Contoh surat pemberitahuan— Ketika sebuah perusahaan, organisasi, instansi, atau lembaga ingin memberikan suatu pengumuman, surat pemberitahuan pasti dibuat. Jika kamu mencari contoh surat pemberitahuan, kamu akan dengan mudah menemukannya.
Di artikel ini, KitaLulus akan memberikan penjelasan detail tentang bagaimana menulis surat pemberitahuan. Jadi, tidak hanya contoh surat pemberitahuan saja, tetapi KitaLulus juga akan menjelaskan seperti apa format yang biasa dipakai dalam menulis surat pemberitahuan.
Untuk lebih jelasnya, langsung saja yuk simak penjelasan berikut ini!
BACA JUGA: 3 Contoh CV Lamaran Kerja Lulusan SMK dan Cara Membuatnya
Pengertian Surat Pemberitahuan
Secara definisi, surat pemberitahuan adalah salah satu jenis surat resmi dan formal. Sesuai namanya, surat pemberitahuan dikeluarkan untuk memberikan informasi khusus akan suatu acara di sebuah perusahaan, organisasi, instansi, atau lembaga.
Surat pemberitahuan tidak bisa dikeluarkan sembarangan, lho. Sebab, seperti halnya surat resmi lainnya, surat pemberitahuan juga akan membutuhkan persetujuan dari pimpinan hingga harus dibubuhi cap resmi lembaga.
Semakin majunya teknologi, biasanya surat pemberitahuan tidak hanya dicetak. Namun, sering kali hanya dalam bentuk PDF lalu dikirim melalui email kepada penerima surat tersebut.
Tujuan Surat Pemberitahuan
Secara garis besar, tujuan surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
- Menyampaikan informasi penting yang harus segera ditindaklanjuti/didiskusikan.
- Melaporkan akan suatu kegiatan yang harus dihadiri.
- Memperluas relasi jika informasi yang diberitahukan adalah pertemuan akan dua perusahaan untuk melakukan kerja sama baru.
- Melakukan ekspansi audiens akan suatu acara dengan membagikan surat pemberitahuan ke berbagai channel media yang dimiliki.
- Arsip dokumen atas acara, informasi, dan berbagai hal yang pernah dilakukan perusahaan, lembaga, instansi, ataupun organisasi.
BACA JUGA: 9 Contoh Surat Dinas Resmi dan Strukturnya yang Benar
Format Surat Pemberitahuan
Seperti halnya surat resmi lainnya yang memiliki format penulisan, surat pemberitahuan juga memiliki format yang harus dipenuhi. Berikut adalah format surat pemberitahuan yang bisa kamu pelajari.
1. KOP/Kepala Surat
KOP/Kepala surat pemberitahuan akan berikut tentang identitas perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi. Identitas tersebut seperti nama perusahaan/instansi/lembaga/organisasi, logo, alamat, nomor yang bisa dihubungi, hingga website.
2. Tempat & Tanggal Pembuatan Surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat akan berada di bagian kanan atas, tepat di bawah kepala surat. Tempat yang ditulis adalah kota/kabupaten di mana perusahaan, instansi, lembaga, atau organisasi berada.
3. Nomor, Lampiran, Perihal
Nomor surat merupakan format nomor surat sesuai dengan jenis suratnya. Biasanya, setiap perusahaan akan memiliki runtutan format surat tersendiri sehingga bisa digunakan sesuai dengan keperluan.
Pada umumnya, surat pemberitahuan tidak memiliki lampiran. Namun, jika harus melampirkan file lain, cukup ditulis berapa berkas yang dilampirkan.
Perihal ditulis dengan Surat Pemberitahuan [nama acara yang diadakan].
4. Alamat Penerima Surat
Format surat pemberitahuan berikutnya adalah alamat penerima surat. Alamat ini berisi: nama lengkap penerima, jabatan penerima, asal perusahaan penerima, hingga kota di mana penerima berdomisili.
5. Salam Pembuka
Salam pembuka pada umumnya ditulis dengan “Dengan hormat,”. Hal ini dikarenakan salam ini merupakan salam netral yang tidak memihak suatu golongan. Cara penulisannya adalah tidak perlu diberi titik, melainkan diakhiri dengan tanda koma (,) karena salam merupakan pembukaan yang akan diteruskan dengan isi surat kemudian.
6. Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka menjadi format surat pemberitahuan selanjutnya yang berisi tujuan surat pemberitahuan dibuat dan dikirim. Dengan begitu, penerima surat akan dengan mudah mengetahui surat tersebut berisi apa.
7. Paragraf Isi
Jika surat pemberitahuan merupakan suatu acara atau kegiatan, paragraf isi berikut detail kegiatan atau acara tersebut dilaksanakan.
8. Paragraf Penutup
Paragraf penutup berisi ucapan terima kasih dan harapan supaya penerima surat menghadiri acara tersebut.
9. Salam Penutup
Format surat pemberitahuan di bagian salam penutup pada umumnya diletakkan di bagian atas nama pengirim. Salam yang digunakan adalah “Hormat kami,”.
10. Nama, Jabatan, Tanda Tangan Pengirim
Nama lengkap, jabatan, dan tanda tangan pengirim dilakukan oleh pimpinan. Ketika surat pemberitahuan biasanya dibuat oleh sekretaris atau pihak administrasi lainnya, nantinya tanda tangan diminta sekaligus untuk meminta persetujuan pemberitahuan tersebut.
BACA JUGA: 11 Contoh Surat Undangan Rapat yang Benar dan Cara Membuatnya
Tips Menulis Surat Pemberitahuan
Dalam penulisan surat pemberitahuan, kamu harus memperhatikan beberapa hal. Berikut adalah tips menulis surat pemberitahuan yang bisa kamu terapkan:
- Ditulis dengan bahasa baku, formal, dan mudah dipahami.
- Ditulis sesuai dengan format surat pemberitahuan.
- Ditulis sesuai dengan tujuan surat pemberitahuan sejak awal.
- Bahasa singkat dan tidak bertele-tele.
- Periksa isi surat sebelum meminta persetujuan final kepada atasan untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan apa pun.
Contoh Surat Pemberitahuan
Untuk lebih jelasnya lagi dalam memahami bagaimana menulis surat pemberitahuan, kamu bisa menyimak contoh surat pemberitahuan berikut ini. Contoh-contoh berikut bisa kamu jadikan referensi untuk nantinya kamu gunakan saat akan menulis surat.
1. Contoh Surat Pemberitahuan Perusahaan
2. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
3. Contoh Surat Pemberitahuan dari Kementerian
4. Contoh Surat Pemberitahuan di Sekolah
5. Contoh Surat Pemberitahuan tentang Perpajakan
6. Contoh Surat Pemberitahuan OSIS
7. Contoh Surat Pemberitahuan Pergantian Kepemimpinan
BACA JUGA: Tutorial Cara Lamar Kerja Di Aplikasi KitaLulus | Mudah, Cepat, Aman!
Itulah beberapa contoh surat pemberitahuan yang bisa kamu jadikan referensi. Yang penting, kamu memahami untuk apa sih surat pemberitahuan yang akan kamu tulis itu dikeluarkan. Dan jangan lupa, tujuan surat pemberitahuan itu nantinya dikirimkan. Jadi, lebih bisa prepare deh.
Tidak semua rapat harus menggunakan surat pemberitahuan ya. Jika memang scope-nya tidak luas, biasanya ketua divisi hanya mengirim pesan singkat kepada para anggotanya untuk mengundang ke acara meeting. Seperti meeting perkenalan karyawan baru, misalnya. Terkadang, meeting perpisahan seorang karyawan juga harus mengumpulkan banyak anggota.
Apa kamu juga baru saja mengajukan resign lalu diadakan acara perpisahan dengan divisi? Sekarang bahkan sedang mencari perusahaan pengganti? Jika iya, instal aplikasi KitaLulus yuk di smartphone kamu. Ada lebih dari 50.000 informasi lowongan pekerjaan yang bisa kamu apply.
Tidak hanya info loker, di Aplikasi KitaLulus juga memiliki fitur komunitas dan berbagai soal-soal TKD hingga psikotes, lho. Jadi, selain mendapatkan info loker, kamu juga bisa menambah ilmu dan relasi baru.
Buruan instal aplikasi KitaLulus melalui Playstore yuk! Dapatkan akses melamar pekerjaan dengan #LebihMudah.
