive di perusahaan Bapak. Sesuai job offer yang Bapak kirim tempo hari, saya bersedia memulai hari pertama pada tanggal tersebut.

Sekali lagi, terimakasih untuk kepercayaan yang Bapak dan perusahaan berikan. Saya akan bekerja keras untuk memberikan kontribusi semaksimal mungkin untuk tim.

Warm regards,

Hera Sasmitha

BACA JUGA: 25 Pertanyaan Interview Kerja yang Biasa Diajukan HRD dan Cara Jawabnya

Itulah tips dan trik yang bisa kamu pelajari tentang cara membalas email HRD. Tips ini bisa membantu kamu untuk bisa lebih memahami bagaimana sih memberikan kesan yang baik dan sopan meskipun balasan yang kamu berikan tidak selalu menerima tawaran yang diberikan.

Nah, jika sekarang kamu masih menunggu email dari HRD tentang tawaran kerja, jangan hanya duduk saja, dong. Yuk, cari informasi loker sebanyak-banyaknya. Salah satu caranya adalah melalui aplikasi KitaLulus.

Kamu bisa mengunduh aplikasi KitaLulus di Playstore. Di aplikasi tersebut, ada banyak informasi loker yang bisa kamu dapatkan. Dengan berbagai posisi yang tentu saja bisa kamu pilih dengan mencarinya sesuai posisi, perusahaan, atau kota tujuan kamu.

Tidak perlu ragu karena takut kena tipu informasi loker bodong. Sebab, aplikasi KitaLulus terawasi oleh Kominfo, lho. Jadi, anti hoax, anti tipu-tipu, dan semua perusahaan yang terdaftar terpercaya semua.

Masih ragu untuk instal aplikasi KitaLulus di smartphone kamu? Dengan KitaLulus, kamu bisa meraih karir impianmu hanya melalui genggaman dengan #LebihMudah. Yuk, segera instal aplikasinya dan kirim lamaran sebanyak mungkin!

Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
KitaLulus Andoid App available on Google Play

Lihat ribuan lowongan kerja dan berkomunikas secara langsung dengan HRD atau pemilik usaha

Download Aplikasi KitaLulus sekarang!

#MulaiSekarang demi masa depan yang lebih baik!