9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar

Nisa Maulan Shofa

Penulis profesional sejak tahun 2017. Berspesialisasi dalam penulisan di bidang karir dan seputar dunia kerja.

Isi Artikel

Contoh surat dinas— Apapun perusahaan yang kini menjadi tempatmu bekerja, pasti pernah mengeluarkan surat dinas. Bahkan, ketika kamu masih sekolah juga sudah pernah melihat surat dinas, seperti surat pemanggilan orang tua ke sekolah. Namun, mungkin saat itu kamu mungkin belum menyadari bahwa itu merupakan contoh surat dinas.

Jika saat sekolah kamu hanya menerima surat yang ditujukan untuk orang tua kamu, sekarang justru kamu yang harus menulis surat tersebut. Jangan sampai salah ya karena surat dinas memiliki berbagai jenis loh, disesuaikan dengan tujuan pengiriman surat tersebut.

Tidak perlu khawatir atau bingung, KitaLulus akan membantu kamu untuk memahami surat dinas lebih detail. Selain itu, kita juga akan membahas contoh surat dinas untuk berbagai keperluan disertai strukturnya!

BACA JUGA: Sah Jadi Usul Inisiatif DPR, Begini Aturan Penggajian RUU KIA Cuti Melahirkan 6 Bulan

Pengertian Surat Dinas

Contoh surat dinas resmi yang benar

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi, lembaga, atau perusahaan dengan tujuan tertentu. Beberapa tujuan itu di antaranya adalah pemberian izin melakukan sesuatu, pengumuman, hingga penugasan kepada karyawan.

Surat dinas tidak akan sah tanpa tanda tangan dari pimpinan. Tanda tangan ini biasanya berupa tanda tangan basah. Namun, jika dalam suatu kondisi tertentu, tanda tangan bisa berupa digital disertai cap resmi perusahaan.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki fungsi khusus bagi perusahaan dan karyawan. Fungsi tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pedoman Sebuah Tugas

Fungsi surat dinas yang pertama adalah pedoman sebuah tugas. Tanpa surat dinas, biasanya sebuah tugas tidak akan berjalan sebab membutuhkan bukti nyata bahwa perusahaan benar-benar membutuhkan tugas tersebut untuk dilaksanakan. Maka dari itu, pimpinan mengizinkan pelaksanaan tugas melalui surat dinas.

2. Pengingat

Dengan menerima surat dinas, karyawan akan mengingat apa yang harus dilaksanakan. Misal, tanpa surat dinas, suatu pengumuman tidak akan tersampaikan dengan baik kepada seluruh karyawan karena dianggap tidak resmi.

3. Dokumen Arsip

Surat dinas biasanya akan diarsipkan jika sudah tidak digunakan. Arsip tersebut kemudian akan menjadi bukti perkembangan perusahaan akan suatu hal yang dilakukan di masa lalu.

BACA JUGA: Mengenal On the Job Training (OJT): Pengertian, Bentuk, dan Bedanya dengan Magang

Struktur Surat Dinas

Struktur surat dinas

Jika kamu melihat contoh surat dinas dari berbagai perusahaan, kamu akan mengetahui satu kesamaannya, yaitu template. Surat dinas memiliki format khusus yang biasanya akan digunakan di berbagai jenis surat dinas lainnya. Jadi, ciri khas tersebut akan membantu karyawan mengenali apakah surat dinas asli atau tidak.

Nah, untuk membantu kamu mengenali sebuah surat dinas, berikut struktur surat dinas yang bisa kamu pelajari.

1. Kop/Kepala Surat

Kop atau kepala surat menjadi ciri khas dari struktur surat dinas yang utama. Bagian ini akan berisi nama perusahaan, lembaga, atau instansi. Lalu di bawahnya akan berisi alamat dan nomor perusahaan. Tidak hanya itu, di kepala surat ini juga harus berisi logo perusahaan sebagai pengenal dan branding.

2. Tanggal Pembuatan Surat

Tanggal pembuatan surat biasanya akan diletakkan di bagian kanan atas persis di bawah kepala surat. Tidak perlu diberi tempat pembuatan surat karena dari alamat yang ada di kepala surat sudah diketahui di mana surat tersebut dibuat.

3. Nomor, Perihal, Lampiran

Nomor yang ada di surat dinas memiliki format tersendiri. Biasanya, berbeda tujuan surat, akan berbeda format nomor.

Perihal diisi tentang tujuan surat dinas tersebut dikeluarkan. Lampiran berisi berapa berkas yang dilampirkan bersamaan surat tersebut dikeluarkan. Biasanya, berkas tersebut untuk menunjang sebuah surat dinas.

4. Tujuan Surat Dinas Diberikan

Jika surat dinas dikeluarkan untuk diberikan kepada perseorangan, di bawah Nomor, Perihal, Lampiran harus berisi nama dan alamat tujuan penerima surat dinas. Dengan begini, surat memiliki spesifikasi khusus.

5. Salam Pembuka

Salam pembuka menggunakan salam formal dan general, seperti “Dengan hormat”. Namun, jika sebuah lembaga atau perusahaan memang berbasis dari agama tertentu, salam pembuka akan disesuaikan dengan agama tersebut, seperti “Assalamualaikum wr. wb.” atau “Salam sejahtera,”.

6. Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka akan berisi sapaan dan pemberitahuan secara khusus tentang maksud surat dinas.

7. Paragraf Isi

Paragraf isi menjadi struktur surat dinas yang paling inti. Dengan berbagai format dinas sesuai jenisnya, setiap surat dinas selalu memiliki paragraf isi. Paragraf inilah yang berisi maksud dan tujuan resmi sebuah surat dinas tersebut dibuat.

8. Paragraf Penutup

Paragraf penutup isinya sederhana, berupa ucapan terima kasih dan permohonan maaf jika ada kesalahan penulisan.

9. Salam Penutup

Salam penutup juga berisi salam yang formal dan general, yaitu “Dengan hormat,”. Biasanya ini akan terletak persis di atas nama, tanda tangan, dan jabatan si pengirim surat.

10. Nama Jelas, Tanda Tangan, dan Jabatan Pengirim Surat

Pengirim surat adalah seorang pimpinan. Nama, tanda tangan, dan jabatan harus ditulis dengan jelas. Jika ada juga disertai dengan nomor kepegawaiannya.

11. Tembusan Surat

Jika surat dinas tersebut harus diberikan kepada berbagai lembaga yang berkaitan, tetapi sebenarnya tidak secara khusus, bisa ditulis di bagian tembusan. Tembusan akan ditulis dengan hanya mencantumkan jabatan dan perusahaan terkait.

BACA JUGA: Mengenal NDA (Non-Disclosure Agreement): Fungsi, Jenis, dan Aturan Hukumnya

Tips Menulis Surat Dinas

Fungsi surat dinas resmi

Surat dinas bukanlah surat sembarangan. Oleh karena itu, kamu harus berhati-hati saat menulisnya ya! Coba lakukan beberapa tips menulis surat dinas berikut ini:

  • Ketahui tujuan surat dinas dengan baik, sebab berbeda tujuan, akan berbeda format dan struktur surat.
  • Perhatikan nomor surat, jangan sampai salah menulisnya karena akan berdampak pada penomoran surat dinas selanjutnya.
  • Tulis dengan rapi.
  • Gunakan bahasa yang baku, singkat, dan formal.
  • Perhatikan seluruh nama dan jabatan yang harus dicantumkan, jangan sampai salah dalam penulisan.
  • Cek kembali isi surat dan perbaiki jika ada salah ketik.
  • Mintakan tanda tangan ke pemimpin terkait untuk kemudian secara resmi surat dinas dikeluarkan.

Contoh Surat Dinas

Sudah tahu pengertian, struktur, bahkan tips menulisnya, kamu tentu saja membutuhkan contoh surat dinas untuk dijadikan referensi, bukan? Berikut adalah contoh surat dinas yang bisa kamu pelajari. Perhatikan setiap detailnya ya.

1. Surat Dinas Permohonan

Contoh surat dinas permohonan sesuatu

2. Contoh Surat Dinas Undangan

Contoh surat undangan dinas resmi

3. Contoh Surat Dinas tentang Keputusan akan Sesuatu

Contoh surat dinas keterangan resmi

4. Surat Dinas berupa Pengumuman Informasi Terbaru

Cara membuat surat dinas resmi

5. Surat Dinas tentang Penugasan Karyawan

Contoh surat penugasan dinas

6. Surat Memo dan Nota Dinas

Contoh surat dinas memo atau edaran

7. Contoh Surat Dinas Pengantar

Cara membuat surat pengantar resmi dari dinas

8. Surat Dinas Pengantar Sidang

Surat dinas pengantar sidang

9. Surat Perjanjian Kerja Sama

Cara membuat surat perjanjian kerjasama resmi

BACA JUGA: Tutorial Cara Lamar Kerja Di Aplikasi KitaLulus | Mudah, Cepat, Aman!

Itulah beberapa contoh surat dinas dan tips menulisnya untuk kamu jadikan referensi dan pelajari lebih lanjut. Jadi, ketika nanti kamu harus membuat surat dinas untuk berbagai tujuan, kamu tidak perlu bingung lagi.

Tidak hanya melalui artikel ini, kamu juga bisa mempelajari berbagai hal melalui aplikasi KitaLulus, lho. Aplikasi KitaLulus memang tidak hanya aplikasi penyedia informasi lowongan pekerjaan, tetapi juga memiliki fitur penting lain seperti komunitas.

Ada banyak komunitas yang ada di aplikasi KitaLulus untuk kamu ikuti. Kamu hanya perlu memilihnya berdasarkan bidang keahlian atau latar belakang karir/pendidikan kamu. Nantinya, kamu dapat saling berbagi informasi dan ilmu baru dengan anggota lain. Jadi, selain mendapatkan pengetahuan baru, kamu juga bisa memperluas networking.

Nah, apalagi yang kamu pertimbangkan? Yuk, segera instal aplikasi KitaLulus dan dapatkan pengalaman melamar kerja dan mengembangkan diri #LebihMudah dan interaktif daripada sebelumnya!

Ikuti BangLulus di sosial media
KitaLulus on Facebook
instagram kitalulus
Tiktok
KitaLulus Andoid App available on Google Play

Lihat ribuan lowongan kerja dan berkomunikas secara langsung dengan HRD atau pemilik usaha

Download Aplikasi KitaLulus sekarang!

#MulaiSekarang demi masa depan yang lebih baik!